Jak napisać idealny e-mail o odrzuceniu kandydata
Opublikowany: 2022-03-22Mówienie potencjalnemu kandydatowi, że nie ma pracy, jest jedną z najtrudniejszych rzeczy, które każdy może zrobić, ale jest to kluczowe, abyś to zrobił. Osoby poszukujące pracy poświęciły czas, wysiłek, a w niektórych przypadkach poniosły koszty, aby złożyć podanie i wziąć udział w rozmowie kwalifikacyjnej, więc przynajmniej możesz im powiedzieć, jeśli nie mają pracy.
Najlepsze wiadomości e-mail o odrzuceniu kandydata są osobiste i profesjonalne, dostarczając wystarczającej ilości informacji zwrotnych osobie poszukującej pracy. Odnajdują właściwą równowagę między byciem pozytywnym, informującym i zachęcającym, a jednocześnie odmawiają.
Zrób to dobrze, a poprawisz reputację swojej firmy. Zrób to źle, a zła wiadomość e-mail o odrzuceniu pracy może szybko rozprzestrzenić się na całym świecie, niszcząc Twoją reputację i wiarygodność.
Jak więc napisać idealny list o odrzuceniu kandydata? Przeczytaj nasz przewodnik, aby się dowiedzieć.
Co to jest e-mail z odrzuceniem?
Odpowiedź e-mail o odrzuceniu pracy to profesjonalna uprzejmość skierowana do osób poszukujących pracy, które nie odniosły sukcesu po złożeniu podania o pracę lub wzięciu udziału w rozmowie kwalifikacyjnej.
Gdy już zdecydujesz, z kim porozmawiać lub z kim zatrudnić, ważne jest, aby jak najszybciej powiadomić o tym kandydatów, którzy nie zostali wybrani.
Nie ma prawdziwych zasad dotyczących e-maili o odrzuceniu pracy, ale zdecydowanie powinieneś je wysłać. Niestety wiele organizacji nie przejmuje się tym.
Platforma pracy Workable stwierdziła, że 75% osób poszukujących pracy nigdy nie otrzymuje odpowiedzi po wysłaniu aplikacji. Dalsze 60% nigdy nie otrzymało żadnej informacji zwrotnej po rozmowie kwalifikacyjnej.
Dlaczego muszę wiedzieć o wiadomościach e-mail o odrzuceniu oferty pracy?
Zadanie sporządzenia listu o odrzuceniu jest często delegowane na pracowników, którzy mogli nie być zaangażowani w proces selekcji. Kluczem jest znalezienie odpowiedniego tonu między byciem zachęcającym i pozytywnym, a uczciwym i profesjonalnym.
Jeśli nigdy wcześniej nie napisałeś listu o odrzuceniu kandydata, może to zająć trochę praktyki, zanim trafisz we wszystkie właściwe notatki. Nawet doświadczeni rekruterzy mogą uznać, że tworzenie wiadomości e-mail o odrzuceniu może być trudne.
Przekazywanie komuś złych wiadomości jest zawsze trudne, ale pisanie listów z odmową jest szczególnie trudne. Osoby poszukujące pracy inwestują emocjonalnie w proces rekrutacji, a odrzucenie może być trudne.
Od aplikacji do spotkania, przeciętny proces rekrutacyjny trwa 27 dni, stwierdził Glassdoor. Jeśli kandydaci zostali zaproszeni na rozmowę kwalifikacyjną i spotkali potencjalnych pracodawców, odpowiedź na „nie” może być trudna. Po odrzuceniu osoby poszukujące pracy doświadczą szeregu emocji, w tym rozczarowania, złości i frustracji.
Brakujący lub źle napisany list może zaszkodzić samoocenie odbiorcy i przyszłym intencjom potencjalnych rekrutów” – stwierdzili naukowcy. Mówiąc najprościej, zły list z odrzuceniem może wyrządzić trwałe szkody w czyimś zdrowiu psychicznym.
W innym badaniu naukowcy odkryli, że kandydaci odrzuceni bez otrzymania korespondencji częściej byli przekonani, że organizacja nie wypełniła swoich zobowiązań. Ci, którzy nie otrzymali spersonalizowanego listu z odrzuceniem, mieli, jak opisują naukowcy, „bardziej negatywne intencje” wobec organizacji. Kąt
Dobrze napisany list odmowny może osiągnąć trzy rzeczy:
- Niezwłocznie dostarczaj najważniejsze wiadomości.
- Zapewnij emocjonalne zamknięcie osobie poszukującej pracy.
- Chroń reputację i popraw ich postrzeganie Twojej organizacji.
List o odrzuceniu przed rozmową kwalifikacyjną lub wiadomość e-mail o odrzuceniu rozmowy kwalifikacyjnej po pracy może być tak krótka lub długa, jak sobie życzysz, ale musi zawierać pewne szczegóły, które omówimy dalej.
Co sprawia, że e-mail o odrzuceniu kandydata jest doskonały?
Pisaliśmy już wcześniej o profesjonalnej etykiecie e-mailowej, ale list odmowny dotyczący wakatów jest nieco inny. Nasze badania wykazały, że istnieją cztery podstawowe elementy każdej pomyślnie odrzuconej wiadomości e-mail.
- Dziękuję wnioskodawcy
- Przekaż złe wieści
- Wyjaśnij powody
- Koniec pozytywnie
Przyjrzyjmy się tym bardziej szczegółowo.
1. Podziękuj wnioskodawcy
Osoby poszukujące pracy zainwestowały czas i wysiłek, aby aplikować. Są entuzjastyczni, podekscytowani i emocjonalnie zainwestowali w ten proces. Ubieganie się o pracę jest trudne, a odrzucenie jeszcze trudniejsze. Dlatego ważne jest, aby to rozpoznać, dziękując im za ich wysiłek.
2. Przekaż złe wieści
Listy odrzucenia dotyczą złych wiadomości, więc bądź jasny i otwarty. Jeśli to nie, powiedz to.
Twoja odpowiedź musi być ostateczna i nie pozostawiać wnioskodawcy złudzeń, że ma szansę. Czysta przerwa to najuczciwsze podejście.
3. Wyjaśnij powody
Ważne jest, abyś wyjaśnił, dlaczego dana osoba nie dostała pracy.
Możesz tutaj wprowadzić tyle szczegółów, ile chcesz. W niektórych przypadkach może to być tak proste, jak stwierdzenie, że było więcej odpowiednich kandydatów, lub możesz chcieć przedstawić długą i szczegółową informację zwrotną. Zobacz nasze przykłady poniżej, aby uzyskać inspirację.
Nawet krótka informacja zwrotna jest lepsza niż brak informacji zwrotnej.
4. Koniec pozytywnie
Kończenie e-maila pozytywną nutą jest niezbędne. Nie dałeś tej osobie pracy, ale jest dla niej rola.
Podziękuj kandydatowi, rozpoznaj jego mocne strony i zachęć go do ponownego aplikowania. Jeśli jesteś gotowy, aby kontynuować, zaproponuj kandydatowi opinię.
Jak odrzucić kandydata przez e-mail
Przeczytałeś nasze ramy tworzenia idealnej wiadomości e-mail, ale możesz się zastanawiać, jak przekłada się to na wiadomość o odrzuceniu? Rzućmy okiem na kilka kluczowych wskazówek dotyczących pisania listu z odrzuceniem wniosku.
1. Użyj imienia osoby
Wysłanie grupowego e-maila do wszystkich rozmówców może być kuszące, ale nie rób tego. Zawsze zwracaj się do osoby po imieniu. Docenią to.
Wolimy używać imienia, ponieważ brzmi ono znacznie bardziej osobiście. Możesz dowiedzieć się więcej o tym, jak rozpocząć profesjonalną pocztę e-mail na naszym szczegółowym blogu.
2. Podziękuj im za zgłoszenie
Każda aplikacja i rozmowa kwalifikacyjna to godziny pracy w imieniu osoby poszukującej pracy, więc podziękowanie nie jest tylko mile widziane; to konieczność.
Dziękujemy za poświęcenie czasu na aplikowanie na stanowisko UX Designera.
3. Zacznij od złych wiadomości (i nie przepraszaj za wybranie najlepszego kandydata)
Powiedz ludziom od razu, że im się nie udało. Nie zostawiaj tego na końcu e-maila, aby przekazać złe wieści. Osoby poszukujące pracy przeczytają i ponownie przeczytają Twój e-mail, więc bądź jasny, a nie niejasny.
Na przykład :
- Z tej okazji zdecydowaliśmy, że Twoje zgłoszenie nie będzie kontynuowane.
- Piszę, aby poinformować Cię, że nie zostałeś wybrany na rozmowę kwalifikacyjną.
- Niestety w tej chwili nie będziemy kontynuować rozpatrywania Twojego wniosku.
Możesz przeprosić, ale nie rób tego. Decyzje, które podejmujesz, są najlepsze dla Twojej firmy i nie musisz przepraszać.
4. Bądź osobisty
Poświęcenie trochę czasu na zastanowienie się nad doświadczeniem kandydata może sprawić, że osoba poszukująca pracy poczuje, że Twoja decyzja jest rozważna i sprawiedliwa. Odrzucenie bez wyjaśnienia może prowadzić do zamieszania, frustracji i zdenerwowania.
5. Jeśli oferujesz opinię, upewnij się, że naprawdę tak myślisz
Tak wiele organizacji oferuje informacje zwrotne, ale tego nie robi (z wielu powodów). Jeśli nie jesteś przygotowany na przekazanie opinii, nie oferuj tego.
6. Zachęć ich do ponownego złożenia wniosku
Drzwi nigdy nie są zamknięte dla wspaniałych kandydatów, więc zachęcaj ich do ponownego aplikowania. Podaj szczegółowe informacje o tym, jak mogą wyszukiwać nowe możliwości.
Możesz zasugerować osobom poszukującym pracy kontakt z Tobą na platformach społecznościowych, takich jak LinkedIn, aby dowiedzieć się o nowych możliwościach. Kąt
7. Zakończ profesjonalnie
Napisaliśmy szczegółowy blog na temat najlepszych praktyk dotyczących kończenia profesjonalnych wiadomości e-mail. Sprawdź to.
8. Sprawdź wszystkie e-maile
Nie ma nic gorszego niż źle napisany e-mail z odrzuceniem, więc sprawdź go przed wysłaniem.
Jak długo powinien trwać mój list odmowy?
Nie ma dobrej lub złej odpowiedzi. Pierwszą rzeczą jest napisanie listu o odrzuceniu pracy. Tak wiele firm i organizacji nawet nie podejmuje tego kroku.
Dobrą wskazówką jest to, że im dłużej ktoś był zaangażowany w proces selekcji pracy, tym bardziej szczegółowy powinien być list o odrzuceniu kandydata. W większości przypadków wystarczą trzy lub cztery akapity.
Wiersz tematu wiadomości e-mail o odrzuceniu
Najlepiej, aby wszystko było proste, jasne i profesjonalne. Zalecamy podanie tytułu stanowiska w temacie. Jako przykład możesz użyć następującego.
Szablon wiadomości e-mail o odrzuceniu
Powinieneś spersonalizować swoje e-maile o odrzuceniu dla każdej roli i każdej organizacji, ale oto kilka podstawowych przykładów, które możesz naśladować.
Przykład 1: Podstawowy e-mail dotyczący odrzucenia kandydata
Jest to dość standardowy list o odrzuceniu, który jest dostosowany do danej osoby. Jest profesjonalna, rzeczowa i przejrzysta.
Przykład 2: Formalne pismo o odrzuceniu
Jeśli piszesz w imieniu kogoś innego, postaraj się, aby było to krótkie i formalne. Oto przykład.
Przykład 3: Szczegółowy e-mail o odrzuceniu
Jeśli jesteś przygotowany do przekazania szczegółowych informacji zwrotnych, może to być bardzo korzystne dla osoby poszukującej pracy. Ten szablon to odpowiedni przykładowy list odmowny po rozmowie kwalifikacyjnej. Jest wzorowany na e-mailu o odrzuceniu używanym przez Apple.
Przykład 4: e-mail dotyczący odrzucenia pracy osobistej
Jeśli sam prowadzisz firmę i chcesz zrobić coś nieco innego (przy zachowaniu naszych podstawowych zasad), to czemu nie?
Czy nadal masz problemy z napisaniem e-maila o odrzuceniu kandydata? Flowrite przekształca sekwencje słów w gotowe do wysłania wiadomości e-mail, zarówno osobiste, jak i zawodowe. Jeśli chcesz jako pierwszy poznać przyszłość pisania, poproś o dostęp już teraz. Kąt