Co oznacza DW w wiadomości e-mail?

Etykieta e-mail może wydawać się tajemnicza i dotyczy to funkcji DW i UDW , które znajdziesz na górze nowej wiadomości e-mail. Możesz mieć takie pytania: Skąd wzięło się cc ? Co oznacza cc w e-mailu? Jak powinienem używać cc ?

W tym objaśnieniu omówimy etykietę e-mail i sposób prawidłowego korzystania z funkcji cc . Pokażemy Ci, gdzie znaleźć funkcję cc i co z nią zrobić.

Zacznijmy od podstaw. Pole „cc”, zwykle znajdujące się tuż pod polem „Do” w nowej wiadomości, pozwala uwzględnić odbiorców spoza opcji „Do”. Ale skąd pochodzą litery cc ?

Co to jest DW w e-mailu?

Cc to skrót od carbon copy. Podczas wysyłania wiadomości e-mail cc pozwala wysłać kopię wiadomości e-mail do kogoś, kto nie jest odbiorcą wymienionym w polu „Do”.

Przed komunikacją internetową i mailową pisaliśmy listy. W tamtych czasach nie istniały też kserokopiarki. Aby wykonać kopię listu, trzeba było użyć kalki. Kalka została umieszczona pomiędzy dwoma arkuszami papieru listowego.

Na górnej kartce papieru pisałbyś swój list. Kalka pomiędzy kawałkami papieru przeniosłaby wydruk pigmentowy na dolny arkusz, tworząc kopię. Stało się to znane jako kopia węglowa — później skrócona do cc .

W dzisiejszych czasach niektórzy ludzie zaczęli nazywać cc „kopią grzecznościową” zamiast „kopii węglowej”. To sformułowanie jest bardziej zgodne z tym, w jaki sposób używamy dziś cc , ale ignoruje historię imiennika cc .

Współcześnie cc naśladuje intencje swojego analogowego, papierowego poprzednika. Funkcja cc w wiadomości e-mail pozwala wysłać dokładną kopię wiadomości e-mail w formie cyfrowej do innej osoby, która nie jest głównym odbiorcą.

Kiedy używane jest DW w e-mailu?

Chociaż technicznie DW oferuje tę samą funkcjonalność, co umieszczanie wielu odbiorców w polu „Do”, istnieje powód, dla którego zamiast tego używamy DW . Chodzi o etykietę. Pole „Do” jest przeznaczone dla głównych odbiorców wiadomości e-mail.

Kogo należy umieścić w polu DW e-maila?

Sekcja DW powinna obejmować każdego, kto nie jest bezpośrednim odbiorcą wiadomości e-mail i każdego, kto nie potrzebuje ukrywania swoich danych kontaktowych. Możesz użyć cc , aby utrzymać interesariuszy na bieżąco, wprowadzić nowy kontakt, wyjaśnić, że wszyscy zaangażowani zostali poinformowani lub wysłać kopię e-maila do swojego przełożonego.

DW powinny być zarezerwowane dla następujących osób.

• Każdy, kto potrzebuje zobaczyć wiadomość e-mail, ale niekoniecznie musi odpowiedzieć
• Nowa osoba, której trzeba przedstawić lub która uznałaby informacje za przydatne
• Duża grupa ludzi, którzy pracują nad tym samym projektem

Kiedy wysyłasz do kogoś wiadomość, nie musisz zwracać się do tej osoby w powitaniu e-mail. Rozpocznij e-mail , adresując tylko te, które znajdują się w polu „Do”.

Kiedy nie powinieneś używać cc w e-mailu

Cc jest przydatny, ale to nie znaczy, że powinieneś go używać w każdej sytuacji. Pamiętaj, cc dotyczy etykiety. Zastanów się nad dodawaniem osób do pola DW .

Unikaj używania DW w każdym z tych przypadków:

• Kiedy wysyłasz poufne informacje
• Kiedy oczekujesz odpowiedzi od tej osoby
• Bez wiedzy i zgody głównego odbiorcy
• Przedstawiasz ludziom wiadomość lub projekt, który ich nie dotyczy
• Używasz go w sposób pasywno-agresywny

Korzystając z DW , zastanów się, czy wszyscy na liście DW muszą otrzymać wszystkie informacje zawarte w wiadomości e-mail.

Jak działa DW w e-mailu ?

Gdy wyślesz kogoś w e-mailu, otrzyma on kopię e-maila. Lista odbiorców cc 'd może być widoczna dla wszystkich odbiorców łańcucha e-mail. Dlatego zawsze powinieneś mieć wiedzę lub zgodę głównego odbiorcy, zanim dodasz kogoś nowego do listy DW .

Musisz użyć funkcji UDW , jeśli nie chcesz, aby ci adresaci wiadomości e-mail byli widoczni dla wszystkich odbiorców.

Gdy uwzględnieni są odbiorcy DW , musisz kliknąć „odpowiedz wszystkim” , aby uwzględnić w odpowiedzi wszystkie pola do , DW i UDW . W przeciwnym razie Twoja odpowiedź zostanie wysłana tylko do osób wymienionych w polu do .

Zgodnie z etykietą e-mailową, nie należy oczekiwać, że odbiorca otrzyma odpowiedź. Odbiorcy DW to osoby, które powinny zobaczyć wiadomość e-mail, ale niekoniecznie muszą podejmować działania lub na nią odpowiadać.

Gdzie znaleźć funkcję cc w e-mailu

Funkcja cc znajduje się tuż pod polem do dostawcy poczty e-mail. Niektórzy dostawcy poczty e-mail, tacy jak Gmail, ukrywają pola DW i UDW . Aby dodać listę DW , musisz kliknąć mały, szary link DW w prawym górnym rogu okna „Nowa wiadomość” .

Gdy klikniesz "Utwórz" u góry paska menu Gmaila po lewej stronie ekranu, pojawi się okno, w którym możesz napisać nową wiadomość.

W oknie "Nowa wiadomość" kliknij "Odbiorcy", a pojawi się opcja DW .

Kliknij DW , a pole DW pojawi się poniżej pola do .

Nie zapomnij sprawdzić swojego e-maila przed jego wysłaniem!

5 cm3 w przykładach e-maili

Wiesz, jak używać DW w e-mailu, ale nadal możesz czuć się niepewnie. Zobaczmy, jak możesz profesjonalnie używać cc w swoich e-mailach. Zebraliśmy pięć scenariuszy, w których można skopać kogoś w prawdziwym życiu.

1 Projekty z dużym zespołem

Jeśli pracujesz z dużym zespołem i nie zarządzasz projektem za pomocą aplikacji zewnętrznej, możesz użyć poczty e-mail do przekazywania raportów o postępach, aktualizacji i innych informacji. Możesz użyć cc , aby upewnić się, że te aktualizacje są wysyłane do wszystkich osób pracujących nad projektem. Ta metoda wykorzystuje etykietę, aby zasygnalizować zespołowi, że nie potrzebujesz wszystkich odpowiedzi na Twój e-mail, ale chcesz, aby byli w pętli.

2 konkretne prośby

Jeśli Twój menedżer lub interesariusze poprosili o informowanie o konkretnych komunikatach, być może będziesz musiał je przesłać w niektórych e-mailach. Jest to sytuacja sytuacyjna i w takim przypadku otrzymasz prośbę.

3 Wprowadzenia

DW może być świetnym sposobem na przedstawienie kogoś nowego. Na przykład, jeśli masz nowego współpracownika lub kogoś nowego przejmującego projekt, możesz powiedzieć coś w stylu: „Powiedziałem twojego nowego kierownika projektu, Javiera. Idąc dalej, zapisz je w swoich e-mailach dotyczących tego projektu”.

4 Zaangażowanie kogoś nowego

Jeśli pracujesz nad trwającym projektem i wprowadzasz kogoś nowego do projektu lub do dyskusji, możesz wysłać go do łańcucha e-mail, aby mógł zobaczyć, jak rozwinęła się rozmowa lub projekt.

5 Ogólna komunikacja

W niektórych biurach możesz być odpowiedzialny za rozpowszechnianie protokołów posiedzeń, porządków obrad lub innych ogólnych materiałów komunikacyjnych. Jeśli nie korzystasz jeszcze z biurowej platformy komunikacyjnej lub systemu do udostępniania dokumentów, możesz wysłać je swoim współpracownikom, przesyłając je na e-mail, do którego załączone są te dokumenty.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące DW w wiadomości e-mail

Co oznacza DW w e-mailu?

W wiadomościach e-mail cc to skrót od Carbon Copy. Aby wysłać do kogoś wiadomość e-mail, należy wysłać jej kopię.

Jak działa DW w wiadomości e-mail?

Gdy wysyłasz do kogoś wiadomość e-mail, otrzymuje ona kopię wiadomości e-mail. Wszyscy odbiorcy wiadomości e-mail mogą wyświetlić listę odbiorców, którzy zostali dodani do cc .

Kiedy należy używać DW w e-mailu?

Należy używać DW w wiadomości e-mail, aby zapętlić interesariuszy, nowych uczestników i duże grupy osób, które muszą zobaczyć wysyłaną wiadomość e-mail. Możesz również użyć cc , aby wprowadzić nowego współpracownika, dodać swojego menedżera do ważnego łańcucha poczty e-mail lub poinformować cały zespół o znaczącej zmianie w projekcie.