Jak wyrazić jasny, stanowczy punkt w wiadomości e-mail?

Poświęcanie komuś dużo pracy, wzięcie na siebie nowej odpowiedzialności, proszenie o swobodę, proszenie o przysługę, niezgadzanie się z kimś, wyrażanie zdecydowanej opinii lub po prostu przywitanie się po długiej ciszy radiowej — te tematy są trudne w rozmowie i kiedy próbujesz poruszyć trudny temat w wiadomości e-mail, stawka może być jeszcze większa.

Grammarly przygotowała przewodnik po najlepszych praktykach wysyłania e-maili na trudne tematy, które nie są agresywne, wymagające lub niegrzeczne. Kiedy nadejdzie czas na wysłanie takiego e-maila, upewnij się, że bierzesz AIM.

Pytasz, co to jest CEL? Wszystko sprowadza się do odbiorców, zamiarów i wiadomości. Jest to ogólnie przydatna wskazówka dotycząca komunikacji strategicznej i może być bardzo przydatna, gdy piszesz wiadomość e-mail z nieprzyjemną wiadomością, dużą prośbą lub ogólną złą wiadomością dla odbiorcy.

Publiczność: Wielki Obraz

Kiedy codziennie odrzucasz e-mail po e-mailu, prawdopodobnie nie myślisz zbyt intensywnie o nadziejach i marzeniach każdej osoby, którą piszesz. Ale w przypadku dużych, trudnych wiadomości, które musisz wysłać, poświęć trochę czasu na zastanowienie się nad swoim odbiorcą i wykorzystaniem poczty e-mail, aby wyrazić swój punkt widzenia.

Upewnij się, że e-mail jest odpowiednim nośnikiem wiadomości

Dzięki e-mailom masz dużo czasu na przemyślenie swojej wiadomości i staranne dobranie słów. Jednak nie dostaniesz tego ludzkiego elementu, który może mieć znaczenie w niektórych trudnych interakcjach. Rozmowa osobiście daje ci narzędzia tonu głosu, mimiki i mowy ciała. Jeśli przekazujesz złe wieści, możesz pokazać, że jesteś współczujący. Jeśli prosisz o podwyżkę, możesz wyrazić zaufanie. Niektóre rozmowy powinny odbywać się osobiście.

To powiedziawszy, możliwe jest również ukształtowanie swojego pisania w sposób, który pokazuje, że jesteś myślącym, opiekuńczym człowiekiem – ale wymaga to pracy. Jeśli korzystasz z poczty e-mail, starannie dobieraj słowa, aby przekazać odpowiedni ton wraz z treścią wiadomości.

Poznaj swojego odbiorcę

Niektórzy ludzie wymieniają uprzejmości i osobiste historie przez e-mail, zanim zabiorą się do pracy. Inne osoby czytają wiersz tematu i klikają Usuń (lub odpowiedz — ale tylko wtedy, gdy masz szczęście). Jeśli znasz osobę, do której wysyłasz wiadomość e-mail — lub cokolwiek na jej temat — prawdopodobnie możesz zaryzykować odgadnięcie, czy jest to osoba, która lepiej reaguje na więcej informacji wstępnych i osobistych lub na krótką, celową prośbę.

Na przykład, jeśli poprosisz swojego kuzyna Freda o przesłanie profesjonalnego kalibru zdjęć ze zjazdu rodzinnego zeszłego lata, prawdopodobnie zaczniesz powoli:

Temat: Witam i zdjęcia

Cześć Fred!

Nadal mam miłe wspomnienia z naszej wizyty na plaży zeszłego lata! Jak przebiegł Twój wyścig rowerowy w weekend Święta Pracy? Jeśli to było coś w rodzaju naszej przejażdżki wokół jeziora, na pewno dotarłeś na podium.

Pamiętam, że zrobiłaś dużo zdjęć w weekend i z chęcią powrócę do tych wspomnień. Czy mógłbyś wysłać mi kilka swoich ulubionych?

Dzięki i nie możemy się doczekać naszego kolejnego spotkania!

Wiele miłych rodzinnych akcentów. A kilka komplementów też nie boli.

Z drugiej strony, jeśli piszesz do profesora, który otrzymuje setki e-maili dziennie, dobrym pomysłem może być umieszczenie swojej prośby w pierwszym wierszu, a nawet w wierszu tematu. Na przykład:

Temat: List polecający do 15 stycznia?

Drogi Profesorze Stone,

Tego lata ubiegam się o stypendium w Nowym Jorku. Biorąc pod uwagę moją pracę jako asystenta naukowego, czy zechciałbyś napisać do mnie list polecający? Oto link z dodatkowymi informacjami.

Konkluzja: zwłaszcza jeśli naprawdę potrzebujesz odpowiedzi, spróbuj wyobrazić sobie nawyki odbiorcy wiadomości e-mail i odpowiednio zaplanować swoją wiadomość.

Intencja: Określ swój cel

Jaki jest cel Twojego e-maila? Jak chcesz, aby odbiorca odpowiedział? Pomocne może być otwarcie pustego pola „Utwórz” i wpisanie celu e-maila. Jasne, będziesz musiał dużo przeredagowywać, aby upewnić się, że końcowa wiadomość jest taktowna, uprzejma i skuteczna. Ale utrzymywanie tego głównego pomysłu na pierwszym planie podczas tworzenia szkiców pomoże ci upewnić się, że twój czytelnik dokładnie wie, co robić.

Bądź strategiczny ze swoim przedmiotem

W przypadku większości odbiorców nie będziesz składać prośby ani podawać wiadomości w temacie; to zajmuje trochę pracy. Napisz temat, który nie zdradza wyników, ale daje poczucie tego, co nadchodzi. Oto kilka słów i wyrażeń, których możesz użyć:

• Planuje
• Odpowiedz przez
• Wniosek o
• Potrzebne działanie
• Potrzebna decyzja
• Wymagany podpis

W tragicznych okolicznościach zawsze pojawia się duże, przerażające słowo „PILNE”, ale jeśli starasz się być taktowny, staraj się tego unikać, chyba że wszystko inne zawiedzie.

Umieść swoje pytanie z przodu

Nic tak nie świadczy o pewności siebie, jak wyjście od razu z końcowym wynikiem na samej górze.

Na przykład:

Drogi szefie,

Chcę zarządzać kolejną wielką sprawą firmy.

Może wydawać się przerażające, aby Twoje żądanie było od razu, ale pokazuje pewność siebie, odpowiedzialność i chęć bezpośredniego rozwiązania problemu. Zwłaszcza jeśli prosisz o odpowiedzialność lub piszesz do kogoś, kto codziennie dostaje mnóstwo e-maili, dobrym sposobem na zdobycie tego, czego chcesz, jest powiedzenie, że chcesz tego od samego początku.

Wszystko zależy od struktury

Składniki: temat, który przyciąga uwagę odbiorcy, przyjazne powitanie, bezpośrednie określenie celu wiadomości e-mail, wszelkie niezbędne szczegóły i przyjazne potwierdzenie.

Przepis: krótkie, bezpośrednie zdania, aby przekazać swój punkt widzenia i akapity z jasnymi, pouczającymi zdaniami tematu. Jeśli masz skomplikowaną wiadomość, której nie można przekazać w mniej więcej pięciu zdaniach, użyj list. Punktory lub listy numerowane mają kilka zalet:

• Są łatwe do odczytania
• Pomagają podkreślić kluczowe szczegóły
• Dzięki temu Twój e-mail nie wygląda jak ściana tekstu

Widzieć?

Wiadomość: Ostrożnie dobieraj słowa

Masz swoich odbiorców i swoje zamiary: teraz musisz ukształtować swój przekaz tak, aby był jak najlepiej dopasowany do odbiorców, skutecznie docierał do celu i pomagał osiągnąć cele związane z pocztą e-mail. Po napisaniu grzecznego, starannie sformułowanego e-maila ponownie przyjrzyj się wiadomościom. Zwłaszcza jeśli pytasz o coś lub poruszasz temat, którym odbiorca może nie być zachwycony, nie można przecenić znaczenia uważnej komunikacji.

Sprawdź swój ton pod kątem złości, oskarżenia lub sass

To, co napisałeś, może brzmieć dla ciebie neutralnie, ale słowa mogą wydawać się protekcjonalne lub agresywne, bez wyrazu twarzy i tonu głosu, które pasują do nich. Jeśli masz pewność, że e-mail to właściwy sposób komunikowania się, upewnij się, że napisana przez Ciebie wiadomość e-mail przekazuje tę kwestię we właściwy sposób.

Weźmy na przykład tę wiadomość. Osobiście te słowa mogą być wypowiedziane w miły sposób, ale na piśmie mogą wydawać się pasywne, agresywne, apodyktyczne, a nawet niegrzeczne.

Drogi Kevinie,

Chciałem sprawdzić, czy zdążysz skończyć swoją część projektu grupowego na czas. Termin upływa w czwartek, a twoja rola jest ostatnią, na którą czekamy. Czy możesz dać mi znać, czy zamierzasz dokończyć slajdy, abyśmy mogli zakończyć prezentację?

Dzięki, Brenda

Kevin może nie jest świetnym pracownikiem, ale przesłanie Brendy może sprawić, że poczuje się obronny lub urażony. To może nawet odbić się na wodzy, sprawiając, że nie będzie chciał kontynuować projektu. Brenda będzie miała więcej szczęścia z taką wiadomością:

Drogi Kevinie,

Mam nadzieję, że dobrze ci idzie. Po prostu sprawdzaj swój status w projekcie grupowym, aby upewnić się, że jesteśmy na tej samej stronie. Jak ustaliliśmy w zeszłym tygodniu, odpowiadasz za slajdy 4–6, a prezentacja ma się odbyć w czwartek. Daj mi znać, jeśli chcesz coś omówić z wyprzedzeniem.

Dziękuję za pracę nad projektem i daj mi znać, jeśli masz pytania! Brenda

Ogólnie rzecz biorąc, jeśli mówisz coś, czego odbiorca nie będzie chciał usłyszeć, skorzystaj z tych wskazówek od Psych Central:

• Postaw się na miejscu odbiorcy i pisz z empatią
• Unikaj słowa „powinien” lub wywoływania poczucia winy u odbiorcy
• Nie rób gróźb ani ultimatum
• Udzielanie porady jest w porządku, ale nie udzielaj jej, chyba że zostaniesz o to poproszony

Chodzi o traktowanie odbiorcy jak człowieka. I jest więcej, skąd to się wzięło.

Dodaj ludzki dotyk

Jeśli piszesz coś, co może wydawać się oskarżycielskie lub gniewne, lub jeśli przekazujesz złe wieści, kilka prostych zwrotów może naprawdę pomóc zmienić ton.

Oto jak Brenda złagodziła to, co mogło wydawać się oskarżeniem wobec Kevina:

• Mam nadzieję, że wszystko idzie dobrze z tobą (ludzki dotyk)
• Tylko się melduję (delikatne szturchnięcie)
• Upewnienie się, że jesteśmy na tej samej stronie (dając korzyść wątpliwości)
• Dziękuję za ciężką pracę (doceniając dotychczasową pracę Kevina – i sprawiając, że czuje się, jakby lepiej spełnił komplement)
• Daj mi znać, jeśli masz pytania (oferując pomoc)

Zwroty takie jak te mogą pomóc złagodzić cios. A nawet jeśli nie ma ciosu, mogą pokazać przebłysk człowieczeństwa, dzięki któremu każdy e-mail będzie przyjemniejszy do czytania i odpowiadania na nie.

Na koniec pamiętaj o swojej gramatyce

Nie mogliśmy tego wyrzucić z listy. I to nie tylko dlatego, że lubimy gramatykę, ale dlatego, że pisanie pełnych zdań z poprawną pisownią i interpunkcją jest ważną częścią komunikowania się. Nie tylko właściwe pisanie zapewni, że będziesz mówić jasno, ale także sprawi, że będziesz wyglądać profesjonalnie, pewny siebie i rozważny.

A to bardzo dobre przymiotniki na drodze do osiągnięcia tego, czego chcesz.