Podstawowe zasady dotyczące przecinków w biznesowych wiadomościach e-mail

Niech nie będzie żadnej pomyłki – przecinek ma moc znacznie większą, niż mógłby sugerować jego skromny wygląd. Wielu autorów używa znaku interpunkcyjnego jako miękkiej pauzy do oddzielania słów, elementów lub zdań i może zmieniać znaczenie lub ton zdania, w zależności od sposobu jego użycia.

Znajomość zasad dotyczących przecinków w firmowych wiadomościach e-mail gwarantuje, że podczas pisania do szefa lub inwestora — lub dowolnej innej osoby mającej wpływ na Twoją firmę — nadasz właściwy ton, a także może wyeliminować nieporozumienia w komunikacji. Źle umieszczone przecinki były także głównym tematem niektórych orzeczeń sądowych, które kosztowały przedsiębiorstwa miliony dolarów.

W tym artykule omówimy, gdzie wstawiać przecinki w powitaniach e-mailowych, jak ich używać w komunikacji biznesowej, jakie jest ich historyczne znaczenie i kiedy w wiadomościach e-mail należy używać średników zamiast przecinków.

Do czego służy przecinek w komunikacji biznesowej?

Użycie przecinka w komunikacji biznesowej wpływa na ton i znaczenie zdania, dlatego prawidłowe użycie jest niezbędne, aby uniknąć nieporozumień w komunikacji i ustalić jasne cele ze swoim zespołem. Używaj przecinków pomiędzy powitaniem a czyimś imieniem, pomiędzy pozycjami na liście lub łącząc dwie niezależne klauzule.

Źle umieszczone przecinki mogą również zmienić znaczenie zdania, a w niektórych przypadkach mogą kosztować miliony dolarów. W 1872 roku amerykańscy prawodawcy wprowadzili przecinek między „owocami” a „warzywami”, co spowodowało, że produkty tropikalne były importowane do kraju bezpłatnie, co kosztowało podatników wówczas 2 miliony dolarów (dziś ponad 40 milionów dolarów).

Przecinek w komunikacji

Jednym z najbardziej znanych przykładów wpływu przecinków na komunikację jest różnica między „Jedzmy, babciu” i „Jedzmy babciu”. Chociaż to hipotetyczne stwierdzenie wyraźnie ilustruje, jak miękka pauza może zmienić znaczenie zdania, istnieją również przykłady z życia wzięte, które ilustrują ten efekt.

Najbardziej znany przykład pochodzi z Wyroczni Delfickiej:

„Pójdziesz, nie wrócisz, w bitwie zginiesz”.

To zdanie ma być odpowiedzią na pytanie, czy iść na wojnę, czy nie. Jeśli przed „nigdy” postawisz przecinek, oznacza to, że dana osoba powróci po wojnie i powinna wyruszyć na bitwę.

Po „nigdy” postaw przecinek, a zdanie będzie insynuować, że dana osoba nie wróci z wojny.

Podobnie użycie lub pominięcie przecinka oksfordzkiego, czasami zwanego przecinkiem seryjnym, może zmienić sposób czytania zdania. Przecinek oksfordzki jest umieszczany po przedostatniej pozycji na liście i przed spójnikiem koordynującym — zwykleilublub— poprzedzającym ostatnią pozycję.

Różne przewodniki po stylu mają różne zasady dotyczące ich stosowania. To powiedziawszy, brak przecinka w Oksfordzie był kiedyś centralnym punktem orzeczenia Sądu Apelacyjnego Stanów Zjednoczonych, w wyniku którego firma mleczarska ze stanu Maine straciła 5 milionów dolarów.

Sprawa sądowa O'Connor przeciwko Oakhurst Dairy sprowadziła się do wyroku w prawie stanowym, który określał, które obowiązki zawodowe są zwolnione z wynagrodzenia za nadgodziny:

Puszkowanie, przetwarzanie, konserwowanie, zamrażanie, suszenie, wprowadzanie do obrotu, przechowywanie, pakowanie w celu wysyłki lub dystrybucji:

(1) Produkty rolne;

(2) Produkty mięsne i rybne; I

(3) Łatwo psująca się żywność.

Sąd orzekł, że pominięcie przecinka między „wysyłką” a spójnikiem koordynującym „lub” spowodowało, że nie było jasne, czy wysyłka i dystrybucja to jedna, czy dwie czynności. Gdyby prawo stanowe umieściło przecinek oksfordzki przed lub, byłoby jasne, że transport i dystrybucja produktów mlecznych są zwolnione z wynagrodzenia za nadgodziny.

Pozdrowienia w e-mailach biznesowych

Biznesowy e-mail zaczyna się od powitania, a pozdrowienie kończy się przecinkiem, prawda? Zło. W e-mailach biznesowych najbardziej formalnym sposobem zakończenia powitania jest dwukropek. Dlatego zamiast „Szanowna Pani Johnson” należy napisać „Szanowna Pani Johnson:”, a następnie kontynuować treść wiadomości.

Użycie przecinka na końcu pozdrowienia może nie być faux pas, jeśli masz swobodną relację z osobą, do której piszesz. Możesz napisać biznesowy e-mail, w którym nie są wymagane żadne najwyższe formalności i w takim przypadku dwukropek nie jest wymagany. Jeśli nie masz pewności, zachowaj ostrożność i przećwicz etykietę biznesowej poczty elektronicznej, kończąc ją dwukropkiem.

Otwieracze i nazwy: użyj przecinka

Powitanie zwykle składa się z dwóch elementów: pozdrowienia lub przymiotnika oraz imienia lub tytułu osoby, do której się zwracasz.

W poprzednim przykładzie powitanie składa się z przymiotnika i imienia i nie ma między nimi przecinka. Jednak bezpośrednie powitanie i imię osoby należy oddzielić przecinkiem. Jeśli więc miałbyś napisać „Dzień dobry, pani Johnson”, musiałbyś wstawić przecinek pomiędzy „Dzień dobry” i „Pani Johnson”. Johnsona.”

Przecinki ze spójnikami koordynującymi

Najczęstszymi spójnikami koordynującymi sąi,lub,ani,więc,ale, atakżedla . Używamy ich do łączenia elementów zdania, które są podobne gramatycznie, na przykład dwóch czasowników, dwóch rzeczowników, dwóch modyfikatorów lub dwóch niezależnych zdań. Spójnik może rozpoczynać zdanie i w takim przypadku zwykle nie należy po nim stawiać przecinka:

Przykład: Jednak w ostatnim kwartale tego roku zaobserwowaliśmy wzrost aktywności konsumentów.

Jeśli spójnik koordynujący zostanie umieszczony na liście dwóch elementów, nie ma potrzeby wstawiania przed nim przecinka:

Przykład: Działy, w których występowała największa aktywność, to sklepy z zabawkami i sklepy z pamiątkami.

Jeżeli natomiast spójnik występuje przed ostatnim elementem listy zawierającej więcej niż dwa elementy, bezpośrednio przed nim można postawić przecinek:

Przykład: W magazynie zabrakło zabawek, plastikowych choinek i alkoholi.

Jeżeli spójnik koordynujący łączy dwa niezależne zdania, należy przed nim postawić przecinek:

Przykład: Natychmiast skontaktowano się z dostawcami, dzięki czemu mogliśmy na czas uzupełnić brakujące artykuły.

Kiedy używać średników zamiast przecinków

Przecinek i spójnik koordynujący nie zawsze są najlepszym sposobem na połączenie dwóch niezależnych zdań. W rzeczywistości może to powodować zamieszanie, a tego należy unikać w przypadku biznesowej wiadomości e-mail.

Jeśli masz dwie niezależne klauzule, z których każda zawiera kilka przecinków, do ich rozdzielenia należy użyć średnika zamiast przecinka. Na przykład pierwsza niezależna klauzula może zawierać element wprowadzający, po którym następuje przecinek, a druga niezależna klauzula może zawierać nieistotny element umieszczony pomiędzy dwoma przecinkami:

Przykład: W międzyczasie zachęcano konsumentów do rozglądania się po innych działach; i to właśnie, jak się okazało, przełożyło się na niewielki wzrost sprzedaży artykułów niesezonowych.

W takim przypadku spójnik koordynujący powinien mieć przed sobą średnik.

Średniki, przecinki i myślniki są często zamieniane. Jednakże myślników należy używać wyłącznie jako narzędzia stylistycznego lub w celu zrównoważenia apozytywności, czyli rzeczownika lub wyrażenia rzeczownikowego występującego po innym rzeczowniku w celu dostarczenia dodatkowych informacji o osobie, miejscu lub rzeczy.

Zaawansowane wskazówki dotyczące używania przecinków

Użycie przecinka nie zawsze jest czarno-białe. Na przykład, chociaż przecinki są zwykle używane do łączenia dwóch niezależnych zdań, należy ich unikać, jeśli słowa po obu stronach przecinka mogą tworzyć własne zdanie.

Niepoprawnie: „John zamawia pizzę, Evelyn zamawia ramen”.

Powyższy przykład nazywa się splotem przecinkowym i istnieją trzy sposoby, aby uczynić go poprawnym gramatycznie.

Dodaj spójnik koordynujący: „Jan zamawia pizzę,aEvelyn ramen”.

Użyj średnika: „Jan zamawia pizzę; Evelyn zamawia ramen.

Utwórz dwa osobne zdania: „Jan zamawia pizzę. Evelyn zamawia ramen.

Użycie przecinka różni się również w zależności od rodzaju używanego modyfikatora. Modyfikatory ograniczające, czyli słowa identyfikujące lub ograniczające rzeczownik, który modyfikują, nie wymagają przecinka, podczas gdy modyfikatory nieograniczające, czyli słowa, które nie są istotne dla znaczenia zdania, wymagają przecinka.

Modyfikator restrykcyjny: Neil Armstrong był pierwszym człowiekiem na Księżycu.

Modyfikator nieograniczający: Neil Armstrong, astronauta, był pierwszym człowiekiem na Księżycu.

Zasady przecinka w często zadawanych pytaniach dotyczących komunikacji biznesowej

Czy dopuszczalne jest rozpoczynanie zdania spójnikiem w biznesowych wiadomościach e-mail?

Rozpoczęcie zdania spójnikiem jest poprawne gramatycznie, ale niektórzy wolą nie umieszczać go na początku zdania. Jeśli chcesz użyć tonu formalnego, lepiej nie używać spójników na początku zdania. Można je jednak wykorzystać w bardziej swobodnych rozmowach.

Czy w zdaniach złożonych należy używać przecinka czy średnika?

Używaj przecinków w zdaniach złożonych połączonych spójnikiem, takim jaki,ale, lublub. Średników należy używać w zdaniach złożonych połączonych przysłówkiem spójnikowym, np.jednak.

Czy niewłaściwe użycie przecinków w e-mailach biznesowych może prowadzić do nieporozumień?

Tak, niewłaściwe użycie przecinków może prowadzić do nieporozumień. Przecinek oznacza cichą pauzę, a umiejscowienie tej pauzy może mieć wpływ na ton lub znaczenie zdania.