7 nudnych klisz e-mail i jak ich unikać

Kiedy Twój dzień wiąże się z wysyłaniem wielu e-maili, wyzwaniem może być niestosowanie domyślnie codziennych zwrotów, których używamy cały czas w komunikacji pisemnej. Ale czy zdarza ci się mieć dość ciągłego pisania „Mam nadzieję, że dobrze ci idzie” i „miłego dnia?”

Niektórzy twierdzą, że frazesy e-mailowe, chociaż w większości są bezsensowne, mają swój cel. Chociaż możesz nie zastanawiać się aktywnie, czy osoba, do której wysyłasz e-maila, ma się dobrze lub czy będzie miała wspaniały dzień, byłeś przynajmniej na tyle rozważny, aby rozpocząć i zakończyć e-mail z tymi uprzejmymi uczuciami.

Ale jeśli masz dość wpisywania tych samych wierszy giełdowych — rodzaj autopilota poczty e-mail — istnieje kilka prostych sposobów na zmianę rzeczy i przekształcenie wiadomości e-mail z użytkowej w unikatową.

Pozdrowienia

„Cześć, imię” to całkowicie uzasadniony sposób na rozpoczęcie większości wiadomości e-mail, chociaż może to zależeć od kontekstu wiadomości e-mail. Ale co dzieje się bezpośrednio po pozdrowieniu? Jak witasz swojego odbiorcę? Oto kilka typowych frazesów powitalnych i kilka alternatyw.

1 „Jak się masz?” lub „Jak się masz?”

Często z tego korzystamy. W rzeczywistości jest tak wszechobecny, że większość z nas przechodzi obok niego, czytając przychodzące e-maile. Jest to akceptowane jako uprzejme i niewiele osób się tym denerwuje, ale istnieją opcje, jeśli chcesz to zmienić.

Alternatywy:

• Wskocz od razu. Nie ma nic złego w przejściu od razu do pracy. Po prostu przeczytaj swój e-mail przed wysłaniem, aby upewnić się, że nie spotkałeś się z nagłym lub nieprzyjaznym.
• Użyj trochę small talku. Jeśli znasz odbiorcę, nigdy nie zaszkodzi przypomnieć mu, że masz istniejący związek. „Cieszę się, że mieliśmy okazję porozmawiać podczas lunchu sprzedażowego Acme w zeszłym miesiącu. Mam nadzieję, że podobała ci się reszta twojego pobytu w San Francisco.

POWIĄZANE: 5 lepszych alternatyw dla „Mam nadzieję, że ten e-mail Cię dobrze znajdzie”

2 „Nazywam się IMIĘ i pracuję dla FIRMY.”

Chociaż zazwyczaj są one niezbędne w takiej czy innej formie, gdy wysyłasz e-mail do kogoś, kogo nie znasz dobrze (lub w ogóle), prezentacje mogą być nudne. Oto kilka sztuczek do wypróbowania.

Alternatywny:

• Upuść imię. Jeśli masz wspólnego znajomego lub ktoś Cię polecił, spróbuj „Ella Quint z ABC Widgets zasugerowała, że ​​się skontaktuję”.
• Powiedz im, dlaczego wysyłasz e-maile. Zapracowani ludzie doceniają, kiedy dochodzimy do sedna. „Wyciągam rękę, ponieważ . . ”. lub „Piszę, aby dowiedzieć się więcej o . . ”.

3 „Według naszej rozmowy . . ”.

Ten brzmi zbyt oficjalnie i formalnie. Co gorsza, może wydawać się wymagający, a nawet agresywny.

Alternatywny:

• Grzecznie powtórz rozmowę. „Kiedy rozmawialiśmy w zeszłym tygodniu, ustaliliśmy, że sporządzimy raport kwartalny do 15 lipca”.

Przeprosiny

Przegapiłeś to. Zdarza się. Ale przeprosiny w puszkach nie muszą.

4 „Przepraszam za spóźnioną odpowiedź”.

Wszyscy od czasu do czasu zapominamy odpowiadać na ważne e-maile. Ale zwrócenie uwagi na swój błąd tylko pogarsza sytuację.

Alternatywny:

• Nie przepraszam, podziękuj. „Dziękuję za cierpliwość, kiedy przedzierałem się przez potop w skrzynkach odbiorczych”.

5 „Przykro mi, że czujesz. . ”. lub „Przepraszam, ale . . ”.

Kiedy mówisz „przepraszam, że jesteś zły”, brzmisz tak, jakbyś mówił „jestem zdenerwowany, że muszę radzić sobie z twoim gniewem”. I oczywiście: „Przepraszam, ale…”. . ”. oznacza „Nie przepraszam i zamierzam zrobić wymówkę”.

Alternatywny:

• Po prostu powiedz, że ci przykro. Posiadaj to i bądź konkretny. „Przepraszam, że moje spóźnienie sprawiło ci wczoraj kłopoty”.

POWIĄZANE: Jak napisać list z przeprosinami

Podpisy

Poświęciłeś czas na stworzenie unikalnego e-maila, więc nie daj się oszukać przy podpisywaniu.

POWIĄZANE: Jak zakończyć e-mail: 9 najlepszych i najgorszych podpisów e-mail

6 „Nie mogę się doczekać wiadomości od ciebie”.

Nikt nie lubi tego, ponieważ wydaje się sugerować „Lepiej odpisz”.

Alternatywny:

• Użyj wezwania do działania. Jeśli chcesz otrzymać odpowiedź od odbiorcy, powiedz mu, co chcesz, aby zrobił. „Czy możesz dać mi znać do 13 września, czy będziesz mógł uczestniczyć?”

7 „Z góry dziękuję”.

Chociaż badanie przeprowadzone przez aplikację e-mail Boomerang oceniło „Z góry dziękuję” jako potwierdzenie z najwyższym wskaźnikiem odpowiedzi, nie jest to najlepszy sygnał do tworzenia dobrej woli. Na przykład „Nie mogę się doczekać kontaktu z Tobą”, ma ton „Oczekuję, że to zrobisz”.

Alternatywny:

• Zaoferuj uznanie. Zamiast brzmieć wymaganie, brzmieć doceniająco. „Jestem wdzięczny za twoją pomoc w . . ”.

Więcej od Grammarly:

12 rzeczy, o których warto pisać, gdy brakuje Ci pomysłów

Oto jak zakończyć wszystko, co zacząłeś

Przewodnik pisarza dotyczący tworzenia kopii w mediach społecznościowych od pomysłu do publikacji