7 typowych błędów e-mail (i jak je odzyskać)

Czy kiedykolwiek trafiłeś na e-mail i od razu tego pożałowałeś? Czy byłeś sfrustrowany, że Twoja szansa na „cofnięcie” pojawiła się i zniknęła, zanim zdążyłeś zareagować? Wszyscy tam byliśmy.

Według Loom.com przeciętny pracownik biurowy wysyła dziesiątki e-maili dziennie – z wyłączeniem osobistych e-maili. Kiedy tak bardzo polegasz na wiadomościach e-mail, od czasu do czasu popełniasz błąd.

Jeśli jesteś podobny do wielu pracowników, którzy zastanawiają się nad wysyłanymi e-mailami i wiadomościami, czytaj dalej, aby uspokoić swój umysł. Badamy najczęstsze błędy e-maili i sposoby ich naprawienia.

7 Częste błędy w e-mailach

1 Błędna pisownia nazwy

Czy to Rachel czy Rachel? Jonathan, Jon czy John? Wszyscy mamy błędy ortograficzne oparte na ludziach, wokół których dorastaliśmy. Błędna pisownia nazwy będzie się zdarzać od czasu do czasu! Jest to powszechny błąd z nazwiskami.

Czy to poważne?

Błędna pisownia nazwy może urazić niektórych ludzi, ale jest to jeden z mniej dotkliwych błędów, jakie możesz popełnić.

Jak odzyskać?

Wyślij szybką wiadomość e-mail z potwierdzeniem błędu i poprawną pisownią nazwiska. Daj im znać, że ich szanujesz i chcesz mieć pewność, że zrobisz to dobrze. Spróbuj skorzystać z tego przewodnika, aby zacząć swoją pocztę e-mail we właściwy sposób.

2 Niewłaściwa osoba

Wszyscy uwielbiamy autosugestię — to znaczy, dopóki nie zasugeruje niewłaściwej osoby, a ty nie zauważysz tego, dopóki nie klikniesz wyślij. Myślisz, że wysyłasz e-mail do Joe Schmo, ale zamiast tego trafił on do Joe DiMaggio! OK, prawdopodobnie nie wysyłasz e-maila do Joe DiMaggio, ale masz pomysł.

Czy to poważne?

Cóż, powaga problemu zależy od tego, co wysłałeś. Wysłanie wiadomości e-mail do niewłaściwej osoby jest zazwyczaj nieszkodliwym błędem, o ile wiadomość e-mail nie była poufna lub nie zawierała informacji osobistych lub prywatnych.

Jak odzyskać?

Po prostu wyślij e-mail uzupełniający, aby odbiorca wiedział, że e-mail nie jest dla niego przeznaczony. Jeśli był to nieszkodliwy e-mail lub nieistotny dla niego, odbiorca prawdopodobnie będzie zdezorientowany i albo usunie e-maila, albo odpowie, aby poinformować, że jest zdezorientowany. Jeśli wiadomość e-mail była poufna, możesz porozmawiać z odpowiednimi stronami, aby powiadomić je o swoim błędzie.

3 E-mail wypełniony literówką

Błędy ortograficzne , interpunkcyjne i gramatyczne należą do najczęstszych błędów w e-mailach. Takie błędy mogą zmniejszyć zaufanie do Twojego profesjonalizmu i wiedzy. Dobrą wiadomością jest to, że można im łatwo zapobiec.

Czy to poważne?

Ten problem nie jest poważny. Jasne, to nie jest dobre dla twojej reputacji, ale prawdopodobnie nikogo nie uraziłeś takimi błędami.

Jak odzyskać?

Nie możesz cofnąć e-maila. Najlepiej mieć nadzieję, że Twój odbiorca nie zauważył i zapobiec takim błędom w przyszłości. Możesz uniknąć błędów gramatycznych, dokładnie przeczytaj swój e-mail przed wysłaniem. Możesz nawet przeczytać go na głos, aby złapać problemy, które przeskakują twoje oczy. Innym sposobem zapobiegania błędom jest użycie oprogramowania, takiego jak Grammarly , które automatycznie sprawdza wszystkie wiadomości e-mail przed ich wysłaniem.

4 Przesłanie pasywno-agresywne

Twoja wiadomość lub odpowiedź była pasywno-agresywna. Komunikaty pasywno-agresywne są często niejasne i niepotrzebne i mogą być odbierane jako złośliwe. Może wysłałeś to przypadkowo. A może napad wściekłości skłonił cię do wysłania wiadomości. Bez względu na powód, ważne jest, aby przyznać się do błędu. Tak czy inaczej zobaczą Twój e-mail.

Czy to poważne?

Pasywno-agresywne e-maile nie są świetne. Podsycają konflikty i podkopują współpracę i zaufanie. Takie e-maile mogą w niektórych poważnych przypadkach otrzymać naganę lub zwolnić. Z pewnością nie rób z nawyku pisania pasywno-agresywnych e-maili.

Jak odzyskać?

Jeśli wysłałeś pasywno-agresywną wiadomość e-mail, przeproś. Wraz z przeprosinami udziel wyjaśnień. Dlaczego byłeś pasywno-agresywny? Jaki jest lepszy sposób, w jaki mogłeś podejść do tej sytuacji?

5 Niedokończony projekt

Zanim zdążyłeś dokończyć e-mail, przypadkowo kliknąłeś wyślij. Ups! Być może Twój projekt e-maila był napisany w połowie, nieedytowany lub pełen emocji, którymi nie zamierzałeś się dzielić.

Czy to poważne?

To zależy od rodzaju niedokończonej wersji roboczej, którą wysłałeś. Jeśli był niekompletny lub nieedytowany, możesz być w porządku! Jeśli jednak był to wściekły e-mail, którego nie chciałeś wysłać, przygotuj się.

Jak odzyskać?

Jeśli po prostu wysłałeś niekompletną wiadomość e-mail, nie panikuj. Wyślij całą wiadomość e-mail z wyjaśnieniem u góry — „Ups, oto reszta tego e-maila” — i wszystko powinno być w porządku. Jeśli jednak był to e-mail wypełniony emocjami, możesz nie być w stanie tak łatwo odzyskać. Powinieneś przeprosić, a nawet możesz chcieć zabrać swoje przeprosiny offline i zrobić to osobiście lub przez telefon.

6 odpowiedź-wszystko

Ten niezręczny moment, kiedy narażasz kogoś na wybuch w ogromnym łańcuchu e-maili, gdy po prostu próbujesz dać upust swojemu przyjacielowi z pracy. Nie ma nic gorszego niż wszyscy w twoim zespole, którzy widzą twoje złe zachowanie na pokazie.

Czy to poważne?

Powaga e-maila zależy od Twojej odpowiedzi. Jeśli była to złośliwa lub niegrzeczna wiadomość, może to doprowadzić do podjęcia działań przez Twojego przełożonego. Może to skutkować tylko spotkaniem, ale może zmniejszyć przyszłe możliwości lub zaszkodzić Twojej reputacji.

Jak odzyskać?

Natychmiastowe przeprosiny to najlepszy sposób na odzyskanie sił po przypadkowej odpowiedzi . To, czy podzielisz się tymi przeprosinami z całym łańcuchem e-maili, czy tylko z osobą, do której dzwoniłeś, zależy od Ciebie. Ale być może będziesz musiał również porozmawiać z kolegami z zespołu, szefem lub innymi osobami, z którymi regularnie pracujesz, aby utrzymać te relacje.

7 Rodzaj, z którego nie można wyzdrowieć

Wysłałeś półpisany e-mail do potencjalnego pracodawcy. Przesłałeś irytujący e-mail klienta, ale zapomniałeś usunąć go z listy wysłanych. Być może wysłałeś obraźliwy e-mail do kierownika. A może wpadłeś w szał na temat redaktora, który ci się nie podobał i przypadkowo wysłałeś go do wydawcy.

Czy to poważne?

Istnieje kilka błędów w wiadomościach e-mail, których nie można naprawić. W tym momencie najlepiej odpuścić potencjalną pracę, przeprosić swojego menedżera za nieprofesjonalne zachowanie i pozwolić żetonom spaść tam, gdzie mogą.

Wszyscy popełniają błędy

Każdy popełnił błąd e-mailowy, od prezesów po asystentów administracyjnych. To część życia zawodowego. Ale błędy mają wiele powagi. Ponadto to, co może budzić strach u nadawcy, często okazuje się stosunkowo nieszkodliwym błędem odbiorcy.

Jak odzyskać sprawność po błędach e-mail? Zazwyczaj poprzez zajęcie się nimi i wyjaśnienie wszelkich problemów, zanim będą miały szansę się pojawić.