Jak napisać e-mail z reklamacją w 8 krokach

Czasami sprawy nie układają się po Twojej myśli. Uważasz, że nie byłeś dobrze traktowany w wypożyczalni samochodów lub zamówiony przedmiot został uszkodzony w przesyłce i chcesz otrzymać zwrot pieniędzy. Może wykonawca, którego zatrudniłeś, wykonał kiepską robotę przy układaniu płytek w łazience lub nie czułeś, że twój lekarz naprawdę słyszał, co próbujesz mu powiedzieć .

Wszystkie te sytuacje są różne, ale wszystkie wymagają podobnego rodzaju komunikacji: bezpośredniej i uprzejmej wiadomości wyjaśniającej, co się stało i jak chcesz postępować. W tym artykule opisano, jak to zrobić.

Co to jest e-mail reklamacyjny?

E-mail z reklamacją to pisemna korespondencja wyrażająca niezadowolenie z produktu, usługi lub doświadczenia. Przekonująca wiadomość e-mail zawierająca skargę wyjaśnia, jaki masz problem i jak chcesz go rozwiązać.

E-mail ze skargą to skuteczny sposób na grzeczne przekazanie skargi. Ta forma komunikacji daje czas na zaplanowanie odpowiedzi i staranne dobranie słów. Podczas pisania e-maila ze skargą ważne jest, aby był jasny, zwięzły i zrównoważony.

Kiedy napisać e-mail z reklamacją

Istnieje wiele sytuacji, w których e-mail z reklamacją jest najlepszą odpowiedzią. Ogólnie rzecz biorąc, możesz napisać do firmy lub organizacji, kolegi, wybranego urzędnika lub przyjaciela lub członka rodziny. Każda sytuacja może się różnić, ale proces jest podobny.

W twoim miejscu pracy może być konieczne formalne rozwiązanie problemu, który był trudny do rozwiązania ze współpracownikiem. W takim przypadku możesz wysłać wiadomość e-mail ze skargą bezpośrednio do współpracownika lub zwrócić się do współpracownika, ale użyć funkcji DW, aby uwzględnić swojego przełożonego i zasoby ludzkie. Jest to łatwy sposób na posiadanie śladu papieru na wypadek, gdybyś go później potrzebował.

Czasami e-mail ze skargą może być najlepszym sposobem komunikowania się ze znajomym lub członkiem rodziny. Jeśli byłeś w separacji, potrzebujesz trochę dystansu, aby rozwiązać problem lub masz poważny problem, którego nie możesz rozwiązać osobiście, e-mail jest formalnym medium, które może przekazać punkt.

Jak napisać e-mail reklamacyjny

Dokładne kroki, które należy wykonać, aby napisać skargę, mogą się różnić w zależności od tego, do kogo piszesz i o czym piszesz. Ale te kroki powinny obejmować wszystko. Zanim zagłębimy się w temat, oto podstawy.

E-mail reklamacyjny powinien zawierać następujące elementy.

• Podsumowanie Twojego doświadczenia
• Szczegóły dotyczące Twojego problemu
• Jak chcesz rozwiązać problem

1 Zwróć się do odbiorcy

Aby rozpocząć e-mail, zwróć się do odbiorcy uprzejmie iz szacunkiem. Powitanie zwykle zaczyna się od „Drogi” i imienia odbiorcy. Użyj wielkich liter i zakończ przecinkiem.

Osoba, z którą zdecydujesz się skontaktować, będzie zależała od Twojej sytuacji. Jeśli piszesz do kolegi, przyjaciela lub członka rodziny, prawdopodobnie wiesz, do kogo piszesz.

Jeśli piszesz wiadomość e-mail dla firmy, dla której pracujesz, możesz mieć znaną osobę kontaktową lub przedstawiciela pomocy technicznej. Jeśli nie masz pewności, prawdopodobnie wie o tym Twój kierownik lub możesz skontaktować się z działem ogólnym, takim jak obsługa klienta lub pomoc techniczna.

Czy nadal musisz zdecydować, kto powinien go otrzymać? Możesz wysłać e-mail ze skargą na jeden z poniższych adresów.

• Dział obsługi klienta lub dział obsługi klienta
• Wsparcie techniczne
• Punkt kontaktowy
• Kierownik Twojego punktu kontaktowego
• Dział sprzedaży
• Oficer komunikacji organizacji
• Menedżer
• Przyjaciel, członek rodziny lub współpracownik

Jeśli nie możesz zwrócić się do konkretnej osoby po imieniu, możesz wpisać „Do kogo to może dotyczyć”.

2 Zarysuj podstawowe informacje

Dotrzyj do celu tak szybko, jak to możliwe. W pierwszym akapicie wiadomości e-mail należy zwięźle przedstawić podstawowe informacje dotyczące problemu.

Pierwsza część e-maila ze skargą powinna zawierać następujące elementy:

• Problem
• Jak odkryłeś problem
• Wszelkie szczegóły logistyczne, które możesz uwzględnić (data, godzina, lokalizacja)

3 Podsumuj swoje wrażenia

Używając prostego języka, opisz, jak ten problem wpłynął na Twoje wrażenia. Nie owijaj w bawełnę; większość ludzi nie ma czasu na czytanie długiego, emocjonalnego listu. Trzymaj się faktów.

Ta część e-maila ze skargą może zawierać:

• Jak problem wpłynął na Ciebie lub Twoją firmę
• Co zrobiłeś, aby spróbować rozwiązać problem samodzielnie

4 Opisz pożądane rezultaty

O ile Twoim jedynym celem nie jest pozbycie się incydentu, podaj sposób rozwiązania problemu, aby odbiorca zrozumiał, jakie działania można podjąć, aby osiągnąć rozwiązanie. Zastanów się, czego oczekujesz od swojej skargi: czy szukasz zastępstwa, rozmowy, zmiany zasad lub odszkodowania? Mów wprost, jak chcesz rozwiązać sprawę.

Spróbuj podać te szczegóły, aby uzyskać najlepszą odpowiedź.

• Jasny i konkretny wynik, który Cię zadowoli
• Konstruktywne uwagi
• Ramy czasowe, w których należy rozwiązać problem

5 Dołącz załączniki

W miarę możliwości wspieraj swoje twierdzenia dowodami. Możesz po prostu wyjaśnić swoje dowody na piśmie lub, co bardziej przekonujące, dołączyć pliki potwierdzające do wiadomości e-mail.

Dokumenty potwierdzające mogą obejmować następujące elementy.

• Wpływy kasowe
• Numery zamówienia lub śledzenia
• Kino
• Filmy
• Zrzuty ekranu
• Nagrania dźwiękowe

6 Podpisz się profesjonalnie

E-maile reklamacyjne powinny być profesjonalne. Zazwyczaj wystarczy napisać „Z poważaniem”, a następnie swoje imię i nazwisko. Dołącz profesjonalny podpis e-mail, jeśli piszesz e-mail w miejscu pracy lub w imieniu firmy.

7 Edytuj i popraw

Po zakończeniu pisania nadszedł czas na edycję i korektę wiadomości e-mail. Najpierw przeczytaj go i usuń wszystkie zdania, w których byłeś zbyt emocjonalny, byłeś niegrzeczny lub mogłeś napisać bardziej zwięzłą wiadomość. Sprawdź także gramatykę, interpunkcję i ortografię.

8 Uzyskaj odpowiedni ton

Upewnij się, że Twój e-mail trafia w zamierzony sposób. Sugestie zmiany tonu, funkcja Grammarly Premium, identyfikuje zdania, w których ton może zostać błędnie zinterpretowany przez odbiorcę, i oferuje inteligentne emocjonalnie opcje przepisywania, dzięki czemu możesz wprowadzić poprawki, aby uniknąć nieporozumień przed naciśnięciem wyślij. Ponieważ ton odgrywa istotną rolę w skutecznej komunikacji, sugestie zmiany tonu dają większą kontrolę nad wiadomością.

3 przykłady e-maili z reklamacjami

Oto trzy przykłady e-maili ze skargami, które pomogą Ci napisać własne. Zwróć uwagę na profesjonalny ton i zwięzłą długość.

1 E-mail z reklamacją do kontrahenta

Szanowny Panie Jonesie,

21 listopada 2022 r. zatrudniłem waszą firmę do naprawy podłóg w moim korytarzu po pęknięciu rury w mojej piwnicy przy 1205 Colorado Drive.

Niestety, twoja usługa nie trzyma się dobrze. Jestem niezadowolony, ponieważ ułożone przez Ciebie deski podłogowe odpadają już po trzech tygodniach. Zauważyłem również, że nie zainstalowałeś podkładu pod deskami i jest pleśń z powodu szkód spowodowanych przez wodę, które nie zostały złagodzone.

Aby rozwiązać ten problem, byłbym wdzięczny za naprawę uszkodzonej podłogi bez dodatkowych kosztów. W załączeniu przesyłam zdjęcia uszkodzonych miejsc, otrzymaną od Państwa fakturę, kosztorys oraz informacje o posadzce.

Czekam na odpowiedź i rozwiązanie. Chciałbym, aby to zostało zakończone nie później niż 31 stycznia. Proszę dać mi znać, jeśli to możliwe.

Z poważaniem,

Michaela Harrisona

2 E-mail z reklamacją do firmy

Do tych których może to dotyczyć,

W dniu 1 grudnia 2022 r. otrzymałem przesyłkę uszkodzonych towarów za pośrednictwem Państwa usługi transportowej. Uszkodzona przesyłka znajdowała się na palecie numer 27 z ciężarówki numer 2705 w naszej lokalizacji w Santa Fe w Nowym Meksyku. Numer zamówienia to O-6744035.

Spodziewałem się, że będę mógł wystawić te sezonowe przedmioty na naszą świąteczną wyprzedaż. Nie tylko tracimy przychody z potencjalnej sprzedaży, ale także zainwestowaliśmy tysiące dolarów, aby zaspokoić popyt klientów w określonym czasie.

Aby rozwiązać ten problem, byłbym wdzięczny za współpracę w zrekompensowaniu nam uszkodzonych produktów i jak najszybszej wysyłce nowego zamówienia. Załączone są zdjęcia uszkodzeń, nasz rachunek i ciężarówka, którą przyjechał.

Czekam na odpowiedź i rozwiązanie mojego problemu. Poczekam na Twoją odpowiedź do 15 grudnia 2022 r., zanim podejmę dalsze działania. Prosimy o jak najszybszą odpowiedź na tę wiadomość e-mail lub przekazanie jej właściwemu przedstawicielowi w Państwa firmie.

Z poważaniem,

Malia Magenta

CEO, Magenta Beauty Supplies

3 E-mail ze skargą dotyczący współpracownika

Szanowny Panie Tremaine,

Piszę, aby złożyć skargę na zachowanie mojego przełożonego, Jareda Moltona, podczas naszego dorocznego spotkania przeglądowego. Robił poniżające żarty i próbował mnie zastraszyć.

Wielokrotnie rozmawiałem z Jaredem (między innymi 1/12/22, 3/15/22 i 6/27/22) na temat jego zachowania, ale te rozmowy nie zmieniły jego zachowania. Te spotkania są dokumentowane za pomocą wiadomości Slack, e-maili i nagranych rozmów Zoom. Znajdziesz je w załączniku do tego e-maila.

Jego działania sprawiły, że poczułem się głęboko nieswojo i odizolowany w pracy. Martwię się, że jego oceny mnie, moich wyników i mojego miejsca w tym zespole są stronnicze i niesprawiedliwe. Amber Dreyfus, Claire Powell i Eric Bingham byli również obecni podczas wielu z tych interakcji.

Chciałbym porozmawiać z Tobą i przedstawicielem działu HR, aby omówić, w jaki sposób możemy rozwiązać ten konflikt. Przynajmniej chciałbym zostać przeniesiony do innego działu pod innym kierownikiem, abym mógł dalej pracować nad rozwojem oprogramowania. Byłbym wdzięczny, gdybyś wkrótce skontaktował się ze mną z kolejnymi krokami.

Z poważaniem,

Jadę Rowen