5 sposobów, aby Twoje e-maile były krótkie i słodkie

Opublikowany: 2019-01-18

Czy Twoje e-maile przypominają nowele i zawierają spis treści? Wszyscy chcemy szybszych odpowiedzi na nasze e-maile, ale nie zawsze jesteśmy nastawieni na sukces.

E-maile o długości powieści lądują w czyśćcu skrzynki odbiorczej, ponieważ nikt nie chce przedzierać się przez te wszystkie zawiłe zdania, aby dowiedzieć się, o co prosisz. (Nie mają też czasu).

W rezultacie długie e-maile mają niski wskaźnik odpowiedzi i długi czas odpowiedzi.

Dobre wieści? Jasne, zwięzłe e-maile mają odwrotny skutek.

Utrzymywanie krótkich i przyjemnych wiadomości e-mail pozwala lepiej komunikować się z wiadomościami i zwiększa prawdopodobieństwo, że otrzymasz odpowiedź na czas.

Czytaj dalej, aby ulepszyć swoją grę e-mailową i poznaj pięć prostych sposobów, dzięki którym Twoje e-maile będą krótkie i przyjemne.

Oto wskazówka: chcesz mieć pewność, że Twoje pisanie zawsze wygląda świetnie? Grammarly może uchronić Cię przed błędami ortograficznymi, błędami gramatycznymi i interpunkcyjnymi oraz innymi problemami z pisaniem we wszystkich Twoich ulubionych witrynach internetowych.

1 Nałóż limit długości

Jeśli długość e-maila wymyka się spod kontroli, spróbuj ustawić obowiązkowy limit długości dla wszystkich wiadomości. Pamiętanie o swoim limicie przed rozpoczęciem pisania pomoże ci kontrolować gadatliwość.

Badanie przeprowadzone przez Boomerang wykazało, że e-maile zawierające od 75 do 100 słów uzyskują najlepsze wskaźniki odpowiedzi. Jeśli liczba słów jest dla Ciebie trudna do śledzenia, spróbuj ograniczyć liczbę zdań.

Wierz lub nie, ale do większości e-maili wystarczy pięć zdań. Jeśli potrzebujesz znacznie więcej, może to oznaczać, że skorzystanie z telefonu lub rozmowy wideo może być bardziej efektywne w uzyskaniu potrzebnych odpowiedzi.

2 Edytuj jak jesteś Hemingwayem

Po napisaniu e-maila poświęć kilka minut na przeczytanie tego, co właśnie napisałeś. To Twoja szansa na sprawdzenie błędów gramatycznych, wycięcie niepotrzebnych fraz i przepisanie zdań, aby były jaśniejsze. Możesz odkryć, że wziąłeś trzy zdania, aby w końcu dojść do pomysłu, który można było jasno wyrazić jednym zdaniem.

Przećwicz docieranie do sedna i ograniczanie wiadomości e-mail do najistotniejszych elementów:

Kim jesteś? (Opcjonalnie, jeśli już Cię znają).
Czego chcesz?
Dlaczego powinni ci to dać?
Do kiedy jest to potrzebne?

Dokładna edycja wiadomości przed wysłaniem jest jedną z najlepszych metod ochrony przed długimi wiadomościami e-mail.

3 Dostosuj małą rozmowę

Nixing small talk na początku e-maila to świetny sposób na zmniejszenie liczby słów i przejście od razu do sedna. Może to być również świetny sposób na obrażanie ludzi.

Najlepszy sposób działania zawsze zależy od Twoich odbiorców. Jeśli nadal rozwijasz związek, przemyślana pogawędka może być korzystna. Jeśli dobrze znasz odbiorcę, small talk może okazać się zbyteczny (a przez to łatwo ciąć).

Aby uzyskać więcej wskazówek na ten temat, zapoznaj się z 5 lepszymi alternatywami dla „Mam nadzieję, że ten e-mail Cię dobrze znajdzie”.

4 Miej jeden cel na e-mail

Możesz pomyśleć, że skuteczne jest zawarcie każdego szczegółu w jednym e-mailu, ale im więcej pytań i próśb wpychasz, tym dłuższa i bardziej przytłaczająca staje się Twoja wiadomość.

Zamiast tego skup się na jednym jasno określonym celu dla każdego e-maila. Zwiększy to prawdopodobieństwo, że Twój odbiorca przeczyta Twoją wiadomość i odpowie na nią.

Jeśli naprawdę musisz podać wiele pytań, spróbuj uporządkować je w formie wypunktowania.

Cześć Debbie,

Jak się masz? Nie mogę uwierzyć, że tydzień dobiega końca!

Rozmawiałem dzisiaj z zespołem i zdaliśmy sobie sprawę, że nie jesteśmy pewni, czy chcesz obrusy złote czy srebrne. Daj mi znać swoje preferencje, abyśmy mogli otrzymać te zamówione.

Również firma cateringowa chce wiedzieć, czy wolisz tofu czy seitan jako opcję wegetariańską. Zakładam, że chcesz tofu, ale pomyślałem, że powinniśmy zapytać.

Aha, a teraz, gdy zespół jest potwierdzony, o której chciałeś, żeby przybyli? Czy o 16:00 jest w porządku, czy już za późno?

Najlepsza,

Joanna

Cześć Debbie,

Szczęśliwej środy! Planowanie wydarzeń przebiega świetnie, w tej chwili potrzebujemy Twojego wkładu w te trzy pytania:

Złoto czy srebro na obrusy?
Tofu czy seitan dla opcji wegetariańskiej?
O której powinien przyjechać zespół?

Prosimy o przekazanie nam odpowiedzi najpóźniej do południa w piątek.

Z góry dziękuję!

Joanna

5 Podpisz się z wdzięcznością

W miarę zmniejszania się długości e-maili możesz narazić się na to, że będą wyglądać szorstko. Dołączenie wyrazu wdzięczności do podpisu jest świetnym sposobem na zachowanie słodyczy i zwiększenie wskaźnika odpowiedzi na e-maile.

Zgłoszenia zawierające wersję „dziękuję” korelują z 36% wzrostem wskaźnika odpowiedzi w porównaniu do innych wyrażeń. Potrzebujesz inspiracji? Oto 11 unikalnych sposobów na powiedzenie „dziękuję” w wiadomości e-mail.