Jak stworzyć plan projektu: przewodnik krok po kroku

Wydajność i organizacja mają kluczowe znaczenie w każdym projekcie w miejscu pracy. Plan projektu służy jako szczegółowy przewodnik, który pomaga zespołom zachować organizację i podążać właściwą drogą. Może to być czynnik decydujący o dotrzymaniu budżetu i dotrzymaniu terminów.

W następnym poście na blogu przeprowadzimy Cię przez proces tworzenia planu projektu. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, co obejmuje plan projektu i najlepsze praktyki dotyczące pisania planu projektu.

Spis treści

Co to jest plan projektu?

Kluczowe elementy planu projektu

Kroki tworzenia planu projektu

Najlepsze praktyki

Często zadawane pytania dotyczące planu projektu

Co to jest plan projektu?

Plan projektu, zwany także planem pracy, to dokument, który obejmuje wszystko na temat projektu. Jest to po części plan działania, po części lista kontrolna i po części plan.

Plany projektu tworzone przez kierowników projektów przedstawiają zakres, cele, produkty cząstkowe i harmonogram projektu. Zwykle pisany po przeglądzie karty projektu przez interesariuszy, plan jest udostępniany zespołowi w celu wyjaśnienia i dyskusji. Na wczesnych etapach służy jako wytyczne dotyczące produktów, natomiast na późniejszych etapach pomaga mierzyć postęp i pozwala zespołowi dostosować się do wizji projektu, kamieni milowych i terminów.

Karta projektu a plan projektu

Plan projektu to szczegółowy plan działania, którym zespół kieruje się od początku projektu do jego realizacji. Zawiera wszystkie szczegóły potrzebne zespołowi do wykonania zadania, takie jak kolejność realizacji elementów, sposób śledzenia projektu, terminy realizacji poszczególnych komponentów projektu i sposób delegowania zadań w ramach projektu.

Karta projektu natomiast jest dokumentem wyższego szczebla. Zawiera szczegółowe informacje na temat zakresu projektu, kamieni milowych, rezultatów i ogólnego harmonogramu, ale nie zawiera szczegółowych szczegółów zawartych w planie projektu. W stosunku do siebie na pierwszym miejscu jest propozycja projektu. Następnie następuje karta projektu, a następnie plan projektu.

Cel planu projektu

Głównym celem planu projektu jest zapewnienie spójności pracy zespołu nad jego ukończeniem. Ma to liczne skutki uboczne, takie jak odpowiadanie na pytania członków zespołu, zanim się pojawią, oraz zapewnianie ram dla podejmowania decyzji i ich realizacji.

Plan projektu pozwala również interesariuszom dostosować się do celów projektu. Udostępnienie planu projektu przed rozpoczęciem pracy i odwoływanie się do niego przy każdym kamieniu milowym i/lub produkcie końcowym pozwala interesariuszom być na bieżąco z postępem projektu, dając im możliwość zadawania pytań i przekazywania informacji zwrotnych w kluczowych momentach.

Kluczowe elementy planu projektu

Kroki tworzenia planu projektu

1. Zdefiniuj cele projektu

Przed napisaniem planu projektu zdefiniuj cele projektu.

• Co osiągniesz dzięki temu projektowi?
  • Jakie korzyści przyniesie?
  • Jakie problemy rozwiąże?

Po zdefiniowaniu celów projektu możesz ekstrapolować jego korzyści, takie jak zwiększone zaangażowanie w mediach społecznościowych, większa rozpoznawalność marki, zwiększona sprzedaż lub bardziej efektywny przepływ pracy, żeby podać kilka przykładów. Jeśli celem jest rozwiązanie istniejącego problemu, zanotuj go wyraźnie w notatkach z burzy mózgów.

Podczas burzy mózgów i zapisywania celów upewnij się, że są one zgodne z kryteriami SMART:

• Specyficzny.Czy skupiają się na konkretnym wyzwaniu lub celu?
• Wymierny. Czy potrafisz określić ilościowo postęp w realizacji celów? Jak?
• Możliwość przypisania. Czy istnieją jasne role, które można delegować konkretnym osobom?
• Realistyczny. Czy rozsądne jest oczekiwanie określonego wyniku przy dostępnych zasobach?
• Związane z czasem. Czy istnieje jasny harmonogram osiągnięcia wyznaczonych celów?

2. Zaangażuj zainteresowane strony

Zaplanuj czas na rozmowę z każdym interesariuszem. Zapytaj, czego potrzebują i w jaki sposób ten projekt zaspokoi ich potrzeby. Może to wymagać wymiany zdań między zainteresowanymi stronami, zwłaszcza gdy zawęża się cele projektu i osiąga się konsensus. Jeśli istnieje wielu interesariuszy i różne potrzeby, korzystne może być zorganizowanie spotkania ze wszystkimi stronami.

3. Ustal zakres projektu

Następnym etapem, po udziale zainteresowanych stron, jest ustalenie zakresu projektu. Podaj konkretne produkty.

Napisz oświadczenie o zakresie, które jasno definiuje wszystkie aspekty zakresu projektu.

4. Podziel projekt na zadania

Utwórz strukturę podziału pracy (WBS). Podziel projekt na małe części, definiując elementy dostarczane dla każdej fazy. Wykonując tę ​​czynność, przydzielaj członkom zespołu określone zadania.

5. Opracuj harmonogram

Kiedy już będziesz mieć pojęcie o każdym etapie postępu projektu, utwórz oś czasu, umieszczając je w kolejności. Funkcja tworzenia tekstu Grammarly może w tym pomóc. Inne narzędzia, których możesz użyć na tym etapie, to wykresy Gantta do wizualizacji harmonogramów i interaktywne listy kontrolne, takie jak te w CoSchedule i Notion.

6. Oszacuj zasoby i koszty

Ustal co następuje:

• Kto będzie pracował nad projektem
• Sprzęt, z którego będzie korzystał zespół
• Materiały niezbędne do realizacji projektu

Opracuj kilka różnych scenariuszy, na przykład zlecanie części lub całości pracy na zewnątrz i utrzymywanie jej w firmie. Otrzymasz kilka różnych szacunków budżetu, które możesz następnie wykorzystać do ugruntowania planu projektu. Pamiętaj, aby uwzględnić nieprzewidziane wydatki, takie jak opłaty za pośpiech i poprawki.

7. Planuj ryzyko

Niektóre projekty są bardziej ryzykowne niż inne. Możesz napotkać problemy, takie jak awaria techniczna lub opóźnienie wysyłki. Opracowując plan projektu, realistycznie oceń te ryzyka, określając ich prawdopodobieństwo i wpływ każdego z nich na projekt. Następnie opracuj strategię ograniczania każdego ryzyka, przypisując odpowiedzialność za zarządzanie konkretnymi ryzykami odpowiednim członkom zespołu.

8. Przygotuj plan komunikacji

Plan komunikacji jest kluczową częścią planu projektu. Pamiętaj, że celem planu projektu jest utrzymanie zespołu na właściwej drodze i zapewnienie wydajnego przebiegu projektu. Komunikacja, zarówno pomiędzy członkami zespołu, jak i pomiędzy Tobą a interesariuszami projektu, jest kluczowa.

Określ sposób, w jaki będziesz się komunikować, na przykład za pośrednictwem poczty e-mail, spotkań, raportów lub pulpitów nawigacyjnych. Możesz zaplanować spotkania w określonych punktach, a także skonfigurować kanał codziennej komunikacji. Wykonując tę ​​czynność, zdefiniuj role umożliwiające aktualizowanie i udostępnianie postępu projektu.

9. Zbuduj proces zapewniania jakości

Wbuduj przeglądy jakości w swoją oś czasu i przypisz obowiązki związane z kontrolą jakości.

Zapewnienie jakości jest nadrzędnym celem każdego planu projektu. W konkretnym planie projektu określ, jak zdefiniujesz produkt wysokiej jakości. Mogą to być ustalone dane, na podstawie których działa Twój produkt lub projekty pasujące do ustalonej tożsamości marki.

10. Uzyskaj zgody i sfinalizuj plan

Mając gotowy projekt, zaprezentuj go zainteresowanym stronom. Mogą przekazać swoją opinię, a jeśli to zrobią, uwzględnić swoje sugestie w kolejnej wersji roboczej. Przed rozpoczęciem pracy upewnij się, że zespół rozumie swoje role i obowiązki.

11. Wykonaj i monitoruj plan

Rozpocznij projekt od przejrzenia planu z zespołem. Na tym etapie przedstaw narzędzia śledzenia i komunikacji, które będą stosowane. W kolejnych dniach i tygodniach monitoruj postępy i w razie potrzeby wprowadzaj korekty, takie jak zmiany terminów lub ponowne przydzielanie zadań.

12. Dokumentuj wyciągnięte wnioski

Gdy produkty znajdą się w rękach klienta/interesariuszy, przeprowadź spotkanie zamykające projekt. Podczas tego spotkania zapisz wszystkie sukcesy, wyzwania i obszary, w których można ulepszyć przepływ pracy. Grammarly może usprawnić ten proces, organizując dane i spostrzeżenia w łatwą do odczytania dokumentację. Ta dokumentacja może pomóc w pisaniu bardziej efektywnych planów projektów w przyszłości.

Najlepsze praktyki

Jednym z najskuteczniejszych sposobów nauczenia się pisania dobrych planów projektu jest przyjrzenie się przykładowi planu projektu. Twoja firma może mieć zarchiwizowane przykłady lub możesz je znaleźć w Internecie.

Bądź proaktywny we współpracy z kluczowymi interesariuszami. Oznacza to regularne komunikowanie się z nimi przed rozpoczęciem pisania planu i poświęcenie czasu na zrozumienie, czego naprawdę potrzebują. Informuj ich także o postępie projektu — przy każdym kamieniu milowym pamiętaj o uzyskaniu wszystkich niezbędnych zgód. Może to zapobiec przeoczeniu i opóźnieniom.

W pisemnym planie projektu najważniejsza jest przejrzystość i zwięzłość! Ustaw te najważniejsze priorytety. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz pomocy w rozpoczęciu, poprawieniu czy korekcie, Gramatyka może Ci pomóc.

Często zadawane pytania dotyczące planu projektu

Jaki jest najważniejszy krok w pisaniu planu projektu?

Najważniejszym krokiem w pisaniu planu projektu jest określenie celów i wyników projektu.

Jak zapewnić poparcie interesariuszy dla mojego planu projektu?

Poparcie interesariuszy jest na ogół najbardziej prawdopodobne, gdy plan projektu ma jasne cele i liniowy, krok po kroku proces ich osiągnięcia.

Jakich narzędzi mogę użyć do stworzenia planu projektu?

Gramatyka zapewnia wiele narzędzi, których można użyć podczas pisania planu projektu, takich jak funkcja tworzenia i korekta.

Jak zarządzać zmianami w planie projektu w trakcie jego realizacji?

Komunikuj potrzebę wprowadzenia zmian interesariuszom i członkom zespołu. Po wprowadzeniu zmian udostępnij poprawioną wersję planu wszystkim stronom.

Jakich typowych błędów należy unikać podczas pisania planu projektu?

Typowe błędy to:

• Za mało szczegółów w planie
• Brak jasności co do celów, wyników i ról
• Nie wliczając wystarczającej ilości czasu na nieprzewidziane wydatki
• Brak oceny ryzyka i tworzenie strategii łagodzących