Utwórz kartę projektu: przewodnik krok po kroku

• Karta projektu to dokument wysokiego szczebla, który zawiera przegląd projektu.
• Zazwyczaj karty projektów służą jako zachęta dla interesariuszy i inwestorów.
• Karty projektu odpowiadają na pytania interesariuszy i eliminują domysły z ich strony.

Karta projektu jest ważnym dokumentem w cyklu życia projektu. W karcie projektu kierownik projektu przedstawia ogólne aspekty projektu, takie jak jego cele, harmonogram i zakres. Dobrze opracowana karta projektu zwiększa prawdopodobieństwo poparcia interesariuszy i promuje dostosowanie opinii między zainteresowanymi stronami przed rozpoczęciem prac. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o karcie projektu i o tym, jak ją napisać.

Spis treści

Co to jest karta projektu?

Cel karty projektu

Kluczowe elementy karty projektu

Kroki tworzenia karty projektu

Najlepsze praktyki

Często zadawane pytania dotyczące karty projektu

Co to jest karta projektu?

Karta projektu to dokument, który pełni rolę przewodnika wysokiego szczebla po nadchodzącym projekcie. Często następuje po propozycji projektu, która jest dokumentem przedstawiającym projekt zainteresowanym stronom. Jeśli propozycja zostanie zatwierdzona, następnym krokiem jest karta projektu, która zawiera szczegółowe informacje na temat struktury projektu i zarządzania nim.

W zarządzaniu projektami karty projektu są ważne, ponieważ nadają ton relacjom roboczym między interesariuszami, kierownikiem projektu i zespołem wykonującym pracę.

Karta projektu a plan projektu

Zwykle plan projektu opiera się na karcie projektu.

Karta projektu jest prezentowana interesariuszom w celu przeprowadzenia ich przez projekt. Nie wchodzi w szczegóły, takie jak daty kluczowych wydarzeń lub obowiązki poszczególnych członków zespołu; raczej pełni rolę zachęty do realizacji projektu, prezentując jego cele i korzyści.

Plan projektu jest dokumentem bardziej szczegółowym. Tutaj znajdziesz szczegóły projektu, w tym sposób i czas, w jaki kierownik projektu będzie komunikował się z interesariuszami. Plan projektu nie musi „sprzedawać” nikogo w ramach projektu; jego celem jest utrzymanie spójności zespołu, interesariuszy i kierownika projektu.

Karta projektu a uzasadnienie biznesowe

Choć karta projektu określa,cobędzie obejmować projekt, uzasadnienie biznesowe potwierdza, dlaczegointeresariusze powinni zatwierdzić projekt. Uzasadnienie biznesowe to propozycja wartości, która omawia problem, który projekt rozwiąże, oraz dodatkowy zwrot z inwestycji, jakiego mogą oczekiwać interesariusze. Ogólnie rzecz biorąc, uzasadnienia biznesowe szczegółowo opisują finansowe aspekty projektu.

Cel karty projektu

Karta projektu daje zainteresowanym stronom jasną wizję kierunku projektu. Kiedy zostanie im to zaprezentowane, daje im możliwość wyrażenia opinii i zasugerowania zmian w projekcie. Zmiany te mogą zostać uwzględnione w planie projektu.

Ostatecznie karta projektu to dokument zatwierdzany przez zainteresowane strony, dzięki czemu projekt może posuwać się do przodu. Zawsze istnieje możliwość, że zdecydują się go nie zatwierdzić. W takim przypadku może być czas na ponowne przemyślenie. Zatwierdzona karta projektu jest zielonym światłem dla kierownika projektu, aby przejąć stery i rozpocząć pracę.

Kluczowe elementy karty projektu

Tytuł i opis projektu

Karta projektu zaczyna się od tytułu i opisu tego, co ma nadejść. Grammarly może Ci pomóc w tym kroku, tworząc zwięzły tytuł i opis po napisaniu reszty dokumentu. Wypróbuj monit typu „Napisz tytuł i opis tej karty projektu”.

Przykład:

• Opracuj nową witrynę internetową
• Opracuj i uruchom nową witrynę e-commerce, która wspiera rozwój marki i zwiększa sprzedaż.

Cele i cele

Uwzględnij jasne cele i zadania w karcie projektu. Na tym etapie niekoniecznie muszą one być wymierne, ale powinny być jasno określone i realistyczne. Upewnij się, że spełniają kryteria celów SMART: konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie. Więcej na ten temat później.

Możesz na przykład stwierdzić, że celem Twojego projektu jest uruchomienie kampanii marketingowej, która w ciągu najbliższych dwóch lat zwiększy sprzedaż o 40%.

Cele mogą być:

• Uruchomienie nowej strony internetowej w drugim kwartale
• Zwiększ obecność w mediach społecznościowych do 1 posta dziennie na platformę
• Uruchomienie programu polecania znajomym, oferującego zwrot pieniędzy obecnym nabywcom do końca trzeciego kwartału
• Przeszkol zespół w zakresie analityki sprzedaży Shopify, zanim nowa witryna zostanie uruchomiona

Definicja zakresu

Jasno określ zakres projektu. To są konkretne produkty, które zapewni Twój zespół. Spójrz na ten przykład:

Własne zespoły projektowe i programistyczne stworzą i uruchomią nową, w pełni zoptymalizowaną stronę internetową, która zaprezentuje markę w odświeżony, ekscytujący sposób. Strona internetowa będzie wyposażona w panel analityczny, do którego wszyscy członkowie zespołu będą mieli dostęp i które będą mogli przeglądać. Strona będzie pełnić funkcję sklepu internetowego marki, zawierającego stronę produktu dotyczącą każdego oferowanego przez nas produktu. Przesyłki obejmują kopię produktu i zdjęcia każdej strony produktu.

Identyfikacja interesariuszy

Standardowy format karty projektu zawiera nazwiska i tytuły interesariuszy. Uwzględnij je w swoim statucie, aby członkowie zespołu mieli łatwy dostęp do listy.

Oto przykład:

• Kiara Rodriguez, dyrektor ds. marketingu
• Sal Perrone, wiceprezes ds. sprzedaży

Role i obowiązki

W karcie projektu określ rolę i obowiązki każdej zaangażowanej strony. To określa oczekiwania i ułatwia poszczególnym osobom prowadzenie produktywnych dyskusji.

Na przykład:

• David Heredia, starszy projektant UX: Nadzoruje projektowanie i rozwój UX nowej witryny internetowej
• Mona Yosco, koordynatorka ds. marketingu: Utwórz plan treści społecznościowych na tygodnie poprzedzające premierę, okres premiery i kolejne miesiące

Wysoki poziom wymagań

Wymagania wysokiego poziomu to szerokie wymagania, które należy spełnić. Na przykład interesariusz może wymagać zwrotu z inwestycji na poziomie 20%. Uwzględnij je w karcie projektu.

• Prognozowany do trzeciego kwartału wzrost sprzedaży o 40%.
• W momencie uruchomienia witryna internetowa musi być zlokalizowana na wszystkich głównych rynkach

Założenia i ograniczenia

Uwzględnienie założeń w karcie projektu może być rozważne, ponieważ może pomóc interesariuszom i członkom zespołu przewidywać ryzyko. Podobnie uwzględnienie ograniczeń kształtuje wizję gotowego projektu interesariuszy, pomagając im go zrozumieć. Można na przykład założyć, że rebranding będzie najskuteczniejszy, jeśli zostanie przeprowadzony etapami, a ograniczeniem może być fakt, że firma jest obecnie w połowie trzyletniego kontraktu na reklamę na billboardach.

Ryzyko projektu

Należy zwrócić uwagę na wszelkie potencjalne ryzyko, takie jak trudności lokalizacyjne, w karcie projektu. Gramatyka może pomóc, wyświetlając monit typu „Określ możliwe ryzyko w ramach tej karty projektu”.

Przykładowe ryzyka projektowe obejmują:

• Problemy techniczne z realizacją transakcji w sklepie internetowym
• Wyzwania lokalizacyjne przy projektowaniu międzynarodowych wersji serwisu

Harmonogram kamieni milowych

Harmonogram kamieni milowych to harmonogram określający, kiedy interesariusze mogą spodziewać się rezultatów. Napisz realistyczny harmonogram zapewniający wystarczająco dużo miejsca na opóźnienia, takie jak choroba członka zespołu.

• 10 lutego: Spotkanie inauguracyjne wszystkich drużyn
• 7 marca: Pierwsze projekty kopii strony internetowej przesłane do oceny zainteresowanym stronom
• 8 marca: Makiety witryn przesłane do oceny zainteresowanym stronom
• 12 marca: Wszystkie uwagi interesariuszy należy przekazać zespołom kreatywnym
• 20 maja: Strona gotowa do testów
• 30 czerwca: Oficjalna data premiery

Przegląd budżetu

Przegląd budżetu jest jedną z najważniejszych części karty projektu, ponieważ budżet może oznaczać różnicę między zatwierdzeniem a odrzuceniem. Dołącz przegląd potrzebnego budżetu i sposobu alokacji środków.

Oto przykład:

• Projekt przeprojektowania strony internetowej: 60 000 dolarów
  • Zarządzanie: 10 000 dolarów
  • Rozwój: 25 000 dolarów
  • Kreatywność: 20 000 dolarów
  • Zasoby: 5000 dolarów

Kroki tworzenia karty projektu

1 Zacznij

Pierwszym krokiem przy pisaniu karty projektu jest nawiązanie kontaktu z interesariuszami. Przeprowadź z nimi wywiad, aby poznać ich potrzeby i punkty widzenia. Dzięki tym rozmowom zbierz informacje, które wykorzystasz do zdefiniowania celów projektu, założeń, ograniczeń i ryzyka.

2 Zdefiniuj cele i zakres

Zanim zaczniesz pisać, ustal cele SMART:

• Konkretne:czy skupiają się na konkretnym wyzwaniu lub celu?
• Mierzalne: czy możesz określić ilościowo postęp w realizacji celów? Jak?
• Możliwość przypisania: czy istnieją jasne role, które można delegować konkretnym osobom?
• Realistyczne: utwórz kartę projektu
• Terminowe: czy istnieje jasny harmonogram osiągnięcia wyznaczonych celów?

Na tym etapie określ także zakres swojego projektu. Jasno określony zakres może pomóc uniknąć rozszerzenia zakresu, czyli scenariusza, w którym projekt rozrasta się i staje się bardziej złożony po rozpoczęciu pracy.

3 Ustal kamienie milowe i budżet

Opracuj ogólny harmonogram projektu. Określ to szerzej w statucie. Na każdym etapie zanotuj zasoby i koszty związane z osiągnięciem powiązanego celu.

4 Dokumentuj ryzyko i założenia

W tym miejscu wchodzą w grę informacje zebrane od interesariuszy. Zidentyfikuj potencjalne wyzwania związane z projektem i zapisz je w karcie. Oprócz tego należy uwzględnić realistyczne założenia i odpowiednie ograniczenia.

5 Napisz wersję roboczą

Ostatnim krokiem jest napisanie karty projektu. Znalezienie szablonu karty projektu i wykorzystanie go do stworzenia karty może być pomocne.

Gramatyka może pomóc w zidentyfikowaniu luk lub potencjalnych zastrzeżeń do Twojego statutu. Może także dokonać korekty Twojego tekstu i zasugerować, jak poprawić błędy gramatyczne lub uzyskać idealny ton.

Gdy projekt będzie już gotowy, zaprezentuj go zainteresowanym stronom i poproś o opinię. W tym przypadku odpowiedni ton może mieć znaczące znaczenie. Jeśli zainteresowane strony mają sugestie, należy odpowiednio zmienić kartę. Następnie możesz przystąpić do pracy z ostateczną wersją.

Najlepsze praktyki

W karcie projektu niezwykle ważne jest nadanie priorytetu przejrzystości i zwięzłości. Ogólnie rzecz biorąc, karta projektu ma tylko kilka stron i rzadko jest dłuższa niż 15 stron, dlatego należy w niej podsumowywać punkty, a nie zawierać szczegółowych wyjaśnień.

Przed napisaniem karty projektu należy aktywnie współpracować z kluczowymi interesariuszami. Dzięki temu wiesz, jakie są ich potrzeby i jak zaplanować projekty, które pomogą im osiągnąć swoje cele.

Uzyskaj wszystkie niezbędne zgody, zanim przystąpisz do realizacji projektu. Skorzystaj ze swojej karty projektu, aby uzyskać te zgody i upewnij się, że wszystkie zaangażowane strony są zgodne przed rozpoczęciem pracy.

Często zadawane pytania dotyczące karty projektu

Jaki jest główny cel karty projektu?

Podstawowym celem karty projektu jest podsumowanie nadchodzącego projektu. Można go wykorzystać jako wskazówkę dla interesariuszy i przewodnik dla kierowników projektów, aby uniknąć rozsunięcia zakresu.

Czym karta projektu różni się od planu projektu?

Karta projektu w dużej mierze podsumowuje aspekty planu projektu. Podczas gdy plan projektu jest kompleksowym przewodnikiem po każdym aspekcie projektu, karta projektu to krótkie spojrzenie na niego z wysokiego poziomu.

Kto jest odpowiedzialny za stworzenie karty projektu?

Kierownik projektu jest odpowiedzialny za napisanie karty projektu. Mogą używać narzędzi takich jak Gramatyka, aby napisać zwięzły i skuteczny dokument.

Jakie są najczęstsze wyzwania podczas opracowywania karty projektu?

Oto kilka typowych wyzwań, które mogą pojawić się podczas pisania karty projektu:

• Zamiast streszczać, podaje się zbyt wiele szczegółów
• Niejasna treść, która nie daje zainteresowanym stronom jasnego obrazu projektu
• Brakujące informacje, np. konkretne kroki

Czy projekt może być kontynuowany bez karty projektu?

Tak, możliwe jest kontynuowanie projektu bez karty projektu. Karta projektu jest jednak cennym narzędziem pozwalającym utrzymać realizację projektów na właściwej drodze.