Usprawnianie sukcesu: przewodnik krok po kroku dotyczący tworzenia dokumentacji procesu dla Twojej firmy

Może nie jest to najbardziej efektowne zadanie związane z pisaniem tekstów biznesowych, ale dokumentacja procesu jest ważną częścią zarządzania projektami i operacji biznesowych. Posiadanie uproszczonych, dobrze napisanych instrukcji operacji biznesowych i standardowych procedur operacyjnych może zaoszczędzić czas i energię Twojego zespołu oraz uniknąć nieporozumień w miejscu pracy, a także pomóc Ci wyróżnić się jako wydajny i skuteczny komunikator. Tworzenie przewodników po procesach nie musi już sprawiać bólu głowy, jak kiedyś, dzięki narzędziom do tworzenia dokumentacji biznesowej i partnerom zajmującym się pisaniem AI. Zapoznaj się z przewodnikiem krok po kroku dotyczącym tworzenia dokumentacji organizacyjnej i najlepszych praktyk w zakresie dokumentacji procesów.

Co to jest dokumentacja procesu?

Dokumentacja procesu odnosi się do szczegółowego rejestrowania i opisu kroków, procedur i działań związanych z konkretnym procesem biznesowym. Ma na celu zapewnienie wszechstronnego zrozumienia sposobu wykonywania zadań, kolejności działań oraz ról i obowiązków osób zaangażowanych w proces.

Kluczowe elementy skutecznej dokumentacji procesu

Jasne cele i zakres

Podobnie jak w przypadku każdej dobrej komunikacji biznesowej, cel dokumentacji przepływu pracy powinien być jasny przed rozpoczęciem opracowywania treści. Zacznij od przedstawienia konkretnych korzyści biznesowych płynących z tworzenia mapowania procesów biznesowych.

Cele biznesowe mapowania procesów biznesowych mogą obejmować:

• Poprawa efektywności operacyjnej poprzez usprawnienie procesu
• Ułatwienie szkoleń i onboardingu nowym pracownikom
• Aby zapewnić zgodność z przepisami branżowymi

Następnie zdefiniuj zakres swojego dokumentu, zadając sobie pytanie, co powinien zyskać czytelnik, stosując się do dokumentacji przepływu pracy. Najlepsze dokumenty procesowe nie obejmują wszystkiego na raz. Zamiast tego zacznij od konkretnych działań i zarządzaj swoim zakresem, aby stworzyć proces dokumentacji biznesowej, który będzie mógł rozwijać się wraz z Twoją firmą.

Szczegółowe opisy krok po kroku

Tym, co odróżnia dokumentację procesową od innych dokumentów biznesowych, jest jej szczegółowość. Ważne jest, aby nie pomijać żadnego etapu procesu i pisać specjalnie do odbiorców, którzy mogą nie mieć doświadczenia ani wiedzy instytucjonalnej, którą posiadasz jako osoba zaznajomiona z procesem. Dokumentowanie przepływu pracy obejmuje podzielenie całego przepływu pracy na szczegółowe etapy, wyjaśnienie danych wejściowych i wyjściowych oraz określenie obowiązków i zależności dla każdego etapu.

Rozważmy przykład tworzenia dokumentacji procesu onboardingu. Pierwsze trzy kroki w dokumencie przepływu pracy mogą wyglądać podobnie do poniższego przykładu, który został utworzony przy użyciu generatywnej sztucznej inteligencji Grammarly i zwięźle opisuje każdy krok i wymienia dział lub osobę odpowiedzialną za każde działanie.

1. Wstępne wdrożenie

A. Dział HR otrzymuje podpisany list ofertowy od nowego pracownika.

B. Dział HR przygotowuje pakiet onboardingowy dla pracownika, obejmujący wymagane formularze i dokumenty.

C. Dział IT konfiguruje niezbędne konta, pocztę e-mail i uprawnienia dostępu.

2. E-mail powitalny

A. Dział HR wysyła do nowego pracownika spersonalizowaną wiadomość powitalną.

B. Wiadomość e-mail zawiera przegląd harmonogramu wdrożenia, wymagane dokumenty i wiadomość powitalną od zespołu.

3. Dzień 1 — Orientacja

A. Nowy pracownik przybywa do biura i zostaje powitany przez dział HR.

B. HR przeprowadza sesję orientacyjną, przedstawiającą kulturę firmy, misję i wartości.

C. Dział IT zapewnia krótki przegląd systemów i narzędzi technologicznych firmy.

Włączenie wizualizacji

Pomoce wizualne, takie jak schematy blokowe, diagramy i obrazy, mogą przekształcić złożone informacje w łatwy do zrozumienia format. Służą jako szybkie odniesienia i mogą znacznie poprawić zrozumienie procesu, szczególnie w przypadku uczniów-wzrokowców.

Możesz użyć zrzutów ekranu z adnotacjami, aby poprowadzić czytelnika, lub utworzyć film szkoleniowy jako część dokumentacji. Schemat blokowy procesu realizacji zamówienia może stanowić wizualny plan działania, wyjaśniający punkty decyzyjne i działania na każdym etapie. Wykorzystując te narzędzia wizualne, organizacje mogą znacząco poprawić zrozumienie i udostępnić dokumentację szerszemu gronu odbiorców.

Tworzenie przewodników po procesach w 7 krokach

1 Zidentyfikuj procesy, które należy udokumentować.

Określenie, które procesy należy udokumentować, ma kluczowe znaczenie dla skutecznego ustalania priorytetów wysiłków. Zacznij od skupienia się na podstawowych funkcjach biznesowych i krytycznych operacjach, które mają wpływ na wydajność, zadowolenie klientów lub zgodność. Skonsultuj się z członkami zespołu i interesariuszami, aby zidentyfikować newralgiczne punkty i obszary wymagające przejrzystości. Za najważniejsze priorytety dokumentacji uznaj procesy podatne na błędy lub te krytyczne dla wdrażania nowych pracowników.

2 Zaangażuj ekspertów merytorycznych.

Gromadzenie informacji od ekspertów merytorycznych jest niezbędne do stworzenia kompleksowej dokumentacji procesu. Możesz użyć schematu organizacyjnego swojej firmy, aby zidentyfikować autorów i interesariuszy oraz przeprowadzić wywiady lub ankiety z ekspertami w tym procesie, aby uzyskać wgląd w przepływ pracy, dane wejściowe, wyniki i zależności.

3 Określ formaty, których będziesz używać.

Najlepsze dokumenty procesowe są bogate w informacje wizualne i wizualne. Prawdopodobnie będziesz musiał zastosować różne rodzaje treści, od schematów blokowych po klipy wideo. Określ, czy zrzuty ekranu z adnotacjami będą wystarczającą pomocą wizualną, czy też proces wymaga samouczków wideo lub interaktywnych narzędzi szkoleniowych.

4 Przygotuj dokument z pomocą AI.

Napisanie dokumentacji procesu będzie prawdopodobnie najbardziej czasochłonną częścią procesu, ale istnieje kilka sposobów na zmniejszenie tego obciążenia. Możesz na przykład przygotować wersję roboczą dokumentu w trakcie wykonywania procesu, dzięki czemu wykonasz podwójną pracę. Na rynku dostępnych jest także kilka narzędzi, które pomagają kierownikom projektów i zespołom operacji biznesowych w budowaniu i wdrażaniu dokumentacji procesowej. Wiele z tych narzędzi wykorzystuje sztuczną inteligencję, aby pomóc Ci w tworzeniu niezbędnych dokumentów w ułamku czasu.

Narzędzia do dokumentacji procesu:

• Microsoft Visioto narzędzie do tworzenia diagramów i schematów blokowych, które umożliwia użytkownikom tworzenie wizualnych reprezentacji procesów. Oferuje szeroką gamę kształtów i szablonów ułatwiających tworzenie szczegółowych diagramów procesów.
• Lucidchartto oparte na chmurze narzędzie do tworzenia diagramów i współpracy. Zapewnia intuicyjną platformę do tworzenia schematów blokowych, diagramów i innych wizualnych reprezentacji procesów.
• Grammarlyto partner w pisaniu oparty na sztucznej inteligencji, zaprojektowany, aby pomóc Ci na każdym etapie procesu pisania. Użyj go do wygenerowania tekstu i spraw, aby każdy dokument biznesowy był zwięzły, przejrzysty, poprawny gramatycznie i zgodny z marką. Umożliwia także integrację dokumentacji procesów z popularnymi aplikacjami i dokumentami w miejscu pracy dzięki funkcjom udostępniania wiedzy i przewodników po stylach dla zespołów. Zamiast wyposażać zespoły w obszerne przewodniki po stylu lub dokumenty dotyczące marki, Grammarly może dostarczać te same wskazówki bezpośrednio w tekście, co piszą członkowie zespołu.
• Tallyfyto narzędzie do zarządzania dokumentacją procesów i przepływem pracy, zaprojektowane w celu uproszczenia procesów biznesowych. Umożliwia użytkownikom dokumentowanie procesów, śledzenie postępów i zarządzanie przepływami pracy na scentralizowanej platformie.
• Process Streetto lista kontrolna i narzędzie do automatyzacji przepływu pracy, które umożliwia użytkownikom dokumentowanie, wykonywanie i śledzenie powtarzających się procesów. Ma na celu poprawę efektywności powtarzalnych zadań i procesów.

Nawet w przypadku najlepszych partnerów AI na rynku dokumenty procesowe nadal wymagają Twojego ludzkiego podejścia i wiedzy. W tym celu zastosuj najlepsze praktyki w zakresie pisania dokumentacji biznesowej do dokumentacji przepływu pracy:

• Używaj krótkich zdań i prostego języka.
• Wybieraj precyzyjne, aktywne czasowniki i zwięzłe zdania oznajmujące.
• Pisz dla docelowej grupy odbiorców, używając języka wspólnego dla jej roli i poziomu doświadczenia. Jeśli to możliwe, unikaj żargonu i pamiętaj o zdefiniowaniu terminów.
• Używaj aktywnego głosu, aby ułatwić zrozumienie przewodnika i zachęcić czytelnika do podjęcia określonych działań.
• Aby zwiększyć przejrzystość, używaj określonych czasowników. Na przykład „Zaznacz pole w kolumnie 4” jest bardziej pomocne niż „Upewnij się, że wszystkie pola są wypełnione”.
• Uderz w odpowiedni ton dokumentu. Przyjazny, pełen uznania nastrój może zwiększyć zaangażowanie pracowników i sprawić, że żmudne zadania staną się przyjemniejsze, natomiast odważniejszy, bardziej formalny ton może podkreślać powagę lub pilność procesów związanych z zgodnością z prawem i bezpieczeństwem.
• Wykorzystaj w swojej dokumentacji głos i styl marki swojej firmy. Nawet wewnętrzna dokumentacja powinna brzmieć i wyglądać jak marka Twojej firmy.

5 Przejrzyj i zbierz opinie.

Przeglądanie wersji roboczej dokumentacji wykracza daleko poza korektę błędów interpunkcyjnych — chociaż dokładna kontrola zwięzłości, gramatyki i przejrzystości powinna stanowić kluczową część procesu recenzji. Gdy Twój dokument będzie wolny od błędów pisarskich, poproszenie zainteresowanych stron i ekspertów o merytoryczne opinie pomoże Ci dostarczyć możliwie najlepszy produkt końcowy.

6 Rozpowszechniaj i wdrażaj dokumentację procesu.

Najlepsze dokumenty procesowe są bezużyteczne, jeśli nikt z nich nie korzysta. Wdrożenie gotowej dokumentacji procesu wiąże się ze szkoleniem pracowników i skuteczną komunikacją zmian procesowych w organizacji. Jeśli zajdzie taka potrzeba, przeprowadź szkolenia dla odpowiednich zespołów, podkreślając zmiany i korzyści. Komunikuj zmiany w procesach za pośrednictwem wielu kanałów, w tym wiadomości e-mail, spotkań i intranetu, aby zapewnić wszystkim zainteresowanym stronom informacje i dostosowanie się.

Korzystaj z narzędzi, takich jak udostępnianie wiedzy Grammarly i funkcje przewodnika po stylu, aby zintegrować dokumentację procesu z codziennymi przepływami pracy pracowników. Na przykład funkcja Knowledge Share umożliwia administratorom dekodowanie akronimów i żargonu firmowego oraz udostępnianie linków do odpowiednich informacji, co stanowi sprytny sposób na osadzanie dokumentów procesowych lub krótkich instrukcji wszędzie tam, gdzie pracuje Twój zespół. Przewodniki stylistyczne to typowe dokumenty procesowe, które niestety mogą zaginąć na dyskach twardych lub gromadzić kurz w szufladach. Jednak przesłanie przewodnika po stylu do Grammarly zapewni Twojemu zespołowi coaching w czasie rzeczywistym, niezależnie od tego, gdzie pisze, dzięki czemu będzie mógł utrzymać markę przy krótszym czasie szkolenia.

7 Zaplanuj regularne przeglądy i aktualizacje.

Regularna aktualizacja i utrzymywanie dokumentacji procesu ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia jej aktualności i aktualności. Zaplanuj okresowe przeglądy dokumentacji procesów, aby odzwierciedlić zmiany w technologii, przepisach lub strukturze organizacyjnej. Zarezerwuj dni i sesje robocze obejmujące cały zespół, aby zachęcić pracowników do aktualizacji dokumentacji procesu, za którą odpowiadają. Ustanów proces zarządzania zmianami w aktualizacjach, aby zapewnić spójność i dokładność dokumentów.

Dobrze zorganizowana dokumentacja procesu stanowi podstawę sukcesu organizacji, zapewniając przejrzystość, spójność i wydajność w codziennych operacjach. Korzyści obejmują ulepszone doświadczenia związane z wdrażaniem i usprawnione przepływy pracy, a także lepszą współpracę i zdolność dostosowywania się do zmian. Inwestowanie czasu w tworzenie i utrzymywanie dokumentacji procesowej jest inwestycją w długoterminowy sukces przedsiębiorstwa. Nie tylko sprzyja kulturze ciągłego doskonalenia, ale także umożliwia zespołom skuteczne radzenie sobie z wyzwaniami i zapewnia płynne przejście nowym członkom zespołu. Wykorzystując siłę jasnej i kompleksowej dokumentacji procesów, firmy kładą podwaliny pod zrównoważony rozwój, doskonałość operacyjną i odporność w stale zmieniającym się krajobrazie biznesowym.

Często zadawane pytania dotyczące dokumentacji procesu

Jak często należy aktualizować dokumentację procesową?

Dokumentacja procesu powinna być regularnie aktualizowana, zazwyczaj co kwartał do roku lub częściej w odpowiedzi na znaczące zmiany w procesach, technologii lub przepisach, zapewniając jej ciągłą dokładność i przydatność.

Jakie są najczęstsze wyzwania w tworzeniu dokumentacji procesowej?

Typowe wyzwania związane z tworzeniem dokumentacji procesu obejmują uzyskiwanie dokładnych informacji od interesariuszy, dostosowywanie dokumentacji do zmian organizacyjnych, utrzymywanie przejrzystości bez niepotrzebnej złożoności oraz zapewnianie ciągłej przydatności w czasie.

Jak szczegółowa powinna być dokumentacja procesu?

Dokumentacja procesu powinna zapewniać równowagę między byciem wystarczająco szczegółowym, aby zapewnić wszechstronne zrozumienie każdego etapu, w tym danych wejściowych, wyników i obowiązków, a unikaniem niepotrzebnej złożoności w celu zaspokojenia potrzeb docelowych odbiorców.

Czy są jakieś konkretne narzędzia zalecane do dokumentowania procesu?

Zalecane narzędzia do dokumentacji procesów to Microsoft Visio, Lucidchart, Tallyfy i Process Street. Wybór narzędzia zależy od takich czynników, jak preferencje organizacyjne, potrzeby współpracy i złożoność udokumentowanych procesów.