Dlatego powinieneś sprawdzać pocztę rano

Nie sprawdzaj swojej poczty! Wiele osób z wymyślnymi danymi uwierzytelniającymi powie Ci, abyś za wszelką cenę unikał poczty e-mail rano. Julie Morgenstern, konsultantka ds. zarządzania czasem, napisała o tym całą książkę. Powiedziała The Huffington Post, że jeśli ulegniesz pokusie, „nigdy nie wyzdrowiejesz”. Pisarz o rozwoju osobistym, Sid Savara, podaje siedem powodów, by tego nie sprawdzać. Na początek, prośby w e-mailu nie są jeszcze w planie „rzeczy do zrobienia”. Jeśli dodasz je do swojego talerza, odwrócisz uwagę od ważnych rzeczy, które znajdują się już na Twojej liście rzeczy do zrobienia. Chcesz stracić błogość, która towarzyszy ignorancji? Z drugiej strony, tak samo wielu ekspertów powie Ci, żebyś sprawdził pocztę na początku dnia. Oto, co mają do powiedzenia.

Dlaczego powinieneś sprawdzić pocztę?

Usuń to z drogi

Największym powodem sprawdzania poczty rano jest po prostu usunięcie jej z drogi. Lifehacker opowiada o osobistym doświadczeniu Dorie Clark, współpracownika Harvard Business Review: „Przesuwając korespondencję e-mailową do końca dnia, stwierdziłem, że konsekwentnie unikam odpowiadania na niektóre wiadomości, ponieważ wymagały one trudnych wyborów, które mój mózg uznał za męczące. Zdałem sobie sprawę, że jeśli w końcu chcę unicestwić te wiadomości, które leżą na dole mojej skrzynki odbiorczej, to, czego najbardziej potrzebowałem, nie był po prostu czas na odpowiedź; to była siła woli i rozeznanie, aby dokonywać dobrych osądów i odpowiednio reagować”. Zaleca zarezerwowanie dwudziestominutowych okresów w ciągu dnia na obsługę korespondencji e-mailowej.

Trenuj innych, aby szanowali Twój czas

Czy ktoś kiedykolwiek do Ciebie zadzwonił lub wysłał Ci wiadomość z pytaniem, czy otrzymałeś jego e-mail, który wysłał pięć minut temu? W dzisiejszym świecie technologii ludzie chcą rzeczy szybko. Ale czy cierpliwość nie jest cnotą? Jeśli nie odpowiadasz od razu, możesz najpierw zirytować innych. Jednak gdy otrzymają przemyślaną odpowiedź, mogą nauczyć się doceniać twoją pracowitość. Jeśli masz zwyczaj odpowiadać na e-maile rano, możesz odpowiedzieć w ciągu dwudziestu czterech godzin. To rozsądne ramy czasowe, które dają ci czas na właściwą odpowiedź. W końcu twoje częste kontakty zaznajomią się z twoją rutyną. Zobaczą, że jesteś zbyt zajęty, aby być na ich zawołanie, ale wrócisz do nich w odpowiednim czasie. W prawdziwych sytuacjach awaryjnych mogą zadzwonić do Ciebie przez telefon.

Daj sobie czas na poradzenie sobie

Jeśli czytasz e-maile wcześnie, masz czas na reakcję. Jeśli czekasz zbyt późno na pilną wiadomość e-mail, możesz przegapić okazję lub nie mieć wystarczająco dużo czasu na dotrzymanie terminu. Poranne przeglądanie wiadomości e-mail zapobiega powstrzymywaniu innych. Jeśli ktoś potrzebuje Twojej odpowiedzi na postępy, możesz zwiększyć produktywność swojego zespołu, wykonując swoją część tak szybko, jak to możliwe.

Możesz uniknąć „presji e-mailowej”

Według artykułu w The Guardian, londyńscy badacze z Future Work Center poinformowali, że pracownicy czują się pod presją ciągłych strumieni wymagających e-maili. Pracownicy, którzy otrzymują e-maile na swoje urządzenia mobilne za pośrednictwem aplikacji, są jeszcze bardziej zestresowani. W Niemczech problem stał się tak niepokojący, że minister pracy zaczął wprowadzać „antystresowe” przepisy zabraniające firmom kontaktowania się z pracownikami poza godzinami pracy w sytuacjach innych niż nagłe. Chociaż sprawdzanie poczty na początku i na końcu dnia miało najsilniejszą korelację ze stresem związanym z pocztą elektroniczną, raport sugerował wyłączenie automatycznych powiadomień o nowych wiadomościach. Jeśli rano sprawdzisz swoje konto, od razu zajmiesz się najważniejszymi wiadomościami, a następnie zamkniesz aplikację, może się okazać, że będziesz na bieżąco z wiadomościami e-mail bez poczucia przytłoczenia. Co ciekawe, osobowość miała również wpływ na to, jak ludzie czuli się pod presją. To, co psycholog i pisarz naukowy dowiedzieli się o skutkach siły woli, może cię zaskoczyć.

Siła woli jest skończona

W książce Siła woli Roy F. Baumeister i John Tierney podtrzymują siłę woli jako jedno z największych ludzkich wyczynów. Według Tierneya: „Masz tylko skończoną ilość [sile woli] w ciągu dnia, więc powinieneś uważać, aby ją zachować i starać się ją zachować na wypadek sytuacji awaryjnych”. Jak to się ma do e-maili? Łatwo jest odłożyć na nie odpowiedzi, jeśli odpowiedzi wymagają badania lub długiej odpowiedzi. Zbyt długie opóźnienie i wydajesz się niegrzeczny. Odpowiadanie na trudne pytania wymaga silnej woli, a większość z niej masz rano, zanim wyczerpiesz ją, radząc sobie z innymi wyzwaniami. Być może nie będziesz miał ważkich odpowiedzi do napisania każdego dnia, ale kiedy to zrobisz, poranek jest świetnym czasem, aby się do nich zwrócić. Tierney mówi również, że siła woli jest porównywalna z treningiem oporowym. Im więcej będziesz ćwiczyć siły woli, tym silniejsza stanie się twoja samokontrola. Kiedy już z samego rana nauczysz się radzić sobie z kluczową komunikacją, będziesz mieć dyscyplinę, aby uniknąć marnowania energii psychicznej na pożeracze czasu.

Jak to zrobić dobrze

Pisarka Laura Chin mówi nam, jak sprawdzać e-maile bez zaburzania naszej mentalnej energii. Proces rozpoczyna się jeszcze przed włączeniem laptopa. Cytuje dyrektora NeuroLeadership Institute Davida Rocka: „Jeśli nie pamiętasz, jakie są twoje cele, jest mało prawdopodobne, że będziesz w stanie przeskanować środowisko w poszukiwaniu rzeczy istotnych dla twoich celów”. Najpierw określ swoje cele. Gdy później zeskanujesz swoją pocztę, będziesz mógł skupić się na ważnych wiadomościach i podjąć decyzję, jak obsłużyć każdą z nich.

Następnie otwórz swoją skrzynkę odbiorczą. Zapamiętaj te dwa słowa — rozeznanie i siła woli. Przekaż swoje najważniejsze priorytety podczas przewijania nowych e-maili. Kieruj się własnym osądem, aby zdecydować, które wiadomości są najważniejsze. Otwórz je i odpowiedz natychmiast lub oznacz je jako o wysokim priorytecie. Następnie użyj siły woli, aby zamknąć przeglądarkę. Wszystko, co mniej niż krytyczne, może poczekać do późnego dnia.

Czy uważasz, że sortowanie krytyczne z nieważnych zabiera zbyt dużo czasu? Wypróbuj usługę organizacji poczty e-mail, taką jak Unroll.me, która grupuje wiadomości o niskim priorytecie, dzięki czemu możesz skoncentrować się na ważnych rzeczach. Outlook niedawno wdrożył podobną usługę. Nazywa się skoncentrowaną skrzynką odbiorczą. System reaguje i dostosowuje się, gdy obserwuje kontakty, z którymi najczęściej wchodzisz w interakcję. Filtruje również przekierowania, biuletyny i masowe wiadomości e-mail do osobnej karty, którą możesz przeczytać w wolnym czasie. Poza automatycznym usuwaniem spamu, możesz ustawić „reguły”, aby zachować tylko najnowszą kopię nadmiernie częstych biuletynów.

Stresujesz się. Odciągniesz uwagę od swoich codziennych celów. Zmarnujesz zbyt dużo cennego czasu. Oto kilka powodów, dla których ludzie mogą ci powiedzieć, że nigdy nie powinieneś sprawdzać poczty przed lunchem. Jednak wielu ekspertów odkryło, że usunięcie ważnych e-maili w pierwszej części dnia uwolni Twój mózg od innych spraw. Ludzie dowiedzą się, że jesteś zajęty, ale odpowiesz w rozsądnym czasie. I zbudujesz swoją siłę woli, odpowiadając tylko na kluczowe wiadomości. Jaki jest wynik końcowy? Nikt nie może ci powiedzieć, która filozofia jest najlepsza, ponieważ musisz wziąć pod uwagę swoją osobowość i okoliczności. Jaki czas najlepiej pasuje do Twojej pracy? Jaka metoda sprawia, że ​​czujesz najmniej stresu? Kiedy pracujesz najbardziej produktywnie? Nikt nie odrzuci twojego wyboru, jeśli jesteś zdolny i kompetentny w swojej pracy.