9 wskazówek dotyczących skutecznej komunikacji w miejscu pracy

Komunikacja w miejscu pracy nie powinna być taka trudna.

Twój zespół jest zaledwie kilka dni od wydania projektu, nad którym wszyscy męczyliście się od tygodni. Były lawiny e-maili i wiadomości, prezentacji, przeglądów prawnych i popołudniowych niejasnych dyskusji prowadzących do wykresów rysowanych na białych tablicach z markerami, które okazały się nie być suchościeralne. Ups.

Przede wszystkim były spotkania – tyle spotkań. Były te szybkie, codzienne, w których ludzie mówili, nad czym pracują, lub częściej odwracali się od nich. Następnie odbyła się strasznie długa sesja obejmująca dziesiątki slajdów na temat wskaźników użytkownika; pod koniec tego filmu po cichu marzyłeś o wzięciu lekcji kickboxingu.

Mimo to wszystkie te chaotyczne dyskusje i niekończące się wątki e-mailowe jakoś nie zapobiegły zbliżającemu się fiasku. Teraz wydaje się, że nikt nie jest na tej samej stronie, a Twój termin jest coraz bliżej. To, co masz tutaj, jest nędzną lekcją na temat komunikacji w miejscu pracy — lub jej braku.

To, jak skutecznie komunikujesz się ty i twoi koledzy, wiele mówi o tym, jak ogólnie idzie praca. Trudno jest sprawnie załatwiać sprawy, gdy nikt nie ma jasnego planu. Ludzie mogą się gubić, gdy nie widzą dobrego sposobu na omówienie nowych możliwości — nie mówiąc już o nieprzewidzianych wyzwaniach.

Dlatego przedstawiamy kilka wskazówek, jak poprawić Twoje umiejętności komunikacyjne w miejscu pracy.

Wybierz odpowiednie narzędzie do pracy

Istnieje wiele sposobów na nawiązywanie połączeń — i niepoprawne połączenie. Wybierz mądrze.

E-maile mogą być obowiązkowe, ale łatwo je zakopać. Wideokonferencje dodają humanitarnego charakteru, jeśli ktoś pracuje zdalnie, ale mogą być nieporęczne. Podstawowe rozmowy telefoniczne są czasami niedoceniane, ale często warto umówić się z wyprzedzeniem lub przynajmniej zacząć od pytania, do kogo dzwonisz, czy jest to odpowiedni czas na rozmowę.

Zaletą konwersacji w czasie rzeczywistym jest to, jak wiele może ona wyjaśnić w krótkim czasie, oszczędzając obu stronom ogromnej ilości pisania w tę i z powrotem. Bądź rozsądny w ustalaniu kolejności spotkań z wieloma stronami; może to łatwo stać się przykrym obowiązkiem, więc musisz spodziewać się wartościowego zwrotu, aby usprawiedliwić wysiłek.

Niech Twoje spotkania się liczą

Podobnie jak w przypadku pracy, która zgodnie z prawem Parkinsona zostanie rozszerzona, aby wypełnić jak najwięcej czasu, tak samo będzie w przypadku spotkań. Ustal limit czasu i agendę. Zaplanuj, ile czasu poświęcisz na każdy przedmiot, zanim przejdziesz dalej. Chodzi o to, aby szanować czas uczestników, więc komunikuj się o tym w przejrzysty sposób; zrobienie tego pomoże ci uniknąć nadmiernego szorstkości podczas prowadzenia spraw.

W przypadku jeden na jeden, przenieś to w tryb offline

Potencjalne królicze nory obfitują w każdą dyskusję — a niektóre mogą być warte śledzenia, przynajmniej wśród podzbioru uczestników. Na przykład, jeśli twój projektant zda sobie sprawę, że nowy szablon, który zostanie zaakceptowany, będzie wkrótce wymagał zaktualizowanego tekstu, wtedy ona i jej zaufany copywriter mogą omówić te szczegóły po spotkaniu — nie wtedy, gdy ekipa programistów przygląda się temu i stara się nie ziewać. Przydatne zwroty w sytuacjach takich jak ta: „Zabierzmy to w tryb offline”.

Czasami możesz się powtarzać

Jeśli coś ma znaczenie, zwykle warto to powtórzyć.

Czasami, gdy zajmujemy się złożonymi tematami lub trwającymi procesami, warto przypomnieć ludziom o podstawach. Nie musisz o tym mówić. Rozważ ten krótki przykład:

„W porządku, ta telekonferencja ma na celu zaktualizowanie kluczowych graczy w zakresie prototypowania. Staramy się produkować lepsze legowisko dla psa do jesieni, przed wyprzedażami świątecznymi, więc mamy dużo pracy w zakresie optymalizacji odporności na ślinotok. Podczas rozmowy telefonicznej w zeszłym tygodniu Susan poinformowała nas, że dostawca przewiduje ośmiotygodniowy termin realizacji. Oznacza to, że w tym miesiącu musimy ustalić wymiary. Porozmawiajmy o kolejnych krokach. Kto pierwszy?

To krótkie podsumowanie jest dalekie od wykładu, a jednocześnie wiele pozwala:

• Ustala, na czym skupia się rozmowa, dzięki czemu rozmówcy wiedzą, że muszą być na bieżąco i przenosić inne tematy w tryb offline, gdy się pojawią
• Daje również wyobrażenie o tym, czego się spodziewać każdemu, kto wcześniej nie dostroił się
• Powtarza ważną wypowiedź Susan z ostatniego połączenia na wypadek, gdyby ktoś ją przegapił
• Określa kluczowy priorytet i nadchodzący termin

Ta ostatnia część będzie wymagała powtórzenia później, ale w międzyczasie, jeśli Twoja preambuła uratowała komuś niezręczne pytanie lub zdezorientowany e-mail, wykonała swoją pracę. A jeśli martwisz się, że spędzasz zbyt dużo czasu na powtarzaniu swoich śladów, po prostu zapytaj, czy powinieneś przejść do przodu; Twoi koledzy mogą cię zaskoczyć, mówiąc „nie”.

Spróbuj podać kluczowe punkty na kilka różnych sposobów

Może również pomóc w opracowaniu nowych sposobów przedstawiania kluczowych pomysłów — przy użyciu różnych słów lub ewentualnie różnych kanałów komunikacji, takich jak e-mail uzupełniający, w którym można wykrystalizować główne wnioski ze spotkania i kto jest odpowiedzialny za kluczowe działania w przyszłości.

Alex Blumberg, dziennikarz radiowy, który stał się przedsiębiorcą, który założył Gimlet Media, powiedział Tape, że pomimo jego wieloletniej pracy jako zawodowy komunikator, trochę czasu zajęło rozpoznanie znaczenia pomagania współpracownikom w zrozumieniu:

Kiedy ludzie mówią to samo, ma to inny oddźwięk, pochodzi z innego miejsca lub oznacza różne rzeczy dla różnych ludzi… Dużą częścią mojej pracy jest teraz mówienie tego samego na różne sposoby, aby ludzie zrozumieli, skąd to się bierze . Jeśli powiesz to tylko raz, nie ma gwarancji, że ludzie usłyszą to w sposób, w jaki to powiedziałeś.

Innymi słowy, jeśli coś jest wystarczająco ważne, aby znieść powtarzanie, prawdopodobnie warto to również przeformułować.

Uruchom to z powrotem

Zwłaszcza w kwestiach technicznych powtórzenie kluczowych pomysłów może również pomóc w upewnieniu się, że właściwie rozumiesz coś nowego. Jeśli jest czas, spróbuj zapytać osobę, która to wyjaśnia, czy możesz powtórzyć jej punkt widzenia własnymi słowami, i zapytaj, czy masz rację. Jeśli przegapiłeś jakiś ważny szczegół, jest to dobra okazja, aby uzyskać pomoc w jego zrozumieniu.

Uważaj na język ciała

Celowo lub nie, sposób, w jaki poruszasz się, twoje ciało dużo komunikuje. Na przykład, czy wydajesz się zamknięty z założonymi rękami lub aktywnie zaangażowany, powiedzmy, rozmawiając rękami? Warto się nad tym zastanowić, aby nie wysłać złej wiadomości za pomocą swojej postawy lub wyrazu twarzy.

Być może, gdy kolega kończy prezentację i rozgląda się po pokoju, wydajesz się mieć groźne spojrzenie — nie dlatego, że prezentacja była zła, ale dlatego, że jesteś zamyślony. W takich chwilach czasami warto się wytłumaczyć: „To nie było złe, potrzebuję tylko chwili na przetworzenie. Wróćmy za chwilę.

Podsumuj najważniejsze wydarzenia

Często zdarza się, że ludzie spotykają się na godzinę, zadają serię wartościowych pytań, zastanawiają się nad potencjalnymi odpowiedziami, niczego nie rozwiązują, a potem zdają sobie sprawę, że nadszedł czas, aby wyjechać na kolejne spotkanie. W tym miejscu notatki uzupełniające mogą pomóc upewnić się, że wszelkie postępy, które poczyniłeś, nie znikną po prostu za drzwiami.

Jeśli możesz uniknąć wysyłania długich e-maili do długich ciągów odbiorców, prawdopodobnie jest to lepsze. Ale jeśli musisz, możesz również dołączyć tl; dr („zbyt długi; nie czytałem”), który krótko zawiera najważniejsze informacje. Umieść go na górze, aby facet z logistyki, który tylko wydaje się ślizgać, przynajmniej spojrzał na to, co niezbędne.

Bądź miły

Krótkie podziękowanie lub uśmiech w odpowiednim momencie mogą pomóc Twoim współpracownikom poczuć się docenianymi i zrozumianymi.

Jeśli to sprawia, że ​​ludzie chcą z tobą więcej rozmawiać, cóż, czy nie o to chodzi w lepszej komunikacji w miejscu pracy?