10 wskazówek dotyczących efektywnej komunikacji e-mailowej

W dzisiejszych czasach efektywna komunikacja e-mailowa jest niezbędna w każdej firmie i stanowi najbardziej bezpośrednią metodę komunikacji dla wielu profesjonalistów. Większość z nas codziennie pisze e-maile w pracy, ale kiedy ostatni raz poświęciłeś chwilę na zastanowienie się nad swoimi umiejętnościami komunikacji e-mailowej i jak możesz je poprawić?

W tym przewodniku dowiemy się, jak skutecznie komunikować się za pośrednictwem poczty e-mail. Jak się wkrótce przekonasz, skutecznej komunikacji e-mailowej w miejscu pracy lub z klientami można się nauczyć – a tym samym udoskonalić. Przeprowadzimy Cię przez typowe problemy z pocztą e-mail, które mogą Ci się wydawać znajome, a następnie przedstawimy praktyczne wskazówki dotyczące skutecznego pisania wiadomości e-mail. Kąt

Znaczenie skutecznej komunikacji e-mailowej w miejscu pracy

Trudno sobie wyobrazić czas przed e-mailem. Pierwszy e-mail został wysłany w 1971 roku i od tego czasu te elektroniczne listy podbiły świat. Każdego dnia wysyłanych jest oszałamiające 300 miliardów e-maili – a liczba ta będzie nadal rosnąć. Obecnie prawie 4 miliardy ludzi na świecie ma konto e-mail – to ponad połowa światowej populacji.

Więcej kont e-mail oznacza więcej e-maili. Przeciętny pracownik otrzymuje 121 e-maili dziennie, co oznacza, że ​​Twój musi się wyróżniać lub prawdopodobnie zostanie zignorowany.

Ale napisanie skutecznego e-maila jest proste, prawda? Zło. Naukowcy badający rozumienie wiadomości e-mail odkryli, że istnieje kilka poważnych i powszechnych problemów, które mogą wpływać na komunikację e-mailową.

Użytecznie podzielili typowe problemy z pocztą e-mail na następujące kategorie:

• Nie znając się nawzajem
• Trudności w połączeniu
• Brak zaufania
• Brak wskazówek interpersonalnych
• Obniżenie jakości komunikacji
• Dyskomfort emocjonalny i psychiczny
  

Wyniki pokazują, jak ważne jest, aby przekazać właściwe przesłanie. Ale to nie tylko słowa. To także struktura.

W innym badaniu poświęconym efektywnemu wykorzystaniu poczty e-mail w biznesie naukowcy odkryli, że sposób, w jaki Twoja poczta e-mail jest ustrukturyzowana, pisana i prezentowana, wpływa na sposób przekazywania, przetwarzania i rozumienia informacji.

Kluczowym wnioskiem z badań i naszego doświadczenia w świecie rzeczywistym jest: pisanie skutecznej wiadomości e-mail jest podstawową umiejętnością we współczesnym miejscu pracy.

1. Zrozum swoich odbiorców

Kluczem do rozwijania skutecznych umiejętności komunikacji e-mailowej jest zrozumienie odbiorców i dopasowanie do nich korespondencji. Zanim napiszesz e-mail, poświęć trochę czasu na zastanowienie się nad odbiorcą. W kontekście zawodowym osoba ta może być istniejącym klientem, potencjalnym klientem, współpracownikiem lub szefem.

Ich rola i stosunek do ciebie zdefiniują podejście, które przyjmiesz. Wpłynie to również na ton wiadomości e-mail, w tym na to, jak jest ona formalna lub nieformalna.

Na przykład nie spodziewałbyś się nieformalnego e-maila od departamentu rządowego. Również kolega i przyjaciel nie uznaliby wysoce formalnego e-maila za odpowiedni, jeśli zapraszasz ich na drinka.

Jeśli nie masz pewności, jak sformułować wiadomość e-mail, zazwyczaj lepiej jest zachować bardziej formalny niż nieformalny charakter. Pierwsze i ostatnie wiersze wiadomości e-mail mają kluczowe znaczenie dla uzyskania właściwego tonu, więc jeśli chcesz uzyskać wskazówki, jak rozpocząć profesjonalną wiadomość e-mail i jak ją zakończyć, zapoznaj się z naszymi ostatnimi postami na blogu. Możesz również dowiedzieć się więcej o odpowiedniej etykiecie e-mail dla różnych rodzajów e-maili na naszym szczegółowym blogu.

2. Użyj aktywnego głosu

Pisząc e-maile dla biznesu, istnieje tendencja do przyjmowania głosu pasywnego. Pisanie w ten sposób może wydawać się formalne i profesjonalne, ale może łatwo prowadzić do nieporozumień i nieporozumień.

Spójrzmy na przykład. Oto wypowiedź głosem aktywnym.

Chcę, żebyś zadzwonił do Simona w czwartek o 10:00.

Oczywiste jest, że nadawca prosi odbiorcę, aby zadzwonił do Simona w czwartek o 10:00.

Porównaj to z jednym napisanym w głosie biernym.

Ktoś powinien zadzwonić do Simona w czwartek rano.

Czy Simon odbierze telefon? Jeśli tak, to od kogo?

Na najbardziej podstawowym poziomie używanie głosu aktywnego polega na byciu wyraźnym i jednoznacznym. Jeśli piszesz e-mail, powinno być jasne, o co prosisz. Odbiorca nie powinien mieć wątpliwości, co chcesz, żeby zrobił i kiedy.

Aktywny głos może wydawać się nieco niegrzeczny lub bezosobowy, ale w rzeczywistości jest to bardziej profesjonalny sposób komunikowania się. Dodatkowym atutem jest to, że pisanie aktywnym głosem może skrócić twoją wiadomość, a tym samym usprawnić komunikację e-mailową. Dla nas wszystkich, którzy przedzierają się przez setki dziennie, prawdopodobnie zostanie to docenione.

3. Bądź inteligentny emocjonalnie

Inteligencja emocjonalna polega na tworzeniu połączenia z czyimiś głębszymi uczuciami. To potężne narzędzie marketingowe, jak podsumował Harvard Business Review, a także pomaga w tworzeniu skutecznych e-maili.

Inteligentna emocjonalnie wiadomość e-mail jest pisana z uwzględnieniem uczuć odbiorcy. Są napisane w sposób, który wywołuje pozytywną reakcję, używając języka, aby wykorzystać nasze pierwotne emocje.

Zamiast pisać.

Zapraszam na spotkanie…

Dlaczego nie używać.

Doceniam twoją perspektywę na tym spotkaniu. Czy mógłbyś uczestniczyć?

Pierwsza to instrukcja. Drugi to zaproszenie. Oba są napisane aktywnym głosem, ale tylko jeden jest inteligentny emocjonalnie. Mówiąc prościej, inteligencja emocjonalna polega na zrozumieniu, odzwierciedleniu i poszanowaniu emocji danej osoby.

Nie musisz tutaj przesadzać, ale poświęć trochę czasu, aby zastanowić się, jak może wywołać u kogoś pisanie e-maila.

Podejście inteligentne emocjonalnie może również pomóc w kształtowaniu skutecznej komunikacji e-mailowej z klientami. Jest to niezbędne przy rozpatrywaniu reklamacji. Rozpoznając i uznając wszelkie frustracje, zakłócenia i rozczarowania, okazujesz empatię, która może znacznie rozładować sytuację.

4. Wybierz chwytliwy wiersz tematu wiadomości e-mail

Wiersz tematu wiadomości e-mail to tytuł Twojej historii. Najskuteczniejsze tematy wiadomości e-mail są wystarczająco urzekające, aby przyciągnąć czyjąś uwagę, wywołując chęć otwarcia wiadomości, której nie można się oprzeć.

Jeśli Twój wiersz tematu nie jest przekonujący, Twój e-mail nie zostanie otwarty. Taką lekcję możemy wyciągnąć ze świata e-mail marketingu, w którym statystyki pokazują, że mniej niż 20% odbiorców otwiera niechciane wiadomości e-mail.

Nawet jeśli piszesz do cenionego klienta, współpracownika lub przyjaciela, możemy wziąć lekcje od profesjonalnych e-mail marketerów na temat konstruowania wiersza tematu.

Powinno być jasne, proste i zrozumiałe. Powinien dokładnie informować odbiorcę, o czym jest e-mail i zachęcać go do jego otwarcia.

Jeśli piszesz wezwanie na spotkanie, powiedz to.

Gdy Twoja wiadomość e-mail jest pilna i potrzebujesz odpowiedzi, poproś o nią.

Potrzebujesz czegoś uzgodnionego, bądź jasny.

Niestety, odbiorca nadal może łatwo zignorować wiadomość e-mail, ale dobry wiersz tematu może znacznie zmniejszyć to zjawisko.

5. Ustaw cel dla e-maila

W kontekście zawodowym każda wysyłana wiadomość powinna mieć cel. Określając cele związane z pocztą e-mail, zadaj sobie te trzy pytania:

1. O co prosisz odbiorcę?
2. Jak chcesz, żeby się czuli?
3. Jak powinni odpowiedzieć?

Weźmy za przykład wniosek o urlop do kierownika.

1. O co prosisz odbiorcę: Sprawdź mój wniosek urlopowy
2. Jak chcesz, żeby się czuli: Że jestem rozsądna i profesjonalna
3. Jak chcesz, aby odpowiedzieli: Udzielając mojego wniosku urlopowego

Korzystanie z podejścia zorientowanego na cel może pomóc w pisaniu skutecznych wiadomości e-mail w pracy, zapewniając zarys struktury i wpływając na ton głosu – na przykład formalny lub nieformalny.

Nie będziemy tutaj wchodzić w szczegóły, ale możesz dowiedzieć się więcej o tym, jak organizować profesjonalne e-maile, korzystając z naszego szczegółowego przewodnika.

6. Uporządkuj swoje myśli

Zasada piramidy to ugruntowane podejście do efektywnej komunikacji e-mailowej. W latach 80. dyrektorzy McKinsey stworzyli zasadę, aby zapewnić skuteczny sposób na uporządkowanie myśli i poprawę komunikacji biznesowej. Jeśli chcesz wiedzieć, jak pisać skuteczne e-maile biznesowe, pomyśl o piramidzie.

Wyjaśnienie tego może trochę potrwać, ale podstawową zasadą jest to, aby na początku wskazać najważniejszy punkt (lub odpowiedź) i odpowiednio ustrukturyzować swój e-mail.

Załóżmy na przykład, że szef wysyła Ci e-maila z pytaniem, czy powinieneś przedłużyć umowę z koleżanką.

Oto typowa odpowiedź biznesowa, która na końcu odpowiada na pytanie.

Naprawdę lubię Joe i uważam, że ich praca jest dobrej jakości. Pojawiają się jednak pytania, czy potrzebujemy drugiej osoby. W końcu myślę, że powinniśmy.

Korzystając z zasady piramidy, możemy to zmienić.

Myślę, że powinniśmy przedłużyć kontrakt Joe. Ich praca jest świetnej jakości i bez nich nie będziemy w stanie sobie poradzić.

Takie podejście jest dość formalne i nie sprawdzi się w każdej sytuacji. Ale jeśli masz do czynienia z wyraźną prośbą kolegi lub przełożonego, zaoszczędzi to wszystkim czas i zapewni, że nie będzie nieporozumień.

7. Myśl mobilnie

W grudniu 2019 r. prawie 50% wszystkich e-maili było otwieranych na urządzeniu mobilnym. Liczba ta prawdopodobnie wzrośnie, ponieważ coraz więcej z nas cieszy się swobodą i elastycznością pracy zdalnej lub hybrydowej.

Wszyscy wiemy, że czytając maile w telefonie, szybko je przewijamy. Trudno jest czytać długie fragmenty tekstu, a dowody wskazują, że większość z nas nie będzie się tym zawracać.

Naukowcy odkryli, że jeśli wiadomość e-mail nie jest poprawnie sformatowana, istnieje 70% szansa, że ​​dana osoba usunie ją w ciągu trzech sekund.

Niektóre z typowych błędów popełnianych przez ludzi podczas pisania e-maili to:

• Obrazy za duże lub nie na miejscu
• Za dużo tekstu bez wystarczającej liczby przerw
• Układy wielu kolumn (bez szablonu responsywnego)

Pisząc skuteczne e-maile na urządzenia mobilne, staraj się, aby były krótkie, słodkie i proste.

Załóżmy, że już piszesz aktywnym głosem, co pozwoli na odliczanie słów. Oto kilka wskazówek dotyczących tworzenia atrakcyjnych e-maili mobilnych.

• Zachowaj akapity do jednego lub dwóch zdań
• Użyj zasady piramidy, aby uporządkować swoje e-maile, z niezbędnymi informacjami na górze
• Użyj wyraźnej i czytelnej czcionki
• Nigdy nie dodawaj obrazów
• Użyj punktorów, aby podzielić tekst
• Nie używaj tabel
• Uwzględnij wszystkie ważne informacje w treści wiadomości e-mail zamiast załączników

8. Podaj jasne instrukcje

Jeśli prosisz kogoś o zrobienie czegoś, podaj jasne instrukcje. Jeśli to wezwanie na spotkanie, powiedz to. Jeśli chcesz odpowiedzi, poproś o to. Jeśli potrzebujesz kogoś, kto coś dla ciebie zapewni, powiedz mu.

Oto kilka wskazówek, które mogą Ci pomóc.

• Podaj daty i szczegóły
• Używaj akapitów jednozdaniowych
• Podziel rzeczy na kroki
• Rozważ użycie wypunktowań lub listy numerowanej, aby informacje były przejrzyste
• Nie bój się używać pogrubienia , aby wyróżnić ważne informacje

9. Zrozum różnicę między odbiorcą, CC i BCC

Ile e-maili otrzymujesz, które są nieistotne? Odpowiedź jest prawdopodobnie całkiem duża. Skuteczna komunikacja e-mailowa polega na wysyłaniu e-maili tylko do tych, którzy muszą je przeczytać i odpowiedzieć.

Wysyłając wiadomość e-mail, masz trzy możliwości. Możesz wysłać go bezpośrednio do osoby, CC lub BCC. Oto, co oznaczają te terminy.

• Wyślij do: osoba, do której wysyłasz wiadomość e-mail. Nazywają się odbiorcą.
• CC: Kopia wiadomości e-mail zostanie wysłana do tej osoby. Nie są bezpośrednimi odbiorcami wiadomości e-mail, ale informacje mogą być dla nich istotne. Odbiorca i inne osoby, do których wszedł CC, mogą zobaczyć, kto otrzymał wiadomość.
• UDW: „Ukryta kopia wiadomości e-mail jest wysyłana do odbiorcy. Nie są bezpośrednimi respondentami, a odbiorca (lub osoby z CC) nie mogą zobaczyć, że ta osoba otrzymała wiadomość e-mail.

W większości przypadków jest jasne, do kogo jest adresowany e-mail, ale wybór, do kogo wysłać wiadomość, może być trudniejszy. U wielu osób występuje tendencja do CC, ale zastanów się, czy otrzymanie wiadomości e-mail jest konieczne. Jeśli tak nie jest, to nie rób tego.

10. Wybierz najlepszy czas na wysłanie e-maila

Poprawna treść wiadomości e-mail jest bardzo ważna, ale wysłanie wiadomości w niewłaściwym czasie może wpłynąć na liczbę osób, które ją otworzy i przeczyta. HubSpot przeanalizował ponad 4 miliardy e-maili, aby znaleźć najlepszy czas na wysłanie.

Okazało się, że najwyższe współczynniki kliknięć, aby otworzyć, wynosiły:

• 10 RANO
• 1 PO POŁUDNIU
• 18:00

Dochodzą do wniosku, że właśnie w tych czasach większość ludzi zaczyna lub kończy swój dzień pracy i ma czas na sprawdzenie swojej poczty e-mail.

To nie jest nauka ścisła, ale logika podpowiada nam, że wysłanie ważnego e-maila o 4:30 w piątek po południu przed weekendem świątecznym jest prawdopodobnie złym pomysłem.

Czy chcesz zastosować te wskazówki dotyczące efektywnej komunikacji e-mailowej? Flowrite zamienia punktory w gotowe do wysłania wiadomości e-mail szybciej niż kiedykolwiek, co pozwala zaoszczędzić czas i zwiększyć produktywność. Poproś o dostęp i poznaj przyszłość pisania.