Jak przezwyciężyć niepokój związany z e-mailami w pracy

Niepokój związany z pocztą e-mail to stres i strach wywołany zarządzaniem skrzynką pocztową. Chociaż przyczyny niepokoju związanego z e-mailami są złożone, wyniki są bardzo realne, a strach przed e-mailami jest główną przyczyną stresu w miejscu pracy.

Radzenie sobie z lękiem związanym z wiadomościami e-mail obejmuje zrozumienie przyczyn fobii związanej z pocztą elektroniczną i opracowanie strategii usprawniających ten proces.

W tym artykule wyjaśniamy, czym jest niepokój związany z pocztą e-mail, opisujemy niektóre oznaki niepokoju związanego z pocztą e-mail i przedstawiamy porady ekspertów, które pomogą Ci lepiej zarządzać pocztą.

Czy istnieje coś takiego jak lęk przed e-mailami?

Jeśli jesteś jednym z milionów osób, które zapytały Google: Dlaczego poczta e-mail niepokoi mnie? Wtedy jest dostępna pomoc. Lęk e-mailowy to prawdziwy problem, który dotyka większość z nas w pewnym momencie naszego życia.

Lęk wywołuje uczucie zmartwienia, napięcia i strachu, mówi organizacja charytatywna Mind zajmująca się zdrowiem psychicznym. Emocje mogą być generowane przez to, co się wydarzy lub które naszym zdaniem może się wydarzyć w przyszłości.

Gdy wszyscy walczymy z górami wiadomości, możesz zapytać, dlaczego e-maile są tak stresujące?

Możemy uzależnić się od technologii cyfrowej, mówią dr Gini Harrison i dr Mathijs Lucassen z The Open University. Ostrzegają, że nadmierne zaangażowanie w technologię może wpływać na strukturę naszych mózgów. Na przykład nadmierna ilość e-maili może nieustannie rozpraszać uwagę, wpływać na nasz sen i zaburzać równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Możemy również doświadczyć FOMO, co powoduje, że sprawdzamy nasze e-maile częściej niż jest to zdrowe. Wreszcie możemy stworzyć niekorzystne porównania społeczne, wierząc, że inni są szybsi, bardziej wydajni i skuteczni niż my.

E-mail jest jednym z najczęstszych wyzwalaczy lęku społecznego i lęku związanego z produktywnością, mówi Alice Boyes, pisząc w Psychology Today. Sugeruje, że jednym z głównych powodów, dla których obawiamy się wiadomości e-mail, jest to, że jest „asynchroniczna”, co oznacza opóźnienie między wysłaniem wiadomości e-mail a otrzymaniem odpowiedzi.

Wysłanie e-maila powoduje oczekiwanie odpowiedzi, mówi. Oczekiwanie na odpowiedź wywołuje stres. To dlatego, że brak odpowiedzi może sprawić, że twój mózg zacznie biec, tworząc scenariusze, które wypełnią powstałą lukę. Opisuje to jako „emocjonalnie zagmatwane i wywołujące niepokój”.

Niepokój związany z e-mailami może być również spowodowany oczekiwaniem, że odpowiesz na każdy e-mail. Naukowcy nazwali to „nadzwyczajnym uprzedzeniem e-mail”. Mówiąc prościej, jesteśmy zestresowani wiadomościami e-mail bez odpowiedzi, ponieważ wierzymy, że nadawca oczekuje odpowiedzi.

Bez względu na przyczynę niepokoju związanego z e-mailami, należy natychmiast się z tym uporać. Lęk związany z pracą może prowadzić do złego stanu zdrowia fizycznego i nieobecności oraz prowadzić do poczucia depresji.

Jak więc powstrzymać niepokój związany z e-mailami? Najpierw musisz zrozumieć, co powoduje Twój niepokój.

Co powoduje Twój niepokój związany z pocztą e-mail?

Lęk e-mailowy to zbiorcze określenie opisujące stres spowodowany zarządzaniem naszymi skrzynkami pocztowymi. W rzeczywistości istnieje kilka sposobów, w jakie poczta e-mail może wywołać niepokój.

Ile z nich powoduje niepokój w e-mailach?

• Strach przed otwarciem poczty – Strach przed otwarciem wiadomości e-mail może wywołać znaczny niepokój, a najgorsze jest to, że im dłużej go zostawiasz, tym gorzej. (Jeśli masz kilka, nie czuj się źle – psycholog Berit Brogaard przyznaje, że ma ponad 30 000 e-maili bez odpowiedzi). Możesz nie mieć wystarczająco dużo czasu, aby odpowiedzieć na e-maile lub obawiać się ich otwarcia z obawy przed tym, co jest w środku. Bez względu na przyczynę, stres jest prawdziwy.
• Długi czas odpowiedzi na e-mail — jak wyjaśniliśmy powyżej, powolna odpowiedź na e-mail może prowadzić do stresu. Jeśli ktoś ociąga się z odpowiedzią na twoją wiadomość, zaczynasz wyobrażać sobie, dlaczego, co może prowadzić do negatywnej spirali emocji, które mogą wywołać u ciebie niepokój.
• Niepokój podczas otwierania e-maili – Możesz również odczuwać niepokój podczas otwierania poczty, zastanawiając się, co znajdziesz w środku. Może to oznaczać, że po prostu ich nie otwierasz, co powoduje większy stres i prowadzi do nieodebranych wiadomości, które mogą wpłynąć na twoją pracę.
• Niepokój związany z wysyłaniem wiadomości e-mail — niepokój związany z wysyłaniem wiadomości e-mail to stres i obawy, których doświadczasz przed wysłaniem wiadomości. Możesz obawiać się reakcji na wiadomość e-mail z odpowiedzią, którą możesz otrzymać. Niepokój związany z wysyłaniem e-maili jest jednym z powodów, dla których poczta elektroniczna sprawia, że ​​jesteśmy nieszczęśliwi, mówi Cal Newport w „New Yorkerze”.
• Niepokój odpowiadanie na wiadomości – Pisanie e-maili może być trudne i prowadzić do niepokoju i stresu. Znaki ostrzegawcze obejmują ciągłe przeglądanie, przepisywanie i ponowne odwiedzanie wysłanych wiadomości e-mail. Mówienie „nie” jest często najtrudniejszą rzeczą do zrobienia, więc zajrzyj na naszego bloga, aby dowiedzieć się, jak to zrobić grzecznie.
• Brak obaw o odpowiedź – Oczekiwanie na odpowiedź na wiadomość e-mail – szczególnie taką, która wymaga pilnej odpowiedzi – może wywołać stres i niepokój. Im dłużej czekasz, tym gorzej.
• Obsesyjne sprawdzanie wiadomości e-mail — jak odkryli Harrison i Lucassen, obsesyjne sprawdzanie wiadomości e-mail jest oznaką i przyczyną stresu i niepokoju w miejscu pracy. Przeciętna osoba sprawdza swoją pocztę e-mail 15 razy dziennie, ale sprawdzanie niepokoju może prowadzić do tego, że robimy to częściej, w wielu przypadkach sprawdzając setki razy. Utrata połączenia z siecią lub wyczerpanie baterii telefonu może również prowadzić do niepokoju, ponieważ nie możesz pozostać w kontakcie.
• Unikanie wiadomości e-mail – Unikanie niepokoju związanego z wiadomościami e-mail polega po prostu na ignorowaniu wiadomości e-mail i nadziei, że znikną. Jeśli sprawy przybiorą za dużo, możemy się wylogować i wylogować, zostawiając nasze e-maile na inny dzień. To nie jest trwałe rozwiązanie, po prostu odkłada nieuniknioną potrzebę otwierania i odpowiadania na nasze wiadomości.
  

Jak przezwyciężyć niepokój związany z e-mailami

Zbadaliśmy niektóre z najczęstszych przyczyn stresu w skrzynce pocztowej, ale jak radzić sobie z lękiem związanym z pocztą e-mail? Istnieje kilka prostych strategii, ekscytujących nowych technologii i zmian stylu życia, które mogą pomóc w walce ze zmęczeniem poczty e-mail.

Zanim zanurkujemy, jeśli stres, którego doświadczasz, staje się zbyt duży i zaczyna wpływać na Twoje zdrowie psychiczne, zawsze szukaj profesjonalnej pomocy i wsparcia. Odrobina stresu w miejscu pracy jest czymś naturalnym; silny lęk nie jest. Jeśli robi się za dużo, porozmawiaj ze swoim szefem, przyjacielem lub lekarzem.

Oto 10 sposobów na pokonanie niepokoju związanego z e-mailami.

1. Dowiedz się, co powoduje Twój niepokój związany z pocztą e-mail?

Zacznij od zwykłej kartki papieru i wymień, co powoduje niepokój w wiadomości e-mail. Z biegiem czasu dowiedz się, jakie są objawy i zidentyfikuj wyzwalacze. Na przykład, czy jest gorzej rano, wieczorem lub w weekendy?

Rozważ użycie aplikacji do śledzenia nastroju, aby śledzić swoje uczucia. Zebrane informacje mogą zostać wykorzystane do określenia odpowiednich rozwiązań, aby skuteczniej zarządzać pocztą e-mail.

Jeśli cierpisz na przeciążenie poczty e-mail, rozważ użycie narzędzi zwiększających produktywność i asystentów poczty e-mail, które pomogą Ci lepiej zarządzać skrzynką pocztową.

2. Ustal oczekiwania

Jedną z największych przyczyn niepokoju w miejscu pracy jest oczekiwanie na odpowiedź. Nie możesz żądać od kogoś odpowiedzi, ale możesz określić oczekiwania. Jeśli potrzebujesz odpowiedzi, poproś o nią. Jeśli jest to pilne lub czasochłonne, powiedz o tym jasno. Pamiętaj, że nie jesteś niegrzeczny, ale ustalasz oczekiwania.

Z drugiej strony, jeśli nie możesz natychmiast odpowiedzieć na wiadomość e-mail, porozmawiaj z nadawcą i poinformuj go o tym. Potwierdź otrzymanie wiadomości e-mail i podaj ramy czasowe na odpowiedź. Ponownie, zmniejsza to stres dla was obojga.

Oto przykład, jak to może działać.

3. Pisz e-maile inteligentne emocjonalnie

Inteligencja emocjonalna to umiejętność zarządzania własnymi emocjami i pozytywnego ich ukierunkowywania. Możemy wziąć te zasady i zastosować je do komunikacji poprzez inteligentne emocjonalnie e-maile.

U podstaw emocjonalnie inteligentnego e-mailingu leży pozycjonowanie siebie jako odbiorcy. Pomyśl, jak byś się czuł, otrzymując wiadomość (a mniej o tym, o co prosisz jako nadawca).

Eksperci ostrzegają przed efektem „odhamowania”. Bez osoby przed nami jest bardziej prawdopodobne, że napiszemy rzeczy, które mogą kogoś zdenerwować lub obrazić. Inną ważną kwestią jest, aby nigdy nie wysyłać e-maili, gdy jesteś zły lub zdenerwowany.

4. Zrozum etykietę e-mail

Tak wiele niepokoju związanego z e-mailami jest spowodowane błędami i nieporozumieniami podczas pisania wiadomości. Częściowo może to być spowodowane zrozumieniem lub przestrzeganiem prawidłowej etykiety e-mailowej.

Nasz blog zawiera ogromną ilość informacji i wskazówek dotyczących pisania. Możesz znaleźć informacje o tym, jak rozpocząć formalne e-maile, pisać lepsze e-maile biznesowe i jak uzyskać odpowiedni ton w wiadomości e-mail.

Chcesz wiedzieć, od czego zacząć? Nasze 10 wskazówek dotyczących skutecznej komunikacji e-mailowej zawiera kilka podstawowych technik, które poprawią Twoje pisanie.

5. Uzyskaj wsparcie w pisaniu

Niepokój związany z e-mailami może być często spowodowany postrzeganym brakiem umiejętności pisania, mówią naukowcy. „Osoby powstrzymują się od działań społecznych, gdy ich chęć wywarcia określonego wrażenia jest połączona z brakiem pewności co do ich zdolności” – ostrzegają badacze badający komunikację cyfrową.

Wielu z nas ma trudności z uchwyceniem swoich myśli i skutecznym przekazywaniem ich za pośrednictwem naszych e-maili. Może to być szczególnie trudne dla osób komunikujących się w innym języku od samego początku.

We Flowrite ułatwiamy wszystkim pisanie lepszych wiadomości e-mail. Nasz asystent pisania AI może pomóc w tworzeniu lepszych biznesowych e-maili.

6. Depersonalizuj sytuację

Niepokój związany z e-mailami jest często spowodowany zbyt dużym zaangażowaniem emocjonalnym w swoją pracę. Chociaż pewne zaangażowanie emocjonalne jest pozytywne, w niektórych przypadkach kultura pracy „wysokiego zaangażowania” może prowadzić do szkodliwych zachowań.

Jeśli zmagasz się ze stresem, eksperci z MindTools proponują trzyetapowe podejście:

1. Zatrzymaj się i oceń — zanim odpowiesz na e-mail lub popadniesz w stres, cofnij się i oceń sytuację. Dowiedz się, dlaczego czujesz się sfrustrowany i co możesz z tym zrobić.
2. Znajdź coś pozytywnego — nawet w najtrudniejszych czasach spróbuj znaleźć przebłysk pozytywności. Rzuć wyzwanie swojej perspektywie i zachęć się do pozytywnego myślenia. To przerywa tworzenie się negatywnych wzorców mentalnych.
3. Pamiętaj, kiedy ostatnio czułeś się sfrustrowany – Rozpoznanie oznak frustracji i zrozumienie uczuć może wytworzyć empatię, która pomoże ci poradzić sobie w najtrudniejszych chwilach.

7. Odbierz telefon

Czasami odpowiedź na wiadomość e-mail nie jest kolejną wiadomością; to telefon. Odebranie telefonu i zadzwonienie do kogoś może zdziałać cuda.

Mówienie tworzy głębsze połączenia niż e-mail, ponieważ jest aktywne, a nie pasywne. Pomaga również przełamać „luki informacyjne”, które mogą wystąpić podczas mówienia o złożonych tematach.

Rozmowy telefoniczne lub spotkania twarzą w twarz mogą również pomóc w tworzeniu silniejszych relacji, poszerzając również sieć wsparcia.

8. Ustal granice

E-mail to narzędzie biznesowe, które powinno ułatwić Ci życie zawodowe, ale gdy czytasz i odpowiadasz na e-maile o każdej porze dnia, jest to niezdrowe (i prawdopodobnie bezproduktywne). Wyznaczanie granic może pomóc w efektywniejszym zarządzaniu wiadomościami.

Oto kilka wypróbowanych i przetestowanych rozwiązań:

• Chroń czas na codzienne sprawdzanie wiadomości e-mail — Zablokuj trochę czasu w swoim dzienniku, aby zarządzać wiadomościami e-mail i trzymać się ich. Zapewnienie sobie czasu pomaga w ustaleniu oczekiwań.
• E- mail z selekcją — oznaczaj wiadomości i zarządzaj nimi, gdy przychodzą, i najpierw zajmij się tymi ważnymi.
• Korzystaj z nieobecności — Twoja nieobecność to nie tylko wakacje; może pomóc w lepszym zarządzaniu skrzynką pocztową. Automatyczna odpowiedź może potwierdzić odbiór i ustawić oczekiwania na odpowiedź.
  
  Oto przykład:

9. Ćwiczenia

Jeśli Twój niepokój jest spowodowany zbyt dużą ilością czasu w pracy, ćwiczenia mogą pomóc w stworzeniu zdrowego dystansu i zresetowaniu wagi w Twojej równowadze między życiem zawodowym a prywatnym. Ponadto naukowcy odkryli, że każda forma ćwiczeń jest korzystna dla zdrowia.

Badanie w Göteborgu wykazało, że osoby, które regularnie podejmowały aktywność fizyczną przez 12 tygodni, poprawiły objawy lęku.

Ćwiczenia mogą pomóc w poprawie zdrowia fizycznego i samopoczucia oraz zapewnić dystans od przyczyn lęku. Jest tak skuteczny, Harvard posunął się nawet do stwierdzenia, że ​​„zasznurowanie butów i wyjście i poruszanie się może być jedynym najlepszym niemedycznym rozwiązaniem, jakie mamy do zapobiegania i leczenia lęku”.

10. Bądź rozwiązaniem (nie problemem)

Jeśli doświadczasz niepokoju związanego z e-mailami w pracy, jest mało prawdopodobne, że jesteś jedynym. Pisząc i odpowiadając na e-maile, wspieraj innych. Zarządzaj oczekiwaniami, pisz inteligentne emocjonalnie e-maile i bądź cierpliwy. Przeczytaj nasze wskazówki dotyczące etykiety e-mail, aby uzyskać wskazówki.

Bądź rozwiązaniem na stres związany z e-mailami, a nie problem.

Ostatnie słowo na temat radzenia sobie z lękiem związanym z e-mailami

Niepokój związany z e-mailami to prawdziwy problem, który nie znika. Pewien poziom lęku przed e-mailami związanymi z pracą jest nieuniknioną częścią większości zawodów, ale jeśli strach przed e-mailami wpływa na Twoje zdrowie psychiczne i fizyczne, musisz działać.

To, jak przezwyciężyć niepokój związany z e-mailami, zależy od tego, co powoduje Twój strach przed pocztą. Poświęć trochę czasu na zbadanie, zrozumienie i śledzenie tego, co powoduje niepokój związany z pocztą e-mail, a następnie skorzystaj z naszych wskazówek, aby znaleźć rozwiązania, które będą dla Ciebie odpowiednie.