Jak pisać e-maile po angielsku z przykładami

Pisanie e-maili po angielsku nie jest łatwe, szczególnie dla osób, dla których angielski nie jest rodzimym językiem, ale jest to niezbędna umiejętność, która może przynieść korzyści zarówno osobiste, jak i zawodowe.

Jak więc pisać e-maile po angielsku? Przede wszystkim musisz nauczyć się wielu zasad i konwencji e-mailowego angielskiego. Musisz zapoznać się z angielskim formatem wiadomości e-mail, w tym z pozdrowieniami i zwrotami końcowymi w języku angielskim. Kiedy wiesz, jak rozpocząć i zakończyć e-mail w języku angielskim, musisz mieć w tylnej kieszeni popularne zwroty angielskie w e-mailach i rozumieć angielską etykietę e-mail, aby zawsze wyglądać uprzejmie i profesjonalnie.

Aby pomóc Ci udoskonalić swoje umiejętności pisania e-maili w języku angielskim, dostarczymy Ci przykłady e-maili w języku angielskim, które opisują, jak pisać formalną, profesjonalną i nieformalną wiadomość e-mail w języku angielskim. Ten dogłębny przewodnik po pisaniu e-maili zostanie uzupełniony przykładem, w jaki sposób narzędzie do pisania AI Flowrite może pomóc w skutecznym dostarczaniu wiadomości z poprawnym gramatycznie, doskonałym językiem angielskim.

Jak pisać e-maile po angielsku

Aby rozpocząć, uwolnimy angielski format wiadomości e-mail obejmujący pozdrowienia, treść, frazy końcowe wiadomości e-mail i podpis.

Angielski format e-mail

E-maile w języku angielskim są tym, co naukowcy określają jako „wysoce nakazową formę komunikacji pisemnej”. Mówiąc najprościej, istnieją silne i ustalone zasady określające format e-maili w języku angielskim.

Większość z tych zasad pojawiła się w epoce wiktoriańskiej, nic więc dziwnego, że format e-maili w języku angielskim jest bardzo zbliżony do formalnego listu. Zazwyczaj e-mail w języku angielskim składa się z pięciu elementów:

1. Wiersz tematu
2. Formalne lub nieformalne powitanie
3. Kopia ciała
4. Fraza zamykająca
5. Podpis
   

Ten artykuł przeprowadzi Cię przez każdą część i zawiera przykłady struktur e-maili, które ilustrują nasze punkty. Na koniec powinieneś wiedzieć, jak formatować e-maile w języku angielskim.

Dlaczego powinienem formatować swoje e-maile?

Z zewnątrz angielski format listu e-mail może wydawać się dziwny. Mimo to, gdy zrozumiesz zasady, sprawi to, że tworzenie skutecznych e-maili będzie prostsze i szybsze dla wszystkich, jak stwierdzono w tym badaniu dotyczącym pisania listów.

Ale po co zawracać sobie głowę formatowaniem e-maili w języku angielskim? Oto pięć powodów:

1. Jest profesjonalny: Zasady i konwencje formalnego e-maila w języku angielskim są przyjętą praktyką zawodową. Chociaż możesz pisać tak, jak chcesz, wybrany przez Ciebie styl wiadomości e-mail, ton głosu i format przekazują wiadomość do odbiorcy.
2. Jest to bardziej efektywne: każdy e-mail powinien mieć cel, w większości przypadków, wywołanie działania. Korzystanie z ustalonego formatu anglojęzycznego zapewnia prostą i przejrzystą strukturę przekazu wiadomości, która może uzyskać odpowiedź lub pożądany rezultat.
3. Zmniejsza stres i niepokój: „Jeśli użytkownik rozumie list, jest mniej prawdopodobne, że skontaktuje się w celu zadawania pytań za pośrednictwem innego kanału, a bardziej prawdopodobne jest, że zrobi to, o co prosi go list”, mówi rząd Wielkiej Brytanii. . Jasne określenie, czego chcesz i dlaczego, oznacza, że ​​czytelnik nie musi wypełniać luk ani zakładać.
4. To prostsze: zrozumienie, jak formatować e-maile w języku angielskim, ułatwia ich pisanie. Nie ma stresu, martwiąc się o to, jak się do kogoś zwrócić lub podpisać; to już za Ciebie postanowione. Daje ci czas na skupienie się na sednie wiadomości.
5. To szybsze: gdy zrozumiesz podstawowe elementy formalnej wiadomości e-mail, napisanie ich jest łatwe i szybkie. Może to zaoszczędzić godziny, jeśli jesteś podobny do przeciętnego pracownika, który spędza połowę dnia pracy na pisaniu e-maili. Narzędzia takie jak Flowrite mogą zaoszczędzić jeszcze więcej czasu, tworząc doskonale sformatowane, płynne wiadomości e-mail, które uzyskują wyniki w ciągu kilku sekund.
   

Zrozumienie, jak sformatować e-mail w języku angielskim, stanowi podstawową podstawę wszelkiej korespondencji. Ale oczywiście możesz zmienić, dostosować lub zignorować jakąkolwiek część tego, jeśli wymaga tego sytuacja lub okoliczności.

Język zmienia się i ewoluuje, dając Ci swobodę i elastyczność w kształtowaniu korespondencji dla każdej publiczności. Na przykład „prawa” językowe nie są wyryte w kamieniu, mówią naukowcy. Zamiast tego czytelnicy chcą mieć szybki dostęp do informacji, co „wpłynęło na strukturę i funkcję wiadomości e-mail” – powiedzieli naukowcy. Zasadniczo, jeśli istnieje lepszy sposób na przekazanie wiadomości niż trzymanie się zasad, możesz z niego skorzystać.

Jak rozpocząć e-mail w języku angielskim

Tradycyjnym sposobem na rozpoczęcie e-maila w języku angielskim jest użycie słowa „Dear”. W przeszłości radzę ci używać tytułu (pan, pani itp.), ale sprawy potoczyły się dalej. Określenia związane z płcią, takie jak pan i pani, mogą teraz obrażać, więc musimy znaleźć inny sposób na przedstawienie się odbiorcom wiadomości e-mail.

Różne powitania e-mail w języku angielskim zależą od tego, czy zwracasz się do osoby, którą znasz, do osoby, której nie znasz, czy do grupy (na przykład organizacji, zespołu lub anonimowego adresu e-mail).

Oto kilka sposobów na napisanie formalnych powitań e-mail w języku angielskim.

Jeśli znasz imię i nazwisko osoby, powinieneś go użyć. Czyli zamiast "Dear Mrs. Roberts" napisałbyś:

• Droga Saro Roberts
  

Wiele starych, formalnych blogów i artykułów dotyczących pisania e-maili w języku angielskim sugeruje używanie słów „Dear Sir” lub „Dear Madam”, jeśli nie znasz osoby, do której piszesz. Jednak nie zgadzamy się. To jest przestarzałe i niepotrzebne. Jeśli nie możesz znaleźć pełnego imienia i nazwiska osoby (LinkedIn jest tutaj Twoim przyjacielem), znajdź inny sposób, aby się z nią skontaktować.

Oto kilka przykładów zwracania się do osoby, której nazwiska nie znasz:

• Szanowny Menedżerze Marketingu
• Drogi Liderze Zespołu
  

Jeśli zwracasz się do grupy, znajdź odpowiedni sposób na zaangażowanie jej, na przykład:

• Droga drużyno
• Szanowna Dyrekcja Marketingu!
• Drogi Zespół ds. Reklamacji
  

Wiele osób zastanawia się, czy możesz użyć słowa „Cześć” jako powitania w formalnym e-mailu, i tak jest. Jeśli znasz tę osobę lub nie piszesz w formalnym kontekście lub charakterze, to twój wybór.

Treść e-maila

Treść wiadomości e-mail to miejsce, w którym wyjaśniasz, o czym jest wiadomość. Nie ma sztywnych i szybkich reguł, ponieważ każdy e-mail jest nieco inny. Mimo to istnieje naturalny przepływ informacji w formalnym angielskim e-mailu:

• Przedstaw się – imię i nazwisko, stanowisko i organizacja są bardzo ważne
• Wyjaśnij, dlaczego wysyłasz e -maile – opisz, dlaczego się z kimś kontaktujesz
• Mów, czego chcesz – jeśli chcesz czegoś w zamian (odpowiedź, dokument, zdjęcie itp.), to poproś o to
• Kolejne kroki – opisz, co dzieje się teraz, podając ramy czasowe. Jeśli oczekujesz odpowiedzi, jasno określ, kiedy się jej spodziewasz. Nigdy nie zostawiaj zdezorientowanego czytelnika
  

Łatwiej jest to zobaczyć na stronie, więc zapoznaj się z poniższymi przykładami, aby zobaczyć, jak wykorzystaliśmy ten format do tworzenia skutecznych e-maili w języku angielskim.

Angielskie frazy zamykające e-maile

Rodzaj frazy zamykającej, której używasz w e-mailu w języku angielskim, zależy od tego, czy piszesz formalną czy nieformalną wiadomość e-mail. Przyjrzyjmy się obu rodzajom wiadomości zamykających e-mail poniżej.

Jak zakończyć formalną wiadomość e-mail w języku angielskim?

Są tylko dwie rzeczy, które musisz wiedzieć o skończeniu formalnego e-maila w języku angielskim:

• Jeśli znasz imię osoby, użyj końcówki „Z poważaniem”.
• Jeśli nie znasz tej osoby (lub piszesz do organizacji lub zbiorowego adresu e-mail), używasz „swojego wiernie”.
  

Jak zakończyć nieformalną wiadomość e-mail w języku angielskim?

Ze swej natury nieformalne e-maile nie podlegają zasadom, więc możesz pisać, co chcesz. Niemniej jednak niektóre znajome wyrażenia, które możesz znaleźć, są często używane podczas kończenia nieformalnych wiadomości e-mail.

Niektóre podpisy e-mail, których możesz użyć, obejmują:

• Serdeczne pozdrowienia
• Z poważaniem
• Nie mogę się doczekać kontaktu z Tobą
• Proszę o kontakt w celu uzyskania dodatkowej pomocy

Podpis E-mail

Profesjonalny podpis e-mail zawiera podstawowe informacje, które czytelnik powinien o Tobie wiedzieć, w tym:

• Twoje imię
• Stanowisko
• Organizacja
• Szczegóły kontaktu
  

Każdy angielski podpis e-mail powinien zawierać następujące elementy, ale możesz dodać więcej, w tym:

• Szczegóły kwalifikacji
• Wybrane zaimki
• Linki do mediów społecznościowych

Popularne angielskie zwroty e-mail

Mógłbyś napisać całą książkę na temat zwrotów w e-mailach w języku angielskim, ale na potrzeby tego bloga musimy mówić krótko (i nie możesz się nudzić). Oto kilka przydatnych zwrotów w języku angielskim w biznesie, które warto zawrzeć w wiadomościach e-mail w języku angielskim:

• piszę, żeby ci opowiedzieć
• Kontaktuję się z Tobą, aby to potwierdzić
• To tylko krótki e-mail, aby to wyjaśnić
• Tylko szybkie przypomnienie, że
• Ten e-mail ma Cię poinformować, że
• Skontaktuję się z Tobą z dodatkowymi informacjami
• W załączeniu informacje, o które prosiłeś
• Zapraszam Twoje przemyślenia na
  

Istnieje kilka nieformalnych zwrotów w języku angielskim, które możesz przeczytać i użyć samodzielnie:

• Świetnie nadrobić zaległości
• Mam nadzieję, że miałeś udany weekend
• Mam nadzieję, że masz się dobrze
• Mam nadzieję, że wszystko jest dobrze z tobą
• Miło słyszeć od ciebie
• Byłem zachwycony otrzymaniem Twojej wiadomości

Etykieta e-mail w języku angielskim

Formalne zasady reguł języka angielskiego określają strukturę wiadomości e-mail, w tym pozdrowienia, przepływ informacji i odpowiednie podpisy. Etykieta e-mailowa opisuje niepisane zasady, które pomagają tworzyć i kształtować lepsze wiadomości.

Oto 10 zasad i wskazówek dotyczących etykiety e-mail, które wszyscy angielscy autorzy e-maili powinni znać.

1. Napisz profesjonalny temat — podaj w temacie jak najwięcej informacji o swojej wiadomości
2. Utrzymuj krótkie i rzeczowe wiadomości – wyostrzaj swoje wiadomości i usuwaj informacje, które nie są niezbędne
3. Nie próbuj być śmieszny – dowcipy są dopuszczalne wśród znajomych, ale humor nie zawsze podróżuje, więc nie zawracaj sobie głowy
4. Limit caps – Ogranicz liczbę wielkich liter, których używasz i pisz w zdaniu tam, gdzie to możliwe
5. Unikaj wykrzykników — wykrzykniki są popularne w mediach społecznościowych, ale należy ich używać oszczędnie w formalnych i nieformalnych e-mailach w języku angielskim
6. Szanuj różnice kulturowe – Pisząc do kogokolwiek, szanuj różnice kulturowe w swoich wiadomościach
7. Unikaj terminów związanych z płcią — nie jest już właściwe używanie terminów takich jak Pan, Pani i Pani, więc ich unikaj
8. Używaj standardowych czcionek — nie używaj zwariowanych lub mylących czcionek; trzymaj się profesjonalnych czcionek dla wszystkich wiadomości
9. Zawsze sprawdzaj każdą wiadomość – Sprawdź swoje wiadomości przed ich wysłaniem (i sprawdź ponownie, aby się upewnić!)
10. Ogranicz rozmiary załączników — skrzynki odbiorcze wiadomości e-mail mogą być zaśmiecone, a duże załączniki do wiadomości e-mail nie pomogą, więc nie wysyłaj dużych plików
    

Przestrzeganie etykiety e-mailowej może być wyzwaniem dla nas wszystkich, dlatego stworzyliśmy szczegółowy przewodnik po niektórych niepisanych zasadach, którymi rządzą się e-maile w języku angielskim.

Zasady gramatyczne dotyczące pisania e-maili

Język angielski rządzi się regułami gramatyki, które czasami mogą być dla wszystkich mylące. Chociaż nie musisz biegle znać języka angielskiego, aby pisać skuteczne e-maile, zrozumienie podstaw jest niezbędne.

Oto 10 rzeczy, których potrzebujesz, aby pisać lepsze e-maile w języku angielskim:

1. Zawsze używaj wielkich liter dla imion
2. Postępuj zgodnie z formatem e-mail opisanym powyżej
3. Rozpoczynaj zdania wielką literą, dziel zdania przecinkami i kończ każde zdanie kropką
4. Utrzymuj krótkie zdania
5. Każde zdanie powinno mieć podmiot (Jan), czasownik (czyta) przedmiot (książki)
6. Użyj aktywnego głosu, aby zaangażować czytelnika. Narzędzia takie jak Flowrite mogą pomóc w bezpośrednim i wyraźnym zaangażowaniu użytkowników
7. Nie używaj emotikonów
8. Podziel listy na wypunktowane punkty, aby ułatwić czytelnikom zrozumienie informacji
9. Wyjaśnij akronimy, gdy ich używasz
10. Nigdy nie używaj przekleństw

Angielskie przykłady e-maili

Udostępniliśmy obszerny przewodnik dotyczący strukturyzowania i pisania skutecznych e-maili w języku angielskim. Teraz zastosujmy niektóre z tych zasad w praktyce i zilustrujmy je przykładami pisania formalnego e-maila po angielsku, profesjonalnego e-maila po angielsku i nieformalnego e-maila po angielsku.

Jak napisać formalną wiadomość e-mail po angielsku?

Powyżej omówiliśmy podstawy pisania formalnego e-maila w języku angielskim; Oto jak to działa. W tym przykładzie wiadomości e-mail w języku angielskim prosimy o produkty od osób i firm, które już znamy.

Jak napisać profesjonalną wiadomość e-mail po angielsku?

W biznesie czas to pieniądz, więc idealna profesjonalna wiadomość e-mail w języku angielskim jest krótka, przejrzysta i bezpośrednia. Oto przykład, jak napisać profesjonalną wiadomość e-mail w języku angielskim.

Jak napisać nieformalną wiadomość e-mail po angielsku?

Pisząc nieformalną wiadomość e-mail, nie jesteś tak skrępowany zasadami i możesz swobodniej komunikować się i korespondować. Oto przykład ciepłego i przyjaznego e-maila do kogoś, kogo znasz.

Poprawa umiejętności pisania e-maili w języku angielskim

Najlepszym sposobem na nauczenie się pisania e-maili w języku angielskim jest przeczytanie (i napisanie) jak największej liczby e-maili. Sprawdź próbki online, zapisz się na listy mailingowe lub przeczytaj swoją skrzynkę odbiorczą, aby znaleźć przykłady e-maili w języku angielskim, które Ci się podobają.

Aby poprawić swoje umiejętności pisania e-maili w języku angielskim, jednym ze świetnych sposobów jest prowadzenie listy wyrażeń, które lubisz i których chcesz używać. Z biegiem czasu przekonasz się, że pomaga to zrozumieć elementy składowe doskonałych angielskich wiadomości e-mail i poprawia słownictwo oraz umiejętności gramatyczne. Możesz także stworzyć bank szablonów wiadomości e-mail, których możesz użyć, aby zaoszczędzić czas podczas pisania wiadomości e-mail w języku angielskim . Ten zasób może pomóc w identyfikacji udanych (i nieudanych) wiadomości e-mail, pomagając rozwinąć własny styl pisania formalnych wiadomości e-mail w języku angielskim.

Na koniec musimy ząbkować własny róg. Blog Flowrite zawiera dziesiątki artykułów na temat pisania formalnych i profesjonalnych e-maili w języku angielskim. Obejmują wszystkie aspekty codziennej komunikacji potrzebnej w różnych miejscach pracy i mogą pomóc Ci zwiększyć produktywność w pracy i życiu osobistym.

Jednak to nie wszystko. Nasz asystent pisania AI może pomóc Ci komunikować się pewnie, zamieniając krótkie instrukcje w gotowe do wysłania wiadomości e-mail w doskonałym języku angielskim. Jeśli nam nie wierzysz, zapoznaj się z poniższym przykładem Flowrite w akcji. Jak widać, może to być tak proste, jak kliknięcie przycisku.

Mamy nadzieję, że ten wpis na blogu pomógł Ci nauczyć się pisać e-maile w języku angielskim. Jeśli uznałeś to za pomocne, sugerujemy dodanie tej strony do zakładek, aby odświeżyć pamięć na wypadek, gdybyś miał wątpliwości co do gramatyki, etykiety, zwrotów lub formatu wiadomości e-mail po angielsku. Aby uwolnić się od wszelkich wątpliwości, wypróbuj Flowrite i zacznij ulepszać swoją codzienną komunikację.