Etykieta e-mail dla PR-owców

Niedawno spędziłem dwie godziny na oczyszczaniu mojej skrzynki odbiorczej ze starych e-maili. Ruch został wymuszony przez mój zakup nowego komputera i chęć oczyszczenia mojego starego komputera z bezużytecznych plików. Podczas czystki, która była pierwszym tego typu przedsięwzięciem od ponad dwóch lat, natknęłam się na setki informacji prasowych i maili od PR-owców. Usunąłem wiele z nich iw trakcie wymyśliłem kilka sugerowanych reguł e-mail dla ludzi PR.

1 . Umieść temat w e-mailu : po prostu nie rozumiem, dlaczego ludzie wysyłają e-maile bez tematu. Celem wiersza tematu jest poinformowanie odbiorcy, o czym jest wiadomość. Jeśli nie ma tematu, najwyraźniej nie masz mi nic do powiedzenia.

2. Ponownie, bez załączników : absolutnie niesamowite jest to, że ludzie wysyłają e-maile z gigantycznymi załącznikami do niczego niepodejrzewających odbiorców. Nie ma powodu, dla którego nie można wyciąć i wkleić czegoś w formie dokumentu programu Word do treści wiadomości e-mail. Jeśli jest to coś wymagającego graficznie, umieść to na stronie i podaj link.

3. Dołącz moje imię : Nie nazywam się Bill, Bob, Joanie ani Chachi. Nie jest to również „tutaj nazwisko” ani „pierwszy ostatni”. Po co wysyłać e-maile, jeśli nawet nie wiesz, do kogo się zwracasz?

4. >>>>: Dziękuję za przesłanie mi komunikatu prasowego : Oczywiście byłeś zbyt leniwy, aby wyciąć i wkleić aktualną informację do e-maila. Zamiast tego po prostu przesłałeś mi go z dołączonymi irytującymi symbolami karetki. Co dziwne, staje się to poniekąd problemem wśród reporterów, którzy uważają, że jest to definitywny znak braku szacunku i lenistwa.

5. Och, ten temat : Proszę, powiedz, że to komunikat prasowy. Oto przykład: „Informacja prasowa: XYZ Corp. ogłasza uruchomienie programu świadczeń korporacyjnych”. W rzeczywistości przekonasz się, że ludzie chętniej przeczytają to wydanie niż zwodniczy nagłówek, który ma na celu nakłonić kogoś do otwarcia. Mam w programie Microsoft Outlook ustawioną „regułę”, która umieszcza każdą wiadomość e-mail zawierającą termin „informacja prasowa” w specjalnym folderze. Przeglądam ten folder co najmniej dwa razy dziennie.

6. Sprawdzanie pisowni : wystarczy, że leniwi dziennikarze, tacy jak ja, popełniają błędy ortograficzne i gramatyczne. Uruchom sprawdzanie pisowni przed wysłaniem wiadomości e-mail i poświęć chwilę na przeczytanie wiadomości e-mail przed jej wysłaniem. Znalazłem wiele e-maili, w których ludzie błędnie wpisali imię klienta. W jednym przypadku nie mogłem rozgryźć, jaka jest nazwa firmy, ponieważ osoba kilka razy przeliterowała ją inaczej i użyła różnych elementów brandingu (dużych liter i myślników).

7. Jesteś profesjonalistą, zachowuj się jak jeden : e-maile zaczynające się od powitania „Yo!” są tym, czego oczekuję od moich przyjaciół, a nie od ludzi, których nigdy nie spotkałem.

8. Nie chodzi o ilość, ale o jakość : Długie e-maile są denerwujące i marnują mój czas. Przejdź do sedna i tam zakończ.

9. Proszę o kontakt : Znalazłem co najmniej sto e-maili, w których ludzie nie podali swoich danych kontaktowych. Znalazłem również kilka dziwnych przypadków, w których ludzie nie podawali numeru kierunkowego swojego numeru telefonu.

10. Proszę przestać do mnie pisać : Od czasu do czasu prosiłem o usunięcie z różnych list prasowych i rzadko kiedy moje prośby o usunięcie zostały wysłuchane. Aktualizuj swoją listę e-mailową i w ramach profesjonalnej uprzejmości usuwaj osoby, które o to proszą.

11. Tak, dostałem Twój e-mail : Trzykrotne wysyłanie e-maili do dziennikarza z pytaniem, czy otrzymali Twój e-mail, nie jest dobrym sposobem na wykorzystanie Twojego czasu. Zdaję sobie sprawę, że wielu PR-owców prowadzi listy projektów, które regularnie aktualizują. Wiem, że obok mojego imienia i nazwiska zwykle jest coś w stylu „Wysłano e-mail, dzwoniono, brak odpowiedzi”. Masz zdjęcie? Zasypywanie czyjejś skrzynki odbiorczej niezliczoną ilością wiadomości e-mail to sposób na umieszczenie go w folderze spamu.

12. Ukryj swoją listę dystrybucyjną : Funkcja „BCC” jest tam nie bez powodu. Oglądanie długiej listy dystrybucyjnej jest nie tylko denerwujące, ale także strategicznie nierozsądne. Teraz wiem, co widzieli inni dziennikarze i mogę napisać na ten temat. W związku z tym nie jestem zainteresowany pisaniem na ten temat.

13. Czy ty, uh, Yahoo!? : Być może jest to totalne czepianie się, ale mam problem z flaksami lub firmami, które korzystają z bezpłatnych usług e-mail. Innym jest to, że wydaje mi się dziwne, że firma nie ma własnej usługi poczty e-mail. Rozumiem, że Gmail to świetna usługa poczty e-mail, ale oferuje Google Apps, z których możesz korzystać we własnej domenie. Myślę, że każdy w PR bez strony internetowej lub adresu e-mail we własnej domenie nie wykonuje swojej pracy właściwie.

14. Chleb pszenny wolny od wirusów : Informacja prasowa z załącznikiem, który niedawno otrzymałem, zainfekowała mój komputer wirusem (pomimo obecności oprogramowania antywirusowego i zapory). Myślisz, że jestem zły?

15. Czy to naprawdę wysoki priorytet? : 'Nuff powiedział.

16. Formatuj w postaci zwykłego tekstu : Wstawienie logo firmy lub użycie grafiki w treści wiadomości e-mail może sprawić, że poczta będzie uciążliwa. Te obrazy mogą również nie wyświetlać się poprawnie w niektórych programach pocztowych, a wiadomość e-mail będzie wyglądać w sposób, który sprawi, że będzie dziwna lub nawet całkowicie nieczytelna.

17. Mądrze korzystaj z poczty elektronicznej : przeczytaj książkę Ezopa „Chłopiec, który zawołał wilka”.

18: Właściwie kieruj swoje e-maile : Nie mam pojęcia, dlaczego otrzymuję setki informacji prasowych o firmach biotechnologicznych (nigdy nie poruszam tego tematu) lub e-maili dających mi możliwość przeprowadzenia wywiadów z sędziami „American Idol”.

19. Osobiste e-maile to nie-nie : Nie znasz mnie, więc czy nie byłoby dziwne, gdybyś otrzymał ode mnie e-mail, w którym proszę o pomoc w znalezieniu nowego mieszkania lub pracy dla przyjaciela?

20. Uważaj, co przekazujesz : Byłem zszokowany, widząc, że wielu PR-owców przesłało mi materiały polityczne i religijne. W jednym przypadku flak przesłał mi trochę politycznie nacechowanego spamu na temat Izraela i Palestyny. Nie ukryła listy dystrybucyjnej i zauważyłem na niej wiele innych typów Silver, Gold i Wein. To, co przekazujesz swoim przyjaciołom i rodzinie, zwykle nie nadaje się do przekazania kontaktom zawodowym.

Jak zawsze mam nadzieję, że te „zasady” okażą się pomocne. Zdaję sobie sprawę, że większość ludzi mądrze korzysta z poczty elektronicznej w środowisku zawodowym, ale jest zbyt wielu, którzy tego nie robią i źle odnoszą się do tych z nas, którzy polegają na tym medium w swojej pracy.

Ben Silverman był wcześniej felietonistą z wiadomościami biznesowymi dla The New York Post i założycielem/wydawcą DotcomScoop.com.

Pobierz pięć (5) bezpłatnych e-booków PR i informacji prasowych (wartość 67 USD) tutaj: https://www.ereleases.com/free-offer/pr-bonus-5-free-ebooks/