25 zasad i wskazówek dotyczących etykiety e-mail, które każdy profesjonalista powinien znać
Opublikowany: 2022-03-22Ponieważ e-mail zajmuje do 28% przeciętnego czasu profesjonalisty, ludzie często pomijają etykietę e-mail w imię produktywności. Istnieje jednak zestaw zasad i wskazówek, których należy przestrzegać w biznesowych wiadomościach e-mail, niezależnie od tego, jak bardzo jesteś zajęty. W rzeczywistości właściwa etykieta e-mailowa nie tylko pozwoli zachować profesjonalizm, ale może również zwiększyć efektywność komunikacji i pomóc firmie uniknąć kosztownych błędów.
Zanim przeczytasz ten wpis na blogu, będziesz wiedział wszystko, co musisz wiedzieć o e-mailowej etykiecie, którą możesz przekazać swoim współpracownikom.
Co to jest etykieta e-mailowa?
Etykieta e-mail to zasady, które kierują naszym zachowaniem podczas wysyłania i odbierania wiadomości e-mail. Ten kodeks postępowania zawiera wytyczne dotyczące odpowiedniego języka, pisowni, gramatyki i obyczajów. Właściwa etykieta zależy od tego, do kogo wysyłasz e-maile. W miejscu pracy zawsze bezpieczniej jest błądzić po formalnej stronie tych konwencji.
Dlaczego etykieta e-mail jest ważna?
Przestrzeganie etykiety e-mailowej pomoże Ci nawiązać profesjonalizm, budować silniejsze relacje w miejscu pracy i dobrze reprezentować pracodawcę. Dzięki temu komunikacja będzie bardziej wydajna, a Ty i Twoja firma nie będziecie wpadać w kłopoty. Zapoznanie się z profesjonalną etykietą e-mailową pomoże ci komunikować się z innymi z szacunkiem i odnieść sukces w karierze.
1. Napisz jasny temat
Ponieważ wielu z nas jest stale zakopanych w naszych skrzynkach odbiorczych, wiersz tematu może mieć znaczący wpływ na to, czy Twój e-mail zostanie otwarty, czy nie.
Przestrzeganie etykiety e-mailowej Postaraj się o jasny i krótki wiersz tematu, który w kilku słowach lub zwięzłym zdaniu opisuje, o czym jest Twój e-mail. Używaj identyfikatorów, takich jak „propozycja” i „aplikacja”, które natychmiast informują odbiorcę, czego może oczekiwać od wiadomości e-mail. Wiersze tematów, które zapewniają użyteczność, są chętniej czytane, więc postaraj się, aby były praktyczne.
Cokolwiek robisz, nigdy nie wysyłaj e-maili bez tematu. To wyraźne naruszenie właściwej etykiety e-mailowej. Wyświetlenie „Brak tematu” prawie gwarantuje, że odbiorca przeniesie Twoją wiadomość prosto do kosza, ponieważ wydaje się podejrzana.
2. Zacznij od profesjonalnego powitania
Najlepszy sposób na powitanie osoby w wiadomości e-mail zawsze zależy od relacji z nią i tematu. Właściwy sposób na rozpoczęcie profesjonalnej wiadomości e-mail różni się od formalnego do zwykłego, ale nigdy nie powinieneś natknąć się na nieformalny.
Niektóre z najczęstszych powitań to:
- Szanowna Pani/Pani/Panie <Nazwisko>,
- Witaj <Imię>,
- Cześć <Imię>,
Lista nieformalnych powitań uznawanych za złą etykietę e-mail obejmuje zakres od „Hej” i „Jo” do samego imienia odbiorcy – i zaufaj nam, nie chcesz popełnić błędu w tej e-mailowej etykiecie.
3. Nie zapomnij się przedstawić
Nigdy nie powinieneś zakładać, że odbiorca wie, kim jesteś. Zwłaszcza jeśli po raz pierwszy kontaktujesz się z kimś, kogo nie znasz, częścią etykiety e-mailowej jest rozpoczęcie treści wiadomości od krótkiego wprowadzenia – wystarczy krótka lub dwie linijki zawierające istotne informacje. Jeśli znasz odbiorcę, ale nie jesteś do końca pewien, czy twoje imię mu dzwoni, znajdź sposób, by wspomnieć, kiedy ostatnio rozmawiałeś, lub przypomnieć im, jak się znacie.
4. Niech to będzie krótkie
Ponieważ przeciętny pracownik biurowy otrzymuje ponad 100 e-maili dziennie, nikt nie ma czasu na czytanie długich wiadomości.
Najgorsze, co możesz zrobić, to zmusić odbiorcę do przejrzenia całego e-maila, aby dowiedzieć się, o czym jest Twoja wiadomość. Zamiast tego powinieneś być otwarty na cel swojego e-maila, określając go na samym początku. Szybko wypowiadaj się, nie gadaj i używaj krótkich, dobrze czytanych zdań. W idealnym przypadku Twój e-mail ma tylko jeden cel, ale jeśli chcesz poruszyć różne tematy, rozważ skondensowanie ich do wypunktowań.
Kiedy myślisz, że skończyłeś, poświęć trochę czasu na edycję wiadomości, aby upewnić się, że jest przejrzysta i usuń wszystkie niepotrzebne słowa. Jeśli nadal uważasz, że to za długo, zastanów się, czy istnieje lepszy kanał niż e-mail do komunikowania się na dany temat.
5. Powstrzymaj się od humoru
Bez odpowiedniego tonu i ekspresji, które im towarzyszą, nawet najbardziej zabawne puenty mogą wylądować wiele kilometrów od celu.
Dlatego humor często ginie w tłumaczeniu w e-mailu. Sarkazm jest szczególnie niebezpieczny w formie pisemnej, ponieważ czytelnik może dosłownie zinterpretować to, co właśnie powiedziałeś. O ile nie jesteś naprawdę blisko z odbiorcą, powinieneś unikać żartowania w profesjonalnym e-mailu.
Nie chodzi nawet o ryzyko niezrozumienia – to, co uważasz za śmieszne, niekoniecznie jest zabawne dla odbiorcy.
6. Popraw strukturę wiadomości e-mail
Profesjonalna wiadomość e-mail powinna zawierać temat, powitanie, treść, podpis i podpis. Odejście od tej struktury może być uznane za naruszenie etykiety e-mailowej. Zawsze powinieneś oddzielać te części podziałami akapitów, aby Twoja wiadomość była łatwo przyswajalna.
Staraj się dostarczyć wiadomość tak, aby treść wiadomości e-mail nie była dłuższa niż trzy akapity. Ponieważ ludzie mają tendencję do „skanowania” wiadomości e-mail w poszukiwaniu czegoś interesującego, zamiast czytać je słowo po słowie, zacznij każdy akapit od podkreślenia najważniejszej rzeczy. Pamiętaj też o pozostawieniu pustej linii między akapitami, aby poprawić czytelność.
Jeśli czujesz ryzyko przeładowania informacjami, rozważ użycie wypunktowanych list lub list numerowanych, aby nadać pisaniu więcej struktury, dzieląc rozwlekłe sekcje. Jeśli używasz pogrubienia, aby podkreślić to, co najważniejsze, nigdy nie używaj go do więcej niż jednego słowa lub frazy w wiadomości e-mail.
7. Użyj przypadku zdania
Użycie wielkości liter w zdaniu oznacza zapisanie pierwszej litery pierwszego słowa w zdaniu z dużej litery oraz wszelkich rzeczowników własnych.
Świetnie się z tobą rozmawiało. Nie mogę się doczekać, aby wkrótce dowiedzieć się więcej o planach cenowych Corpod.
Używanie wielkich liter w konwencjonalny sposób jest częścią etykiety biznesowej poczty e-mail, więc nie powinieneś z niej rezygnować. Pamiętaj, że pisanie wielkimi literami w pracy również jest uważane za faux pas.
8. Uważaj na swój ton
Nie chodzi tylko o to, co mówisz, ale jak to mówisz.
Dobieraj słowa świadomie i zawsze zastanów się, jak odbiorca może je zinterpretować. Ponieważ nie możesz polegać na mimice i intonacji w przekazywaniu wiadomości, dołóż dodatkowych starań, aby być pozytywnym.
Oprócz powstrzymywania się od humoru, nie używaj negatywnych słów i przymiotników, które mogą sprawić, że będziesz wyglądać bardziej emocjonalnie niż w rzeczywistości.
9. Pisz, jakby nic nie było poufne
Trzymaj się z dala od omawiania poufnych tematów lub poufnych informacji przez e-mail, ponieważ mogą one bardzo łatwo dostać się w niepowołane ręce. Bez względu na to, kim jest odbiorca, nie powinieneś ufać, że jest jedyną osobą, która zobaczy Twój e-mail jako wyciek, może być tylko kwestią przypadkowego przekazania dalej lub CC. Zawsze lepiej być bezpiecznym niż żałować, więc dobrą wytyczną dla etykiety biznesowej poczty e-mail nie jest pisanie e-maili, których nie chciałbyś, aby przeczytał cały świat.
10. Oszczędź wykrzykniki!!!
Na pewno nie krzyczysz tak często w pracy, prawda? Dlatego należy być ostrożnym podczas używania wykrzykników w e-mailach biznesowych. Jedynym prawdziwym powodem, aby go użyć, jest wyrażenie podekscytowania – a to nigdy nie wymaga więcej niż wykrzyknika. Używanie więcej niż jednego na e-mail może sprawić, że będziesz wyglądać nieprofesjonalnie, nie wspominając nawet o kończeniu zdania wieloma z nich.
11. Bądź świadomy różnic kulturowych
Błędy w komunikacji mogą się łatwo zdarzyć z powodu różnic kulturowych.
Ryzyko jest jeszcze większe w słowach pisanych, ponieważ nie ma mowy ciała towarzyszącej wiadomości. Dlatego powinieneś spróbować zapoznać się z kulturą odbiorcy, gdy wysyłasz e-mail do kogoś za granicą. Uwzględnienie ich preferencji pomoże ci zbudować z nimi silniejsze relacje.
W niektórych krajach lepiej jest przejść od razu do sedna. Z kolei w innych zwyczajowo najpierw poznaje się nowego wspólnika biznesowego. Możesz zacząć opanowywać te niuanse biznesowej etykiety e-mail, czytając ten artykuł BBC.
12. Nie używaj emotikonów
Mimo że emotikony odgrywają dużą rolę w naszej codziennej komunikacji, jeśli chodzi o wiadomości błyskawiczne, nie należą one do profesjonalnych wiadomości e-mail. Dlaczego możesz zapytać? Badania wykazały, że używanie emotikonów może sprawić, że będziesz wydawać się mniej kompetentny, nie wspominając o tym, że każdy interpretuje je inaczej. O ile odbiorca nie używał wcześniej emotikonów podczas wysyłania do Ciebie wiadomości e-mail, powinieneś ich unikać
13. Skróć adresy URL
Wklejanie długich adresów URL do wiadomości e-mail to niezawodny sposób na sprawienie, by wyglądała na niechlujną. Oprócz tego, że Twoja wiadomość jest trudniejsza do odczytania, zajmują cenne nieruchomości. To, co powinieneś zrobić, to użyć skracacza adresów URL, takiego jak bit.ly, lub zamiast tego wstawić hiperłącze.
Świetnie się z tobą rozmawiało. Nie mogę się doczekać, aby wkrótce dowiedzieć się więcej o planach cenowych Corpod.
PS Sprawdź to: https://www.flowrite.com/blog/how-to-introduce-two-people-over-email
14. Trzymaj się standardowych czcionek
Zawsze chcesz, aby Twoje e-maile były łatwe do odczytania, prawda? Wszystko zaczyna się od czystej czcionki. Zasadniczo używaj standardowej czcionki swojego klienta poczty e-mail.
Niektóre z najlepszych czcionek do wiadomości e-mail to:
- Arial
- Helvetica
- Kalibri
- Kurier
- Czcionka Times New Roman
Jeśli chodzi o kolor czcionki, jedynym wyborem jest czerń. Prawidłowy rozmiar to 10 lub 12 punktów, w zależności od długości wiadomości e-mail. W przypadku kopiowania i wklejania tekstu do wiadomości e-mail pamiętaj o wyczyszczeniu formatowania, ponieważ może wyglądać inaczej niż reszta wiadomości.
15. Użyj profesjonalnego podpisu
Najlepszy sposób na podpisanie wiadomości e-mail zawsze zależy od relacji z odbiorcą i celu wiadomości e-mail. Powinieneś dopasować podpis do powitania i reszty wiadomości, aby zachować spójny ton. Chcesz być zawsze uprzejmy, ale chcesz napisać formalnego e-maila lub zachować się przyjaźnie?
Niektóre z najpopularniejszych profesjonalnych zamknięć wiadomości e-mail obejmują:
- Z poważaniem,
- Serdeczne pozdrowienia,
- Pozdrowienia,
- Najlepsza,
- Dziękuję Ci,
Ważne jest, aby podpis był prawidłowy. To ostatnia rzecz, którą czyta odbiorca i może pozostawić trwałe wrażenie podobne do zakończenia spotkania lub zakończenia rozmowy telefonicznej.
16. Dołącz podpis
Mniej znaczy więcej, jeśli chodzi o podpisy w wiadomościach e-mail.
Profesjonalny podpis zawiera Twoje imię i nazwisko, tytuł, nazwę firmy, witrynę firmy i numer telefonu, pod którym można się z Tobą skontaktować. Możesz rozważyć dodanie firmowego LinkedIn i adresów pocztowych, jeśli odgrywają one rolę w Twojej firmie. Logo firmy lub Twoje zdjęcie również przekazuje firmową etykietę e-mail. Upewnij się jednak, że projekt jest responsywny.
Dołącz automatycznie podpis na końcu każdego e-maila – łatwiej jest go usunąć z wiadomości niż dodać go ręcznie.
17. Zawsze dokładnie sprawdzaj imię i nazwisko odbiorcy
Nic tak nie robi pierwszego wrażenia, jak błędna pisownia nazwiska osoby – lub zwracanie się do niej pod niewłaściwym imieniem.
Zajmie to dosłownie kilka sekund i nie masz wymówki, by się pomylić. Oprócz unikania tych nieostrożnych błędów, pamiętaj, aby nie skracać nazwiska, chyba że masz pewność, że Robert z działu prawnego naprawdę woli używać określenia „Rob”.
Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości w tym temacie, spójrz, jak podpisali do Ciebie swoje poprzednie e-maile, sprawdź ich profil na LinkedIn lub wewnętrzne kanały komunikacji.
Nie ma wymówek – błędne imię odbiorcy wiadomości e-mail jest jednym z najgorszych błędów w etykiecie e-mail.
18. Nigdy nie wysyłaj wiadomości e-mail bez korekty
Ta wskazówka dotycząca etykiety e-mailowej nie może być wystarczająco podkreślana jako błędy ortograficzne, a błędy gramatyczne nieuchronnie źle wpłyną na Ciebie. Po zakończeniu pisania przejrzyj treść wiadomości e-mail i wiersz tematu co najmniej dwa razy, aby wykryć ewentualne błędy. Możesz także spróbować przeczytać e-mail na głos, aby zauważyć błędy, których nie zauważyły Twoje oczy.
19. Uważaj na załączniki
Jedną z najważniejszych zasad etykiety e-mail dotyczących załączników jest to, że nie należy załączać dużych plików do wiadomości e-mail. Najlepszym sposobem wysłania na przykład prezentacji lub wideo jest przesłanie pliku do usługi w chmurze, takiej jak Google Drive lub Dropbox, i dostarczenie odbiorcy linku, który umożliwi mu dostęp do niego. Jeśli nie jest to możliwe, skompresuj plik przed dołączeniem, aby zajmował mniej miejsca w skrzynce odbiorczej. Pamiętaj również, aby wspomnieć o załączniku w treści wiadomości e-mail, aby upewnić się, że odbiorca go zauważy.
20. BCC odpowiednio
BCC oznacza ślepą kopię i pozwala ukryć osobę lub osoby wpisane w pole BCC przed innymi odbiorcami.
Korzystanie z BCC to dobra etykieta e-mailowa, gdy wysyłasz e-maile do kilku osób, które się nie znają, ponieważ pozwala to chronić ich prywatność. Służy również do uprzejmego usunięcia kogoś z wątku, na przykład po przedstawieniu Cię innej osobie przez e-mail. Może się również przydać, gdy musisz potwierdzić komuś, że wysłałeś ważnego e-maila bez uwzględniania tej osoby w następnym wątku.
Ślepa kopia może być również nadużywana, a używanie jej do niewłaściwych powodów jest uważane za oszukańcze i złe maniery.
21. Udzielaj odpowiedzi na czas
Poczta e-mail może być bardzo czasochłonna dla każdego profesjonalisty, ale szybkie odpowiadanie na wiadomości e-mail pomaga utrzymać pracę wszystkich zgodnie z harmonogramem.
Odpowiednie okno odpowiedzi zależy od nadawcy i tematu. Zasadniczo powinieneś odpowiadać kolegom z zespołu tego samego dnia, innym współpracownikom w ciągu 24 godzin, a osobom spoza organizacji przed końcem tygodnia pracy, chyba że jest to pilne.
Zwłaszcza jeśli pracujesz w roli skierowanej do klientów, powinieneś wiedzieć, że długi czas odpowiedzi może wysłać niezamierzoną wiadomość, ponieważ prawie jedna trzecia ludzi oczekuje, że firmy odpowiedzą na wiadomości e-mail w ciągu godziny lub mniej.
22. Użyj opcji „Odpowiedz wszystkim” tylko wtedy, gdy jest to konieczne
Ponieważ przeciętny pracownik biurowy otrzymuje około 121 e-maili dziennie, nie chcesz niepokoić ludzi niczym niepotrzebnym. Dlatego następnym razem, gdy masz zamiar nacisnąć „Odpowiedz wszystkim”, zatrzymaj się, aby zastanowić się, czy wszyscy w łańcuchu e-maili muszą otrzymać Twoją odpowiedź. Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, użyj „Odpowiedz” i uratuj ofiary przed kolejnym rozpraszającym powiadomieniem.
23. Odpowiadaj na wszystkie e-maile
Pomimo zalewającej się skrzynki odbiorczej i napiętego harmonogramu, dobrze jest odpowiadać na każdą wiadomość e-mail zaadresowaną do Ciebie. Zignorowanie wiadomości e-mail od kogoś z Twojej organizacji lub partnera biznesowego jest niegrzeczne i prawdopodobnie będzie miało konsekwencje. Jeśli ktoś napisz do Ciebie chłodno, poświęć chwilę na udzielenie mu odpowiedzi, nawet jeśli byłoby to grzeczne „nie”, ponieważ pozostawi to dobre wrażenie. Jeśli tego nie zrobisz, prawdopodobnie doprowadzi to do otrzymania serii kolejnych e-maili. Jeśli nie byli wystarczająco rozważni, aby odrobić pracę domową, nie czuj się zobowiązany do odpowiedzi.
24. Zastanów się dwa razy przed przesłaniem dalej
Pamiętasz, co pisaliśmy wcześniej o wrażliwych tematach i informacjach poufnych, jeśli chodzi o etykietę e-mail? Zawsze należy rozważyć, czy wiadomość e-mail ma zostać przekazana dalej i postępować ostrożnie. Zastanów się również, czy wiadomość rzeczywiście tworzy jakąkolwiek wartość dla odbiorcy. Kiedy zdecydujesz się przekazać wiadomość e-mail, ważne jest, aby podsumować omawiane kwestie i poinformować odbiorcę, czego od niego potrzebuje. Powinieneś również edytować wszystko, co niepotrzebne w wiadomości e-mail, takie jak znaki przekierowania, inne adresy e-mail, wiersze tematu i poprzedni komentarz.
25. Pamiętaj, aby ustawić odpowiedzi poza biurem
Jeśli nie możesz odpowiadać na wiadomości e-mail przez dłuższy czas, skonfiguruj automatyczną wiadomość „poza biurem”, która poinformuje innych, że nie możesz na nie odpowiedzieć. Typowe sytuacje to święta i konferencje. Ważne jest, aby podać konkretną datę powrotu, aby mogli odpowiednio postępować. Należy również podać dane kontaktowe osoby, z którą nadawca może się skontaktować, jeśli sprawa jest pilna. Najlepszym rozwiązaniem jest umieszczenie w temacie „Poza biurem” lub „identyfikatora” wraz z datą powrotu.
Mamy nadzieję, że ten wpis na blogu w e-mailu okazał się pomocny. Szczerze wierzymy, że znając najważniejsze zasady biznesowej etykiety e-mail, każdy profesjonalista jest w stanie sprawić, że komunikacja w miejscu pracy będzie bardziej efektywna. Jeśli uważasz, że przegapiliśmy ważną wskazówkę, daj nam znać!