19 zasad etykiety e-mailowej, które warto znać

Etykieta e-mailowa to zbiór wytycznych społecznych regulujących uprzejmą i produktywną komunikację e-mailową. Podobnie jak w przypadku etykiety offline, etykieta e-mailowa służy temu, aby rozmowy były wygodne, rozważne i profesjonalne.

Czym jest etykieta e-mailowa?

Zasady etykiety dotyczące poczty elektronicznej w miejscu pracy mogą się różnić w zależności od branży i kultury, zarówno zawodowej, jak i globalnej. Może się także różnić w zależności od pokolenia, ponieważ etykieta poczty elektronicznej, podobnie jak zasady dotyczące innych form komunikacji, ewoluuje z biegiem czasu. Jednak w przypadku większości komunikacji e-mailowej obowiązują pewne ogólne wytyczne, takie jak używanie profesjonalnego tonu i sprawdzanie każdego e-maila przed jego wysłaniem.

Zachowanie dobrej etykiety e-mailowej jest ważne, ponieważ wyraża szacunek do osób, do których wysyłasz e-maile. W swej istocie etykieta reprezentuje wzgląd na innych. Za pomocą etykiety e-mailowej komunikujesz swój profesjonalizm, a także, jeśli ma to zastosowanie, profesjonalizm Twojej firmy. W skrzynce odbiorczej odbiorcy może to pozytywnie wyróżnić Ciebie i Twoją firmę. Etykieta poczty elektronicznej pozwala także efektywniej wysyłać wiadomości e-mail i odpowiadać na nie. Poniżej znajduje się 19 wskazówek dotyczących etykiety e-mailowej, które pomogą Ci pisać jaśniejsze, bardziej profesjonalne e-maile, które przyniosą bardziej produktywne rezultaty.

19 wskazówek dotyczących etykiety e-mailowej

1 Korekta, korekta, korekta

Nic tak nie podważa Twojego profesjonalizmu, jak błąd gramatyczny lub błędna pisownia nazwiska odbiorcy. Zanim wyślesz wiadomość e-mail, przeczytaj ją uważnie lub użyj funkcji Gramatyka, aby upewnić się, że nie zawiera błędów gramatycznych, ortograficznych i interpunkcyjnych. Sprawdź także dokładnie, czy wszystkie szczegóły, w tym pisownia imienia odbiorcy, są prawidłowe.

2 Napisz szczegółowe tematy

Dobry temat to podgląd wiadomości e-mail. Zamiast niejasnego tematu, takiego jak „Witam” lub „Meldowanie się”, zaadresuj swoją wiadomość bezpośrednio. Dzięki temu odbiorca od razu wie, czego dotyczy e-mail i może odpowiednio na niego odpowiedzieć.

3 Dołącz pozdrowienia

Rozpocznij każdy e-mail odpowiednim pozdrowieniem. Przykłady odpowiednich pozdrowień e-mailowych obejmują:

• Drogi [imię odbiorcy]
• Cześć [imię odbiorcy]

4 Dołącz podpis

Twój e-mail powinien zaczynać się od odpowiedniego powitania i kończyć się odpowiednim podpisem. Profesjonalne podpisy e-mailowe obejmują:

• Pozdrowienia
• To, co najlepsze
• Z poważaniem
• Dzięki
• Dzięki

Po podpisaniu podaj swoje imię i nazwisko.

5 Bądź zwięzły

Zwięzłość jest kluczową zasadą wszelkiej profesjonalnej komunikacji. Nie marnuj czasu odbiorcy na niepotrzebne szczegóły ani nie pakuj wielu rozmów w jeden e-mail. Skoncentruj się, aby mogli go szybko przeczytać i w razie potrzeby zareagować.

6 Bądź wszechstronny

To powiedziawszy, nie oszczędzaj na niezbędnych informacjach, aby Twój e-mail był zwięzły. Ważną częścią zwięzłości jest wymienienie wszystkich istotnych informacji w jednym e-mailu. Podczas sprawdzania wiadomości e-mail przeczytaj ją uważnie i upewnij się, że nie pominąłeś żadnych ważnych informacji. Konieczność wysłania drugiego e-maila ze szczegółami, o których zapomniałeś podać w pierwszym, może być niezręczna i zawstydzająca. Może się to również wydawać nieprofesjonalne.

7 Poczekaj 24 godziny na dalsze działania

Po wysłaniu wiadomości e-mail daj odbiorcy czas na odpowiedź. Odpowiedni okres oczekiwania często zależy od takich czynników, jak relacja z odbiorcą i pilność wiadomości. Ale ogólnie rzecz biorąc, najlepiej poczekaćco najmniej24 godziny przed podjęciem dalszych działań.

W etykiecie e-mailowej obowiązuje kolejna 24-godzinna zasada: odpowiadaj na każdy e-mail, który otrzymasz w ciągu 24 godzin. Zasada ta dotyczy rozmów telefonicznych i innych form komunikacji. Odpowiadając szybko, pokazujesz odbiorcy, że cenisz jego czas.

8 Korzystaj z automatycznej odpowiedzi, gdy jesteś poza domem

Zanim wyjedziesz na wakacje, skonfiguruj swój autoresponder e-mailowy. Jest to automatyczna odpowiedź na każdą otrzymaną wiadomość e-mail, która informuje nadawcę, że jesteś nieobecny i nie możesz przeczytać wiadomości e-mail. W automatycznej odpowiedzi podaj daty, w których będziesz poza biurem oraz współpracownika, z którym nadawca może się kontaktować w pilnych sprawach.

9 Używaj odpowiednio bcc

Bcc oznaczaślepą kopię. Dzięki bcc możesz wysłać wiadomość e-mail do dużej grupy osób bez pokazywania adresów e-mail poszczególnych odbiorców. Dzięki temu żaden z odbiorców nie będzie mógł zobaczyć, kto jeszcze otrzymał wiadomość e-mail. Nie mogą też wysyłać sobie nawzajem e-maili w trybie „odpowiedz wszystkim”, co czyni bcc przydatnym narzędziem pozwalającym uniknąć zaśmieconych skrzynek odbiorczych.

10 Używaj odpowiednio cc

W przeciwieństwie do UDW, osoby, które zostaną dodane w wiadomości e-mail jako kopie wiadomości e-mail, mogą zobaczyć, kto jeszcze ją otrzymał. Celem DW jest uwzględnienie wielu odbiorców w wiadomości e-mail, jednocześnie informując, że niekoniecznie oczekujesz odpowiedzi od nich wszystkich. Możesz na przykład wysłać e-mail do kolegi z innego działu i przekazać wiadomość swojemu przełożonemu, aby wiedział o postępie rozmowy.

11 Wiedz, kiedy używać odpowiedzi „wszystkim”.

Jeśli wiadomość e-mail jest kopiowana do wielu osób, możesz kliknąć opcję „Odpowiedz wszystkim”, aby wysłać odpowiedź do wszystkich osób. Jeśli nie ma ku temu powodu, np. udostępnienia ważnych informacji, które wszyscy powinni znać, nie klikaj opcji „Odpowiedz wszystkim”. Zamiast tego odpowiedz indywidualnie nadawcy e-maila, aby nie zaśmiecać skrzynek odbiorczych innych osób rozmową, która ich bezpośrednio nie dotyczy.

12 Uważaj na swój ton

Użyj profesjonalnego tonu w swoich e-mailach biznesowych i akademickich. Swobodny ton może podważyć Twój profesjonalizm, a lakoniczny ton może wysłać zły komunikat. Zachowuj się grzecznie i ciepło, ale także zachowuj profesjonalną atmosferę, unikając slangu, przypadkowych pozdrowień i skojarzeń.

13 Uważaj na emoji

Podobnie najlepiej jest trzymać się z daleka od emoji w profesjonalnych e-mailach. W niektórych przypadkach odpowiedni może być emoji, na przykład emoji klaskania w dłonie, aby uczcić sukces zespołu. Jeśli chodzi o emoji w e-mailach w miejscu pracy, postępuj zgodnie ze wskazówkami swojego menedżera, aby określić, czy emoji są odpowiednie, a jeśli tak, to jakie.

14 Opisz załączniki do wiadomości e-mail

Jeśli masz załącznik do udostępnienia, wyjaśnij odbiorcy, co to jest i jak chcesz, aby z nim współdziałał — czytając, komentując, podpisując itp. Wysłanie załącznika bez opisu może wprawić odbiorcę w zakłopotanie, a nawet podejrzane o próbę phishingu.

15 Powtarzaj rozmowy osobiste i telefoniczne

Po osobistym spotkaniu lub rozmowie telefonicznej często pomocne jest wysłanie kolejnego e-maila, w którym powtórzysz omówione tematy. Osiąga to kilka celów:

• Dzięki temu Twoja dyskusja będzie zawsze w centrum uwagi wszystkich zaangażowanych osób.
• Tworzy „papierowy ślad”, do którego możesz się odwoływać w przyszłych dyskusjach.
• Może zapobiec nieporozumieniom i nieporozumieniom w komunikacji, dając uczestnikom możliwość zadawania pytań lub wyjaśniania swoich wypowiedzi.

16 Napisz do swoich odbiorców

Chociaż każdego odbiorcę wiadomości e-mail należy traktować z szacunkiem i uwagą, konieczne może być dostosowanie języka i poziomu szczegółowości w zależności od tego, do kogo wysyłasz wiadomości e-mail. Na przykład, wysyłając e-mail do kolegi, możesz używać tego samego żargonu i żargonu, którego używasz na spotkaniach. Jednak osoba spoza Twojej organizacji może nie znać tej terminologii, dlatego najlepiej trzymać się prostego języka, który będzie dla niej zrozumiały. Podobnie, choć często możesz używać znanego języka w kontaktach z kolegami z klasy i współpracownikami, zachowaj profesjonalny ton w kontaktach z profesorami, administratorami i wyższą kadrą kierowniczą w firmie.

17 Używaj interpunkcji poprawnie i właściwie

Bez wątpienia otrzymałeś e-maile zawierające zbyt wiele wykrzykników lub wielokropków, które nadają wiadomości złowieszczy klimat. Ich autorzy prawdopodobnie nie chcieli sprawiać wrażenia nadmiernie podekscytowanych lub złych przeczuć, niemniej jednak ich interpunkcja oddawała ten nastrój.

W e-mailach postępuj zgodnie z tymi samymi zasadami interpunkcji, które obowiązują w każdym innym tekście zawodowym. Zachowaj wykrzykniki w rzadkich przypadkach, które je uzasadniają, kończ zdania kropkami i zanim naciśniesz „wyślij”, dokładnie sprawdź, czy nie ma błędów interpunkcyjnych.

18 Nie wysyłaj niczego, czego nie chciałbyś przeczytać na głos

Kiedy jesteś zdenerwowany, łatwo jest pozwolić, aby emocje zabarwiły Twój tekst. Podzielenie się soczystą plotką biurową ze znajomymi z pracy może być również kuszące. Pamiętaj jednak, że e-mail nigdy nie jest prywatny. Wszystko, co wysyłasz w wiadomości e-mail, może zostać przechwycone, wykonane zrzuty ekranu, pobrane lub wydrukowane — upewnij się więc, że każdy wysłany e-mail nadaje się do udostępnienia.

19 Używaj standardowych czcionek i formatowania

Istnieje wiele świetnych sposobów, aby Twoje e-maile zapadły w pamięć. Comic Sans nie jest jednym z nich. Trzymaj się standardowej czcionki, takiej jak Arial, Helvetica lub Times New Roman. Czcionki te wyrażają profesjonalizm i możesz mieć pewność, że będą poprawnie wyświetlane w dowolnej przeglądarce i na każdym urządzeniu.

Większość profesjonalnych e-maili ma ten sam format:

• Powitanie
• Sekcja otwierająca
• Jedna lub dwie części ciała
• Sekcja zamykająca
• Podpisanie

Gdy ktoś otrzyma wiadomość e-mail w nieoczekiwanym formacie, może to być mylące. Wiadomość nadawcy może również zaginąć w formatowaniu. Trzymaj się standardowego, przewidywalnego formatu, aby mieć pewność, że Twój przekaz zostanie zrozumiany.

Często zadawane pytania dotyczące etykiety e-mailowej

Czym jest etykieta e-mailowa?

Etykieta e-mailowa to zbiór wytycznych społecznych regulujących uprzejmą i produktywną komunikację e-mailową.

Jakie są 3 zasady etykiety e-mailowej?

• Odczekaj 24 godziny przed podjęciem dalszych działań.
• Zawsze sprawdzaj przed wysłaniem.
• Utrzymuj profesjonalny ton.

Jakie są 3 błędy w etykiecie e-mailowej?

• Naciśnięcie przycisku „odpowiedz wszystkim” oznacza, że ​​chcesz odpowiedzieć tylko nadawcy wiadomości e-mail.
• Używanie niejasnego tematu.
• Napisz długi i zawiły e-mail zamiast zwięzłego.