17 zasad etykiety e-mail, które należy znać i praktykować

Od pierwszych dni AOL („Masz pocztę!”), spędziłem niezliczone godziny w okopach e-mailowych, pracując na różnych stanowiskach, od przedstawiciela obsługi klienta, przez menedżera społeczności internetowej, po redaktora zarządzającego i przedstawiciela PR. Zrobiłem matematykę, a nawet szacując bardzo konserwatywne dziesięć e-maili dziennie w ciągu dwudziestu lat, wysłałem co najmniej 73 000 e-maili. Te doświadczenia, zarówno dobre, jak i złe, nauczyły mnie, co robić, a czego nie. Obecnie jestem ekspertem w e-mailach, który wysyła masowe kampanie e-mailowe z 55-procentowym wskaźnikiem odpowiedzi. (Jeśli się zastanawiasz, to całkiem nieźle.)

Z mojego doświadczenia wynika, że ​​istnieje pięć naruszeń etykiety e-maili tak rażących, że należą one do kategorii Bad Email Hall of Shame. Zacznijmy od nich.

Pięć najgorszych błędów związanych z etykietą e-mail

Faux pas e-maili — wszyscy je stworzyliśmy. Czasami jesteśmy świadomi ułamka sekundy po naciśnięciu przycisku Wyślij i krzyknięciu „Nie!” pragnąc, żebyśmy mogli to cofnąć.

przez GIPHY

Oto najbardziej rażące faule etykiety e-mailowej.

1 Używanie CC do masowych wiadomości e-mail

Kiedy pracowałem jako dziennikarz gier wideo, pewien przedstawiciel PR stał się niesławny z powodu wysyłania e-maili PR do ogromnej listy dziennikarzy za pomocą CC, która ujawniała każdy z pilnie strzeżonych adresów e-mail tych dziennikarzy. Dziennikarze z radością wykorzystali Odpowiedz All, aby przeprowadzić wątkową rozmowę, bezlitośnie szydząc z niego.

Nie używaj CC do masowych wiadomości e-mail. Zaufaj mi. Naprawdę nie potrzebujesz tego rodzaju rozgłosu.

2 Wciśnięcie Odpowiedz wszystkim, gdy należy nacisnąć Odpowiedz

Odpowiedz wszystkim to przydatna funkcja, gdy w rozmowę muszą uczestniczyć więcej niż dwie osoby, ale bądź ostrożny. Byłem zaangażowany w grupowy e-mail, na który jeden z członków odpowiedział, myśląc, że wysyła e-maile tylko do mnie, aby przyznać, że zakochała się w innym członku grupy e-mailowej. Przypadkowo użyła opcji Odpowiedz wszystkim. W tym przypadku temat zmiażdżenia został pochlebiony. Jednak . . . Twoja przypadkowa odpowiedź na wszystko może nie zakończyć się bajkowym zakończeniem.

3 Zakładając, że e-mail jest prywatny i poufny

Wszystko, co napiszesz w wiadomości e-mail, może zostać udostępnione, celowo lub przypadkowo. (Patrz powyżej.) Nie mów w e-mailach, zwłaszcza w biurze, rzeczy, których nie powiedziałbyś publicznie. A zwłaszcza nie pisz niczego, co mogłoby cię prześladować. E-maile mogą być nawet dopuszczalne w sądzie.

4 Wysyłanie e-maili, gdy jesteś zły

Czasami po prostu chcesz kogoś zbesztać. Wszyscy tam byliśmy. I może być o wiele łatwiej zapisać te uczucia na piśmie niż prowadzić trudną rozmowę twarzą w twarz. Ale oprzyj się pokusie. Złośliwe e-maile podnoszą obronę odbiorcy, a to nie jest produktywne.

przez GIPHY

Jeśli musisz napisać wściekłą wiadomość e-mail, albo nie dodawaj odbiorcy w polu Do:, albo napisz go w edytorze tekstu, gdzie nie będzie Cię kusiło, aby nacisnąć Wyślij. Następnie pozwól projektowi siedzieć na dwadzieścia cztery godziny. Szanse są dobre, kiedy wrócisz, uspokoisz się i będziesz w stanie zaoferować trzeźwą informację zwrotną, zamiast strasznych inwektyw.

5 Nie doszedłem do sedna

Nie wiem, ile razy czytałem chaotycznego e-maila tylko po to, by pomyśleć: „Dobra, ale czego ta osoba ode mnie chce?” Z miłości do wszystkiego, co elektroniczne, nie używaj poczty e-mail jako sposobu na zrobienie zrzutu mózgu. Zamiast tego zrób burzę mózgów, zanim napiszesz e-mail. Następnie zdecyduj, jaki jest Twój cel — co, jak masz nadzieję, stanie się w wyniku wysłania tego e-maila? Mając to na uwadze, napisz krótką, jasną wiadomość. Jeśli celem Twojego e-maila jest przekonanie, stylizuj go jako prezentację windy.

Dwanaście niezbędnych wskazówek dotyczących etykiety e-mail

Teraz, gdy zajęliśmy się najbardziej skandalicznymi wykroczeniami związanymi z e-mailami, przyjrzyjmy się kilku wskazówkom dotyczącym etykiety e-mail, które zawsze sprawią, że będziesz wyglądać jak dopracowany profesjonalista.

1 Użyj opisowego wiersza tematu

Zachowaj kultywowaną atmosferę tajemnicy na vaguebooking na Facebooku. (Ok, ty też nie powinieneś tego robić). Załóż, że każda osoba, do której piszesz, ma zalaną skrzynkę odbiorczą i użyj swojego wiersza tematu, aby opisać treść wiadomości e-mail, aby odbiorca od razu wiedział, dlaczego Twój e-mail powinien być priorytet.

2 Nie wpisuj wszystkich wersalików

W terminologii internetowej pisanie wielkimi literami przypomina krzyk. Potrzebujesz dodatkowej zachęty do zwolnienia caps locka? Możesz uruchomić filtry spamu.

3 Odłóż wykrzykniki

Wiem, że jesteś podekscytowany! Na serio!!! Ale możesz przekazać emocje bez wykrzykników. (O rany! Zachowaj je, gdy naprawdę krzyczysz.) Mania wykrzykników to kolejny wyzwalacz filtra spamu, więc używaj ich oszczędnie i nigdy, przenigdy , dwa lub więcej na końcu zdania. Chyba że jesteś preteen. Więc zrób to.

4 Zachowaj prostotę

Idealny e-mail jest krótki i trafia bezpośrednio do sedna sprawy. Pisz takie e-maile, a wszyscy cię pokochają, a będziesz bardzo popularny. (Ok, może nie. Ale przynajmniej nikt nie będzie narzekał na Twoje denerwujące nawyki związane z pocztą e-mail). Jeśli Twoja wiadomość jest złożona, z wieloma ruchomymi częściami, rozważ napisanie szczegółowego briefu i dołączenie go jako dokumentu Google lub pdf. Jednak . . .

5 Pytaj przed wysłaniem załączników

W dzisiejszych czasach wszyscy ostrożnie podchodzimy do otwierania załączników do wiadomości e-mail, nawet ze znanych źródeł. I mamy ku temu dobry powód. Jeśli musisz wysłać załącznik, poinformuj odbiorcę, że nadchodzi.

6 Używaj automatycznej odpowiedzi oszczędnie

Automatyczne odpowiedzi dotyczące wakacji są w porządku. (Nie zapomnij o wyłączeniu ich „automagicznie” lub wyłączeniu ich ręcznie, kiedy wrócisz do biura). Odezwę się wkrótce!” są bezcelowe. Mogą również powiadomić spamerów, że dotarli do prawidłowego adresu e-mail — podwójny problem!

7 Używaj profesjonalnie brzmiących powitań

Jeśli nie znasz dobrze odbiorcy, a jest to styl, do którego oboje jesteście przyzwyczajeni, nie zaczynajcie profesjonalnych e-maili od powitań typu „hej” lub „yo”. „Cześć” lub „cześć” są zwykle w porządku. Używaj słowa „drogi” w formalnej korespondencji biznesowej.

8 Używaj profesjonalnie brzmiących podpisów

Zachowaj klasę. Oto kilka najlepszych praktyk.

9 Używaj humoru z rozwagą

Odrobina humoru w odpowiednim momencie może sprawić, że e-mail będzie niezapomniany. Może również zatopić go jak Titanic. Możesz pomyśleć, że zaserwowałeś sprytny żart, ale twój dowcip może zostać utracony w tłumaczeniu. Zachowaj zabawne rzeczy dla ludzi, których dobrze znasz — oni cię dostaną.

przez GIPHY

10 Nie denerwuj się dalszymi działaniami

Unikaj wysyłania kolejnych e-maili. Jeśli kontakt nie odpowiada, a naprawdę potrzebujesz odpowiedzi, rozważ wykonanie połączenia telefonicznego, jeśli to możliwe. We wszystkich innych sprawach, jeśli starannie przygotowana kontynuacja nie dostanie odpowiedzi po jednej lub dwóch próbach, załóż, że odbiorca nie jest zainteresowany.

11 Uważaj, co przekazujesz

Zdarzają się sytuacje, w których przesyłanie dalej wiadomości e-mail jest w porządku — na przykład jeśli nadawca dotarł do niewłaściwego kontaktu lub musisz dodać kogoś do rozmowy. Ale nie przesyłaj dalej wrażliwych ani poufnych wiadomości e-mail. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości, czy nadawca chciałby udostępnić rozmowę, poproś o pozwolenie, zanim wciągniesz kogoś innego w pętlę.

12 Korekta

W ankiecie Grammarly 67 procent odpowiedziało, że literówki w służbowych wiadomościach e-mail to nie-nie. Aby nie wyglądać, jakbyś nie zwracał uwagi na szczegóły, dokładnie sprawdź, zanim klikniesz Wyślij. Nikt nigdy nie żałował, że poświęcił trochę więcej czasu na polerowanie ich pisania.

Czy popełniłeś jakiś żenujący e-mail faux pas? Czy masz jakieś zastrzeżenia dotyczące etykiety e-mail? Podziel się komentarzem poniżej.