Jak zarządzać przeciążeniem poczty e-mail w pracy

Przeciążenie poczty e-mail jest coraz większym problemem dla pracowników wiedzy na całym świecie, zwłaszcza że coraz więcej firm przechodzi na pracę zdalną. Miliony próśb pozostają bez odpowiedzi, gdy zmagamy się z codzienną górą nowych wiadomości. Na szczęście oto sposoby na skuteczniejsze radzenie sobie z e-mailami.

W tym przewodniku skupiamy się na zarządzaniu przeciążeniem poczty e-mail. Analizujemy dowody, aby przedstawić dziesięć najlepszych praktyk zarządzania pocztą e-mail do zastosowania w pracy, w tym wypróbowane i przetestowane strategie e-mail, które pomogą Ci przestać wysyłać zbyt wiele e-maili i poradzić sobie z dużą ilością otrzymywanych wiadomości.

Co to jest przeciążenie poczty e-mail?

Przeciążenie poczty e-mail to uczucie stresu i niepokoju spowodowane skrzynką odbiorczą wiadomości e-mail bez odpowiedzi.

Zjawisko przeciążenia poczty elektronicznej nie jest nowe. W rzeczywistości już w 2011 roku badacze ostrzegali przed niebezpieczeństwem nadmiernej ilości poczty e-mail. Naukowcy odkryli, że wiele komunikatów, które zaśmiecają nasze skrzynki odbiorcze, nie jest „krytyczne dla biznesu”. Mówiąc prościej, to były śmieci.

Badacze odkryli, że zmaganie się ze skrzynką odbiorczą może wywołać intensywne negatywne uczucia. W jednym z badań stwierdzono, że przeciążenie poczty e-mail generuje „wyższy poziom wypalenia i niskie zaangażowanie w pracę”. Pracownicy odkryli, że przeciążenie poczty elektronicznej wpływało na nich poza pracą, powodując presję nawet wtedy, gdy nie otrzymywaliśmy wynagrodzenia.

Ponieważ e-maile gromadzą się w naszych skrzynkach odbiorczych, może być niemożliwe zidentyfikowanie tych, na które musisz odpowiedzieć natychmiast, oraz tych, które mogą poczekać. Tracimy perspektywę na to, co istotne, a co można zignorować.

Sytuacja pogarsza się wraz ze wzrostem liczby pracujących w domu i na hybrydach, mówi badaczka Amy Zadow, pisząc w The Conversation. W jej badaniach nad komunikacją akademicką 55% naukowców wysłało korespondencję w ciągu weekendu. Co więcej, 30% wysłało e-maile w weekend i oczekiwało odpowiedzi tego samego dnia.

Ostrzega, że ​​ta kultura całodobowej komunikacji – spowodowana w wielu przypadkach przeciążeniem poczty elektronicznej – szkodzi naszemu zdrowiu fizycznemu i psychicznemu.

Jak rozpoznać oznaki przeciążenia poczty e-mail?

Najbardziej niewątpliwym znakiem, że zmagasz się z przeciążeniem poczty e-mail, jest posiadanie w skrzynce odbiorczej setek e-maili bez odpowiedzi. Jak widzieliśmy, może to mieć na nas wpływ psychologiczny, a nawet fizyczny.

E-maile sprawiają, że jesteśmy nieszczęśliwi, mówi Cal Newport w New York Times. Według Newport wiadomości e-mail bez odpowiedzi powodują pewien poziom „niepokoju w tle”, który może towarzyszyć Ci przez cały czas i wszędzie.

W skrajnych przypadkach przeciążenie poczty e-mail może generować charakterystyczne oznaki stresu w miejscu pracy, w tym poczucie, że nie jesteś w stanie sobie z tym poradzić. Inne objawy stresu w miejscu pracy mogą obejmować:

• wahania nastroju
• być wycofanym
• utrata motywacji, zaangażowania i pewności siebie
• zwiększone reakcje emocjonalne – bycie bardziej płaczliwym, wrażliwym lub agresywnym

Czy czujesz się zestresowany, czy każdy e-mail sprawia, że ​​czujesz się bardziej nieszczęśliwy? Oto kilka sposobów zarządzania przeciążeniem poczty e-mail.

10 sposobów radzenia sobie z przeciążeniem poczty e-mail

Oto dziesięć opartych na dowodach strategii radzenia sobie z przeciążeniem poczty e-mail. Jeśli wysyłanie wiadomości e-mail utrudnia wydajność, zapoznaj się z naszym artykułem na temat 10 najważniejszych wskazówek dotyczących wydajności poczty e-mail.

Jeśli w pracy doświadczasz silnego stresu lub niepokoju, koniecznie porozmawiaj z kimś i poproś o pomoc. Wskazówki i porady tutaj są strategiami pomocy, ale nie rozwiązaniem długoterminowym. Jeśli potrzebujesz pomocy, poproś o nią.

1. Zrozum, w jaki sposób korzystasz z poczty e-mail

Zanim przejdziemy do wskazówek, zastanów się, jak korzystasz z poczty e-mail. To, jak radzisz sobie ze skrzynką odbiorczą, odzwierciedla Twoją osobowość, mówią Shana Lebowitz i Allana Akhtar w Business Insider.

Podzielili robotników świata na trzy typy:

1. Filtry/usuwające wiadomości e-mail (osoby, które odpowiadają natychmiast)
2. Oszczędzanie wiadomości e-mail (odpowiadaj szybko, ale nigdy nie usuwaj e-maili)
3. Ignorujący (ci, którzy nigdy nie czytają ani nie odpowiadają na e-maile)

Czy jesteś kimś, kto musi odpowiadać na każdy e-mail i nie radzi sobie z tym? A może ignorujesz e-maile i przechowujesz je?

Rozpoznając, w jaki sposób korzystasz z poczty e-mail, możesz zidentyfikować strategie, które mają największe szanse powodzenia.

Sposób, w jaki korzystamy z poczty e-mail, może również wyjaśniać, dlaczego Twoje obecne strategie postępowania z pocztą e-mail prawdopodobnie nie będą działać. W rzeczywistości wiele naszych zakorzenionych nawyków związanych z zarządzaniem pocztą e-mail – takich jak wyłączanie alertów – może mieć na nas negatywny wpływ, ostrzega dr Emma Russell.

Uznanie, że istnieje problem z zarządzaniem pocztą e-mail, jest pierwszym krokiem do dokonania pozytywnej zmiany.

2. Zarezerwuj czas na odpowiadanie na e-maile

Odpowiadanie na e-maile jest podstawową częścią Twojej roli i tak powinno być traktowane. Przeznacz trochę czasu na regularne odpowiadanie na e-maile.

To może być poranek, popołudnie lub o dowolnej porze, która będzie dla Ciebie odpowiednia. Dodaj to do swojego kalendarza i traktuj jako ważne zadanie. Nie zostawiaj odpowiadania na e-maile wieczorami i w weekendy. Nie tylko praca w wolnym czasie jest nie do zaakceptowania, ale również może być nieefektywna. Może powodować więcej stresu niż rozwiązuje.

Poświęcenie czasu na e-maile pozwala przygotować się psychicznie. Menedżerowie i liderzy, których jesteśmy w stanie z wyprzedzeniem przygotować do pracy, „doświadczali wyższych pozytywnych nastrojów i koncentracji na pracy, co z kolei pozwoliło im odnosić większe sukcesy przez cały dzień” – odkryli naukowcy z Portland State University.

Kiedy odpowiadasz na e-maile, rób to i nic więcej. Naukowcy odkryli, że żonglowanie wieloma zadaniami jest po prostu niepraktyczne. Poświęć trochę czasu na odpowiadanie na e-maile i skup się wyłącznie na zadaniu, aby uzyskać najlepsze wyniki.

3. E-mail z selekcją

Przeciążenie poczty e-mail jest objawem braku skutecznego segregowania i ustalania priorytetów wiadomości e-mail. Triaging e-mail to strategia, którą możesz wykorzystać do radzenia sobie z górami korespondencji.

Chociaż możesz otrzymywać setki (a nawet tysiące) e-maili dziennie, Amy Gallow w Harvard Business Review zaleca, że ​​istnieją tylko trzy sposoby radzenia sobie z każdym e-mailem:

1. Usuń: możesz szybko zobaczyć te e-maile, których nie musisz czytać ani odpowiadać. Może to obejmować zaproszenia, wiadomości-śmieci i reklamy. Usuń je tak szybko, jak to możliwe, aby zaoszczędzić miejsce i zmniejszyć stres.
2. Odpowiedz: wyskoczą pilne e-maile i powinieneś natychmiast odpowiedzieć. Obejmuje to korespondencję o krytycznym znaczeniu dla firmy, taką jak wiadomości od szefa.
3. Plik: Jeśli nie możesz odpowiedzieć natychmiast, przechowuj wiadomości w bezpiecznym miejscu, gdzie można się nimi zająć, gdy pozwala na to czas (na przykład w chronionym czasie).

Popularne pakiety poczty e-mail, takie jak Outlook i Gmail, umożliwiają szybkie identyfikowanie ważnych wiadomości e-mail (na przykład oznaczonych czerwoną flagą lub oznaczonych gwiazdką). Może to zapewnić łatwy sposób identyfikowania pilnych i ważnych wiadomości e-mail.

Zalecamy poświęcenie trochę czasu na zrozumienie, jak działa Twój program pocztowy i sprawdzenie, czy istnieją sposoby na efektywniejsze korzystanie z niego.

4. Zbuduj kilka standardowych szablonów

Prawda jest taka, że ​​większość z nas codziennie ma do czynienia z tymi samymi lub podobnymi zadaniami i prośbami. E-maile, które otrzymujemy i odpowiedzi, które tworzymy, są w dużej mierze takie same – oczywiście zgodnie z zasadami dobrej etykiety e-mailowej. Tworzenie serii standardowych szablonów żądań i odpowiedzi, które są profesjonalnie napisane i wstępnie sformatowane, może zaoszczędzić znaczną ilość czasu.

Umieszczone w łatwo dostępnym miejscu, możemy wywołać te szablony w razie potrzeby, wycinając je i wklejając w razie potrzeby.

Rzeczywiście, nadal będziesz musiał je edytować, poprawiać i personalizować, co nie jest idealne.

Potrzebuję pomocy? Stworzyliśmy serię szczegółowych artykułów z szablonami skupiającymi się na wszystkich aspektach profesjonalnej komunikacji biznesowej, w tym:

• Jak napisać formalną wiadomość e-mail
• Jak napisać e-mail uzupełniający
• Jak napisać e-mail z zapytaniem biznesowym
  

Jeszcze lepiej, przeczytaj następną wskazówkę, aby zobaczyć, jak we Flowrite przyjęliśmy koncepcję szablonów wiadomości e-mail nie tylko o jeden, ale raczej o sto kroków do przodu z pomocą sztucznej inteligencji.

5. Wykorzystaj sztuczną inteligencję i technologię do przekształcania poczty e-mail

Szablony mogą zaoszczędzić trochę czasu, ale mogą wydawać się niegrzeczne i bezosobowe. Kopiowanie i wklejanie oraz ręczne wypełnianie pustych miejsc w szablonach nadal jest czasochłonne. Na szczęście nowa, ekscytująca technologia, która wykorzystuje moc sztucznej inteligencji, zmienia sposób, w jaki piszemy e-maile. W ciągu kilku sekund możesz stworzyć ukierunkowane, profesjonalne i skuteczne e-maile, które przynoszą rezultaty.

Oparte na sztucznej inteligencji narzędzie Flowrite do pisania może pomóc każdemu zaoszczędzić czas na tworzeniu spersonalizowanych wiadomości e-mail z niewiarygodną dokładnością. Jeśli utkniesz w rutynie lub zmagasz się z czasem, nasz produkt może pomóc odświeżyć i udoskonalić Twoje e-maile, przekładając Twoje pomysły i przemyślenia na profesjonalną korespondencję, która przyniesie właściwe rezultaty.

I to nie tylko pisanie AI; istnieje cały szereg nowych rozwiązań technicznych i narzędzi, które mogą zwiększyć produktywność w miejscu pracy i pomóc w walce z obciążeniem poczty elektronicznej.

6. Usuń, zablokuj, wypisz się

Niechciana poczta, niechciana poczta, spam. Jakkolwiek chcesz to nazwać, wszyscy otrzymujemy góry e-maili, których nie chcemy ani nie potrzebujemy. Każdego dnia wysyłanych jest niewiarygodne (lub przerażające) 320 miliardów wiadomości spamowych. To ponad 80% wszystkich e-maili wysyłanych każdego dnia.

Jeśli masz konto e-mail, otrzymasz co najmniej jedną niechcianą wiadomość. Ale możesz otrzymywać nawet tysiące miesięcznie, zwłaszcza jeśli Twój adres e-mail jest publicznie dostępny w Internecie.

Pierwszym etapem odzyskiwania skrzynki odbiorczej jest systematyczne odrzucanie i usuwanie wszelkich wiadomości-śmieci. Ale musisz również zrezygnować z subskrypcji, aby uniknąć otrzymywania w przyszłości wiadomości e-mail.

Na dole każdego e-maila powinien znajdować się link umożliwiający wypisanie się z listy mailingowej. Jest to wymóg prawny w Stanach Zjednoczonych i Europie, chociaż niektórzy pozbawieni skrupułów e-maile mogą znaleźć sposoby, aby to ukryć. Jeśli poczta nadal przychodzi, zablokuj nadawcę.

W przyszłości nigdy nie zapisuj się na coś, czego nie chcesz lub nie potrzebujesz. Na przykład, jeśli otrzymujesz niechciane wiadomości e-mail z listy adresowej, zawsze kliknij natychmiast wypisz się.

7. Zastanów się nad telefonem

Wiadomość ping-pong może szybko zwiększyć liczbę wiadomości e-mail w Twojej skrzynce odbiorczej, ale czy jest to najlepszy sposób komunikacji?

Według psychologów czasami rozmowa może być bardziej skuteczna (lub „optymalna”) w tworzeniu połączenia i komunikacji. Mamy tendencję do pisania e-maili, kiedy możemy skuteczniej komunikować się osobiście, przez telefon lub twarzą w twarz, starając się uniknąć niezręczności.

Doszli do wniosku, że „interakcje obejmujące głos (telefon, czat wideo i czat głosowy) stworzyły silniejsze więzi społeczne i nie zwiększyły niezręczności w porównaniu z interakcjami obejmującymi tekst (e-mail, czat tekstowy)”.

Chociaż spotkanie twarzą w twarz nie zawsze jest możliwe, zastanów się, czy nie byłoby szybciej zadzwonić przed wysłaniem e-maila. Krótka rozmowa telefoniczna może zająć mniej czasu niż zarządzanie natłokiem e-maili, które często pojawiają się podczas zajmowania się szczegółami.

8. Zainwestuj w narzędzia komunikacji wewnętrznej

Usługi wiadomości błyskawicznych, takie jak Slack, ułatwiają szybszą wymianę informacji między współpracownikami, klientami i klientami. Załóżmy, że możesz pokonać przeszkody w implementacji; w takim przypadku wiadomości błyskawiczne mogą być doskonałą strategią eliminowania przeciążenia poczty e-mail w pracy.

W praktycznym przewodniku wdrażania wiadomości błyskawicznych Harvard Business Review zaleca korzystanie z technologii pracowników i ustalanie podstawowych zasad. Zauważają, że komunikatory internetowe są już podstawową częścią zespołów technicznych. Na przykład Slack obsługuje szybką wymianę informacji, których zespoły potrzebują do współpracy i rozwoju, aby stać się kluczowym narzędziem dla firm każdej wielkości.

Oczywiście zwykłe zastąpienie wiadomości e-mail przez komunikatory może prowadzić do zupełnie nowego problemu przeciążenia wiadomości. Jednak wszystkie opisane powyżej strategie są nadal aktualne. Równie ważna jest potrzeba poszanowania równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, mówi HBR.

9. Przechowuj dokumenty w chmurze

Ile e-maili to prośby o dokumenty, a ile brakuje załączników?

Udostępnianie i przechowywanie dokumentów zmienia się, a coraz więcej firm przechodzi na chmurę. Opierając się na rozwiązaniach chmurowych i zapewniając odpowiedni dostęp, możesz usunąć znaczną ilość ruchu e-mail.

Wszystkie dokumenty można przechowywać i udostępniać każdemu, w dowolnym miejscu i czasie. W świecie pracy po kryjówce usługi w chmurze mogą zapewnić wzrost produktywności, którego potrzebujemy, przekonuje William Smith w Technology Magazine.

Nie musisz już wysyłać wiadomości e-mail i czekać na odpowiedź (lub wystawiać odpowiedź, jeśli jesteś po drugiej stronie. Możesz założyć, że każdy może uzyskać dostęp do potrzebnych dokumentów, kiedy ich potrzebuje.

10. Zrób sobie przerwę

Może się to wydawać bezproduktywne, ale przerwa od e-maili (wakacje e-mailowe) może zmniejszyć stres i zwiększyć koncentrację, odkryli naukowcy.

W testach naukowcy odkryli, że ci, którzy natychmiast czytają e-maile, byli w stałym „wysokim stanie gotowości”, z bardziej stałym tętnem. W przeciwieństwie do tego, pracownicy usunięci z odpowiadania na e-maile przez pięć dni „doświadczali bardziej naturalnego, zmiennego rytmu serca”.

Teraz wyłączanie e-maili w tygodniu roboczym jest niepraktyczne. Ale ograniczenie odpowiadania na e-maile do dnia pracy i wyłączanie się wieczorem i w weekendy może zmniejszyć stres i poczucie przeciążenia e-mailami.

Myślisz, że wpłynie to na Twoje perspektywy w pracy? Wyznaczanie granic to kluczowa umiejętność dla liderów, mówi Jenn Lofgren w Forbes. Jasne ustalenie, co jest, a co nie jest w porządku – w tym odpowiadanie na e-maile w weekend – wysyła silny komunikat.

Kąt

Poniższe wskazówki powinny zawierać kilka sposobów zarządzania przeciążeniem poczty e-mail. Niestety problem zbyt wielu e-maili nie zniknie. Prawda jest taka, że ​​przeciążenie poczty e-mail może stać się większym ryzykiem, ponieważ pracujemy bardziej zdalnie i spędzamy jeszcze więcej czasu online, także w czasie wolnym.

Jeśli zmagasz się ze zbyt dużą ilością poczty e-mail, ważne jest, abyś opracował strategie zarządzania pocztą e-mail, które działają dla Ciebie. Rozważ użycie nowych technologii, takich jak asystenci poczty e-mail AI, wiadomości błyskawiczne i wdrożenie najlepszych praktyk zarządzania pocztą e-mail w pracy.