10 wskazówek dotyczących produktywności poczty e-mail, dzięki którym każdego dnia możesz zrobić więcej

Większość z nas nie zastanawia się, w jaki sposób korzystamy z poczty e-mail. Wiadomości napływają każdego dnia, a my odpowiadamy w miarę upływu czasu, nie osiągając zbyt wiele w ciągu dnia. To może wydawać się niekończącym się cyklem. Prawie jakbyś był niewolnikiem swojej skrzynki odbiorczej.

Ale nie musi tak być.

W rzeczywistości łatwo jest zracjonalizować sposób zarządzania pocztą e-mail, jeśli się na to zdecydujesz. Kilka prostych wskazówek, kilka podstawowych zasad i jeden lub dwa hacki zwiększające produktywność mogą skrócić czas cotygodniowego zarządzania pocztą e-mail. Kąt

Nie wierzysz nam? Przeczytaj te wskazówki dotyczące produktywności poczty e-mail, aby mieć szansę, że się mylisz.

1. Sprawdzaj pocztę tylko dwa razy dziennie

Sprawdzasz pocztę 50 razy dziennie? Prawdopodobnie nie powinieneś.

Zarządzanie wiadomościami e-mail i odpowiadanie na nie raz rano przed rozpoczęciem zadań wymagających głębokiego skupienia. A potem jeszcze raz po południu, kiedy potrzebujesz przerwy od innych zadań.

Dzięki temu resztę dnia można poświęcić na bardziej produktywną pracę. Pamiętaj, aby wyłączyć powiadomienia z przychodzących e-maili, aby nie odczuwać potrzeby częstszego sprawdzania ich.

2. Użyj zasady 1 kliknięcia i 3 zdań

Te hacki zwiększające produktywność mogą, ale nie muszą działać, w zależności od Twojego przepływu pracy, ale zdecydowanie warto je wypróbować.

• Zasada 1 kliknięcia: zobowiąż się do dotknięcia wiadomości e-mail tylko raz. Możesz wykonać wiele czynności, gdy jest otwarty, ale reguła mówi, że musisz coś zrobić po otwarciu wiadomości e-mail. Możesz go zarchiwizować, odpowiedzieć na nie lub dodać do swojej listy zadań.
• Reguła trzech zdań: wszystkie odpowiedzi powinny składać się z trzech zdań lub mniej. To takie proste. Krótsze odpowiedzi to mniej czasu spędzonego na e-mailach. Możesz zmodyfikować to do 2-5 zdań, ale główny punkt pozostaje ten sam: nie trać czasu na tworzenie dopracowanej odpowiedzi.

Jeśli 3 zdania nadal wydają się zbyt długie, dlaczego nie spróbujesz napisać tylko 3 wypunktowań za pomocą Flowrite? Zastrzeżenie: nasze narzędzie do pisania oparte na sztucznej inteligencji zamieni je w pełnoprawną wiadomość e-mail.

3. Ciągle rezygnuj z subskrypcji

To nieuniknione. W pewnym momencie te masowe e-maile i biuletyny sumują się i zaczynają zaśmiecać Twoją skrzynkę odbiorczą. Rozwiązanie: za każdym razem, gdy otrzymasz niechcianą wiadomość e-mail, naciśnij przycisk rezygnacji z subskrypcji na dole wiadomości.

Spójność się opłaca: po tygodniu lub dwóch zrezygnujesz z subskrypcji 80-90% niepotrzebnych e-maili.

Lub jeśli nie chcesz tracić czasu na robienie tego ręcznie, istnieją usługi takie jak Unroll.me, które przeprowadzają za Ciebie proces anulowania subskrypcji.

4. Naucz się skrótów klawiaturowych

PSA: Nie musisz używać Superhumana, aby korzystać ze skrótów klawiszowych. Weźmy jako przykład Gmaila.

Najpierw sprawdź w ustawieniach Gmaila, czy skróty klawiaturowe są rzeczywiście włączone: Ustawienia → Ogólne → Włączone skróty klawiaturowe → Zapisz zmiany.

Wtedy to już tylko kwestia zapamiętania najcenniejszych skrótów (poniższe dotyczą macOS):

• W górę iw dół = poruszaj się po skrzynce odbiorczej. Naciśnij Enter, aby otworzyć rozmowę. Naciśnij X, aby wybrać rozmowę.
• P/N = Wybierz poprzednią lub następną wiadomość w rozmowie. Naciśnij Enter, aby otworzyć wiadomość.
• Shift + C = Utwórz w nowym oknie
• Shift + 3 = Wybranie wątku powoduje przeniesienie go do kosza.
• S = Rozpocznij rozmowę
  

Więcej informacji znajdziesz w tym artykule o skrótach klawiszowych w Gmailu.

5. Wypróbuj zasadę 2 minut

Skonfiguruj regułę dla wiadomości, z którymi szybko sobie radzisz. Jeśli odpowiedź zajmie mniej niż 2 minuty, zrób to od razu.

Oczywiście ta wskazówka dotycząca wydajności poczty e-mail nie oznacza, że ​​powinieneś mieć otwartą skrzynkę odbiorczą przez cały dzień i reagować na nowe wiadomości!

Zamiast tego, gdy zarezerwujesz czas na obsługę poczty e-mail, najpierw zajmij się szybkimi sprawami.

Czy ci się udało? Chcielibyśmy wiedzieć.

6. Skonfiguruj filtry i aliasy

Filtry to reguły automatyzacji, które przekierowują Twoją pocztę e-mail do odpowiednich folderów, gdy trafiają do Twojej skrzynki odbiorczej. Oszczędzają wysiłku związanego z ręcznym sortowaniem wiadomości.

Na przykład możesz utworzyć reguły na podstawie adresu nadawcy, wiersza tematu, słów zawartych w treści, rozmiaru, daty i tak dalej. Aby dowiedzieć się więcej, zapoznaj się z tym przewodnikiem dotyczącym konfigurowania filtrów w Gmailu.

Aliasy to przydatna funkcja, która ułatwia filtrowanie wiadomości e-mail. Gmail umożliwia konfigurowanie aliasów za pomocą znaków plus i kropek w adresie e-mail.

Załóżmy na przykład, że masz adres e-mail o nazwie [email protected]. Chcesz subskrybować biuletyn Flowrite i filtrować przychodzące biuletyny do dedykowanego folderu. Następnie możesz dokonać subskrypcji za pomocą adresu [email protected], a problemy z biuletynem nadal będą trafiać do Twojej skrzynki odbiorczej. Następnie możesz utworzyć regułę filtrowania kierującą wszystkie e-maile na ten adres do folderu „Biuletyny”.

7. Użyj pełnego ekranu

Ta pierwsza wskazówka dotycząca produktywności poczty e-mail jest bardzo prosta, ale skuteczna.

Jeśli masz otwartych 50 kart jednocześnie, prawie na pewno pojawi się powiadomienie, które przełamie Twoją koncentrację. Lub po prostu decydujesz, że teraz jest najlepszy czas, aby sprawdzić swój kanał na Twitterze i ten krypto mem z wczoraj.

Wyeliminuj możliwość rozpraszania się. Ustaw okno przeglądarki na pełnym ekranie i spraw, aby inne karty były niewidoczne.

• Windows: naciśnij F11
• macOS: naciśnij CMD + Shift + F

Podziękujesz nam później.

8. Zaplanuj e-maile do wysłania później

Czasami praktyczne i uprzejme jest wysyłanie e-maili we wcześniej ustalonym czasie, a nie w chwili obecnej. Czas wysłania może również wpłynąć na kurs otwarcia.

Gmail to ułatwia. Po prostu kliknij strzałkę obok przycisku „Wyślij” podczas tworzenia wiadomości e-mail i wybierz datę i godzinę. Tak proste! Większość klientów poczty e-mail ma podobne funkcje i istnieje wiele przydatnych rozszerzeń, które mogą to zrobić za Ciebie, jeśli nie masz szczęścia.

9. Użyj e-maila do robienia notatek ze spotkania

To oszałamiający sposób na produktywność (a jednocześnie tak prosty). Gdy jesteś na spotkaniu Zoom lub Teams, otwórz pusty szablon wiadomości e-mail i zacznij robić notatki.

Pisz szybkie wypunktowania podczas spotkania.

Zakończ spotkanie 5-10 minut wcześniej i szybko dopracuj notatki, aby były lepiej czytelne.

Następnie wyślij je do wszystkich zainteresowanych.

I gotowe: jesteś gotowy do następnego zadania lub spotkania bez poświęcania 30 minut na pisanie notatki.

10. Usuń swoje e-maile

Oczywiście nie wszystkie! Użyj macierzy Eisenhowera, aby podzielić swoje e-maile na cztery kategorie. Możesz utworzyć folder dla każdej kategorii, aby ułatwić przetwarzanie.

• Pilne i ważne = Odbieraj te e-maile od razu. Ale najpierw posortujesz resztę swoich e-maili.
• Pilne i nieważne =Jeśli to możliwe, zajmij się tymi wiadomościami zaraz po zajęciu się wiadomościami z kategorii 1. Jeśli nie, zarezerwuj trochę czasu od końca tego samego dnia.
• Niepilne i ważne = Możesz zająć się nimi później, ale pamiętaj, aby zarezerwować dla nich czas, aby nieuchronnie się nimi zająć.
• Niepilne i nieważne =Usuń lub zignoruj ​​te wiadomości.
  

To było to, ludzie! Wszystko, co musisz zrobić, to zastosować niektóre z tych wskazówek dotyczących wydajności poczty e-mail w swoim przepływie pracy i sprawdzić, ile godzin możesz zaoszczędzić w przyszłym tygodniu.