5 rzeczy, które należy wziąć pod uwagę, wysyłając e-mail do nauczyciela

Chociaż czasami konieczne jest wysłanie e-maila do nauczyciela, aby wyjaśnić swoje pytanie, istnieje kilka najlepszych praktyk, których należy przestrzegać. Po pierwsze, ważne jest, abyś szanował czas swojego nauczyciela. Nikt nie chce otrzymywać wiadomości e-mail zawierającej dziewięć pełnych akapitów. Pisanie powieści e-mailowej o długości powieści do nauczyciela prawdopodobnie nie jest najlepszym sposobem na zwlekanie z zadaniem, które ci zlecili.

Jeśli wszystko będzie zwięzłe i rzeczowe, twoja wiadomość będzie jasna i rozważna, co zwiększy prawdopodobieństwo, że twój nauczyciel odpowie i odpowie na wszystkie twoje obawy.

W rzeczywistości za każdym razem, gdy wysyłasz wiadomość e-mail do nauczyciela lub profesora, należy pamiętać o pewnych kwestiach, takich jak formalności, używany język i długość.

Zamiast bombardować nauczyciela e-mailem, który zajmie mu całe popołudnie, dobrą praktyczną zasadą jest trzymanie się łącznej liczby słów 150 słów (lub mniej). Kluczem jest zapewnienie jak największej ilości kontekstu, na przykład numeru kursu lub sekcji. Pamiętaj: nie jesteś ich jedynym uczniem!

Innym sposobem na wysłanie e-maila do nauczyciela jest przestrzeganie tej zasady: jeśli nie będę mówił jasno i bezpośrednio, mój nauczyciel też nie będzie. Zgadza się — sposób, w jaki napiszesz swój pierwszy e-mail, będzie miał bezpośredni wpływ na reakcję nauczyciela.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak wysyłać dobrze napisane, uprzejme e-maile, które zwiększą Twoje szanse na otrzymanie pomocnej odpowiedzi.

Zacznij od szczegółowego tematu

Wiersz tematu e-maila jest pierwszą rzeczą, jaką zobaczy nauczyciel oprócz Twojego imienia i nazwiska. Zamiast zostawiać nauczyciela w niepewności z tematem takim jak „Cześć” lub „Pytanie”, powiedz mu, o co chodzi w swoim e-mailu w konkretnych terminach. To nie czas na niejasność.

Nakreślenie dokładnie tego, o czym piszesz do swojego nauczyciela, nie tylko przyciągnie jego uwagę, ale pozwoli mu na szybką i adekwatną odpowiedź.

Oto kilka przykładów mocnych, szczegółowych tematów dla nauczycieli:

• Biologia 101: Pytanie o sekcję laboratoryjną w środę

• Strona z cytatami do eseju: Chicago czy APA?

• Spotkanie w piątek: 11:30

• Potwierdzenie pracy dyplomowej do następnego zadania esejowego

Wszystkie te wiersze tematyczne przekazują nauczycielowi główny punkt wiadomości e-mail w dziesięciu słowach lub mniej. Uwzględniając informacje identyfikujące (takie jak jednostka lekcyjna, w której się znajdujesz, np. Biologia 101 lub data nadchodzących zajęć lub spotkania), Twój nauczyciel może wskazać Cię wśród niezliczonych innych uczniów, kolegów i administratorów w ich wszechświecie.

Używaj formalnych pozdrowień i podpisów

Nadaj nauczycielowi ton, aby potraktował Cię poważnie, wysyłając powitanie, które jest formalne i pełne szacunku. Rozpoczęcie e-maila od „Hej” jest przeciwieństwem tego. Formalne powitanie, takie jak „Drogi Panie Lee” lub „Cześć, profesorze Bonnell” jest nie tylko uprzejme, ale i przyjazne. Twój nauczyciel prawdopodobnie będzie zniechęcony powitaniami, które wydają się zbyt swobodne — lub jeśli w ogóle ich nie ma!

O ile nauczyciel nie poinstruował cię inaczej, zawsze powinieneś zwracać się do nich ich formalnym imieniem i nazwiskiem. Czasami nauczyciele akademiccy wolą być po imieniu ze studentami. Zazwyczaj można to ocenić po sposobie, w jaki komunikują się w klasie lub podpisują e-maile. Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do nauczyciela, którego nie spotkałeś (jeśli masz nadzieję na zmianę klasy lub zarejestrowanie się na ich), na pewno zechcesz zachować formalne powitanie.

W tym samym duchu podpis lub podpis powinien również być błędny po stronie formalnej. Oprócz imienia i nazwiska, oto kilka odpowiednich linii zamykających dla nauczycieli:

• Serdeczne pozdrowienia,

• Dziękuję za Twój czas,

• Z poważaniem,

• Życzymy miłego odpoczynku w ciągu dnia/tygodnia.

• Doceniam twoją radę.

• Wszystkiego najlepszego,

I chociaż nie trzeba tego nawet mówić, e-maile do nauczycieli nie są miejscem na emotikony, memy, skróty ani język tekstowy.

Sformatuj „mięso” swojego e-maila

„Mięso” Twojej wiadomości (lub akapitów treści) powinno być sformatowane w taki sposób, aby można je było szybko przeczytać i przejść od razu do sedna. Ograniczenie go do pięciu zdań lub mniej zaowocuje jasnym i bezpośrednim przesłaniem.

Jeśli masz wiele spraw do omówienia i wiesz, że przekroczysz 150 słów, użyj wypunktowania. Użyj jednego wypunktowania dla każdego pytania; w ten sposób Twój nauczyciel może łatwo odpowiedzieć na każdą kwestię. (Grammarly również może w tym pomóc, sugerując przekształcenie wiadomości e-mail w bardziej czytelny format , na przykład przepisywanie akapitów z listą informacji na wypunktowanie i pogrubienie kluczowych informacji, takich jak terminy).

Chcesz również upewnić się, że akapity nie są zbyt długie ani niezgrabne. Podziel tekst na łatwe do strawienia kawałki, aby instruktor mógł przez niego przebrnąć. Nie chcesz zamieszania po ich stronie, ponieważ może to opóźnić ich odpowiedź.

Oprócz zastanowienia się nad czytelnością akapitów swojego ciała, możesz zacząć od zdania, które powtarza Twój temat. Dostarczenie zdania „przeglądu”, które trafia w główny punkt wiadomości e-mail, może być pomocnym drogowskazem dla nauczyciela. Kilka przykładów:

• Piszę do Ciebie e-mailem, ponieważ . . .

• Chciałbym kontynuować naszą rozmowę na temat . . .

• Sięgam dzisiaj, ponieważ . . .

• Piszę, żeby zapytać o . . .

Podsumuj to i okaż wdzięczność

Po napisaniu treści e-maila podsumuj to w jednym ostatnim zdaniu zawierającym czynności do wykonania dla nauczyciela. Podobnie jak zdanie „przegląd” na początku e-maila, to zdanie podsumowujące powinno być bezpośrednie i zwięzłe, określając, czego oczekujesz od odpowiedzi.

Na przykład:

• Czekam na Twoją odpowiedź dotyczącą struktury mojej bibliografii.

• Zaczekam na Twoje potwierdzenie przed zaplanowaniem spotkania.

• Z góry dziękuję za opinię na temat mojej pracy magisterskiej.

Czasami to zdanie może nie być całkowicie konieczne, ale może pomóc w szybszej odpowiedzi. Podczas podsumowania upewnij się, że dziękujesz swojemu nauczycielowi. (Tak, nawet zanim zareagują!) Okazywanie im wdzięczności przez powiedzenie „dziękuję za poświęcony czas” lub „dziękuję bardzo za pomoc” znacznie wpłynie na to, jak przetrawią twoją wiadomość — i będą cię uważać za ucznia.

Innym sprytnym sposobem na zrobienie dobrego wrażenia jest wysłanie wiadomości e-mail z podziękowaniem, jeśli ostatnio odwiedziłeś ich w godzinach pracy lub odbyłeś spotkanie jeden na jednego. Wszyscy doceniają podziękowania i jest to po prostu najprostszy sposób na przekazanie swojej wdzięczności.

Nie zapomnij o korekcie!

Last but not least : Korekta, korekta, korekta! Przepuszczaj e-maile przez Edytor Grammarly lub zainstaluj rozszerzenie przeglądarki Grammarly, aby mieć pewność, że Twój e-mail jest wolny od błędów gramatycznych, interpunkcyjnych i ortograficznych.

Nawet jeśli nie wysyłasz e-maila do swojego nauczyciela angielskiego, tego typu błędy mogą sugerować Twojemu instruktorowi, że nie zależy Ci zbytnio na zajęciach. Czytanie e-maila na głos to dobry sposób na zidentyfikowanie zbędnych czynności i wszelkich sekcji, które brzmią sztucznie lub niejasno.

Aby zachować szczególną ostrożność, wpisz wiadomość e-mail w innym programie (takim jak Microsoft Word lub Dokumenty Google) przed jej wysłaniem, aby móc przejrzeć ją kilka razy bez ryzyka, że ​​zbyt wcześnie klikniesz wyślij. (Grammarly działa w obu tych programach, dając dodatkową pewność, że wszelkie błędy zostaną wyłapane).

Umiejętność napisania dobrego e-maila do nauczyciela to nie tylko umiejętność, której będziesz potrzebować w szkole. Jest to umiejętność, którą będziesz nosić przy sobie przez całe życie i karierę, komunikując się z menedżerami, współpracownikami i innymi profesjonalistami.

Dzięki tym wskazówkom będziesz gotowy do wysłania skutecznego e-maila do przełożonych, takich jak Twój nauczyciel, którzy z pewnością zareagują przychylnie na Twoją pełną szacunku, rzeczową wiadomość.