Wątki e-mailowe: definicja i 4 sposoby zarządzania nimi

W świecie zawodowym wątki e-mailowe są faktem. I to ogólnie dobrze: jeśli prowadzisz ciągłą rozmowę ze współpracownikiem, masz plan rozwoju lub powtarzające się tematy rozmów, które chcesz od siebie oddzielić, najlepszym rozwiązaniem jest wątek e-mailowy.

Co to jest wątek e-mailowy?

Wątek wiadomości e-mail to seria wiadomości e-mail rejestrujących wszystkie odpowiedzi na oryginalną wiadomość e-mail. Pomyśl o wątku e-mailowym jak o czacie grupowym: każdą wiadomość otrzymuje wiele osób, niezależnie od tego, jak często uczestniczą w rozmowie, a każda z nich może z łatwością przeglądać postęp wątku w porządku chronologicznym.

Często wątki e-maili są wyświetlane w formacie „zagnieżdżonym” w skrzynkach odbiorczych odbiorców, pokazując najnowszą odpowiedź, gdy odbiorca otworzy wątek, a każdą poprzednią odpowiedź w kolejności od najnowszej do najstarszej, kończąc na oryginalnej wiadomości.

Nie wszystkie programy poczty e-mail obsługują wątki e-mail, a wśród tych, które to obsługują, nie wszystkie domyślnie je włączają. Nie zawsze nazywają tę funkcjęwątkami— godnym uwagi przykładem jest Gmail, w którym wątki e-maili są określane jakowidok konwersacji.

Być może znasz termin„łańcuch e-maili”i zastanawiasz się: „Czy jest to wątek e-mailowy czy łańcuch e-mailowy?” Łańcuch e-maili to nie to samo, co wątek e-mailowy. Łańcuch e-maili to zbiór przekazywanych dalej lub w inny sposób połączonych e-maili, które niekoniecznie są powiązane tematycznie.

Jak tematy,DWiUDWdziałają w wątkach e-maili?

Linie tematyczne

W wątku e-mailowym każda odpowiedź ma ten sam temat, co oryginalna wiadomość e-mail, poprzedzona dopiskiemRE:. RE:to skrót oznaczającyodnoszący się dolubodnoszący się doi oznacza, że ​​wiadomość e-mail jest odpowiedzią na poprzednią wiadomość e-mail. Oto przykład tematu odpowiedzi e-mail w wątku:

RE: Impreza świąteczna w czwartek, 14 grudnia

Wybierając temat wątku wiadomości e-mail, postępuj zgodnie z tymi samymi wskazówkami, które stosujesz w przypadku każdego innego tematu. Powinien być zwięzły i jasno komunikować cel wiadomości e-mail.

CciBcc

Wiele osób myli funkcje DWiUDWw wiadomościach e-mail, więc oto różnica: DW, czylikopia do wiadomości, dodaje odbiorców do wiadomości e-mail, nie czyniąc ich głównymi odbiorcami wiadomości e-mail. Innymi słowy, dodając adres e-mail w poluDW, dołączasz tę osobę do wątku bez oczekiwania, że ​​odpowie na Twój e-mail.DWjest często używane, aby mieć pewność, że dana osoba, na przykład przełożony odbiorcy, posiada zapis wiadomości, do którego może się odwołać w razie potrzeby. Gdy dodaszwiadomość dodanej osoby w wiadomości e-mail, nie ma potrzeby adresowania jej w powitaniu.

Wszyscy odbiorcy wiadomości e-mail mogą zobaczyć adresyzapisanew wiadomości e-mail. Jeśli konieczne jest, aby odbiorcy mogli zobaczyć te informacje, na przykład w sytuacjach, w których mogą być zmuszeni do omówienia między sobą tematu wiadomości e-mail, wybierzDWzamiastUDW.

UDW, czyliukryta kopia do wiadomości, działa podobnie doDW, ale z jedną kluczową różnicą: odbiorcy wiadomości e-mail nie widzą adresów, które zostały w niejzapisane. Ponadto żaden adres e-mail zapisanyw wiadomości kopiowanejlubkopiowanejnie może zobaczyć adresówprzesłanychw wiadomości e-mail. To sprawia, że​​BCCjest doskonałym wyborem, gdy wysyłasz e-maile, które muszą dotrzeć do wielu odbiorców, ale nie chcesz, aby wiedzieli, kto jeszcze otrzymał wiadomość. Na przykład, wyjaśniając zasady dotyczące miejsca pracy ze swoim przełożonym, możeszprzekazaćHR w e-mailu.

Zalety wątków e-mailowych

Wątki e-mailowe są pomocne na wiele sposobów. Grupując wszystkie e-maile w rozmowie, wątki e-maili:

• Zmniejsz bałagan w skrzynkach odbiorczych.
• Ułatw śledzenie postępu rozmowy, co może być pomocne w przypadku kolejnych wiadomości e-mail.
• Informuj wszystkich uczestników na dany temat bez konieczności wysyłania wielu e-maili.

Wady wątków e-mailowych

Chociaż wątki e-mailowe mają wiele zalet, istnieją również pewne wady. Należą do nich:

• Odbieranie nieistotnych wiadomości e-mail: jeśli znajdujesz się na obrzeżach konwersacji w wątku e-mail, istnieje ryzyko, że będziesz otrzymywać wiadomości e-mail, które nie wymagają Twojej uwagi.
• Mogą być długie. Im więcej odpowiedzi otrzyma wątek, tym będzie on dłuższy, co utrudnia znalezienie w wątku konkretnych wiadomości, kiedy ich potrzebujesz.

4 wskazówki, jak efektywnie wykorzystywać wątki e-mailowe

Wątki e-mailowe mogą być użytecznym narzędziem, ale można przy nich popełnić błędy. Umiejętność ich skutecznego wykorzystania jest kluczowym elementem profesjonalnej komunikacji. Oto kilka wskazówek, jak prawidłowo i skutecznie korzystać z wątków e-mailowych:

1 Wstrzymaj się z krótkimi odpowiedziami

Zapisuj krótkie, jednowyrazowe odpowiedzi (wraz z pytaniami, na które można odpowiedzieć) w przypadku wiadomości tekstowych i aplikacji do czatowania, takich jak Slack. Te krótkie interakcje, zwłaszcza gdy nie dotyczą nikogo w wątku wiadomości e-mail innej niż osoba, o którą pytasz lub na którą odpowiadasz, nie stanowią podstawy do wysłania wiadomości e-mail. Tak naprawdę wysyłanie ich w wątku e-mailowym niepotrzebnie zajmuje miejsce w skrzynkach odbiorczych odbiorców i wysyła powiadomienia, co może być irytujące i niestosowne w etykiecie e-mailowej.

2 Wiedz, kiedy użyćodpowiedzi, a kiedyodpowiedzieć wszystkim

Gdy klikniesz opcję „odpowiedzna wiadomość e-mail”, odpowiedź zostanie przesłana wyłącznie do nadawcy. Nie ma znaczenia, czy nadawcą była osoba, która rozpoczęła wątek e-mailowy, czy jedna z osób odpowiadających —odpowiedźjest bezpośrednią odpowiedzią skierowaną do konkretnej osoby. Z drugiej strony„Odpowiedz wszystkim” odpowiadawszystkim osobomw wątku wiadomości e-mail, łącznie z tymi, które znajdują się w wiadomościachDWiUDW. Jeśli w wątku ktoś Cięprzesłał, kliknięcieopcji „Odpowiedz wszystkim”spowoduje ujawnienie Twojego adresu e-mail każdemu uczestnikowi.

3 Ustal, czy Twoja odpowiedź jest potrzebna

Jeśli nie jesteś aktywnym uczestnikiem dyskusji lub projektu, być może nie będziesz musiał odpowiadać ani wyrażać swoich myśli. Niepotrzebne dodanie swojego głosu wydłuży wątek, więc zanim odpowiesz, upewnij się, że to, co masz do powiedzenia, jest wartościowe.

4 Trzymaj się tematu

Możesz pokusić się o dołączenie pytań, komentarzy lub spostrzeżeń na tematy stycznie powiązane z głównym tematem wątku, ale nie bezpośrednio z nim związane. Zadawanie zbędnych pytań może sprawić, że wątek e-mailowy stanie się nieporęczny i ukryje najważniejsze informacje, które inni muszą znaleźć. Jeśli chcesz poruszyć inny temat, nawet jeśli jest podobny, wyślij nowego e-maila z nowym tematem.

Przykład wątku e-mailowego

Temat:Plany podróży na GrammarCon, 20.10–22.10

Cześć wszystkim,

Aby zarezerwować lot na GrammarCon, skorzystaj z poniższego linku: www.exampletravel.link.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania, skontaktuj się z nami jak najszybciej, ponieważ jutro i w środę będę nieobecny w biurze.

Najlepiej, Miriam

Temat: RE: Plany podróży na GrammarCon, 20.10–22.10

Cześć Miriam,

Myślałem, że GrammarCon odbędzie się dopiero w grudniu? Proszę o poradę.

Dzięki,

Marco

Temat:RE: Plany podróży na GrammarCon, 20.10–22.10

Hej Marco,

To było w grudniu ubiegłego roku. Ale w tym roku przesunęli to w górę.

Mam nadzieję, że to pomoże!

Najlepszego, Etanie

Często zadawane pytania dotyczące wątków e-mailowych

Co to są wątki e-mailowe?

Wątki e-maili to zagnieżdżone grupy e-maili będących odpowiedziami na jedną, oryginalną wiadomość.

Jak one działają?

Wątki e-mail grupują e-maile w skrzynce odbiorczej odbiorcy, wyświetlając wątek tak, jakby był jednym e-mailem. Po otwarciu wątku zwykle widzisz najnowszą wiadomość oraz skompresowane wersje poprzednich odpowiedzi.

Jakie są trzy wskazówki dotyczące efektywnego korzystania z wątków e-mailowych?

Trzy wskazówki dotyczące skutecznego korzystania z wątków e-mailowych obejmują:

• Unikaj traktowania wątku e-mailowego jak wiadomości tekstowej. Zapisz krótkie, indywidualne interakcje na innych platformach.
• Wybierz zwięzły temat, który informuje o celu wiadomości e-mail
• Używajodpowiedzi wszystkimtylko wtedy, gdy naprawdę musisz wysłać wiadomość do wszystkich osób w wątku. Aby odpowiedzieć tylko jednemu uczestnikowi, użyj opcji Odpowiedz.