8 porad e-mailowych dla introwertyków

Według Fundacji Myers-Briggs jesteś introwertykiem, jeśli czujesz się najbardziej komfortowo skupiając się na „swoim wewnętrznym świecie”. Działania w świecie zewnętrznym, takie jak rozmowa z ludźmi bezpośrednio lub przez telefon, okazują się wyzwaniem. Chociaż e-maile mogą wydawać się mniej intensywne, mają też swoje wyzwania. Te osiem wskazówek zostało specjalnie zaprojektowanych, aby e-maile były jak najbardziej bezbolesne dla introwertyków.

1 Zminimalizuj kontynuację, będąc dokładnym.

Jeśli wyślesz e-mail, ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest pozostawienie pytań bez odpowiedzi. Ludzie odpowiedzą, aby uzyskać wyjaśnienia, lub, co gorsza, będą chcieli porozmawiać osobiście. Najlepszym sposobem na uniknięcie tej niezręcznej sytuacji jest opisanie wszystkich szczegółów w jednym komunikacie. Spójrzmy na dobry i zły przykład.

Drugi przykład odpowiada (i unika) ewentualnych kontynuacji rozmów. Zachęca ludzi do odpowiedzi przez e-mail zamiast upuszczania materiałów w biurze. Oto kilka pytań, na które odpowiada: Po co Ci zdjęcie? Jaki rozmiar? Czy to musi być profesjonalne? Możesz nawet pójść o krok dalej, dołączając przykłady tego, co chcesz wysłać swoim współpracownikom.

2 Niech będzie krótki i słodki.

Bycie dokładnym jest konieczne; bycie rozwlekłym nie jest. Im dłuższy jest Twój e-mail, tym trudniej czytelnikom zrozumieć, o co chodzi. Zapracowani współpracownicy mogą przegapić najważniejsze punkty, jeśli Twój e-mail jest esejem składającym się z pięciu akapitów. Zamiast tego użyj wypunktowań lub dołącz podsumowanie na początku wiadomości. Możesz także dodawać linki do odpowiednich informacji bez literowania ich w treści tekstu.

3 Niech Twoja osobowość zabłyśnie.

E-mail to idealne medium do zaprezentowania Twoich ukrytych talentów i cech osobowości. Na przykład, prawdopodobnie nie zostałbyś przyłapany martwy na gadaniu przy dystrybutorze wody. Jednak możesz być całkiem zabawny ze swoimi bliskimi przyjaciółmi. Śmiało i bądź komiczny w swoich e-mailach i czatach grupowych. Jeśli nawet wirtualny żart wydaje się zbyt przerażający, użyj emotikonów! Te urocze małe postacie mogą turlać się po podłodze ze śmiechu lub bezczelnie mrugać do Ciebie. (Weź pod uwagę kulturę swojego miejsca pracy. Jeśli jest to bardzo formalne, emotikony mogą być nieodpowiednie.) Możesz także używać e-maili do polecania innych, dzielenia się wiadomościami z dużą grupą lub przewodzenia. Nie musisz ograniczać się do nieśmiałości, jeśli masz komputer i klawiaturę.

4 Ćwicz kontrolę tłumu.

Wirtualne grupy są prawie tak samo złe, jak ich odpowiedniki w prawdziwym życiu. Aby ich uniknąć, ogranicz korzystanie z CC i BCC. (CC oznacza „wewnętrzną kopię”. BCC to ślepa kopia. Funkcji tych używa się do wysyłania wiadomości e-mail do wielu odbiorców). W większości przypadków lepiej jest wysłać każdemu spersonalizowaną wiadomość e-mail. Jeśli chcesz rozpocząć wątek, uwzględnij tylko osoby niezbędne do wykonania zadania. W przeciwnym razie możesz zacząć koszmar „odpowiedz wszystkim”. Dowiedz się więcej o tym, jak mądrze używać CC w tym artykule o nawykach związanych z pocztą e-mail.

5 Odpowiedz od razu.

Czy jesteś winny zwlekania? Wielu introwertyków boi się interakcji, więc odkładają sytuacje, które prowadzą ich do kontaktu z innymi. Nie pozwól, aby ta tendencja wkradła się w Twoje nawyki e-mailowe. Obsługuj większość swoich e-maili zgodnie z regułą 2-2-2. Sprawdzaj swoje e-maile co najmniej dwa razy dziennie, na początku i pod koniec dnia pracy. Odpowiadaj natychmiast na wszystkie e-maile, których obsłużenie zajmie mniej niż dwie minuty. Pozostałe wiadomości oznacz gwiazdką lub oznacz je jako nieprzeczytane. Przeznacz dwie godziny w tygodniu, aby poradzić sobie z tymi dłuższymi obserwacjami.

6 Niektóre e-maile są retoryczne.

Podobnie jak pytania, nie każdy e-mail wymaga odpowiedzi. Zamiast stresować się odpowiadaniem na każdy e-mail, zadaj sobie pytanie, czy nadawca oczekuje odpowiedzi. Na przykład możesz bezpiecznie zignorować przesyłanie dalej, biuletyny i dobrowolne ankiety. Rozważ skonfigurowanie reguły w skrzynce odbiorczej, która będzie automatycznie przekazywać takie wiadomości do osobnego folderu. Z drugiej strony, upewnij się, że szybko odpowiadasz na zaproszenia i kierujesz e-maile. Jeśli jesteś nadawcą, nie ma nic złego w stwierdzeniu, że odpowiedź nie jest wymagana, chyba że mają pytania.

7 Pomiń e-mail.

Niektóre sytuacje, takie jak prośba o awans lub wyrażanie współczucia, są lepiej rozwiązywane osobiście. E-mail jest często niewystarczającym środkiem do przekazania złożonych emocji lub radzenia sobie z poważnymi problemami. Chociaż rozmowa twarzą w twarz może wydawać się trudna, lepiej jest nieumyślnie wprowadzać w błąd lub obrazić źle sformułowaną wiadomość e-mail. Ponadto nigdy nie omawiaj prywatnych spraw w wiadomości e-mail. Jeśli nie czujesz się komfortowo, gdy informacje są przekazywane lub udostępniane, nie są one częścią wiadomości. Jeśli poczta elektroniczna jest nieunikniona, nie spiesz się. Zanim go wyślesz, przeczytaj go z perspektywy odbiorcy. Czy brzmisz jak człowiek? Czy przekazałeś właściwy ton?

8 Zaciśnij zamknięcie.

W prawdziwym życiu może się okazać, że powoli oddalasz się od tej osoby, próbując zakończyć dyskusję. Dlaczego tak trudno jest zakończyć rozmowę? Przede wszystkim możesz chcieć pominąć podpis w wiadomości e-mail. W końcu nie chcesz, żeby odpowiadali e-mailem? Jeśli podasz swój numer telefonu lub adres, wysyłasz sygnał, że przyjmujesz telefony i wizyty. Wiesz, że nie chcesz tego zrobić! Zamiast tego po prostu zakończ wiadomość prostym zamknięciem wiadomości e-mail. Nie powinny być ekstrawaganckie. W razie wątpliwości „dziękuję” jest prawie zawsze właściwe.

Którą z tych ośmiu wskazówek wypróbujesz jako pierwszy? Jeśli potrafisz opanować sztukę skutecznych wiadomości e-mail, możesz pielęgnować lepsze relacje z innymi, jednocześnie zmniejszając ilość fizycznej interakcji z nimi. Jaki introwertyk mógłby chcieć czegoś więcej?