Ton w e-mailu: definicja i wskazówki, jak uzyskać profesjonalny ton

Poczta elektroniczna to podstawowy sposób komunikacji większości firm i pracowników w miejscu pracy. Umiejętność napisania skutecznego e-maila może przynieść korzyści, takie jak nawiązanie dobrych relacji z menedżerem, co może prowadzić do awansów, lub pomyślne nawiązanie kontaktów, co może prowadzić do lepiej płatnej pracy. Z drugiej strony brak wiedzy, jak to zrobić, może zaszkodzić Twojej szansie na odniesienie sukcesu, a w najgorszym przypadku może sprawić, że Twoi współpracownicy uznają Cię za niegrzecznego i niesympatycznego.

E-maile mogą być mniej lub bardziej skuteczne, zależnie od ich tonu. Nadanie grzecznego i jasnego tonu e-mailom może przyspieszyć Twoją karierę lub Cię powstrzymać. Oto, jak rozumieć i wykorzystywać ton w wiadomościach e-mail, aby zaprezentować się w jak najbardziej profesjonalnym świetle.

Co to jest ton w wiadomościach e-mail?

Ton wiadomości e-mail to uczucie lub postawa, jaką przekazuje ta wiadomość. Ton wiadomości e-mail może być pewny siebie, entuzjastyczny, ponury, formalny, bezpośredni lub bardziej, w zależności od kontekstu i celu wiadomości. Różni się od głosu, ponieważ głos w piśmie nie zmienia się w zależności od kontekstu lub sytuacji. Głos marki jest tym, co wyróżnia dźwięk na tle innych firm.

Elementy wpływające na brzmienie

Ton ilustruje emocjonalny rdzeń wiadomości e-mail. W komunikacji pisemnej – w przeciwieństwie do komunikacji osobistej – nie możesz polegać na takich elementach, jak rysy twarzy czy ruchy ciała, aby pokazać, co o czymś myślisz. Podobnie jak istnieje wiele fizycznych wskazówek (na przykład skrzyżowane ramiona, zmarszczone brwi) umożliwiających komunikację osobistą, wiele innych wskazówek wpływa na ton pisanych e-maili. Obejmują one:

Dobór słów

Niektóre słowa i wyrażenia, takie jak „proszę”, „bardzo mi przykro” i „dziękuję”, są przyjazne i grzeczne – to dwie cechy, które zawsze chcesz mieć w miejscu pracy. Te słowa sprawią, że Twój czytelnik poczuje się doceniony i zauważony, co zwiększa prawdopodobieństwo, że będzie chciał z Tobą współpracować.

Długość zdania

E-maile składające się wyłącznie z faktów w krótkich zdaniach wydają się nierówne, co może drażnić ucho czytelnika lub wydawać się niepotrzebnie wymagające. Z drugiej strony bardzo długie zdania mogą sprawiać wrażenie chaotycznych i niezorganizowanych, co utrudnia czytelnikowi ocenę głównych tez.

Interpunkcja

Kropki na końcu zdania kończą je nagle i mogą zostać odebrane jako niegrzeczne. Z drugiej strony wykrzykniki oznaczają podekscytowanie, ale zbyt duża ich liczba w e-mailu może sprawić, że będzie wyglądał nieprofesjonalnie.

Podpisy

Podpisy e-mailowe to ostatnie linijki wiadomości e-mail i ostatnia szansa na podkreślenie Twojego tonu. Podpisy, które mają bardziej formalny charakter, obejmują „Pozdrowienia”, „Pozdrowienia” i „Z poważaniem”. Bardziej swobodne obejmują „Dzięki!” „Pozdrawiam” i „Rozmawiamy wkrótce”. Powinieneś unikać sygnałów, że wyślesz znajomemu, typu „Później”, „Do zobaczenia” lub „Uściski i całusy!” Inne zwroty, których należy unikać, to „Nadzieja, która ma sens” (może wyglądać na pasywno-agresywną), „Miłego dnia” (kojarzy się z religią, której należy unikać w miejscu pracy) i „Z poważaniem” (zbyt intymny ).

Pozdrowienia

Niektóre powitania e-mailowe, takie jak „Dzień dobry”, „Szczęśliwy poniedziałek!” i „Mam nadzieję, że miałeś wspaniały weekend!” może sprawić, że Twój czytelnik poczuje, że troszczysz się o niego jako o całą osobę. Rozpoczynanie e-maili od tych zwrotów może pomóc czytelnikowi w rozpoczęciu rozmowy, zamiast po prostu wskoczyć do biznesu, co może wydawać się nagłe.

Emoji i emotikony

Emotikony i emoji przekazują emocje i można ich używać do rozjaśniania tekstu w wiadomości e-mail. Używanie uśmiechniętej buźki jest w porządku, jeśli piszesz do znajomych, których znasz, ale używanie zbyt wielu uśmiechów może wydawać się zbyt swobodne, szczególnie jeśli piszesz do swojego przełożonego lub klienta.

Długość e-maila

Dłuższe e-maile zawierające kilka kluczowych punktów są zazwyczaj poważne i bardziej formalne. Nieformalne e-maile są krótkie, ponieważ zazwyczaj są pisane i wysyłane szybko.

Identyfikacja tonów w profesjonalnych wiadomościach e-mail

Profesjonalny e-mail ma nieco bardziej formalny ton. Może być również asertywny, pilny, przyjacielski lub kłótliwy, w zależności od kontekstu i celu wiadomości e-mail. Dodatkowo ton wiadomości e-mail można i należy dostosować do różnych odbiorców. E-maile kierowane do odbiorców korporacyjnych, takich jak członkowie kierownictwa firmy finansowej, są zwykle bardziej formalne. Te napisane dla odbiorców składających się z projektantów z branży kreatywnej, np. agencji zajmującej się produkcją wideo, mogą być nieco bardziej nieformalne.

Wpływ błędów tonowych

Błędy w tonie pojawiają się, ponieważ czytelnik Twojej wiadomości myśli, że coś czujesz, podczas gdy w rzeczywistości wcale tego nie czułeś, pisząc e-mail. Kiedy tak się dzieje, jest to wina ciebie, pisarza.

Typowe błędy w tonie obejmują pojawiające się e-maile:

• wrogi
• agresywny
• wymagający

Może się to zdarzyć z powodu drobnych błędów, takich jak użycie dużej liczby kropek na końcu zdań zamiast innych znaków interpunkcyjnych lub zapomnienie o zwolnieniu klawisza „Caps Lock” i pisanie wielkimi literami.

Konsekwencje takich błędów mogą być poważne, zwłaszcza jeśli w miejscu pracy kładzie się nacisk na komunikację pisemną. Jeśli Twoi współpracownicy narzekają na Twoją etykietę dotyczącą poczty elektronicznej, możesz zostać uznany za biurowego palanta. Będzie ci trudniej zdobyć zaufanie, osiągnąć swoje cele i nawiązać przyjaźnie w pracy. W skrajnym scenariuszu menedżer lub ważny klient może uznać Cię za niesubordynowanego, co może kosztować Cię utratę pracy.

8 wskazówek, jak uzyskać odpowiedni ton

Skuteczne pisanie, aby być dobrze postrzeganym, nie przychodzi tak łatwo, jak umiejętność nie krzywienia się i nie krzyczenia na kogoś osobiście, jeśli chcesz znaleźć się w jego łaskach. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci osiągnąć odpowiedni ton za każdym razem, gdy piszesz profesjonalne e-maile:

1 Określ odbiorców

Ton, jaki wybierzesz, zależy przede wszystkim od osoby lub osób, które będą czytać Twoją wiadomość. W przypadku bliskich współpracowników możesz zachować się bardziej swobodnie i nieformalnie, ale w przypadku menedżerów lub klientów przyjmij ton pełen szacunku i formalny. Jeśli nie masz pewności, jaki ton będzie najlepszy, naśladuj ton ich e-maili, ponieważ będzie to najlepsza wskazówka, jak postrzegają otrzymywane e-maile.

2 Rozważ kontekst

Ton należy dostosować do różnych scenariuszy. Na przykład, jeśli piszesz e-mail, w którym chcesz kogoś upomnieć za pracę, która została dostarczona z opóźnieniem, zachowuj się bezpośrednio i formalnie, a nie żartobliwie i przyjaźnie. Jeśli gratulujesz swojemu zespołowi niedawnego wielkiego zwycięstwa, użyj entuzjastycznego i nieformalnego tonu.

3 Nigdy nie używaj obraźliwego języka

Podobnie jak w przypadku całej komunikacji pisemnej w miejscu pracy, nigdy nie używaj języka podżegającego lub dyskryminującego, nawet jeśli krytykujesz inicjatywę. Nie pisz wielkimi literami, ponieważ można to zinterpretować jako agresywne.

4 Nie włócz się

Pisanie e-maili przypominających strumień świadomości sprawia, że ​​wyglądasz na roztargnionego i nieskoncentrowanego. Zbyt długie i chaotyczne e-maile również sugerują, że nie szanujesz czasu czytelnika. Aby tego uniknąć, staraj się, aby e-maile były zwięzłe i podkreślaj kilka kluczowych punktów, które chciałbyś przekazać czytelnikowi.

5 Bądź bezpośredni

Nikt nie chce przedzierać się przez góry tekstu, aby dotrzeć do głównego tematu. Unikaj języka, który jest zbyt kwiecisty i zaciemnia to, co chcesz powiedzieć. Powiedz, co masz na myśli, rób to jasno i zwięźle.

6 Ogranicz wykrzykniki i emotikony

Te elementy mogą sprawić, że wiadomość e-mail będzie wyglądać zbyt zwyczajnie. Przejdź przez całą listę i umieść tylko jeden wykrzyknik i jedną emotikonę (a jeśli czujesz się zmuszony do zrobienia tego drugiego, zachowaj uśmiechniętą buźkę).

7 Sprawdzaj i weryfikuj e-maile

Przed wysłaniem e-maila pamiętaj o jego korekcie, a następnie przeczytaniu na głos, aby dokładnie sprawdzić, czy ton wiadomości jest zgodny z tym, co chcesz przekazać. Sprawdź wszystko, co może wprowadzić czytelnika w błąd. W przypadku ważnych e-maili — na przykład wysyłanych do dużej grupy osób, kadry kierowniczej lub klientów — dobrze jest poprosić bezstronnego przyjaciela lub współpracownika o ich przeczytanie i służyć jako druga para oczu, zanim naciśniesz „wyślij”.

8 Bądź pozytywny i uprzejmy

W razie wątpliwości jest to najlepszy ton, jaki należy przyjąć podczas pisania profesjonalnych e-maili. Nawet w trudnych sytuacjach — takich jak nie zgadzanie się ze współpracownikiem lub oferowanie negatywnej opinii bezpośredniemu podwładnemu — ważne jest, aby zachować się grzecznie, wyrazić podziękowania za wkład i z szacunkiem wyrazić swoją opinię. Jeśli śledzisz jakąś sprawę po raz piąty, nadal warto zdecydować się na bezpośrednie, delikatne przypomnienie.

Kluczowe spostrzeżenia

• Pisząc profesjonalny e-mail, używaj słów, które sugerują pozytywność, szacunek i entuzjazm.
• Ważne jest, aby znać ton wiadomości e-mail, ponieważ błędy w ich tonie mogą zaszkodzić relacjom zawodowym i utrudnić osiągnięcie doskonałości w miejscu pracy.
• Jednym ze sposobów osiągnięcia profesjonalnego tonu jest naśladowanie tonu wiadomości e-mail innych osób w miejscu pracy. Sposób, w jaki piszą, będzie odzwierciedlał ogólną kulturę miejsca pracy.
• Napisz więcej e-maili. Im więcej ćwiczysz, tym lepiej będziesz się komunikować i tym łatwiej będzie opanować sztukę nadawania odpowiedniego tonu e-mailom. Gramatyka może pomóc.

Ton w często zadawanych pytaniach e-mailowych

Jak określić odpowiedni ton profesjonalnego e-maila?

Właściwy ton profesjonalnej wiadomości e-mail zależy od odbiorców i celu tej wiadomości. E-maile do menedżerów i klientów powinny mieć bardziej formalny, pełen szacunku ton. Te, które są wysyłane do bliskich współpracowników lub innych członków zespołu, mogą mieć bardziej nieformalny ton.

Jakie są przykłady błędnej interpretacji tonu wiadomości e-mail?

Przykłady błędnej interpretacji w wiadomościach e-mail obejmują: „Czy skończyłeś już raport?” Sprawia to wrażenie nieprzyjaznego i niegrzecznego. Innym jest: „Spotkanie w przyszłym tygodniu odbędzie się w piątek o 14:00!!!” kojarzące się z nadmiernym podekscytowaniem i pilnością.

Czy ton wiadomości e-mail może mieć wpływ na relacje biznesowe?

Tak, ton wiadomości e-mail może negatywnie wpłynąć na relacje biznesowe, sprawiając wrażenie niegrzecznego, agresywnego lub nieprofesjonalnego, choć może nie było to Twoją intencją.

Czy są jakieś szczególne zwroty lub słowa, których należy unikać, aby zachować profesjonalny ton?

Aby zachować profesjonalny ton, nie używaj przekleństw i potocznego slangu. Ponadto unikaj wyrażeń i słów, które sprawiają wrażenie pilnych, takich jak „w tej chwili” lub „natychmiast”. Na koniec nie używaj wyrażeń wyrażających skrajne emocje, takich jak „bardzo rozczarowany” lub „szalenie podekscytowany”.