5 sposobów gramatyki, które pomogą Ci zakończyć przeciążenie poczty e-mail

Łatwo jest czuć się przytłoczonym ciągłym strumieniem e-maili i wiadomości w ciągu dnia pracy. Dzięki rozproszonym zespołom i większej liczbie pracy zdalnej jest mniej szybkich rozmów przy biurku, a więcej wiadomości na czacie i e-maili. Badania przeprowadzone przez Harris Poll pokazują , że profesjonaliści spędzają prawie 25% swojego tygodnia pracy na odpowiadaniu na e-maile i wiadomości na czacie. To przeciążenie wiadomościami uniemożliwia im znalezienie czasu potrzebnego na faktyczne wykonanie pracy, nic więc dziwnego, że profesjonaliści są bardziej zestresowani niż kiedykolwiek.

Poczta elektroniczna nie powinna być postrzegana jako zabójca produktywności, powinna raczej być narzędziem pomagającym profesjonalistom posuwać się do przodu w pracy. Dlatego Grammarly skupiło się na stworzeniu kilku funkcji, które pomagają profesjonalistom szybko i pewnie przeglądać codzienne e-maile i wiadomości. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak Gramatyka może pomóc w tworzeniu wiadomości e-mail, które przekażą Twoje uwagi już za pierwszym razem.

Upewnij się, że Twój e-mail jest łatwo zrozumiany za pierwszym razem

Przeciążenie e-maili jest często objawem nieporozumień w komunikacji. Badanie Harris Poll ujawniło również, że 100% pracowników wiedzy doświadcza nieporozumień w komunikacji przynajmniej raz w tygodniu, a jeden na czterech zgłasza nieporozumienia kilka razy dziennie. Pomyśl o tym: jeśli wyślesz jeden mylący e-mail, możesz szybko otrzymać pięć dodatkowych e-maili, w których musisz wyjaśnić swoją wiadomość.

Gramatyka może ograniczyć tę niepotrzebną wymianę zdań, szybko przepisując całe akapity wiadomości e-mail. Kiedy Grammarly zidentyfikuje możliwości ulepszenia akapitu, po lewej stronie Twojego tekstu pojawi się czerwony pasek boczny. Możesz najechać kursorem na pasek boczny, aby zaakceptować nową, dopracowaną i przejrzystą wersję akapitu.

Błyskawicznie dopracuj swoje wiadomości

Ponowne przeczytanie i edycja każdej wiadomości wymaga czasu. A kiedy przestajesz poprawiać literówkę lub błąd gramatyczny , tracisz koncentrację. Zamiast tego wyobraź sobie, że możesz szlifować swoje pisanie podczas pisania. Dzięki szybkiej naprawie możesz wyostrzyć zdania jednym naciśnięciem klawisza. Twoje palce nigdy nie odrywają się od klawiatury, a błędy są natychmiast poprawiane podczas pisania.

Odpowiadaj na e-maile szybciej niż kiedykolwiek

Jednym z najprostszych sposobów poradzenia sobie z przeciążeniem skrzynki odbiorczej jest natychmiastowe odpowiadanie na e-maile. Jeśli uda ci się to zrobić w ciągu kilku minut, zapobiegniesz powiększaniu się wiadomości e-mail w większą pozycję na liście zadań do wykonania. Jednak szybka odpowiedź może być trudna, ponieważ potrzebujesz czasu na przeczytanie wiadomości e-mail, rozważenie, jak najlepiej odpowiedzieć, a następnie jej napisanie.

Gramatyka pomaga przyspieszyć ten proces dzięki szybkim odpowiedziom. Gramatyka zapewnia przegląd wiadomości e-mail, podsumowując wiadomość i ton nadawcy, co pozwala szybko zdecydować, jak odpowiedzieć. Gramatyka natychmiast sugeruje opcje przemyślanej odpowiedzi w oparciu o kontekst wątku e-mailowego.

Ogranicz liczbę działań następczych, dołączając właściwe informacje

Uwzględnienie wszystkich kluczowych informacji pomaga uniknąć niepotrzebnej komunikacji w obie strony. Pomoże Ci to nie tylko zbliżyć się do zera skrzynki odbiorczej, ale także oznacza, że ​​Twój zespół szybciej się zjednoczy. Jednak ustalenie, co będzie przekonujące lub wpływowe, może być wyzwaniem.

Strategiczne sugestie Grammarly mogą być pomocne, przewidując pytania i wątpliwości czytelników. Teraz możesz od razu zidentyfikować i wypełnić te luki, niezależnie od tego, czy chodzi o zapewnienie wystarczającego kontekstu i danych, dodanie brakującego terminu, udostępnienie informacji „co z tego” czy też zaoferowanie rozwiązań problemu.

Bądź na bieżąco, bez przełączania między kartami

Chociaż wysyłanie wiadomości e-mail z informacją o spotkaniu wydaje się dość proste, może szybko stać się procesem wieloetapowym i obejmującym wiele aplikacji. Możesz napisać wiadomość e-mail w Outlooku, przełączając się jednocześnie na Microsoft 365, aby utworzyć łącze do odpowiedniego dokumentu, przejść do Calendly, aby udostępnić łącze do kolejnego spotkania, lub przejść do narzędzia do zarządzania projektami, aby połączyć się z zadaniem. Przełączanie się między tymi wszystkimi różnymi narzędziami może spowodować, że szybki e-mail zmieni się w 30-minutowe zadanie.

Dzięki akcjom aplikacji możesz uzyskać dostęp do kluczowych aplikacji podczas pisania wiadomości e-mail lub wiadomości na czacie. Zamiast rozpraszać się i przełączać na Calendy, Asanę lub Dysk Google, możesz otworzyć Gramatykę z dowolnego miejsca, w którym piszesz i wybrać zintegrowaną akcję aplikacji, której potrzebujesz, aby przejść do następnego kroku w przepływie pracy, w którym już piszesz.

Zakończ przeciążenie e-maili za pomocą Gramatyki

Wiadomości e-mail i czat zawsze będą ważnymi kanałami komunikacji i osiągania postępów w pracy. Nie oznacza to jednak, że e-mail powinien zająć Ci cały dzień. Dzięki Grammarly u boku możesz łatwo przeglądać wiadomości, dzięki czemu możesz wrócić do najważniejszej pracy.