Podstawowe elementy, które należy uwzględnić w oficjalnym oświadczeniu prasowym

Oficjalne oświadczenia są zawsze stresującym momentem dla firmy, niezależnie od tego, czy wiadomości są dobre, czy złe.

W dobie natychmiastowych wiadomości dostępnych 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu nigdy nie wiadomo, czy to stwierdzenie rozwinie się w negatywne i sarkastyczne komentarze w mediach społecznościowych, czy może stanie się ekscytującą odskocznią, która odmieni sukces Twojej firmy.

Dlatego tak ważne jest, aby sformułowanie było idealne. W tym przewodniku przedstawimy najważniejsze elementy, które należy uwzględnić w oficjalnym oświadczeniu.

Nagłówek oficjalnego oświadczenia

Pisząc oficjalne oświadczenia, nie popełniaj błędu, myśląc, że nagłówek to etykieta lub tytuł.

Nagłówek to pierwsza próba przyciągnięcia zainteresowania czytelnika, dlatego ważne jest, aby zrobić go dobrze i potraktować go tak, jakbyś był dziennikarzem piszącym nagłówek na pierwszą stronę.

Powinien zwięźle wyjaśniać istotę newsa i zawierać wskazówki, które zachęcą czytelnika do dalszego zgłębiania tematu.

Spraw, aby Twój nagłówek był jasny i wyraźny. Mniej słów, aby przekazać wiadomość, zawsze działa lepiej niż sposób bycia. Używaj czasowników opisujących czynność i wybieraj mocne przymiotniki, które wzbudzą zdziwienie.

Jeśli to możliwe, powinieneś także spróbować wyrazić w nagłówku informację o pilności sprawy.

Podtytuł

Jeśli czujesz, że słowa w nagłówku są zbyt ograniczone, dlatego istnieje podtytuł. Wzmacnia nagłówek i dostarcza czytelnikowi ważniejszych informacji.

Możesz użyć tego jako haczyka, kuszącego stwierdzenia, które daje czytelnikowi poczucie pilności, aby kontynuować czytanie całego oświadczenia. Powinno także stanowić pewne wzmocnienie nagłówka.

Być może nie możesz zmieścić w nagłówku takich szczegółów jak data, ale uważasz, że jest to istotna informacja, którą czytelnicy powinni zrozumieć. W takim przypadku należy dodać tę informację do podtytułu.

Możesz także uwzględnić inne informacje, takie jak kluczowe osoby zaangażowane w historię lub dowód. Podtytuł odgrywa zasadniczą rolę w pomaganiu komuś w podjęciu decyzji, czy dana wiadomość jest dla niego, dlatego zadbaj o to, aby był on także istotny dla odbiorców.

Informacje o dacie i lokalizacji

Jeśli w nagłówku lub podnagłówku nie podano żadnych informacji o dacie ani lokalizacji, należy umieścić tę informację w dalszej części oficjalnego oświadczenia.

Tworzy to pewien kontekst dla czytelnika i zapewnia go, że nie natknął się przypadkowo na stary, nieaktualny komunikat prasowy lub taki, który nie jest związany z jego lokalizacją.

Ta informacja jest kluczowa, jeśli masz do przekazania oświadczenie dotyczące konkretnej lokalizacji, np. wydarzenie.

Czas będzie niezbędny, jeśli masz wydarzenie wrażliwe na czas, takie jak wprowadzenie produktu na rynek lub rozwój firmy, i które odbiorcy mogą chcieć zaznaczyć w swoich kalendarzach.

Wyświetlanie tej informacji u góry wyciągu jest pilne.

Dzięki temu czytelnik nie odłoży jej na później. Pamiętaj, aby podać godzinę i minuty oświadczenia, jeśli są one ważne, np. godzina rozpoczęcia wydarzenia. W przeciwnym razie trzymaj się daty, miesiąca i roku.

Twoje wprowadzenie: szansa na udzielenie odpowiedzi na najważniejsze pytania

Wykorzystaj swoje wprowadzenie, aby przyciągnąć uwagę i odpowiedzieć na niektóre z najważniejszych pytań, które będą pojawiać się w umysłach odbiorców – innymi słowy: kto, co, gdzie, dlaczego, kiedy i jak.

Ta sekcja powinna być zwięzła i zawierać szczegóły, więc nie zagłębiaj się w drobne punkty. Mogą przeczytać mniejsze szczegóły w dalszej części Twojego oświadczenia. Bądź bezwzględny w kwestii tego, czy informacja jest na tyle ważna, że ​​uzasadnia umieszczenie jej w pierwszym akapicie wprowadzającym.

Dziennikarze zawsze lubią wiedzieć o zaangażowanych osobach, dlatego we wstępie zawsze odpowiadaj na pytanie „kto”. Jeśli nazwiska są dobrze znane, pomoże to zwiększyć zainteresowanie Twoją wypowiedzią.

Możesz także skorzystać z tego wstępu, aby wyjaśnić cel lub powód swojego oficjalnego oświadczenia, odpowiadając na najbardziej prawdopodobne „dlaczego” słyszą Twoi odbiorcy po zobaczeniu Twojego nagłówka.

Dobrze napisane wprowadzenie powinno zapewnić czytelnikom wystarczającą ilość informacji, aby nawet jeśli zdecydują się nie czytać reszty oświadczenia, zyskali wystarczający kontekst, aby zrozumieć Twoją informację prasową.

Treść Twojego oficjalnego oświadczenia

Główna część komunikatu prasowego następuje po wprowadzeniu. To Twoja szansa na uzupełnienie informacji podanych we wstępie.

Rozwiń swoje odpowiedzi na niektóre pytania poruszone we wstępie.

Dodaj więcej głębi i kontekstu, ale nadal staraj się, aby były zwięzłe i warte opublikowania. Omów znaczenie i konsekwencje swojego oświadczenia dla Twojej firmy, branży lub szerszego świata.

Twój przepływ powinien być logiczny.

Ważniejsze informacje powinny znajdować się wyżej w ciele, a mniej ważne informacje powinny znajdować się niżej. Tekst powinien być również przystępny, unikając żargonu, chyba że Twoi odbiorcy są wysoce wyspecjalizowani w dziedzinie technicznej.

Podobnie jak wprowadzenie, tekst tutaj powinien być przekonujący. Wypowiedź, która przykuwa uwagę czytelnika, jest skuteczna.

Zaproponuj kilka cytatów

Cytaty przyciągają uwagę i wnoszą element ludzki do Twojego oficjalnego oświadczenia. Dają też pewną wiarygodność. Wybierz zainteresowane strony lub ekspertów i poproś ich o krótkie oświadczenie przedstawiające ich punkt widzenia na temat wiadomości.

Dobry cytat jest trafny i wywiera wpływ na czytelnika. Przedstawiają także krytyczny punkt widzenia, więc jeśli chcesz przedstawić różne poglądy, możesz chcieć uwzględnić dwa lub trzy.

Cytat to także doskonała okazja, aby nawiązać emocjonalną więź z czytelnikiem, dlatego zadbaj o autentyczność i powiązanie w ostatecznie wybranych cytatach. Cytat musi także dodawać wartość do historii, więc unikaj wszystkiego, co wydaje się nieistotne dla głównego przesłania.

Dołącz trochę danych

Oświadczenie pełne opinii i przemyśleń nie będzie miało takiego samego znaczenia, jak oświadczenie przedstawiające fakty. Ale fakty mają pewną wagę tylko wtedy, gdy są poparte jakimikolwiek dowodami.

Jeśli to możliwe, załącz dane do swojego komunikatu prasowego, aby potwierdzić swoje słowa. Mogą to być informacje finansowe lub statystyki, np. wyniki przeprowadzonych badań.

To przekona sceptyków wśród Twoich odbiorców. Na przykład, jeśli składasz oficjalne oświadczenie na temat wspólnego przedsięwzięcia, podaj liczby wykazujące, dlaczego jest to plan rozsądny finansowo.

Zanim je uwzględnisz, sprawdź dokładnie, czy Twoje źródła informacji są wiarygodne. W przeciwnym razie może się okazać, że Twoje twierdzenia zostaną zakwestionowane przez dziennikarza zorientowanego na szczegóły.

Podaj podstawowe informacje o firmie

Nie zakładaj, że Twój czytelnik będzie wiedział o Tobie i Twojej firmie. Musisz podać podstawowe informacje, które pomogą odbiorcom zrozumieć oświadczenie, które zamierzasz opublikować.

Jednak mów krótko. Oferuj istotne informacje, takie jak historia firmy, kluczowe osiągnięcia i szczegółowe informacje na temat kluczowych pracowników, takich jak dyrektor generalny.

Możesz także załączyć pozytywne stwierdzenia na temat swojego rozwoju i osiągnięć, choć nie powinny one mieć charakteru nadmiernie promocyjnego. Informacje te mają na celu dodanie wiarygodności i przydatności do Twojego oficjalnego oświadczenia.

Podaj dane kontaktowe

Po przeczytaniu Twojego oficjalnego oświadczenia dziennikarz może chcieć po nim zadać kilka pytań lub przeprowadzić wywiad. Aby jak najlepiej wykorzystać komunikat prasowy, należy uwzględnić wyznaczone punkty kontaktowe z mediami.

Powinieneś to zrobić, nawet jeśli nie pełnisz oficjalnej roli PR w swojej organizacji.

Wybierz osobę, która jest najlepiej przygotowana do udzielenia odpowiedzi na dalsze pytania mediów. Dodaj ich imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail i informacje o ich roli.

Sformatuj to w sposób łatwy do zeskanowania dla czytelnika. Możesz także dodać notatkę informującą, czy jesteś otwarty na prośby dziennikarzy o wywiady.

Dodaj szablon

Szablony są częścią najlepszych praktyk PR.

Szablon to wyraźna i rozpoznawalna część każdego komunikatu prasowego, zawierająca standardowy opis firmy. Zwykle dodaje się go na końcu oświadczenia i formatuje w taki sposób, aby media mogły je łatwo przeskanować i wykryć.

To jeden zwięzły akapit zawierający obiektywne informacje o firmie, a nie mocny marketingowy akcent.

Powinien być również spójny z tożsamością Twojej marki, aby pasował do informacji na Twojej stronie internetowej. Podaj podstawowe informacje na temat misji, historii i wszelkich znaczących osiągnięć firmy.

Wezwanie do działania

Za każdym razem, gdy rozpowszechniasz informację prasową, masz nadzieję, że czytelnik zrobi coś z tą informacją. Wezwanie do działania to konkretne oświadczenie, które poprowadzi czytelnika do tego, co chcesz, aby zrobił dalej.

W przypadku oficjalnego oświadczenia będzie to zależeć od kontekstu. Może to być odwiedzenie strony internetowej, skontaktowanie się z kontaktem PR lub zapisanie wydarzenia w kalendarzu. Wezwanie do działania powinno być jasne, zwięzłe i przekonujące.

Multimedia, linki i obrazy

Możesz dodać do swojego komunikatu prasowego inne informacje, które pomogą nadać Twojemu oświadczeniu większą głębię i zainteresowanie. Skuteczne informacje prasowe obejmują na przykład godne uwagi zdjęcie.

Możesz także zamieścić w swojej witrynie łącza do innych zasobów, takich jak badania stanowiące dowód roszczenia lub strona produktu dotycząca zbliżającej się premiery.

Wywarcie wpływu za pomocą oficjalnego oświadczenia

Masz jedną szansę, aby Twoje oficjalne oświadczenie się liczyło. Nie zmarnuj tej szansy. Skorzystaj z tego przewodnika, aby pomóc w ukształtowaniu i napisaniu oświadczenia, a następnie nadaj mu drugą lub trzecią wersję roboczą, aby było idealne.

Następnie nadszedł czas, aby skontaktować się z eReleases, aby upewnić się, że Twoje oświadczenie trafi do właściwych osób. Dzięki naszej ogromnej krajowej bazie danych i udokumentowanemu doświadczeniu możesz na nas liczyć, że Twoje oświadczenie wywrze pożądany skutek.