7 niezbędnych umiejętności zarządzania czasem, które poprawią Twoje życie

Czas jest wielkim wyrównywaczem — każdy ma te same dwadzieścia cztery godziny na dobę. Produktywne wykorzystanie tego czasu może oznaczać różnicę między wykonywaniem zadań a staraniem się, aby nadążyć. Te wskazówki dotyczące zarządzania czasem pomogą Ci usprawnić Twój dzień i wydajniej pracować.

1 Wykonaj audyt czasu.

Czy docierasz do końca każdego dnia pracy i zastanawiasz się, gdzie upłynął czas? Może zastanawiasz się, dlaczego nie udało Ci się osiągnąć tyle, ile oczekiwałeś. Możesz tracić więcej czasu, niż myślisz. Może istnieć rozbieżność między tym, jak myślisz , że spędzasz czas, a tym, jak go faktycznie spędzasz. Audyt czasu może otworzyć oczy!

Oto prosta metoda przeprowadzania audytu czasu.

• Zdobądź jakiś zegar, który możesz ustawić tak, aby uruchamiał się co trzydzieści minut. (Aplikacja alarmowa w telefonie może załatwić sprawę.)
• Uruchom minutnik i idź na swój dzień. Staraj się nie myśleć o minutniku — po prostu pozwól mu działać cicho w tle.
• Kiedy minutnik się wyłączy, zapisz, co robisz w tej chwili. Bądź szczery! Jeśli sprawdzasz Facebooka lub wysyłasz swojemu najlepszemu przyjacielowi zabawnego SMS-a, przyznaj się do tego.
• Ustaw minutnik na kolejne trzydzieści minut i powtarzaj proces do końca dnia.
• Sprawdź, jak spędziłeś czas. Jak często zostałeś przyłapany na robieniu czegoś, co nie było produktywne?

Spróbuj przeprowadzać audyt codziennie przez tydzień, aby uzyskać dobry wgląd w to, jak spędzasz czas. (Możesz zmienić czas między zameldowaniem, aby nie przewidywać, że alarm będzie uruchamiany co trzydzieści minut). lub rozmawiając ze współpracownikami, będziesz dokładnie wiedzieć, gdzie musisz wprowadzić poprawki.

2 Zablokuj rozpraszacze

Teraz, gdy masz lepsze pojęcie o tym, co cię rozprasza, nadszedł czas, aby to zablokować. Jeśli na przykład media społecznościowe są twoją wadą, wypróbuj aplikację zwiększającą produktywność, która blokuje rozrywki online. FocusMe, Cold Turkey i SelfControl to kilka dostępnych opcji. Jeśli pracujesz nad projektem pisania, spróbuj przejść w tryb pełnoekranowy, aby uniemożliwić otwieranie kart lub odpowiadanie na powiadomienia na pulpicie.

Mówiąc o powiadomieniach, wyłącz je. O ile nie ma to kluczowego znaczenia dla Twojej pracy, szanse są dobre, nie musisz być powiadamiany za każdym razem, gdy nadejdzie nowy e-mail lub ktoś skontaktuje się z Tobą w mediach społecznościowych.

3 Zaplanuj się

Martwienie się o to, jak dopasujesz wszystkie zadania do przeciętnego dnia pracy, może poważnie nadwerężyć Twoją produktywność. Kiedy jesteśmy zestresowani, walczymy o utrzymanie produktywności, co może prowadzić do dłuższej pracy w celu dotrzymania terminów. Kto tego potrzebuje?

Listy rzeczy do zrobienia mogą stać się przytłaczające, jeśli masz dużo do zrobienia. Zamiast tego użyj swojego ulubionego narzędzia kalendarza (lub nawet dobrego, staromodnego terminarza), aby zaplanować sobie. Możesz zarezerwować godzinę na odpowiadanie na e-maile, dwie na zbadanie i nakreślenie ważnego raportu na spotkanie w przyszłym tygodniu, jedną na randkę z kolegą i tak dalej. Jeśli masz wspólny kalendarz firmowy, tym lepiej. Możesz przypominać współpracownikom, aby przerywali Ci tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne, jeśli masz zablokowany czas na ważne zadania. (Patrz wskazówka piąta!)

Zdziwisz się, jak blokowanie czasu wpłynie na Twoją produktywność. Na przykład, jeśli masz zwyczaj odpowiadania na e-maile, gdy przychodzą, możesz przerywać swój własny przepływ pracy, aby to zrobić. Oznacza to, że po tym, jak porzucisz wszystko, aby odpowiedzieć na tego e-maila, będziesz musiał poświęcić dodatkowy czas na ponowne zorientowanie się w zadaniu, nad którym pracowałeś, zanim nadszedł. Planowanie siebie pozwala z wyprzedzeniem ustawić priorytety i unikaj rozpraszania się mniej ważnymi sprawami.

4 Unikaj wielozadaniowości

Możesz myśleć, że jesteś dobry w wielozadaniowości, ale są szanse, że się mylisz. Kiedy dzielisz się między zadaniami, w rzeczywistości przekierowujesz uwagę z jednego zadania na drugie i wykorzystujesz większą przepustowość mózgu. Osiągniesz lepsze wyniki, jeśli skupisz całą uwagę na jednym zadaniu na raz.

Grupowanie podobnych zadań może również utrzymać właściwy sposób myślenia. Możesz na przykład pogrupować swoje zadania związane z pisaniem i wykonać je w jednym określonym przedziale czasu. Zadania administracyjne mogą mieścić się w innym przedziale czasowym. Chcesz być aktywny w mediach społecznościowych? Chłodny. Zablokuj czas na korzystanie z harmonogramu, takiego jak Buffer, aby ustawić swoje posty w kolejce na cały dzień, dzięki czemu nie będziesz odczuwać ciągłej potrzeby meldowania się.

5 Nalegaj, aby inni szanowali Twój czas.

Wiesz, że spotkanie, na które cię poproszono, nie miało dla ciebie prawie żadnego znaczenia? Ten, w którym nie miałeś nic do wniesienia? To godzina twojego czasu, której nigdy nie wrócisz. Wynoś się z tych spotkań bezczynności. Każde spotkanie powinno uzasadnić swoje istnienie, a każdy organizator spotkania powinien uzasadnić Twoją wymaganą obecność, zwłaszcza jeśli nieuczestniczenie w spotkaniu ostatecznie zwiększy Twoją produktywność.

To samo dotyczy gadatliwych współpracowników. Masz prawo do czasu pracy bez zbędnych przerw, więc poproś o to. Możesz powiedzieć coś w stylu: „Czasami mam dużo problemów z koncentracją, a przerwy w pracy wyrywają mnie z rytmu. Czy moglibyśmy zachować pogawędkę na czas, kiedy nie mamy czasu?

6 Pamiętaj o swoim „wezwaniu do działania”.

Co chcesz uzyskać z tej rozmowy telefonicznej, którą zamierzasz wykonać, lub spotkania, które zamierzasz zaplanować? Zanim zanurkujesz, musisz wiedzieć, o co prosisz, a przynajmniej co masz nadzieję osiągnąć. W przeciwnym razie spędzisz czas na rozmowach i spotkaniach, które ostatecznie nie będą produktywne.

Poświęć kilka minut po spotkaniach i rozmowach telefonicznych, aby zastanowić się, czy osiągnąłeś wynik, na który liczyłeś. Jeśli nie, zaplanuj kolejne kroki, abyś mógł to osiągnąć. Będziesz lepiej przygotowany, gdy znów pojawi się okazja do rozwiązania problemu.

7 Zrób sobie wystarczająco dużo czasu i odpocznij.

Przerwa w czasie kryzysu może wydawać się nieproduktywna, ale jedno z badań wykazało, że brak snu kosztuje amerykańską siłę roboczą 411 miliardów dolarów rocznie. Nie jesteś w najlepszej formie, gdy nie masz snu.

I nie bój się spędzać czasu na wakacjach. Pomijanie wakacji jest w rzeczywistości szkodliwe dla twojego zdrowia. Nie tylko to, ale poświęcenie czasu na relaks może zwiększyć Twoją produktywność. Kiedy jesteś wypoczęty i wypoczęty, masz dużo większe szanse na koncentrację i entuzjazm.

A teraz idź tam i załatwiaj sprawy!