Wszystko, co musisz wiedzieć o pisaniu biznesowym

Opublikowany: 2022-12-04

Jeśli pracujesz w firmie i piszesz do współpracowników i klientów, jesteś pisarzem biznesowym. W tym poście powiemy Ci wszystko, co musisz wiedzieć o pisaniu biznesowym .

Pismo biznesowe opisuje wszelkie pisane słowa, które wchodzą (lub wychodzą) z firmy.

Wszyscy pisarze powinni znać tajniki pisania biznesowego, nawet jeśli nie uważają się za tradycyjnych pisarzy biznesowych lub korporacyjnych. Wielu pisarzy używa już „pisarstwa biznesowego” – za każdym razem, gdy kontaktują się z klientem lub przedstawiają swoje pisanie.

Zarządzając pisaniem jako firmą, będziesz potrzebować pisania biznesowego. Pisząc o biznesie, w ramach firmy lub do firmy, będziesz używać pisania biznesowego.

Jeśli chcesz poprawić swoje pisanie biznesowe, kup Kompletny skoroszyt do gramatyki .

Wszystko, co musisz wiedzieć o pisaniu dla biznesu

Oto przejrzysty i wyczerpujący przewodnik, który obejmuje wszystko, co pisarz powinien wiedzieć o pisaniu biznesowym i nie tylko.

Co to jest pisanie biznesowe?

Pisanie biznesowe wykorzystuje formalny głos i sztywną strukturę. To oficjalne. Jest krótko i na temat. Wędruje przez publikacje biznesowe, oficjalne e-maile , treści stron internetowych i inne słowa pisane, które powinny być czytane przez osoby, które są właścicielami, prowadzą lub zarządzają firmami.

Definicja „pisarstwa biznesowego” jest obszerna, ale poznasz ją, gdy ją zobaczysz.

Istnieje, aby przenosić rzeczy z jednego końca na drugi, jeśli chodzi o prowadzenie działalności gospodarczej, ale istnieje również, aby stworzyć oficjalny i pisemny zapis rzeczy, które mają miejsce podczas prowadzenia firmy lub przedsiębiorstwa .

(Niektóre) rodzaje pisania biznesowego

Może to obejmować (choć nie ogranicza się do):

  1. reklamy
  2. Porządki obrad
  3. Posty na blogu
  4. Plany biznesowe
  5. Listy biznesowe
  6. Historie biznesowe
  7. Studium przypadku
  8. Profile firm
  9. Kontrakty
  10. Listy przewodnie
  11. CV
  12. e-maile
  13. notatki
  14. Minuty
  15. Powiadomienia
  16. Komunikaty prasowe
  17. Raporty
  18. Posty w mediach społecznościowych
  19. Zawartość strony internetowej

Dlaczego warto się tego uczyć?

Pisanie, które jest sprzedawane, promowane lub opłacane, oznacza, że ​​​​stałeś się kimś więcej niż tylko pisarzem. Teraz jesteś właścicielem firmy – a biznes to od teraz wszystko, co piszesz.

Nawet jeśli piszesz wyłącznie krótką fikcję lub dziennikarstwo, nadal będziesz musiał sprzedać to dzieło. To jest pisanie biznesowe i dlatego zapoznanie się z nim może być korzystne dla wszystkich pisarzy.

Może również obejmować umowy i inne formy prawnego pisma korporacyjnego.

Kto czyta teksty biznesowe?

To pismo jest albo:

  1. dla firm;
  2. lub o biznesie.

Przekazuje statystyki, przekazuje fakty, przekazuje punkty, informuje „drabinę korporacyjną” lub łączy się z klientami i innymi firmami.

Zwykle jest przeznaczony dla czytelników, którzy nie mają zbyt wiele czasu, ale być może będą musieli przyswoić wiele istotnych informacji.

Nigdy nie powinien zawierać błędów. Powinien unikać języka potocznego lub nieformalnego, zawsze unikać fantazyjnych czcionek i mówić to, co ma do powiedzenia.

Jeśli chcesz poprawić swoje pisanie biznesowe, kup Kompletny skoroszyt do gramatyki .

Krótki przewodnik, jak pisać dla biznesu

Niezależnie od tego, czy pracujesz nad komunikatem prasowym, postem na blogu, czy ogłoszeniem firmy, ogólny ton jest taki sam (a autor musi pamiętać o wielu takich samych rzeczach). Oto krótki przewodnik po niektórych rzeczach, o których pisarz biznesowy powinien zawsze pamiętać, przygotowując opuszki palców do pisania.

1. Wielka Brytania, USA, SA lub AUS

Ustaw swój edytor tekstu na standardowy język i upewnij się, że jest on ustawiony w ten sposób w całym dokumencie. (Wybierz wszystko > Narzędzia > Język) Możesz wybrać angielski brytyjski lub angielski amerykański. Wystarczy być konsekwentnym w wyborze. Twoja firma może mieć przewodnik po stylach, który wymaga określonego ustawienia. Sprawdź to zanim zaczniesz pisać.

2. Sprawdzanie pisowni (i sprawdzaj, i sprawdzaj)

Błędy ortograficzne i gramatyczne mogą wyglądać na nieostrożne lub nieprofesjonalne. Dokładnie sprawdź pisownię i gramatykę , a następnie dokładnie sprawdź wszystkie rzeczowniki własne (takie jak nazwiska osób i firm). Przeczytaj: Niezbędna lista kontrolna, aby poprawić swoje pisanie

3. Oficjalne przemówienie

Pisanie biznesowe najlepiej pisać w formalnym tonie. Powinieneś użyć oficjalnego adresu na początku, jeśli rozmawiasz z bezpośrednimi adresatami, na przykład w przypadku wiadomości e-mail. „Kochanie” jest lepsze niż „Hej tam”. Przeczytaj: 25 wskazówek dotyczących etykiety poczty e-mail

4. Biznesowe modne słowa i żargon

Firmy używają określonych modnych słów, a czasem nawet bardziej szczegółowych terminów związanych z rodzajem działalności. Używamy słów takich jak „dywidendy”, słów takich jak „zakłócenia”, słów takich jak „synergia” – oraz słów takich jak „posprzedażny” lub „hamulce przeciwblokujące”, jeśli branżą są na przykład samochody. Używaj ich tylko wtedy, gdy piszesz dla osób z tego rynku. W przeciwnym razie trzymaj się prostego języka .

5. Ogólny język korporacyjny

Bezpośrednie i oficjalne tony są najlepsze w biznesie. (Istnieje bardzo niewiele wyjątków). Używaj oficjalnego, formalnego języka. Powinien to być język, którego użyłbyś, rozmawiając z ludźmi na wysokich stanowiskach, a nie rodzaj języka, którego użyłbyś, rozmawiając z przyjaciółmi lub członkami rodziny.

6. Nie spiesz się

Długość pisania zależy od tego, co piszesz. Na przykład listy są krótsze niż komunikaty prasowe. Ale ogólnie rzecz biorąc, pisanie korporacyjne powinno być zawsze zwięzłe i na temat. Skorzystaj z The Elevator Pitch i The Inverted Pyramid, aby ci w tym pomóc. Zawsze pytaj: „Czy mogę to powiedzieć w mniejszej liczbie słów?” Czytelnicy biznesowi nie mają zbyt wiele czasu do stracenia. Wskazówka: Unikaj redundancji i skróć zdania.

7. Założona NDA

Pisząc wewnętrzne dokumenty lub korespondencję biznesową, zawsze zakładaj, że robisz to w ramach umowy o zachowaniu poufności, co często może być dorozumiane. Profesjonaliści nie wypowiadają się poza salą posiedzeń.

8. Zachowaj zasoby

Zapisz wszystkie zasoby związane z biznesem (takie jak wywiady i surowe pliki zasobów) wraz z artykułem do pisania. Czasami może być konieczne odwołanie się do poprzedniej rozmowy lub osoby kontaktowej, a później będziesz chciał dokładnie wiedzieć, gdzie znaleźć te zasoby.

9. Rób szkice

Kiedy skończysz pisać, jest to pierwszy szkic. Jest prawdopodobne (czytaj: bardzo prawdopodobne), że pierwszy szkic zmieni się w drugi – a drugi w trzeci. Zawsze edytuj, dopracowuj i doskonal, gdy myślisz, że już prawie skończyłeś.

10. Naucz się formatowania

Formatowanie jest również istotne. Przeczytaj te posty, aby uzyskać wskazówki:

  1. Wskazówki dotyczące formatowania dla profesjonalnych pisarzy
  2. 10 wskazówek dotyczących formatowania, dzięki którym Twój tekst online będzie bardziej przyjazny dla użytkownika
  3. Dlaczego potrzebujesz białej przestrzeni podczas pisania (i 5 sposobów na jej utworzenie)

11. Naucz się podstawowej gramatyki

Nasze posty dotyczące interpunkcji i części mowy są idealne dla wszystkich pisarzy biznesowych:

  1. Interpunkcja dla początkujących
  2. Wszystko o częściach mowy

12. Dołącz wezwanie do działania

Używamy wezwań do działania, aby wywołać reakcję lub zachęcić do sprzedaży. Przeczytaj: Jak pisać wezwania do działania, które konwertują

13. Używaj perswazyjnego pisania

Perswazyjne pisanie przekonuje odbiorców do słuchania lub działania. Wielcy pisarze biznesowi używają perswazyjnego pisania każdego dnia.

  1. 3 filary perswazyjnego pisania – etos, logos, patos
  2. Przekonujący szablon burzy mózgów do pisania
  3. 7 wskazówek, jak napisać genialną opinię
  4. Perswazyjne pisanie – emocjonalne a intelektualne słowa
  5. Przekonująca lista kontrolna pisania

Wielkie błędy w pisarstwie biznesowym

Dobra, teraz wiesz więcej o tym typie pisania i jak to zrobić.

A co jak tego nie robić?

Oto niektóre z największych błędów współczesnego pisania o biznesie.

1. Pośpiech z dokumentem

Musisz pomyśleć o tym, co chcesz powiedzieć i jak chcesz to powiedzieć, zanim zaczniesz pisać dokument. Przeczytaj: 9 rzeczy, które musisz zrobić, zanim napiszesz dokument biznesowy

2. Żadnych fantazyjnych fontów

Czy zaufałbyś swojemu bankowi, gdyby pisali wszystkie swoje e-maile, używając tylko Comic Sans w tęczowych kolorach o naprzemiennym rozmiarze? Nie używaj fantazyjnych czcionek w piśmie biznesowym. Żaden profesjonalista tego nie robi. (To samo dotyczy ramek, kolorów i fantazyjnej, niepotrzebnej grafiki.)

3. Żadnych plotek, plotek ani osobistego humoru

Hej, czy nie byłoby naprawdę zabawnie…? NIE. Zawsze trzymaj z daleka plotki, plotki i żarty. (Pozostawienie go generalnie prowadzi do zakłopotania, procesów sądowych i przesłuchań dyscyplinarnych.)

4. Bez wulgaryzmów

Jeśli przestudiujesz przykłady pism związanych z biznesem, zauważysz całkowity brak f-bomb i innych czteroliterowych słów. Wulgarny język (i wybuchowy ton) najlepiej unikać w pismach lub korespondencji biznesowej.

5. Bez zbędnego wymyślnego języka

Potrzebujemy bezpośrednich faktów. Unikaj używania niepotrzebnie rozbudowanego języka, porównań, porównań lub kolorowego języka, który odwraca uwagę od sedna utworu. Po co używać 2000 słów w e-mailu, skoro można go wyrazić w 200? Uprość pisanie .

6. (Wszystkie) małe rzeczy

Jeden z najgorszych błędów w pisaniu biznesów jest również jednym z najmniejszych. To wszystkie te małe rzeczy, które oko (i niektóre moduły sprawdzania pisowni) może przeoczyć, zanim klikniesz wyślij lub opublikuj. Często są to elementy takie jak pominięte przecinki, błędnie napisane nazwiska i końcowe litery z „miłymi upośledzonymi”. Zawsze szukaj małych rzeczy. [Jeśli chcesz poprawić swoje pisanie biznesowe, kup The Complete Grammar Workbook .]

7. Zakaz faux-pas w spedycji

Odpowiadając na e-maile (lub wysyłając e-maile do kilku odbiorców), sprawdź wiersze Do i DW, aby upewnić się, że odpowiadasz właściwej osobie, a nie wszystkim skopiowanym w wątku. Jest to jeden z najczęstszych błędów w pisaniu biznesów i najlepiej go uniknąć, po prostu sprawdzając.

8. Używanie zbyt wielu nominalizacji

Również rzeczownik jako rzeczownik, nominalizacja występuje wtedy, gdy czasownik lub inną część mowy zamieniamy na rzeczownik. Kiedy piszemy jasno, staramy się unikać nominalizacji, bo zaśmiecają one nasze zdania i czynią je niejasnymi . Przeczytaj: Dlaczego należy unikać nominalizacji podczas pisania

9. Używanie zbyt dużej ilości głosu biernego

W poprzednim poście wyjaśniamy: „W Writers Write wolimy czytać beletrystykę o zawartości pasywnej poniżej 5% oraz literaturę faktu, w tym pisanie biznesowe, o zawartości pasywnej poniżej 10%. Jeśli nadużywamy strony biernej, nasze pismo staje się mniej przyjazne dla użytkownika, a statystyki czytelności spadają. To mija się z naszym celem, którym jest komunikowanie się. Przeczytaj: Od głosu pasywnego do aktywnego – jak go rozpoznać i jak go zmienić

10. Słabe statystyki czytelności

Jeśli chcemy się komunikować, musimy używać stylu przyjaznego czytelnikowi. Przeprowadzanie statystyk czytelności to doskonały sposób na sprawdzenie, czy piszesz wyraźnie.

Przewodniki krok po kroku dla pisarzy biznesowych

Potrzebujesz pomocy w byciu lepszym pisarzem biznesowym? Writers Write ma cały zestaw narzędzi w jednym miejscu, od tego, dlaczego ważne jest, aby pisać, po następujące przewodniki:

  1. Przewodnik krok po kroku, który pomoże Ci sformatować wiadomości e-mail
  2. Przewodnik krok po kroku, który pomoże Ci napisać CV
  3. Przewodnik krok po kroku, który pomoże Ci pisać programy
  4. Przewodnik krok po kroku, który pomoże Ci pisać notatki
  5. Przewodnik krok po kroku, który pomoże Ci napisać protokoły
  6. Przewodnik krok po kroku, który pomoże Ci pisać powiadomienia
  7. Przewodnik krok po kroku, który pomoże Ci pisać listy biznesowe

Mamy też posty na temat:

  1. Jak napisać skuteczny profil biznesowy
  2. Jak napisać studium przypadku w 3 prostych krokach
  3. 10-etapowy przewodnik po robieniu notatek
  4. Kompletna seria pisania przemówień

Przewodniki po stylach

Większość firm ma przewodnik po stylu dla pisarzy. To określa, w jaki sposób kierownictwo chce, aby ich pracownicy pisali.

  1. Co to jest przewodnik po stylach i dlaczego go potrzebuję?
  2. 4 sposoby, na jakie przewodnik po stylach zrewolucjonizuje pisanie w Twojej organizacji
  3. 10 rzeczy, których nie powinieneś wykluczać z przewodnika po stylu Twojej firmy
  4. Stwórz przewodnik po stylu dla swojej firmy w 10 krokach

Jeśli chcesz poprawić swoje pisanie biznesowe, kup Kompletny skoroszyt do gramatyki .

Alex J. Coyne. Alex jest pisarzem, korektorem i zwykłym graczem w karty. Jego artykuły na temat kart, brydża i gry w karty pojawiły się w Great Bridge Links, Gifts for Card Players, Bridge Canada Magazine i Caribbean Compass. Skontaktuj się z nami na alexcoyneofficial.com.

Jeśli ci się podobało, przeczytaj jego inne posty:

  1. O esejach (i jak napisać świetny)
  2. Od pełnoetatowego do niezależnego pisania: sposoby radzenia sobie
  3. 9 praktycznych wskazówek, jak być szybszym pisarzem
  4. 6 sposobów, dzięki którym możesz stać się lepszym pisarzem
  5. Nieocenione wskazówki dotyczące bezpieczeństwa dla dziennikarzy
  6. 12 Zasoby archiwum gazet dla dziennikarzy i pisarzy
  7. 18 podstawowych zasad dziennikarstwa
  8. 9 rzeczy, które mogą (i pójdą) źle podczas przeprowadzania wywiadu
  9. 8 lekcji, których freelancing nauczył mnie o pieniądzach
  10. Skeleton Keys: horror, który przestraszy wszystkich pisarzy