Jak napisać e-mail uzupełniający, który otrzyma odpowiedź: 7 wskazówek dotyczących działania

Gdyby tylko ludzie, do których wysłałeś e-maila, odpowiadali za każdym razem. Niestety, wiele z Twoich e-maili pozostanie bez odpowiedzi. Przeciętny użytkownik poczty e-mail otrzymuje dziewięćdziesiąt dwie wiadomości e-mail dziennie (z których siedemnaście może być spamem) i otwiera się tylko w około jednej trzeciej. Jeśli chcesz dać się usłyszeć w hałaśliwym cyfrowym świecie, umiejętność napisania przekonującego e-maila uzupełniającego jest kluczową umiejętnością.

Chociaż kontynuacja podania o pracę będzie wyglądać zupełnie inaczej niż prośba o darowiznę na cele charytatywne, oto siedem wskazówek, które mają zastosowanie bez względu na rodzaj tworzonego e-maila.

1 Poświęć trochę czasu na stworzenie interesującego tematu

Połowa bitwy, jeśli chodzi o otrzymanie odpowiedzi, to przede wszystkim otwarcie wiadomości e-mail. Średni współczynnik otwarć wiadomości e-mail wynosi 34 procent. Chociaż szanse są skumulowane w stosunku do twojego skromnego cyfrowego komunikatu, możesz je poprawić, inwestując dodatkowy czas w stworzenie tematu nagłówka, który trudno zignorować. Chociaż istnieją wyjątki od każdej reguły, wiadomo, że te strategie przynoszą rezultaty:

• Niech to będzie krótkie . Czterdzieści procent e-maili jest otwieranych na urządzeniach mobilnych. Krótkie wiersze tematu są mniej podatne na obcięcie.
• Używaj zwięzłego języka . Nabierz swojego wewnętrznego Hemingwaya i nie marnuj słów. Wytnij słowa łasicy i wypełniacz.
• Zadaj pytanie . Wiadomości e-mail z pytaniami w temacie mogą skłonić czytelników do otwarcia wiadomości w celu wyszukania odpowiedzi lub jej podania.
• Nie daj się sprzedać . Wzbudzaj zainteresowanie bez uciekania się do hiperboli. Czy chciałbyś otworzyć wiadomość e-mail, o której podejrzewałeś, że nie jest niczym więcej niż reklamą?
• Wypróbuj analizator nagłówków . Chociaż narzędzia takie jak Headline Analyzer firmy CoSchedule są przeznaczone do nagłówków artykułów, sprawdzają się również przy sprawdzaniu tematów wiadomości e-mail.

Nawiasem mówiąc, ważne jest, aby wiersz tematu odzwierciedlał cel wiadomości e-mail, co prowadzi nas do następnej wskazówki.

2 Poznaj swój cel, a następnie trzymaj się tematu

Co chcesz osiągnąć za pomocą kolejnego e-maila? Ważne jest, aby mieć na uwadze pożądany rezultat, aby e-maile były skoncentrowane na jego osiągnięciu. Piszesz z prośbą o spotkanie? Poprosić o aktualizację statusu? Poprosić o przysługę? Powiedz dziękuję? Niezależnie od celu, wszystko, od tematu, przez treść wiadomości, aż po podpisanie umowy, powinno pomóc Ci osiągnąć ten cel.

Nie zbaczaj z drogi, zanim nie otrzymasz odpowiedzi na wiadomość e-mail i nie rozpoczniesz rozmowy, nawet jeśli ostatecznie Twoja prośba będzie zawierała wiele ruchomych części.

Załóżmy na przykład, że śledzisz podanie o pracę. Twój mózg może analizować wszelkiego rodzaju duże problemy, takie jak wymagania dotyczące wynagrodzenia lub dyspozycyjność. Ale zanim będziesz mógł porozmawiać o którejkolwiek z tych rzeczy, musisz osiągnąć tylko jedną – uzyskać wywiad. Oznacza to, że Twój e-mail uzupełniający powinien być skoncentrowany na dostarczaniu tylko tych informacji, które przekonają potencjalnego pracodawcę do zaoferowania Ci rozmowy kwalifikacyjnej. Nie dorzucaj dodatkowych notatek, które zabłocą wodę.

3 Użyj właściwego zwrotu grzecznościowego

Pisząc do potencjalnego pracodawcy, aby sprawdzić swoją aplikację, zawsze używaj:

W rzeczywistości w każdym formalnym e-mailu należy zaczynać od słowa „Szanowny” zamiast „Cześć”. „Hej” to prawdopodobnie najbardziej nieformalne pozdrowienie z nich wszystkich, więc zachowaj je na wypadek korespondowania z kimś, kogo znasz i masz przyjazne stosunki.

4 Otwórz z pewnym kontekstem

Nawet jeśli następna wiadomość e-mail jest podzielona na wątki i zawiera oryginalny e-mail, nadal dobrą praktyką jest dołączenie jednego lub dwóch zdań z kontekstu.

Nie jest konieczne powtarzanie wszystkiego; po prostu podkreśl to, co jest najważniejsze. Zadaj sobie pytanie: „Jakie jest absolutne minimum, które mój odbiorca musi zrozumieć, aby reszta mojego e-maila miała sens?”

5 Spersonalizuj to

Dodaj osobisty akcent do swoich e-maili, kiedy tylko możesz. Jeśli spotkałeś odbiorcę na konferencji, powiedz to. Jeśli przeczytasz artykuł, który napisali, wspomnij o swoim ulubionym wynos. Jeśli rozmawiałeś z nimi o pracę, odnieś się do najważniejszych punktów rozmowy.

Kluczem do sukcesu jest to, aby brzmieć przyjaźnie, ale nie smacznie. Personalizacja nie powinna polegać na losowym usuwaniu nazw. Powinno to pomóc w nawiązaniu połączenia z odbiorcą. Nie zmuszaj tego.

6 Nie bądź niejasny

Twój pierwszy e-mail mógł nie otrzymać odpowiedzi, ponieważ nie określiłeś jasno jego celu. Twój e-mail uzupełniający daje Ci szansę na poprawienie tego.

Dziennikarze codziennie otrzymują mnóstwo e-maili o pitchach od przedstawicieli PR, którzy chcą, aby opowiedzieli historię. Jednym z ich zirytowanych zwierzaków i najbardziej prawdopodobną przyczyną usunięcia wiadomości e-mail jest brak pojęcia, o czym właściwie jest ta wiadomość e-mail. Jak napisał Matthew Hughes dla The Next Web:

Najlepsze prezentacje, jakie otrzymuję, to te, w których mogę zrozumieć produkt lub historię po przeczytaniu tylko jednego akapitu. Porzuć żargon i przechwałki – po prostu zwięźle i prosto.

Niezależnie od tego, czy śledzisz prezentację, czy prośby o spotkanie, bądź konkretny i jasno określ, co chcesz się wydarzyć.

Chcesz co teraz? Co w ogóle oznacza „perspektywy współpracy”?

Och! Teraz to rozumiemy.

7 Dołącz wezwanie do działania

Jeśli chcesz, aby odbiorca odpowiedział na Twój e-mail, w większości przypadków będziesz musiał o to poprosić. To żądanie nazywa się wezwaniem do działania.

Wezwania do działania są narzędziem marketingowym, ale są również ważne w dalszych działaniach e-mailowych. Wskazują odbiorcy na następny krok, co z kolei powoduje odpowiedź. Oto kilka przykładów.

Poproś o spotkanie

Chciałbym spotkać się na lunchu i zadać kilka pytań na temat strategii e-mailowej Mega Corp. Czy wtorek w południe zadziała?

Poproś o opinię

Wiem, że masz do zaoferowania świetne informacje na temat [topic.] Czy poświęciłbyś kilka chwil na podzielenie się swoją opinią?

Ubiegaj się o sprzedaż, darowiznę lub subskrypcję

Odkryj swój tajemniczy kupon

Przekaż darowiznę do [data], a [Firma] dopasuje się do Twojej darowizny!

Zapisz się już dziś, aby być na bieżąco!

Po rozmowie kwalifikacyjnej

Pomyślałem, że przekażę linki do wspomnianych wczoraj klipów. Czy jest coś jeszcze, co chciałbyś, żebym wysłał?

Prostota nie zawsze jest prosta

Teraz, gdy nauczyłeś się już kilku sztuczek, jak napisać świetny e-mail uzupełniający, stoisz przed jeszcze jednym wyzwaniem — aby był krótki i słodki. (Badanie przeprowadzone przez aplikację pocztową Boomerang wykazało, że e-maile zawierające od siedemdziesięciu pięciu do stu słów mają najlepsze wskaźniki odpowiedzi).

Im bardziej zwięzły e-mail uzupełniający, tym dłużej prawdopodobnie zajmie Ci napisanie go. Tworzenie e-maili, które trzymają się tematu, jasno określają cel i zawierają przekonujące wezwanie do działania, jest trudniejsze, niż się wydaje. Praktyka czyni mistrza! Zainwestuj czas w dopracowywanie kolejnych wiadomości e-mail, a na pewno uzyskasz więcej odpowiedzi.