6 wskazówek, jak napisać udany e-mail uzupełniający

W świecie zawodowym rozmowy często obejmują kolejne e-maile. Może zaistnieć potrzeba ponownego omówienia tematu spotkania, przypomnienia współpracownikowi o projekcie, nad którym pracujesz lub skontaktowania się z potencjalnym klientem poprzez wielokrotny kontakt z nim.

Co to jest e-mail uzupełniający?

Kolejna wiadomość e-mail to wiadomość wysłana w celu utrzymania zaangażowania odbiorcy. Możesz napisać kolejną wiadomość e-mail w niemal każdym przypadku, gdy chcesz ponownie zwrócić uwagę odbiorcy na rozmowę. Oto kilka przykładów:

• Kontynuacja rozmowy o pracę po rozmowie kwalifikacyjnej
• Śledzenie złożonego wniosku
• Podążanie za zadaną prośbą lub pytaniem
• Sprawdzanie statusu projektu

W większości przypadków kolejny e-mail powinien być bezpośredni, zwięzły i mieć profesjonalny ton.

Można również wysyłać e-maile uzupełniające, aby ponownie zaangażować osobę po rozmowie telefonicznej, wiadomości lub rozmowie osobistej. Nierzadko zdarza się, że po rozmowie mówionej wysyła się e-mail uzupełniający, aby udokumentować jej tematy na piśmie.

Jaki jest cel kolejnego e-maila?

Czasami e-maile prześlizgują się przez szczeliny i pozostają bez odpowiedzi. W innych przypadkach musisz kontynuować rozmowę ustną za pośrednictwem poczty elektronicznej. W obu scenariuszach dobrze napisany, pewny e-mail uzupełniający utrzymuje temat w centrum uwagi.

Kolejne e-maile służą różnym celom, w tym:

• Zwiększanie współczynników konwersji
• Kontakt z potencjalnymi klientami
• Planowanie rozmów i spotkań
• Zarządzanie projektami

Dalszy format wiadomości e-mail

Temat

Temat wiadomości e-mail to krótki wiersz tekstu, który odbiorca widzi w skrzynce odbiorczej przed otwarciem wiadomości. Dlatego musi być zwięzły i chwytliwy.

Otwór

Otwarcie wiadomości e-mail to jej pierwsza sekcja. Posiada dwa komponenty:

• Powitanie
• Pierwszy akapit

Powitanie w wiadomości e-mail to część skierowana do odbiorcy. Połącz ich imię z pozdrowieniem:

• Cześć [Imię]
• Drogi [Imię]
• Cześć [Imię]

Ogólnie rzecz biorąc, rozpoczynanie wiadomości e-mail od imienia i nazwiska danej osoby jest uważane za zwyczajne lub, w niektórych przypadkach, niegrzeczne. Jeśli nie masz pewności, jakiego powitania użyć, najlepiej będzie, jeśli pozostaniesz przy słowach „Szanowni Państwo” lub „Witajcie”.

Następny jest krótki akapit wprowadzający, który może składać się ze zdania lub dwóch. Szybko przypomnij odbiorcy o danym temacie i zainteresuj go na tyle, aby przeczytał poniższy tekst.

Ciało

W tym miejscu podajesz więcej informacji na temat dalszych działań. Możesz na przykład przypomnieć potencjalnemu klientowi, dlaczego Twoja oferta jest świetna, lub szybko podsumować spotkanie, które śledzisz.

wezwanie do działania

Wezwanie do działania (CTA) to część kolejnej wiadomości e-mail, która informuje odbiorcę, co ma dalej robić. Oto przykłady wezwań do działania:

• Oddzwoń do mnie
• Daj mi znać, jeśli jesteś zainteresowany
• Zaplanuj spotkanie
• Potwierdź, że zadanie zostało ukończone

Zamknięcie

Zakończenie Twojego e-maila to część, która przypomina, dlaczego podjąłeś dalsze działania i zawiera wezwanie do działania.

Pamiętaj, aby podać także swoje imię i nazwisko oraz wszelkie informacje kontaktowe, których odbiorca może potrzebować, takie jak numer telefonu.

Pisanie kolejnego e-maila: 6 wskazówek i wskazówek

1 Określ cel (miej jasny zamiar)

Zadaniem kolejnego e-maila jest wywołanie odpowiedzi. Zanim napiszesz e-mail, ustal, jaka ma być ta odpowiedź. Oto kilka przykładów:

• Planowanie rozmowy lub spotkania
• Kupno produktu lub usługi
• Odpowiadając na pytanie

Mając na uwadze cel, łatwiej będzie Ci napisać kolejny e-mail, w którym jasno przekażesz, czego potrzebujesz.

2 Napisz temat, który będzie przyciągał uwagę

Tematy nie powinny być przynętą na kliknięcia, ale muszą przyciągnąć uwagę odbiorców i skłonić ich do kliknięcia. Ludzie codziennie otrzymują mnóstwo e-maili, dlatego temat wiadomości musi krzyczeć wystarczająco głośno, aby nie zgubić się w hałasie.

Ogólnie rzecz biorąc, temat nie powinien przekraczać sześćdziesięciu znaków.

3 Podaj kontekst w pierwszym wersie

W kolejnej wiadomości e-mail pierwsza linia powinna szybko poinformować odbiorcę, dlaczego kontynuujesz wiadomość. Pamiętaj, że ludzie codziennie otrzymują mnóstwo e-maili, więc odbiorca będzie mógł skorzystać z przypomnienia.

4 Dodaj wartość do przekazu – co z tego dla nich będzie?

W kolejnym e-mailu powinieneś podać powód, dla którego odbiorca powinien Ci odpowiedzieć. Na przykład, kontaktując się z potencjalnym klientem, możesz wspomnieć o ofercie ograniczonej czasowo, której przegapi, jeśli nie dokona zakupu w określonym czasie.

5 Zakończ wezwaniem do działania

Wezwanie do działania powinno być jasne i bezpośrednie. Unikaj języka zabezpieczającego i niepotrzebnych szczegółów lub opcji. Na przykład zamiast „zadzwoń lub napisz do mnie, gdy będziesz mieć taką możliwość”, napisz „zadzwoń do mnie najszybciej, jak to możliwe”. Dzięki jasnemu, bezpośredniemu językowi jest mało prawdopodobne, że odbiorca źle zrozumie Twoją wiadomość.

6 Sprawdź, zanim naciśniesz „wyślij”.

Po zakończeniu pisania kolejnego e-maila przeczytaj go uważnie, aby upewnić się, że nie zawiera żadnych błędów, takich jak błędnie napisane słowa lub niejasny dobór słów.

Dalsze przykłady e-maili

Drogi Johanie,

Wspaniale było rozmawiać z Tobą w zeszły czwartek. Chciałbym kontynuować naszą dyskusję na temat Twojego wystąpienia na moich zajęciach z Econ 200 w przyszłym miesiącu.

Proszę dać mi znać, jeśli nadal będziesz mógł porozmawiać. W tym tygodniu mogę rozmawiać częściej w dowolnym dniu w godzinach 14:00–16:00

To, co najlepsze,

Marisa

Cześć Lei Anne,

Zostało już tylko kilka dni do naszej kwietniowej promocji, więc chcę mieć pewność, że jej nie przegapisz!

W tej chwili oferujemy czyszczenie rynien za 50% zniżki od naszych zwykłych cen. W ten sposób możemy podziękować Ci za bycie tak wspaniałym klientem.

Jeśli chcesz zarezerwować czyszczenie rynien w tym miesiącu, kliknij tutaj, aby umówić się na spotkanie z nami.

Mam nadzieję, że do zobaczenia wkrótce!

Wielkie Rynny

Często zadawane pytania dotyczące kolejnych e-maili

Co to jest e-mail uzupełniający?

E-mail uzupełniający to e-mail wysyłany w celu ponownego nawiązania kontaktu z osobą po poprzedniej rozmowie.

Jaki jest cel kolejnego e-maila?

Celem kolejnej wiadomości e-mail jest zwrócenie uwagi odbiorcy na dany temat. Może to oznaczać kontynuowanie rozpoczętej wcześniej rozmowy, przypomnienie o pytaniu lub prośbie albo poproszenie o odpowiedź na coś, co wcześniej przesłałeś, np. podanie lub rozmowę kwalifikacyjną.

Jak uzyskać odpowiedź na kolejny e-mail?

Oto dwa sposoby na zwiększenie prawdopodobieństwa otrzymania odpowiedzi na kolejny e-mail:

• Wyjaśnij swoją prośbę
• Powiedz odbiorcy, dlaczego udzielenie odpowiedzi leży w jego najlepszym interesie