10 przykładów, jak napisać e-mail uzupełniający do klienta

Opublikowany: 2022-03-22

Dalsze wiadomości e-mail do klienta mogą być trudne do napisania. Dowiedz się, jak napisać e-mail uzupełniający do klienta po wysłaniu oferty, po wycenie, po braku odpowiedzi lub po spotkaniu.

E-mail jest niezbędnym narzędziem komunikacji w pracy z klientami, ale co się stanie, gdy nie otrzymasz odpowiedzi? Wysłanie klientowi monitu i uprzejmego e-maila uzupełniającego może ponownie nawiązać połączenie, przywracając relacje z powrotem.

W tym przewodniku na temat pisania kolejnych wiadomości e-mail do klientów przedstawiamy 10 przykładów, aby pokazać, jak to zrobić. Podajemy również kilka wskazówek opartych na dowodach dotyczących tworzenia najskuteczniejszych wiadomości e-mail, które (prawie) gwarantują uzyskanie odpowiedzi.

Po co wysyłać klientowi e-mail uzupełniający?

Profesjonalny e-mail uzupełniający do klienta może działać jako delikatne przypomnienie, ponownie łącząc Cię z istniejącym lub potencjalnym klientem.

Istnieje kilka powodów, dla których możesz chcieć wysłać klientowi e-mail uzupełniający, w tym:

  • Wysłanie e-maila uzupełniającego do klienta po wycenie
  • E-mail uzupełniający do klienta po wysłaniu oferty
  • Kontynuuj e-mail do klienta w sprawie płatności
  • Kontynuacja e-maila do potencjalnego klienta
  • E-mail follow-up po spotkaniu

W idealnym świecie e-mail uzupełniający nie byłby konieczny. Jednak pracownicy toną w cyfrowej korespondencji, co oznacza, że ​​codziennie ignorowane są miliony e-maili. Badanie YouGov w USA z 2015 r. wykazało, że przeciętny dorosły ma w swojej skrzynce odbiorczej 500 nieprzeczytanych wiadomości.

Niektórzy ludzie są lepsi od innych w odpowiadaniu na e-maile. Badania wykazały, że podczas gdy 70% e-maili otrzymuje natychmiastową odpowiedź, nawet 30% e-maili może pozostawać bez odpowiedzi w skrzynkach odbiorczych.

Ignorowanie e-maili służbowych jest niedopuszczalne, mówi felietonista New York Times i psycholog organizacji, Adam Grant, ale jest to zrozumiałe, mówi. Problem polega na tym, że większość z nas nie ma czasu na odpowiadanie na setki e-maili, które codziennie otrzymujemy.

Rozwiązanie? Wysłanie e-maila uzupełniającego do klienta. Jest to niezbędne narzędzie do przywrócenia prawidłowego działania i przyspieszenia rozwoju Twojej firmy.

Kiedy powinieneś skontaktować się z potencjalnym klientem?

Istnieją dwa rodzaje kolejnych wiadomości e-mail: te, które są ograniczone w czasie i te, które nie są.

Jeśli potrzebujesz przykładu do określonej daty, na przykład, wyślij e-mail uzupełniający, kiedy tylko zajdzie taka potrzeba.

Bez odpowiedzi nie możesz zaplanować ani poczynić postępów, więc e-mail uzupełniający jest zrozumiały. W pilnych przypadkach może być konieczne wysłanie e-maila tego samego dnia – i to jest w porządku.

Jeśli Twój e-mail nie jest ograniczony czasowo, zalecamy odczekanie od dwóch do trzech dni roboczych przed wysłaniem dalszych informacji. Omówiliśmy to podejście szerzej w naszym poście na blogu o tym, jak napisać e-mail z kontynuacją sprzedaży. Wielu z nas ma strategie radzenia sobie z nieprzeczytanymi wiadomościami e-mail w naszych skrzynkach odbiorczych – na przykład odpowiadanie na nie w określonym czasie – i ta luka daje im czas na odpowiedź.

Obserwacja trzy dni po pierwszym kontakcie zapewnia, że ​​jesteś świeży w ich umyśle. Jeszcze wcześniej i możesz wyglądać na zdesperowanego.

Jak możesz śledzić klientów, nie wyglądając na zdesperowanych?

Jeśli Twój e-mail zostanie zignorowany, może wywołać uczucie niepokoju, twierdzą naukowcy z Journal of Occupational Health Psychology. Wielu z nas może przyjąć brak odpowiedzi do siebie, ale nie powinniśmy.

Istnieje wiele powodów, dla których ktoś mógł nie odpowiedzieć na Twój e-mail. Mogli być na urlopie, byli chorzy lub po prostu zbyt zajęci. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, dziennikarka Forbes, Amy Morin, ma fascynujący wgląd w to, dlaczego na Twoje e-maile nie zawsze odpowiada się.

Musisz mieć zaufanie do wagi swojego przesłania. Aby Twój e-mail nie wyglądał na zdesperowany, musisz użyć odpowiedniego tonu. Zilustrujemy to poniżej w naszych przykładach. Oczywiście musisz go również wysłać w odpowiednim czasie.

Wiadomości e-mail wysyłane o 10 rano i 13:00 mają najwyższy wskaźnik otwarć, mówi Hubspot, więc inteligentna obsługa poczty e-mail może przynieść najlepsze wyniki. I nigdy nie wysyłaj e-maili poza dniem pracy, mówią naukowcy.

Wyjaśniliśmy powyżej, dlaczego Twój e-mail mógł zostać pominięty, ale czy powinieneś wysłać drugi e-mail uzupełniający? Tak, powinieneś.

Ale jak? Przyjrzyjmy się bliżej.

5 wskazówek, jak pisać skuteczne e-maile uzupełniające do klientów

  1. Niech będzie krótki: Szacuje się, że 81% e-maili jest czytanych na urządzeniu mobilnym, więc pisz krótko i szybko przejdź do sedna.
  2. Czas ma znaczenie: Wyślij go w odpowiednim czasie w ciągu dnia, nigdy w weekendy lub po godzinach. Odczekaj dwa do trzech dni przed wysłaniem kolejnej wiadomości e-mail (chyba że potrzebujesz odpowiedzi wcześniej).
  3. Bądź osobisty: Chociaż szablony śledzenia wiadomości e-mail, takie jak te przedstawione poniżej, są świetnym punktem wyjścia, powinieneś spersonalizować swoje wiadomości e-mail, aby stworzyć silniejsze połączenie.
  4. Uwzględnij terminy: jeśli potrzebujesz odpowiedzi , określ dokładnie daty i godziny. Jeśli prosisz klienta o informacje, powiedz mu dokładnie, czego i kiedy potrzebujesz. Nie zapomnij powiedzieć im, co zrobisz z danymi.
  5. Skoncentruj się na przyszłości: nie ma potrzeby prosić o wyjaśnienie braku odpowiedzi; skoncentruj się na przyszłym związku.

Te wskazówki zawierają kilka zdroworozsądkowych wskazówek, jak tworzyć lepsze e-maile uzupełniające. Nie będziemy zagłębiać się w podstawy pisania profesjonalnych e-maili ani w konkretne aspekty, takie jak rozpoczynanie e-maila lub najlepsze sposoby na zakończenie e-maila, tak jak opisaliśmy je w poprzednich postach.

Kąt

Próbki e-maili uzupełniających do klientów

W następnej sekcji przedstawiamy klientom 10 próbek uzupełniających wiadomości e-mail, w których możesz zobaczyć, jak wcielamy to w życie.

Przykładowy e-mail uzupełniający do klienta po wysłaniu oferty

Po wysłaniu oferty, e-mail uzupełniający do klienta jest powszechną uprzejmością, którą zawsze powinieneś przedłużyć. Wskazane jest, aby wysłać klientowi wiadomość e-mail uzupełniającą ofertę około dwóch-trzech dni po wysłaniu oferty. Możesz jednak wysłać kolejną wiadomość e-mail do klienta po wysłaniu propozycji wcześniej, jeśli jest ona ograniczona czasowo).

Oto przykładowy e-mail uzupełniający do klienta po złożeniu oferty.

Wiersz tematu: Kontynuacja mojej propozycji
Drogi Rupercie Daviesie,

Kontynuuję propozycję, którą przesłałem Państwu 12 września.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące propozycji lub omawiasz jakiekolwiek jej aspekty, skontaktuj się z nami. Mogę podać dodatkowe szczegóły lub informacje pomocnicze, które mogą wesprzeć Cię w podjęciu decyzji

Zapraszam do kontaktu w celu umówienia spotkania. Z niecierpliwością czekam na współpracę z Tobą w przyszłości.

Z poważaniem,
Alison Chayne

E-mail uzupełniający do klienta po wycenie

E-mail uzupełniający do klienta po wycenie jest podobny do przykładu wiadomości e-mail przedstawionej powyżej. Mimo to prawdopodobnie skupi się bardziej na kosztach pracy, a nie na treści lub kontekście. W niektórych przypadkach możesz chcieć zaoferować klientowi zniżkę lub elastyczne warunki płatności w wiadomości e-mail po wysłaniu wyceny.

Oto następna wiadomość e-mail do klienta po próbnej wycenie.

Wiersz tematu: Kontynuacja wyceny (odniesienie)
Drogi Rupercie Daviesie,

Kontynuuję cytat, który przesłałem Państwu 12 września.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące wyceny i harmonogramu płatności lub chciałbyś omówić jakikolwiek aspekt oferty, skontaktuj się ze mną w dowolnym momencie

Czekam na Twoją odpowiedź.

Z poważaniem,
Alison Chayne

E-mail dotyczący płatności do klienta

Jeśli klient lub klient nie uregulował faktury, uprzejmy e-mail uzupełniający do klienta w celu zapłaty powinien być pierwszą opcją. Może istnieć wiele powodów, dla których ktoś nie zapłacił faktury, dlatego zalecamy, aby wszelkie kolejne e-maile były bardzo jasne i proste. Nie musisz wchodzić w szczegóły, po prostu określ swoje żądania i nie przepraszaj.

Wiersz tematu: Nieopłacona faktura (numer referencyjny)
Drogi Rupercie Daviesie,

Kontaktuję się z Państwem w sprawie faktury (wstaw dane), którą przesłałem Państwu 12 września. Faktura jest obecnie zaległa z płatnością.

Czy możesz mi powiedzieć, kiedy możemy spodziewać się płatności? Jeśli masz problemy z opłaceniem tej faktury, natychmiast skontaktuj się ze mną.

Czekam na Twoją odpowiedź.

Z poważaniem,
Alison Chayne

E-mail uzupełniający do klienta po braku odpowiedzi

Czasami klienci mogą być zimni i nie odpowiadać na e-maile. Pytanie, jak sprawić, by klient nie odpowiadał, jest wyzwaniem. Każdy klient, osoba fizyczna i organizacja jest inna, więc poświęć trochę czasu na spersonalizowanie tego e-maila uzupełniającego dla nieodpowiadających klientów przed jego wysłaniem.

Wiersz tematu: Wymagane informacje
Drogi Rupercie Daviesie,

Kontaktuję się z Państwem w sprawie e-maila, który wysłałem 12 września.

Nie mogę poczynić żadnych postępów, dopóki nie otrzymam Twojej odpowiedzi. Jeśli może wystąpić opóźnienie w dostarczaniu mi potrzebnych informacji, daj mi znać, a będę mógł poczynić alternatywne rozwiązania.

Z poważaniem,
Alison Chayne

Przykładowy e-mail uzupełniający do potencjalnego klienta

Wysłanie kolejnej wiadomości e-mail do potencjalnego klienta wymaga staranności i wrażliwości. Chcesz, żeby klient wiedział, że mówisz poważnie, ale nie chcesz wyglądać na zdesperowanego. Chodzi o znalezienie odpowiedniego tonu głosu, o czym pisaliśmy już wcześniej.

Ten e-mail uzupełniający do szablonu potencjalnego klienta stanowi proste przypomnienie dla kogoś, kto nie odpowiedział.

Sprawdź e-mail uzupełniający do próbki potencjalnego klienta.

Wiersz tematu: Właśnie się melduję…
Drogi Rupercie Daviesie,

Kontaktuję się z Państwem w sprawie e-maila, który wysłałem 12 września.

Wiem, że jesteś teraz zajęty, ale uważam, że wspólna praca może przynieść korzyści nam obojgu. Wszystkie potrzebne informacje o nas znajdziesz w ostatnim e-mailu. Po sprawdzeniu możesz skontaktować się ze mną tutaj, aby umówić się na rozmowę lub spotkanie.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania, skontaktuj się ze mną w dowolnym momencie.

Z poważaniem,
Alison Chayne

E-mail uzupełniający do klienta po spotkaniu

Przyjazny e-mail uzupełniający do klienta po spotkaniu to standardowa praktyka biznesowa. Zasady wysyłania e-maili do klientów po spotkaniach nie są tak ustalone, jak niektóre inne przykłady tutaj. Możesz wnieść trochę osobowości, jeśli chcesz budować na połączeniach, które stworzyłeś na spotkaniu.

Oto przykładowy e-mail uzupełniający do klienta po spotkaniu, z którego możesz skorzystać.

Wiersz tematu: Kontynuacja spotkania
Drogi Rupercie Daviesie,

Kontaktuję się z Państwem w celu udostępnienia moich danych kontaktowych po naszym spotkaniu.

Wspaniale było Cię poznać i dowiedzieć się więcej o Tobie i Twojej organizacji. Nie mogę się doczekać współpracy w przyszłości.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące mojej roli lub organizacji, skontaktuj się ze mną w dowolnym momencie.

Z poważaniem,
Alison Chayne

E-mail uzupełniający do klienta po rozmowie telefonicznej

E-mail uzupełniający do klienta po rozmowie telefonicznej jest podobny do przykładu wiadomości e-mail powyżej. Rozmawiałeś już z tą osobą, więc chodzi o przypomnienie jej o tym połączeniu i naciskanie na dalszy kontakt. Bardzo ważne jest, aby wysłać klientowi e-mail uzupełniający wkrótce po rozmowie telefonicznej. W niektórych przypadkach, jeśli uważasz, że jest to konieczne, wyślij wiadomość e-mail kilka minut po odłożeniu telefonu.

Temat: Wspaniale było z tobą porozmawiać…
Drogi Rupercie Daviesie,

Kontaktuję się z Tobą, aby udostępnić moje dane kontaktowe po naszej rozmowie telefonicznej.

Wspaniale było porozmawiać z Tobą i dowiedzieć się więcej o Tobie i Twojej organizacji. Nie mogę się doczekać współpracy w przyszłości.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące mojej organizacji, skontaktuj się ze mną w dowolnym momencie.

Z poważaniem,
Alison Chayne

E-mail uzupełniający do klienta w sprawie dokumentów

Jeśli klient obiecał, że wyśle ​​Ci pewne informacje, ale tego nie zrobił, ukierunkowany e-mail uzupełniający do klienta w celu uzyskania dokumentów powinien zapewnić Ci to, czego potrzebujesz. Nie zawstydzaj ani nie denerwuj odbiorcy, więc trzymaj się faktów i skup się na przyszłości.

Wiersz tematu: Wymagane informacje – (Szczegóły dokumentu)
Drogi Rupercie Daviesie,

Kontaktuję się z Państwem w celu uzyskania dokumentu (szczegóły).

Potrzebuję dokumentu do postępu w projekcie. Byłbym wdzięczny, gdybyś mógł się tym ze mną podzielić tak szybko, jak to możliwe.

Jeśli istnieje prawdopodobieństwo opóźnienia lub jakiegokolwiek problemu z udostępnieniem mi dokumentu, daj mi znać, abym mógł dokonać alternatywnych ustaleń.

Z poważaniem,
Alison Chayne

Dalsze wiadomości e-mail do starych klientów

Dobrze napisany i ukierunkowany e-mail uzupełniający do starych klientów może pomóc w ponownym nawiązaniu relacji z byłym klientem. Często łatwiej jest ponownie nawiązać kontakt ze starym klientem niż znaleźć nowego.

Nie masz nic do stracenia wysyłając e-mail. Oto przykład kolejnej wiadomości e-mail do starych klientów.

Wiersz tematu: Nadrabianie zaległości
Drogi Rupercie Daviesie,

Obecnie kontaktuję się ze starymi klientami i klientami, z którymi od jakiegoś czasu nie rozmawialiśmy.

Podobała nam się współpraca z Tobą i Twoją organizacją. Chcielibyśmy dowiedzieć się, czy są jakieś bieżące lub planowane projekty, do których moglibyśmy się nadawać?

Z radością przyjmę możliwość porozmawiania z tobą. Podczas rozmowy telefonicznej lub na spotkaniu mogę podzielić się kilkoma ekscytującymi nowościami w naszej firmie, które mogą przynieść Tobie korzyści.

Możesz się ze mną skontaktować tutaj, aby umówić się na rozmowę lub spotkanie. Nie mogę się doczekać rozmowy z tobą.

Z poważaniem,
Alison Chayne

Drugi e-mail uzupełniający do klienta

Jeśli nie otrzymasz odpowiedzi na pierwszą odpowiedź, rozważ wysłanie drugiej wiadomości e-mail do klienta. Ten przykład jest podobny do poprzedniego. Mimo to potwierdza, że ​​już do nich dotarłeś i czekasz na odpowiedź.

Wiersz tematu: Kolejne kroki
Drogi Rupercie Daviesie,

Skontaktuję się z Tobą ponownie, aby sprawdzić dwa e-maile, które wcześniej Ci wysłałem.

Rozumiem, że jesteś zajęty, ale byłbym wdzięczny, gdybyś mógł przeczytać e-mail i odpowiedzieć, gdy będziesz miał czas.

Z poważaniem,

Alison Chayne

Szablon e-maila uzupełniającego do klienta

Napisanie e-maila uzupełniającego do klienta nie jest trudne, jeśli zastosujesz się do naszych najlepszych praktyk i przykładów. Próbki na X przedstawione w tym poście na blogu zapewniają ramy, które zawsze powinny być spersonalizowane, aby odzwierciedlić klienta i okazję. Jest jednak jeszcze łatwiejszy sposób. Flowrite to narzędzie do pisania oparte na sztucznej inteligencji, które zamienia Twoje instrukcje w gotowe do wysłania wiadomości e-mail i spersonalizowane wiadomości. Zobacz poniższy przykład, w jaki sposób wspieramy przyszłość komunikacji.

Nadal wahasz się, jak napisać e-mail uzupełniający do klienta? Mamy nadzieję, że nie. Następnym razem, gdy będziesz musiał wysłać klientowi e-mail uzupełniający po wycenie, wysłaniu propozycji, spotkaniu, rozmowie telefonicznej, nieotrzymaniu odpowiedzi lub w celu zapłaty, propozycji, dokumentów po prostu pamiętaj o naszych przykładach lub odbierz Flowrite i skorzystaj z naszego szablonu e-mail, aby napisać follow-up do klienta.