Jak napisać e-mail uzupełniający – z próbkami i szablonem

Jeśli Twój e-mail został zignorowany, kolejny e-mail może pomóc w wznowieniu rozmowy. Jednak sposób napisania kolejnej wiadomości e-mail po braku odpowiedzi może być trudny, ponieważ musisz zdecydować, co powiedzieć w dalszej wiadomości e-mail i jak ją sformułować.

Nie martw się, jeśli masz trudności ze znalezieniem profesjonalnego i uprzejmego sposobu przypomnienia komuś o odpowiedzi. W tym szczegółowym przewodniku opisujemy, jak napisać e-mail uzupełniający po braku odpowiedzi, i przedstawiamy kilka praktycznych przykładów, których możesz użyć. Na koniec przedstawimy Ci nasz szablon wiadomości e-mail z kontynuacją, który umożliwia szybsze niż kiedykolwiek śledzenie wiadomości e-mail przy zachowaniu uprzejmości.

Co to jest e-mail uzupełniający?

E-mail uzupełniający to wiadomość e-mail do adresata, z którym już raz się kontaktowałeś.

Istnieje wiele powodów, dla których możesz chcieć wysłać e-mail uzupełniający, w tym:

• Powiadom odbiorcę o wcześniej wysłanej wiadomości e-mail
• Poproś o informacje, odpowiedź lub odpowiedź
• Przypomnij komuś o ważnej godzinie lub dacie (na przykład w przypadku wydarzenia)

Celem kolejnej wiadomości e-mail jest przypomnienie lub monit o poprzednią wiadomość e-mail, którą wysłałeś. Nie chodzi o zainicjowanie rozmowy, ale o jej ożywienie i wygenerowanie odpowiedzi.

Najskuteczniejsze e-maile uzupełniające są krótkie, miłe, profesjonalne i (co najważniejsze) na temat.

Nie trać czasu ani słów; radzimy ekspertom: Amerykański zespół badaczy przeanalizował ponad 2 miliardy e-maili i odkrył, że czytelnicy mają tendencję do przeglądania zbyt długich e-maili.

Chociaż odkryli, że połowa (50%) e-maili otrzymuje odpowiedź w ciągu godziny, inne mogą pozostać na dłuższy czas. Najgorsi przestępcy? Starszym dorosłym najdłużej odpowiada i pisze najdłuższe e-maile.

Naukowcy odkryli również, że na e-maile wysłane rano w tygodniu roboczym najprawdopodobniej otrzymasz odpowiedź. Jednak osoby wysłane po południu i w weekendy rzadziej otrzymywały odpowiedź. Czemu? Naukowcy mogli znaleźć odpowiedź…

Dlaczego ludzie nie odpowiadają na e-maile?

Czy zastanawiałeś się kiedyś, dlaczego ludzie nie odpowiadają od razu na Twoje e-maile?

Otrzymujemy tak wiele e-maili, że „segregujemy” je, mówią naukowcy. Wiąże się to z szybkim ich sprawdzeniem, a następnie odłożeniem ich do czasu, kiedy będzie można je odpowiednio obsłużyć.

Odbiorcy mogą oznaczać lub tagować wiadomości e-mail, archiwizować je lub po prostu pozostawiać je nieotwarte w swoich skrzynkach odbiorczych. Pracownicy spędzają do 28% swojego czasu na czytaniu i odpowiadaniu na e-maile, dlatego w zrozumiały sposób opracowujemy strategie, aby przyspieszyć ten proces. Naukowcy odkryli, że 16% z nas odkłada odpowiedź na e-maile przynajmniej raz dziennie.

Jakie e-maile ignorujemy? „Użytkownicy są bardziej skłonni do odkładania wiadomości e-mail, gdy obsługa ich wymaga odpowiadania, uważnego czytania lub klikania linków i załączników” – mówią autorzy.

Kluczowym punktem nauki jest to, że jeśli Twoja wiadomość e-mail została dostarczona, została zauważona.

Badacze biorący udział w badaniu zidentyfikowali pięć głównych powodów, dla których e-maile są ignorowane:

1. Czas lub wysiłek związany z obsługą wiadomości e-mail
2. tożsamość nadawcy;
3. Liczba odbiorców w wątku
4. Nakład pracy i kontekst użytkownika
5. Pilność wiadomości e-mail

Zanim nakreślisz odpowiedź, postaraj się zrozumieć presję, z jaką styka się odbiorca. Na przykład wysłanie e-maila uzupełniającego (jakkolwiek uprzejmego) może wywrzeć dodatkową presję na odbiorcę, zasugeruj, aby Adaira Landry i Resa E. Lewiss napisały w Harvard Business Review.

Idealny format e-maili follow up

Zbadaliśmy więc powody, dla których może być konieczne wysłanie kolejnej wiadomości e-mail (i dlaczego nie otrzymałeś jeszcze odpowiedzi). Czas przejść do szczegółów, jak napisać kolejną wiadomość e-mail.

1. Temat emaila
2. Powitanie
3. Ciało
4. Zamknięcie
5. Podpis/podpis

W poprzednich wpisach na blogu omówiliśmy, jak tworzyć profesjonalne wiadomości e-mail z zapytaniami biznesowymi, więc zastosujemy się do naszych rad i skupimy się na tej sekcji.

Wiersz tematu

Utrzymanie krótkiego, słodkiego i prostego tematu jest niezbędne, radzi Rebecca Zucker w Harvard Business Review. Sugeruje, że 47% wszystkich e-maili jest odrzucanych z powodu kiepskich tematów. Nie popełnij tego błędu!

Czy powinieneś przekazać oryginalną wiadomość e-mail? Radzimy tego nie robić.

Powitanie

W świecie zawodowym skup się na formalności. Oznacza to, że zawsze używaj profesjonalnych powitań, chyba że jesteś z odbiorcą po imieniu. Chcesz dowiedzieć się, jak profesjonalnie i odpowiednio rozpocząć pocztę e-mail? Sprawdź naszą funkcję, jak rozpocząć wysyłanie wiadomości e-mail.

Ciało

Wiadomość e-mail z przypomnieniem to szybki i formalny sposób informowania o wcześniej wysłanej wiadomości e-mail.

Musisz podać kontekst w pierwszej linii wiadomości e-mail, do czego podchodzimy w naszej sekcji, jak rozpocząć e-mail uzupełniający.

Zakładamy, że poprzedni e-mail zawierał ważne informacje, które chcesz, aby odbiorca zobaczył.

Istnieje kilka sposobów na podejście do tego:

• Przekaż oryginalną wiadomość e-mail (zobacz powyżej powody, dla których nie jest to dobry pomysł)
• Podaj początkowy e-mail (jako załącznik lub wklej poniżej e-maila uzupełniającego)
• Podaj przypomnienie o kluczowych punktach (na przykład szczegóły spotkania)
• Podaj zewnętrzny link do istotnych informacji (strona internetowa wydarzenia lub zaproszenie)

Wybór sposobu przekazania wiadomości e-mail lub informacji należy do Ciebie. Sposób, w jaki to zrobisz, wpłynie na strukturę, cel i długość wiadomości e-mail.

Zamknięcie

Grzecznie poprosiłeś o odpowiedź, ale powinieneś również poinformować tę osobę, w jaki sposób wykorzystasz informacje i co zrobisz, jeśli nie otrzymasz odpowiedzi.

Jeśli na przykład prosisz ich o udział w spotkaniu, czy skontaktujesz się z nimi telefonicznie, czy jest to ostatnia korespondencja, jaką będziesz mieć?

W innym przykładzie, jeśli na przykład prosisz kogoś o odpowiedź na żądanie faktury, czy podejmiesz dalsze działania, jeśli nie otrzymasz odpowiedzi?

Nie dezorientuj czytelnika co do kolejnych kroków.

Podpis/podpis

Uprzejme i profesjonalne podpisanie jest niezbędne. Nie wiesz, jak poprawnie zakończyć e-mail? Przeczytaj nasz przewodnik, jak zakończyć wiadomość e-mail.

Jak rozpocząć e-mail uzupełniający

Fraza otwierająca jest prawdopodobnie jedną z najważniejszych części wiadomości e-mail. Spójrzmy więc na niektóre z najpopularniejszych programów do otwierania e-maili i sprawdź, czy są odpowiednie, czy nie:

Oficjalne wiersze wprowadzające w wiadomości e-mail:

• Chciałbym kontynuować moją poprzednią wiadomość e-mail.
• Chciałbym kontynuować moje wezwanie na spotkanie.

To są formalnie brzmiące podejścia. Zakładamy, że nie znasz tej osoby i piszesz w kontekście zawodowym. Są to standardowe wiersze odpowiednie dla wszystkich kontekstów (przypomnienia odpowiedzi e-mail, przypomnienia o spotkaniach itd.).

Nieformalne wiersze wprowadzające w wiadomości e-mail:

• Chciałem kontynuować...
• Po prostu śledzę...

Są to mniej formalne podejścia i sugerują, że znasz osobę, do której piszesz. Ostrzegamy przed używaniem ich podczas kontaktowania się z kimś, kogo nigdy nie spotkałeś lub z którym nigdy nie rozmawiałeś.

Odpowiednie wiersze wprowadzające, gdy dołączasz e-mail:

• Sprawdzam e-mail poniżej.
• Sprawdzam mój poprzedni e-mail.

Te przykłady są odpowiednie do proszenia o odpowiedź, gdy dostarczyłeś oryginalną korespondencję, poprzez przekazanie odpowiedzi, wklejenie jej poniżej nowej wiadomości e-mail lub jako załącznik. Szukasz bardziej kreatywnych zdań otwierających e-maile do wiadomości uzupełniających? Dziesięć innych przykładów znajdziesz w naszej funkcji 100 najlepszych linii otwierających wiadomości e-mail.

Jak napisać kolejny wiersz tematu wiadomości e-mail

Jak napisać kolejny temat wiadomości e-mail, który przyniesie wyniki, jest wyzwaniem. Jeśli postępujemy zgodnie z wcześniejszą radą, powinniśmy starać się (jeśli to możliwe) ograniczyć ją do pięciu słów i mniej. Powodem jest to, że 56% e-maili jest czytanych na telefonie komórkowym, gdzie im mniej słów, tym lepiej.

Możesz albo jasno określić swoją prośbę, albo nie. Oto kilka przykładów kolejnych wierszy tematu wiadomości e-mail:

• Kontynuacja: e-mail wysłany w XXX — to bardzo formalny wiersz tematu poważnego e-maila.
• Wymagana odpowiedź: e-mail wysłany XXX

Znowu poważny temat na poważny e-mail.

• Przypomnienie o rejestracji w XXX – To jest uprzejme przypomnienie e-mail o wydarzeniu.
• Miej wiadomość od Ciebie — jest to zrelaksowane i nieformalne podejście, którego powinieneś używać tylko z kimś, kogo znasz.
• Przypomnienie o wydarzeniu sieciowym… Kolejna uprzejma kontynuacja wydarzenia.
• Dziękujemy za nasze spotkanie – to inny sposób na skontaktowanie się z osobą, którą już poznałeś. Nie żądasz odpowiedzi, ale tworzysz połączenie.

Nie używaj tytułu, który zrobiłeś wcześniej, decydując o nagłówku tematu w dalszej wiadomości e-mail. Może istnieć powód, dla którego odbiorca przeoczył (lub zignorował) Twoją poprzednią wiadomość e-mail. Ponowne wysłanie tego samego tematu może spowodować, że zostanie on ponownie zignorowany.

Wysyłanie e-maila uzupełniającego może być niezręczne, ale unikaj zabawnego tytułu w tytule wiadomości e-mail uzupełniającej. Niektórzy ludzie mogą nie dzielić twojego poczucia humoru lub nawet uznać to za obraźliwe.

Niektóre przykłady złych wiadomości uzupełniających w temacie wiadomości e-mail obejmują:

• Dlaczego nie odpowiedziałeś?
• Czy dostałeś mojego ostatniego e-maila?
• Czekam na odpowiedź…
• Wiem, że jesteś zajęty, ale…
• Tylko sprawdzam…

Kiedy wysłać e-mail uzupełniający?

Zanim opiszemy, jak napisać uzupełniający e-mail, jak szybko powinieneś wysłać uzupełniający e-mail?

Jedną z kluczowych kwestii jest to, czy odpowiedź na e-mail jest czasochłonna. Weź na przykład; zapraszasz kogoś na wydarzenie. Możesz mieć ostateczny termin na odpowiedź. W takim przypadku może być konieczne szybkie wysłanie uprzejmego e-maila uzupełniającego, co jest dopuszczalne.

Jeśli znasz tę osobę zawodowo, masz większą swobodę przy wysyłaniu e-maili. Możesz zdecydować się na szybkie wysłanie profesjonalnej prośby, mając świadomość, że nie zaszkodzi to Twojej reputacji ani relacji.

Załóżmy, że wysyłasz wiadomość uzupełniającą do kogoś, kogo nigdy nie spotkałeś lub z którym nie masz żadnych zawodowych relacji. W takim przypadku zalecamy odczekanie około pięciu dni (jeden tydzień roboczy).

Czekanie na odpowiedź może być frustrujące, ale zastanów się, czego dowiedzieliśmy się o selekcji poczty e-mail i bądź cierpliwy.

Uzupełnij próbki wiadomości e-mail

Udostępniliśmy ramy, w których można śledzić e-maile; teraz nadszedł czas, aby wprowadzić to w życie. Tutaj podajemy kilka przykładów, jak utworzyć uprzejmy e-mail uzupełniający, delikatny e-mail uzupełniający i bardziej formalną prośbę o odpowiedź.

Te przykłady ilustrują najlepsze praktyki, ale należy je wykorzystać jako podstawę komunikacji. Jeśli masz problemy ze znalezieniem właściwych słów, Flowrite może pomóc w tworzeniu uprzejmych i profesjonalnych e-maili, które za każdym razem zapewnią szybką odpowiedź.

Próbka uprzejmej kontynuacji wiadomości e-mail

Oto próbka uprzejmej kontynuacji wiadomości e-mail, którą możesz wysłać po nieotrzymaniu odpowiedzi. Decydując, jak uprzejmie skontaktować się z e-mailem, pomyśl o tej osobie i zrozum, dlaczego mogła nie przeczytać Twojego e-maila. W tym przykładzie uprzejmej wiadomości uzupełniającej wyjaśniliśmy, dlaczego ktoś mógł nie odpowiedzieć na wiadomość e-mail – „Rozumiem, że jesteś zajęty”.

Kontynuacja próbki wiadomości e-mail po braku odpowiedzi

Oto próbka kolejnej wiadomości e-mail wysłanej po braku odpowiedzi. Nie owija w bawełnę, ale przechodzi od razu do sedna. Ten e-mail nie jest do kogoś, kogo znasz, ale do ogólnego adresu e-mail lub nienazwanego odbiorcy.

Próbka delikatnej kontynuacji wiadomości e-mail

Jeśli szukasz delikatnej próbki e-maila uzupełniającego, oto jeden. To dużo mniej formalne niż poprzednie.

Szablon e-maila uzupełniającego – sposób Flowrite

Flowrite to narzędzie do pisania AI, które zamienia krótkie instrukcje w gotowe do wysłania wiadomości e-mail i wiadomości. Jednak w przypadku wiadomości e-mail, takich jak dalsze działania, po braku odpowiedzi może napisać za Ciebie całą wiadomość. Spójrz na poniższy przykład, aby zobaczyć, jak kontynuować wiadomość e-mail za pomocą kliknięcia przycisku dzięki naszemu szablonowi wiadomości e-mail.

Czy czujesz się pewniej, jak kontynuować e-mail po przeczytaniu posta na blogu? Mamy nadzieję. Następnym razem, gdy będziesz musiał napisać e-mail uzupełniający po braku odpowiedzi, pamiętaj tylko o najlepszych praktykach, które omówiliśmy w tym przewodniku, lub skorzystaj z naszych przykładów wiadomości uzupełniających. Co więcej, wypróbuj Flowrite i nasz szablon wiadomości e-mail uzupełniających.