Od powitania do podpisania: jak napisać skuteczną formalną wiadomość e-mail

W większości przypadków profesjonalne e-maile to oficjalne e-maile. Oficjalny e-mail to e-mail między profesjonalistami lub naukowcami, który zawiera informacje związane z ich pracą. Oficjalne e-maile używają profesjonalnego języka i są zgodne z określonym formalnym formatem e-maili.

Co to jest oficjalny e-mail?

Oficjalny e-mail to e-mail, który używa profesjonalnego języka i przekazuje przesłanie zawodowe lub akademickie.

Z biegiem czasu możesz poczuć się na tyle swobodnie w kontaktach ze współpracownikami lub kolegami z klasy, aby wysyłać bardziej swobodne e-maile. Zależy to od twoich relacji z nimi oraz od branży, dziedziny lub kultury firmy. W większości przypadków e-maile wysyłane do nowych kontaktów, przełożonych i osób spoza Twojej organizacji to oficjalne e-maile.

Kiedy napisać formalny e-mail

Oficjalne e-maile są używane w następujących sytuacjach:

• Zapytania biznesowe
• Rezygnacje
• Oferty pracy
• Stanowiska sprzedażowe
• Zakończenia
• Przeprosiny
• Profesjonalne wprowadzenie
• Dyskusje zawodowe i akademickie
• Kontynuacje

Jak zbudowany jest formalny e-mail?

Formalny format wiadomości e-mail to spójna struktura, z którą można się spotkać w prawie wszystkich oficjalnych wiadomościach e-mail, które wysyłasz i odbierasz. Chociaż mogą występować niewielkie różnice między wiadomościami e-mail, standardowy formalny format wiadomości e-mail obejmuje następujące elementy:

• Wiersz tematu
• Pozdrowienie
• Ciało
• Zamknięcie
• Podpis

6 kroków do napisania oficjalnego e-maila

1 Napisz bezpośredni temat

Mocny temat przykuwa uwagę odbiorcy i sprawia, że ​​chce przeczytać więcej. W przypadku oficjalnej wiadomości e-mail wiersz tematu dokładnie określa temat wiadomości e-mail i wszelkie istotne szczegóły, takie jak daty, godziny lub potrzeby. Na przykład temat wiadomości e-mail z prośbą o zaplanowanie rozmowy może wyglądać następująco:

• Czy ma pan piętnaście minut na telefon w ten czwartek?

2 Powitaj i zwróć się do odbiorcy(ów)

Rozpocznij swój e-mail od właściwego zwrócenia się do odbiorcy (odbiorców). Jeśli zwracasz się tylko do jednej osoby, użyj jej pełnego imienia lub nazwiska z odpowiednim zwrotem grzecznościowym. Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do grupy osób, użyj powitania, takiego jak „Drogi zespole”.

Ponieważ profesjonalny ton jest kluczem do każdego oficjalnego e-maila, trzymaj się profesjonalnych pozdrowień. Odpowiednie formalne pozdrowienia e-mailowe obejmują:

• Droga
• Cześć
• Cześć

3 Wyraź swój punkt widzenia

W pierwszym akapicie e-maila jasno określ swój cel. Na przykład, jeśli pytasz o ofertę pracy, podaj stanowisko i miejsce, w którym znalazłeś tę ofertę w kilku pierwszych wierszach. Jeśli jest to wiadomość e-mail z rezygnacją, wyjaśnij to w pierwszym akapicie.

4 Zachowaj zwięzłość

Skoncentruj się na jednym temacie w każdym e-mailu. W ten sposób zmniejszasz prawdopodobieństwo nieporozumień ze strony odbiorcy.

5 Zachowaj profesjonalny ton

W oficjalnym e-mailu zawsze używaj profesjonalnego tonu. Unikaj swobodnego języka, wybiegających zdań i niestandardowej gramatyki.

6 Zakończ profesjonalnym zamknięciem

Tak jak zacząłeś swój oficjalny e-mail od profesjonalnego powitania, zakończ go profesjonalnym zakończeniem. Należą do nich następujące podpisy:

• Z poważaniem
• Z wyrazami szacunku
• To, co najlepsze
• Dziękuję

Na końcu umieść swój profesjonalny podpis: może to być Twoje imię i nazwisko, tytuł i dane kontaktowe lub blok podpisu zawierający linki do mediów społecznościowych, logo firmy i inspirujący cytat. Większość podpisów e-mail mieści się gdzieś pomiędzy tymi; Chodzi o to, aby przekazać odbiorcy wszystkie informacje, których potrzebuje, aby sformułować swoją odpowiedź.

Czegonieumieszczać w oficjalnym e-mailu

Pisząc oficjalną wiadomość e-mail, unikaj potencjalnie mylącego języka lub terminologii, na przykład żargonu branżowego, jeśli odbiorca nie pracuje w Twojej branży.

Inne rzeczy, których należy unikać, to:

• Pseudonimy
• Nieformalne powitania („Hej”, „Co słychać” itp.)
• emotikony
• Frazowanie pośrednie
• Gwara
• Wrażliwe informacje, takie jak hasła i numery kont (e-mail nie jest bezpiecznym środkiem komunikacji)

I oczywiście unikaj błędów ortograficznych i gramatycznych. Dlatego tak ważne jest, aby sprawdzać każdy e-mail przed jego wysłaniem — zwykła literówka może podważyć Twoją wiadomość.

Przykłady formalnych wiadomości e-mail

Szanowny Panie Handlerze,

Bardzo dziękuję za wczorajszą rozmowę. Doceniam to, że poświęcasz czas na spotkanie ze mną i przejrzyste spojrzenie na codzienne operacje w Keyloxxi.

Mam nadzieję, że rozważycie mnie na to stanowisko. Dzięki mojemu doświadczeniu w cyberbezpieczeństwie wiem, że świetnie pasuję do Keyloxxi. Jeśli masz do mnie dodatkowe pytania, skontaktuj się z nami.

Najlepszy, Natalia Cordone (555) 555-5555

Cześć drużyno,

Zdecydowałem się ustąpić ze stanowiska dyrektora finansowego. Nie był to łatwy wybór, ale w tym momencie muszę postawić na pierwszym miejscu moje zdrowie i dobre samopoczucie.

Nie zidentyfikowaliśmy jeszcze mojego następcy, ale zapewniam, że poszukiwania trwają. Będziesz pierwszym, który się o tym dowie, gdy kandydat zostanie wybrany.

Dziękuję, że jesteście tak wspaniałym zespołem do pracy. Te ostatnie dziesięć lat było wspaniałe i nie mogę się doczekać, aby zobaczyć, co będzie dalej dla firmy.

Z poważaniem, Francis Cederholm

Potrzebujesz pomocy w rozpoczęciu oficjalnej poczty e-mail? Monitów gramatycznych można używać do generowania wiadomości e-mail dowolnego typu. Wypróbuj, korzystając z monitów, takich jak „Napisz atrakcyjnego powitalnego e-maila” lub „Udostępnij aktualności firmowe”. Grammarly może pomóc Ci napisać spersonalizowany e-mail, abyś mógł wysłać idealną wiadomość.

Często zadawane pytania dotyczące formalnych wiadomości e-mail

Co to jest oficjalny e-mail?

Oficjalny e-mail to e-mail między profesjonalistami lub naukowcami, który zawiera informacje związane z ich pracą. Oficjalne e-maile powinny być bezpośrednie i zwięzłe oraz używać formalnego języka. Powinni unikać nieformalnego języka, slangu i żargonu.

Jak długi powinien być oficjalny e-mail?

Ogólnie rzecz biorąc, oficjalne e-maile powinny mieć maksymalnie 200 słów.

Co należy zawrzeć w oficjalnym e-mailu?

• Bezpośredni temat
• Odpowiednie powitanie
• Zwięzły, skoncentrowany akapit główny lub dwa
• Grzeczne zamknięcie
• Podpis