Od powitania do podpisania: jak napisać skuteczny formalny e-mail

W większości przypadków profesjonalne e-maile to e-maile formalne. Formalny e-mail to e-mail przesyłany między profesjonalistami lub naukowcami, zawierający informacje związane z ich pracą. Formalne e-maile używają profesjonalnego języka i są zgodne z określonym formalnym formatem e-maili.

Co to jest formalny e-mail?

Formalny e-mail to e-mail, w którym używa się profesjonalnego języka i przekazuje wiadomość profesjonalną lub akademicką.

Z biegiem czasu możesz poczuć się na tyle komfortowo w towarzystwie kolegów lub kolegów z klasy, że będziesz mógł wysyłać bardziej swobodne e-maile. Zależy to od Twoich relacji z nimi oraz od branży, dziedziny lub kultury firmy. W większości przypadków e-maile wysyłane do nowych kontaktów, przełożonych i osób spoza organizacji to e-maile formalne.

Kiedy napisać oficjalny e-mail

Oficjalne e-maile są używane w następujących sytuacjach:

• Zapytania biznesowe
• Rezygnacje
• Oferty pracy
• Stanowiska sprzedażowe
• Zakończenia
• Przeprosiny
• Profesjonalne wstępy
• Dyskusje zawodowe i akademickie
• Kontynuacje

Jak zbudowany jest formalny e-mail?

Formalny format wiadomości e-mail to spójna struktura, którą można spotkać w prawie wszystkich formalnych wiadomościach e-mail, które wysyłasz i otrzymujesz. Chociaż poszczególne wiadomości e-mail mogą się nieznacznie różnić, standardowy formalny format wiadomości e-mail obejmuje następujące elementy:

• Temat
• Pozdrowienie
• Ciało
• Zamknięcie
• Podpis

6 kroków do napisania formalnego e-maila

1 Napisz bezpośredni temat

Mocny temat przykuwa uwagę odbiorcy i sprawia, że ​​chce przeczytać więcej. W przypadku formalnej wiadomości e-mail wiersz tematu dokładnie określa temat wiadomości e-mail i wszelkie istotne szczegóły, takie jak daty, godziny lub potrzeby. Na przykład temat wiadomości e-mail z prośbą o umówienie się na rozmowę może wyglądać następująco:

• Czy masz piętnaście minut na telefon w ten czwartek?

2 Powitaj i zwróć się do odbiorcy(-ów)

Rozpocznij swoją wiadomość e-mail od prawidłowego zwrócenia się do odbiorców. Jeśli zwracasz się tylko do jednej osoby, użyj jej pełnego imienia lub nazwiska z odpowiednim tytułem grzecznościowym. Jeśli wysyłasz e-maile do grupy osób, użyj powitania typu „Drogi zespole”.

Ponieważ profesjonalny ton jest kluczem do każdego oficjalnego e-maila, trzymaj się profesjonalnych pozdrowień. Odpowiednie oficjalne pozdrowienia e-mailowe obejmują:

• Droga
• Cześć
• Cześć

3 Wyjaśnij swoje stanowisko

W pierwszym akapicie wiadomości e-mail jasno określ swój cel. Na przykład, jeśli pytasz o ofertę pracy, w pierwszych kilku wierszach podaj stanowisko i miejsce, w którym znalazłeś ofertę. Jeśli jest to e-mail z rezygnacją, wyjaśnij to w pierwszym akapicie.

4 Zachowaj zwięzłość

W każdym e-mailu skup się na jednym temacie. W ten sposób zmniejszasz prawdopodobieństwo nieporozumień ze strony odbiorcy.

5 Zachowaj profesjonalny ton

W formalnej wiadomości e-mail zawsze używaj profesjonalnego tonu. Unikaj swobodnego języka, długich zdań i niestandardowej gramatyki.

6 Zakończ profesjonalnym zamknięciem

Tak jak zacząłeś oficjalny e-mail od profesjonalnego powitania, zakończ go profesjonalnym zakończeniem. Należą do nich następujące podpisy:

• Z poważaniem
• Z wyrazami szacunku
• To, co najlepsze
• Dziękuję

Na zakończenie umieść swój profesjonalny podpis: może to być Twoje imię i nazwisko, stanowisko i dane kontaktowe lub może to być blok podpisu zawierający linki do mediów społecznościowych, logo firmy i inspirujący cytat. Większość podpisów e-mailowych mieści się gdzieś pomiędzy nimi; chodzi o to, aby dać odbiorcy wszystkie informacje potrzebne do przygotowania odpowiedzi.

Czegonieumieszczać w formalnym e-mailu

Pisząc oficjalny e-mail, unikaj potencjalnie mylącego języka lub terminologii, np. żargonu branżowego, jeśli odbiorca nie jest z Twojej dziedziny pracy.

Inne rzeczy, których należy unikać, to:

• Pseudonimy
• Nieformalne pozdrowienia („Hej”, „Co słychać” itp.)
• Emoji
• Sformułowanie pośrednie
• Gwara
• Wrażliwe informacje, takie jak hasła i numery kont (e-mail nie jest bezpiecznym środkiem komunikacji)

I oczywiście unikaj błędów ortograficznych i gramatycznych. Dlatego tak ważne jest sprawdzaniekażdegoe-maila przed jego wysłaniem – zwykła literówka może zniweczyć treść Twojej wiadomości.

Przykłady formalnych wiadomości e-mail

Szanowny Panie Handler,

Dziękuję bardzo za naszą wczorajszą rozmowę. Dziękuję za poświęcenie czasu na spotkanie ze mną i umożliwienie mi przejrzystego spojrzenia na codzienną działalność Keyloxxi.

Mam nadzieję, że rozważycie mnie Państwo na to stanowisko. Dzięki mojemu doświadczeniu w cyberbezpieczeństwie wiem, że będę świetnie pasować do Keyloxxi. Jeśli masz do mnie dalsze pytania, nie wahaj się z nami skontaktować.

Najlepiej, Natalia Cordone (555) 555-5555

Witamy zespół,

Zdecydowałem się ustąpić ze stanowiska dyrektora finansowego. Nie był to łatwy wybór, ale w tym momencie muszę priorytetowo potraktować swoje zdrowie i dobre samopoczucie.

Nie zidentyfikowaliśmy jeszcze mojego następcy, ale zapewniamy, że poszukiwania trwają. Będziesz pierwszą osobą, która dowie się o wyborze kandydata.

Dziękuję za współpracę z tak wspaniałym zespołem. Te ostatnie dziesięć lat były wspaniałe i nie mogę się doczekać, co będzie dalej dla firmy.

Z poważaniem, Francis Cederholm

Potrzebujesz pomocy w rozpoczęciu formalnej poczty e-mail? Za pomocą podpowiedzi gramatycznych możesz wygenerować dowolny typ wiadomości e-mail. Wypróbuj, wyświetlając monity typu „Napisz angażujący e-mail wprowadzający” lub „Udostępnij aktualizację firmy”. Grammarly może pomóc Ci napisać spersonalizowaną wiadomość e-mail, dzięki czemu będziesz mógł wysłać idealną wiadomość.

Często zadawane pytania dotyczące formalnych e-maili

Co to jest formalny e-mail?

Formalny e-mail to e-mail przesyłany między profesjonalistami lub naukowcami, zawierający informacje związane z ich pracą. Oficjalne e-maile powinny być bezpośrednie i zwięzłe oraz zawierać formalny język. Powinni unikać języka nieformalnego, slangu i żargonu.

Jak długi powinien być oficjalny e-mail?

Ogólnie rzecz biorąc, formalne e-maile powinny zawierać maksymalnie 200 słów.

Co należy zawrzeć w oficjalnym e-mailu?

• Bezpośredni temat
• Odpowiednie pozdrowienie
• Zwięzły, skupiony akapit główny lub dwa
• Grzeczne zamknięcie
• Podpis