6 próbek, jak wysłać formalną wiadomość e-mail
Opublikowany: 2022-03-22Formalne wiadomości e-mail odgrywają kluczową rolę w jasnym i bezbłędnym przekazywaniu informacji w naszym życiu biznesowym, zawodowym i osobistym. Tak więc, niezależnie od tego, czy pytasz o możliwość, zapraszasz kogoś na wydarzenie, czy rezygnujesz z pracy, wiedza, jak napisać formalną wiadomość e-mail, jest podstawową umiejętnością, którą musisz znać.
W tym przewodniku, jak napisać formalną wiadomość e-mail, dzielimy ten proces na proste kroki. Następnie opisujemy idealny formalny format wiadomości e-mail i przedstawiamy wybór przykładów formalnych wiadomości e-mail, które można wykorzystać jako podstawę do korespondencji.
Co to jest formalny e-mail?
Formalna wiadomość e-mail to wiadomość e-mail, którą wysyłasz do osoby (lub grupy osób), której nie znasz, lub ważna wiadomość e-mail, którą wysyłasz do osoby na stanowisku kierowniczym – na przykład do swojego szefa.
Pisanie formalnego e-maila jest podobne do pisania formalnego listu, z tą samą strukturą, zwrotami grzecznościowymi i podpisem. Są wolne od błędów ortograficznych i gramatycznych, zaplanowane i napisane z jasnym celem.
Formalne e-maile są uprzejme, profesjonalne i od razu sprowadzają się do sedna sprawy. Są w 100% skoncentrowani na wyniku, nie pozostawiając miejsca na błędy lub nieporozumienia.
Oto kilka przykładów formalnych wiadomości e-mail:
- Przedstawienie się profesjonalnej osobie, której nie znasz
- Złożenie skargi
- Rezygnacja z pracy
- Ofiarowanie przeprosin
Możesz zapytać, dlaczego w cyfrowym świecie wciąż potrzebujemy formalnych e-maili?
Wiele organizacji i osób faktycznie przeszło na mniej formalną komunikację. Jednak amerykańscy naukowcy odkryli, że może to powodować problemy w miejscu pracy, przyczyniając się do tego, co opisują jako rosnące ryzyko „nieuprzejmości”. Organizacje, w których jednostki komunikują się formalnie, grzecznie iz szacunkiem, są mniej narażone na konflikty.
Formalne e-maile mają wpływowych przyjaciół. Kampania Plain English wzywa do przejrzystości w komunikacji od 1979 roku. „Pamiętaj, że ludzie raczej nie poczują się urażeni, jeśli będziesz zbyt formalny, ale niektórzy mogą pomyśleć, że jesteś niegrzeczny, jeśli jesteś zbyt nieformalny” – doradzają.
Rozwiązanie? „Zawsze myśl o czytelniku”.
Zgadzamy się. Jeśli znasz osobę, do której piszesz, masz swobodę pisania bardziej nieformalnie. Jeśli nie wiesz, że osoba lub wiadomość, którą wysyłasz, jest ważna, zachowaj formalność.
O znaczeniu profesjonalnej komunikacji pisaliśmy już wcześniej. Aby dowiedzieć się więcej, zapoznaj się z naszym poradnikiem, jak napisać profesjonalną wiadomość e-mail.
Po co pisać formalny e-mail?
„Ludzie wierzą, że mogą komunikować się przez e-mail skuteczniej niż w rzeczywistości” – odkryli naukowcy z Amerykańskiego Towarzystwa Psychologicznego. W badaniu z 2005 r. przeprowadzili serię eksperymentów i doszli do wniosku, że trudno jest przekazać emocje i ton w wiadomościach e-mail.
Powód? Z powodu naszego własnego „egocentryzmu” nie jesteśmy w stanie oderwać się od naszej perspektywy i zobaczyć cudzej perspektywy.
Mówiąc prościej, łatwo o nieporozumienia, jeśli jesteśmy zbyt przyjaźni lub nieformalni w naszych e-mailach. Również ton głosu może nie być odpowiedni do przekazywania ważnych informacji.
Formalne e-maile eliminują możliwość nieporozumień i wprowadzenia w błąd. Wszystko sprowadza się do przestrzegania właściwej etykiety biznesowej poczty e-mail.
Oficjalny e-mail ma jasny cel i traktuje czytelnika z szacunkiem. Jest napisany w standardowy sposób, który podróżuje przez granice i kultury.
Pisanie formalnych e-maili może przynieść korzyści każdemu w biznesie, w tym liderom, mówi wpływowy felietonista Forbes, Benjamin Laker. E-maile powinny szanować emocje i być dostarczane z empatią. Co najważniejsze, Twój e-mail wiele mówi o Twojej „osobistej marce”. Jak chcesz być postrzegany?
Dobrze napisana formalna wiadomość e-mail jest uprzejma i profesjonalna, dwa potężne atrybuty marki, które poprawią Twoją markę i zwiększą sukces biznesowy.
Formalny format e-maila
Tworzenie świetnych formalnych e-maili jest bardzo proste. Idealny formalny format biznesowej poczty e-mail składa się tylko z pięciu części:
- Przedmiot
- Powitanie
- Linie otwarcia i ciało
- Zamknięcie
- Podpisanie
Każda korespondencja ma tę samą formalną strukturę wiadomości e-mail, co oznacza, że po jej opanowaniu nigdy nie będziesz musiał zmieniać.
Formalny wiersz tematu e-maila
W biznesie czas to pieniądz, więc bądź zwięzły.
Twój temat powinien być krótki i łatwy do zrozumienia. Powiedz dokładnie czytelnikowi, co zawiera wiadomość. Idealnym oficjalnym tematem wiadomości e-mail jest kilka słów: na przykład „Wniosek o urlop”, „Prośba o spotkanie” lub „Skarga klienta”.
Formalne wiersze tematu e-maili nie powinny być zbyt przyjazne lub zabawne.
Jak rozpocząć formalną wiadomość e-mail
Formalnym sposobem na rozpoczęcie e-maila jest użycie „Kochanie”.
Może wydawać się to staromodne lub dziwne, jeśli znasz tę osobę, ale chodzi o przestrzeganie pewnych ustalonych zasad, których używaliśmy od pokoleń do formalnej komunikacji. Dear to formalne pozdrowienie e-mailowe, które jest używane do dziś.
Jeśli znasz płeć osoby, możesz użyć czegoś, co nazywa się tytułem grzecznościowym – Pan, Pani itd. – ale sugerujemy po prostu użycie pełnego imienia i nazwiska, jeśli je masz. Ta rada może wydawać się sprzeczna z niektórymi starszymi przewodnikami po formalnym pisaniu, ale odzwierciedla szersze zmiany w społeczeństwie.
Jeśli chcesz wiedzieć, jak nie otwierać oficjalnego e-maila, unikaj „Szanowny Panie/Pani” lub duszno brzmiących określeń zbiorowych, takich jak „Do kogo może to dotyczyć”.
Formalne pozdrowienia e-mail bez imienia
Załóżmy, że martwisz się, jak napisać formalną wiadomość e-mail bez znajomości nazwy. W takim przypadku możesz użyć słowa „Dear Sir/Madam” jako odpowiedniego zamiennika. Takie podejście jest również praktyczne, jeśli nie wiesz, jak zaadresować formalną wiadomość e-mail do firmy.
Decydując, jak rozpocząć formalną wiadomość e-mail do wielu odbiorców, masz kilka opcji. Na przykład możesz zwracać się do zespołu („Szanowny zespole”), zbiorowego („Szanowni wszyscy”, „Szanowni koledzy”) lub na wydarzenia („Pozdrowienia”).
Możesz zapoznać się z naszym przewodnikiem, jak rozpocząć e-mail.
Oficjalne linie otwarcia e-maili
Nie ma standardowego formalnego otwierania wiadomości e-mail. Zamiast tego musisz zdecydować, co jest odpowiednie dla komunikacji i kontekstu.
Jeśli nie znasz osoby (lub organizacji), do której piszesz, uprzejmie jest się przedstawić. Jeśli jednak znasz tę osobę, nie musisz tego robić i możesz od razu przejść do sedna wiadomości.
Poniżej przedstawiamy przykłady kilku formalnych zdań otwierających e-maile. Jeśli potrzebujesz więcej inspiracji do e-maili z intro, przeczytaj nasz artykuł na temat najlepszych linii otwierających e-maile.
Odradzamy używanie pustych zwrotów, takich jak „Mam nadzieję, że dobrze ci idzie” w formalnym e-mailu. Takie frazy to frazesy, które niczego nie dodają do wiadomości i należy ich unikać.
Formalna treść e-maila
Tak więc zaangażowałeś odbiorcę i przedstawiłeś się (jeśli jest to wymagane), teraz czas przejść do sedna.
Poniżej przedstawiamy kilka przykładów, ale formalna komunikacja e-mail powinna być zgodna z zasadą piramidy. Opracowana przez czołowego dyrektora McKinsey, zasada piramidy stanowi, że najpierw należy zacząć od odpowiedzi i uporządkować znajdujące się pod nią informacje, aby wesprzeć swoją argumentację.
W formalnym e-mailu odbiorca będzie chciał wiedzieć, o czym jest wiadomość i dlaczego powinien się tym zainteresować. Więc powiedz im!
Poniżej możesz zobaczyć kilka przykładów, w jaki sposób odnosimy się do kilku przykładów. Pokazujemy również, jak zakończyć formalną wiadomość e-mail, w tym typowe formalne zdania końcowe wiadomości e-mail.
Oficjalne podpisanie e-maila
Formalne zakończenie e-maila używa określonego zakończenia (lub pożegnania, aby nadać mu formalną nazwę). Czytelnicy będą zaznajomieni z (i oczekują) formalnych sposobów zakończenia wiadomości e-mail.
W większości przypadków, jeśli znasz nazwisko osoby, do której piszesz, użyjesz formalnego e-maila z końcówką „Z poważaniem”.
Jeśli tego nie robisz (lub na przykład piszesz do grupy osób), zazwyczaj kończysz formalną wiadomość e-mail słowem „Z wiernością”.
Istnieją jednak zmiany w sposobie formalnego zakończenia wiadomości e-mail. Przykłady dopuszczalnych formalnych zakończeń to „Z poważaniem”, „Pozdrawiam” i „Z najlepszymi życzeniami”.
Najlepszy sposób zakończenia formalnej wiadomości e-mail zależy od osoby, kontekstu i tego, co komunikujesz. W większości przypadków sugerujemy trzymanie się słowa „Z poważaniem” lub „Z poważaniem”.
![](https://s.stat888.com/img/bg.png)
Czy starasz się znaleźć pasujące zakończenie? Zobacz nasz szczegółowy przewodnik, jak zakończyć wiadomość e-mail.
Przykłady formalnych wiadomości e-mail
Aby zilustrować powyższe punkty, stworzyliśmy wybór formalnych przykładów pisania e-maili dla sytuacji, które możesz napotkać.
Chociaż pomocne może być zobaczenie przykładu formalnego e-maila, nie zalecamy wycinania i wklejania ich oraz samodzielnego korzystania z nich. Powinieneś dostosować każdy formalny e-mail do swoich konkretnych okoliczności. Zamiast tego użyj ich jako niezbędnego przewodnika do lepszego zrozumienia przed stworzeniem własnego – lub użyj Flowrite do pisania e-maili za Ciebie.
Formalny e-mail wprowadzający
Istnieje kilka powodów, dla których możesz chcieć przedstawić się formalnie. Na przykład, możesz zapytać o wakat, możliwość przeprowadzenia badań lub skontaktować się z kimś, kogo chcesz poprosić o radę. Jeśli zmagasz się z formalnym przedstawieniem się przez e-mail, ten jest dla Ciebie.
Sprawdź nasz przykładowy przykładowy e-mail z wprowadzeniem poniżej, aby zapoznać się z przykładem.
Oficjalny e-mail z podziękowaniem
Po doskonałej obsłudze lub wsparciu uprzejmie jest okazać uznanie, ale jak podziękować w formalnym e-mailu?
W tym formalna próbka e-maila z podziękowaniem, pokazujemy, jak skonstruować osobistą i pozytywną odpowiedź, którą można udostępnić w organizacji i na zewnątrz innym klientom lub klientom.
E-mail z formalną rezygnacją
Rezygnując z pracy, ważne jest, aby wysłać formalny e-mail z rezygnacją. Rezygnacja nie tylko informuje pracodawcę o odejściu, ale także stanowi dowód daty rezygnacji.
Formalna rezygnacja z e-maila może być krótka – w niektórych przypadkach tylko jedna linijka. Jednak, jak zobaczysz w tym przykładzie wiadomości e-mail z formalną rezygnacją, poświęciliśmy czas, aby okazać nasze uznanie dla naszego pracodawcy.
Oficjalny e-mail z zaproszeniem na wydarzenie
Oto próbka oficjalnego e-maila z zaproszeniem wysłana do grupy współpracowników. Każda formalna wiadomość e-mail z zaproszeniem powinna zawierać jasny wiersz tematu, wszystkie szczegóły dotyczące wydarzenia (w tym datę, godzinę i lokalizację) oraz sposób, w jaki ludzie mogą odpowiedzieć.
Oto formalny e-mail z zaproszeniem na wieczorne wydarzenie w firmie.
Formalny e-mail ze skargą
Jeśli otrzymałeś słabą obsługę lub jesteś rozczarowany produktem, formalna wiadomość e-mail z reklamacją może zwiększyć świadomość Twoich problemów. W oficjalnych e-mailach ważne jest, aby podawać fakty, ale nie należy przesadzać z emocjami.
Oto przykład formalnego e-maila ze skargą.
Formalny e-mail z przeprosinami
Napisanie formalnego e-maila z przeprosinami może być trudne, ale przyznanie się do błędu ma kluczowe znaczenie dla ograniczenia szkód i przywrócenia relacji.
Oto przykładowy przykładowy e-mail z przeprosinami od firmy, który ma na celu zajęcie się klientem, który złożył skargę.
Chcesz pisać lepsze formalne e-maile? Wypróbuj Flowrite
Pisanie formalnych e-maili jest proste, jeśli postępujesz zgodnie z naszym procesem. Formalne szablony wiadomości e-mail zawarte w tym poście na blogu powinny stanowić przewodnik, ale zawsze powinny być dostosowywane i aktualizowane w celu odzwierciedlenia konkretnych okoliczności. Jest jednak jeszcze łatwiejszy sposób. Flowrite to narzędzie do pisania AI, które zamienia krótkie instrukcje w gotowe do wysłania wiadomości e-mail i wiadomości. Jeśli nadal nie możesz znaleźć odpowiednich słów do napisania formalnej wiadomości e-mail, Flowrite może pomóc Ci zacząć i zaoferować inspirację – a nawet napisać całą wiadomość za pomocą jednego kliknięcia. Jak widać na poniższym przykładzie, wystarczy jedno kliknięcie.
Czy nadal zastanawiasz się, jak wysłać formalną wiadomość e-mail? Mamy nadzieję, że nie. Następnym razem, gdy będziesz pisać formalną wiadomość e-mail, pamiętaj o tych przykładach i możesz komunikować się bez obaw.