Formatuj komunikaty prasowe jak profesjonalista: typowe błędy, których należy unikać

Prawie 70% dziennikarzy twierdzi, że komunikaty prasowe są najbardziej przydatnym źródłem treści i pomysłów (strona redakcyjna Fit Small Business). Kolejne 74% woli komunikaty prasowe od jakichkolwiek innych treści. Jednak 57% blokuje kontakty, które wysyłają oferty o charakterze promocyjnym.

Jeśli nie sformatujesz prawidłowo komunikatu prasowego , media nie będą go publikować. Możesz stracić szansę na dotarcie do nowych odbiorców.

Zanim to nastąpi, zastosuj się do wskazówek dotyczących formatowania komunikatu prasowego. Dowiedz się, jak uniknąć błędów w komunikatach prasowych, aby opublikować swoje materiały już dziś!

Unikaj błędów w komunikatach prasowych

W zależności od wielkości i popularności serwisu informacyjnego codziennie publikowane są dziesiątki tysięcy komunikatów prasowych (Investopedia). Dziennikarze przeszukują te komunikaty prasowe, aby znaleźć interesujące, wciągające i pouczające artykuły dla swoich czytelników. Jeśli nie unikniesz błędów w komunikatach prasowych, dziennikarze nie będą wybierać Twojego komunikatu spośród pozostałych.

Aby skuteczniej pisać komunikaty prasowe, rozpoznaj te błędy i ich unikaj. Postępowanie zgodnie z najlepszymi praktykami w zakresie komunikatów prasowych może zwiększyć Twoje prawdopodobieństwo publikacji. Gdy media będą udostępniać Twoje komunikaty, możesz zwiększyć widoczność marki, ruch w witrynie i konwersje!

Brak określenia celu

Zanim zastosujesz się do tych wskazówek dotyczących formatowania komunikatu prasowego, ustal, dlaczego piszesz komunikat prasowy. Każda informacja prasowa powinna mieć konkretny cel. Jeśli w jednym wydaniu poruszysz zbyt wiele tematów, dziennikarze mogą go nie opublikować.

Skupienie się na jednym temacie pomoże Ci utrzymać uwagę czytelnika. Może także skupić uwagę na konkretnym wezwaniu do działania.

Komunikaty prasowe mogą dotyczyć:

• Nowe biznesy
• Nowi pracownicy
• Nowe produkty/uaktualnienia produktów
• Nadchodzące wydarzenia
• Nowe usługi
• Wyniki badań
• Nowe przedsięwzięcia
• Partnerstwa biznesowe
• Nagrody/akredytacje
• Publikacje książkowe
• Rebranding
• Zarządzanie kryzysowe
• Fuzje lub przejęcia spółek
• Zarobki finansowe

Rozpoznanie celu komunikatu prasowego zapewni, że zastosujesz właściwy format. Każdy komunikat prasowy będzie wymagał podania określonych informacji.

Na przykład informacja prasowa dotycząca nowego produktu lub aktualizacji powinna zawierać:

• Cechy wyróżniające produkt
• Jaka nowa technologia została wdrożona
• Funkcjonalność produktu
• Oferty specjalne lub zachęty do generowania wcześniejszej sprzedaży
• Koszt/zakres kosztów
• Opis docelowej grupy odbiorców
• Gdzie można zamówić produkt

Z drugiej strony komunikat prasowy wydarzenia powinien wspominać o nadchodzących seminariach internetowych, warsztatach, zachętach charytatywnych i ekskluzywnych ofertach VIP.

Każdy komunikat prasowy powinien zawierać pięć „W”: kto, co, kiedy, gdzie i dlaczego. Czytelnicy będą potrzebować tych danych, aby podjąć działania, co umożliwi Ci generowanie konwersji.

Jeśli nie masz pewności, jakie informacje podać, zlecić pisanie informacji prasowych firmie zewnętrznej. Doświadczony autor komunikatów prasowych będzie postępował zgodnie z najlepszymi praktykami w zakresie komunikatów prasowych. Poleganie na ich usługach pisania i dystrybucji może zapewnić, że renomowane wydawnictwa opublikują Twoje wydania.

Nijaki nagłówek

Mocny, przekonujący nagłówek powinien przyciągnąć uwagę czytelnika i wywołać intrygę. Dziennikarze codziennie przeglądają setki e-maili z komunikatami prasowymi. Mocny nagłówek sprawi, że Twój artykuł będzie się wyróżniał, jednocześnie zachęcając go do dalszego czytania.

Aby stworzyć mocny, angażujący nagłówek:

• Bądź konkretny, jasny i zwięzły
• Bądź bezpośredni
• Używaj aktywnego głosu
• Zainteresuj się wiadomościami
• Unikaj hiperboli
• Użyj 10 słów lub mniej

Rozważmy perspektywę aktualności tych fragmentów. Czy temat ma wpływ, jest przełomowy lub innowacyjny? Upewnij się, że jest oparty na faktach i interesujący, bez zbytniego rozwlekłości.

Zanim napiszesz nagłówek, przeczytaj kilka najnowszych fragmentów publikacji. Odzwierciedlaj ich styl redakcyjny, aby spełnić ich oczekiwania. Zanim prześlesz swoją wersję, postępuj zgodnie z wytycznymi publikacji.

Podczas pisania nagłówków i komunikatów prasowych stosuj najlepsze praktyki optymalizacji wyszukiwarek (SEO). Dodaj kierowane słowa kluczowe do nagłówka. Wyświetlanie się w odpowiednich wynikach wyszukiwania może pomóc Ci wygenerować większą widoczność marki i ruch w witrynie.

Unikaj sensacji, puchu, prezentacji sprzedażowych i żargonu. Dodanie tych elementów może zniechęcić czytelników.

Pisanie słabego Lede

Przeglądając Twoją notatkę prasową, dziennikarze prawdopodobnie zadają sobie pytanie: „Dlaczego nasi czytelnicy powinni się tym przejmować?” Aby mieć pewność, że Twój komunikat prasowy będzie warty opublikowania, nie zakopuj diody. Dioda powinna przedstawiać najważniejsze szczegóły historii w jasnym, zwięzłym akapicie.

Upewnij się, że dioda LED zawiera:

• Co się dzieje
• Kto jest zaangażowany
• Gdzie to się dzieje
• Dlaczego to ma znaczenie
• Kiedy to się dzieje

Dodanie tej informacji do akapitu początkowego pomoże Ci utrzymać uwagę czytelnika. Nie zapomnij wyciąć puchu. Bądź konkretny i rzeczowy, aby utrzymać zaangażowanie czytelników.

Pisząc informację prasową, weź pod uwagę grupę docelową. Pokaż im, jak rozwiązujesz ich problemy lub odpowiadasz na pytania. Jeśli informacja prasowa nie będzie odpowiadać potrzebom czytelnika, dziennikarze jej nie opublikują.

Zaniedbanie struktury

Pamiętaj, że dziennikarze będą czytać pobieżnie Twoją informację prasową. Jeżeli publikacja nie będzie miała odpowiedniej struktury, dziennikarze odrzucą ją na bok. Postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami dotyczącymi formatowania komunikatu prasowego:

• Wpisz „Do natychmiastowego wydania” lub datę wydania
• Umieść dane kontaktowe i logo firmy w prawym górnym rogu
• Nagłówek napisz pogrubioną czcionką i wielkimi literami
• Wpisz podnagłówek poniżej kursywą
• Dodaj miasto i podaj, gdzie znajduje się firma
• Uwzględnij miesiąc
• Dołącz akapit LED i tekst główny
• Dodaj płytę kotłową
• Dołącz notatkę końcową
• Dodaj notatki końcowe i swoje dane kontaktowe

Schemat powinien zawierać istotne informacje o Twojej firmie. Zachowaj jasność i zwięzłość.

Notacja to zwykle „###”. Wskazuje koniec twojego uwolnienia.

Po opanowaniu tej struktury przejrzyj komunikat prasowy pod kątem literówek. Wytnij wszelki puch.

Twoja informacja prasowa nie powinna przekraczać jednej strony. Usuń zbędne treści, aby były zwięzłe, konkretne i istotne dla czytelników.

Jeśli komunikat prasowy przekracza stronę, dziennikarze mogą zacząć wycinać od dołu do góry. Pisząc informację prasową, stosuj styl odwróconej piramidy. Najważniejsze informacje umieść na początku, aby nie wyciąć istotnych szczegółów.

Dodaj wiarygodności swojej informacji prasowej, umieszczając mocny cytat kluczowej postaci w Twojej firmie. Możesz na przykład odwołać się do inwestora, członka zarządu, dyrektora lub lidera projektu.

Upewnij się, że wycena zawiera istotne informacje. Jeśli nie dodaje osobistego punktu widzenia do głównego tematu komunikatu prasowego, usuń go. W razie potrzeby przytnij go, aby był zwięzły i łatwy do zrozumienia.

Po skorzystaniu z tych wskazówek dotyczących formatowania komunikatu prasowego przeczytaj go na głos. Poszukaj błędów gramatycznych, niedokładnych informacji lub błędów ortograficznych. Dziennikarze nie wybiorą Twojej informacji prasowej, jeśli jest pełna błędów.

Głośne przeczytanie komunikatu prasowego może pomóc w rozpoznaniu fragmentów treści, które nie mają związku z daną historią. Pamiętaj, że możesz stracić uwagę czytelnika, jeśli tekst nie będzie jasny i zwięzły.

Brak multimediów

Rozważ dodanie materiałów mieszanych do swojej informacji prasowej. Dodanie treści wizualnych może pomóc przyciągnąć i utrzymać uwagę czytelnika. Wybierz elementy wizualne, które dodają wartości komunikatowi prasowemu, takie jak:

• Zdjęcia
• Filmy
• Infografiki
• Animacje
• Wykresy/wykresy

Unikaj korzystania ze zdjęć stockowych. Konsumenci coraz lepiej rozpoznają obrazy stockowe. Mogą sprawić, że Twoja marka będzie wyglądać oryginalnie lub tanio.

Dodanie materiałów mieszanych do Twojej informacji prasowej może zachęcić czytelników do udostępniania Twoich treści. Dotrzesz do jeszcze większej liczby czytelników, co potencjalnie przełoży się na większą sprzedaż.

Zapominanie o wezwaniu do działania

Silne, przekonujące wezwanie do działania sprawi, że komunikat prasowy osiągnie swój główny cel. Na przykład, być może chcesz ogłosić nowy produkt lub usługę. Twoje wezwanie do działania może skłonić konsumentów do zamówienia produktu w przedsprzedaży, zanim trafi on na rynek.

Upewnij się, że Twoje wezwanie do działania jest zgodne z ogólnym celem komunikatu prasowego. Upewnij się, że jest jasny, zwięzły i pilny. Dodaj link do swojej witryny, aby czytelnicy podjęli natychmiastowe działania.

Jeśli komunikaty prasowe nie przynoszą żadnych rezultatów, skonsultuj się z firmą zajmującą się redagowaniem i dystrybucją. Dzięki ich profesjonalnym usługom osiągniesz swoje cele.

Brak szablonu

Szablon dostarcza czytelnikom niezbędnych informacji o Twojej firmie. Określ czym zajmuje się Twoja firma i dołącz kilka linijek na temat historii firmy. Dodaj link do strony internetowej swojej firmy, aby zachęcić czytelników do dowiedzenia się więcej.

Upewnij się, że schemat jest krótki, ale zwięzły. Unikaj używania mylącego żargonu.

Jak poprawić jakość komunikatów prasowych

Tradycyjnie praca PR polegała na kontroli szkód, rozpowszechnianiu wiadomości o firmie, pozyskiwaniu dziennikarzy i przygotowywaniu komunikatów prasowych. Jednak dzisiejsi profesjonaliści potrzebują różnorodnych umiejętności. Najważniejsze umiejętności obejmują:

• Budynek łączący
• Rozpoznawanie popularnych tematów
• Zarządzanie kampaniami w mediach społecznościowych
• Znajomość optymalizacji wyszukiwarek
• Marketing wpływowy

Według platformy zarządzania mediami społecznościowymi Sprout Social 88% specjalistów ds. PR twierdzi, że planowanie strategiczne to jedna z najważniejszych umiejętności zapewniających sukces w ciągu najbliższych pięciu lat. Za istotne uważa się również komunikację pisemną, dane i analizy.

Zamiast zatrudniać wewnętrznego specjalistę ds. PR posiadającego te umiejętności, nawiąż współpracę z firmą piszącą i dystrybuującą komunikaty prasowe. Wykorzystaj ich wiedzę specjalistyczną, aby poprawić jakość komunikatów prasowych.

Wybierz firmę z wieloletnim doświadczeniem w docieraniu do dziennikarzy w Twojej niszy. Ich skuteczne usługi w zakresie pisania komunikatów prasowych mogą lepiej zapewnić Ci sukces.

Prawidłowo sformatuj treść komunikatu prasowego

Chcesz poprawnie sformatować treść komunikatu prasowego ? Postępuj zgodnie z tymi wskazówkami dotyczącymi formatowania komunikatu prasowego, aby spełnić standardy każdej publikacji. W przeciwnym razie zleć pisanie i dystrybucję komunikatów prasowych doświadczonemu zespołowi.

Ereleases oferuje usługi w zakresie niestandardowych komunikatów prasowych, które są dystrybuowane do ponad 1,7 miliona dziennikarzy. Możemy połączyć Cię z publikacjami branżowymi, aby zapewnić dotarcie do docelowej grupy odbiorców.

Zaufaj naszym doskonałym relacjom informacyjnym, szczegółowym raportom i wysokiej jakości usługom pisarskim. Skontaktuj się z nami już teraz, aby złożyć pierwsze zamówienie.