Daj czas na prowadzenie producentów telewizyjnych

Nawet dla najlepszych publicystów rezerwacja klienta na talk show z jednodniowym wyprzedzeniem to rzadkość. Tak jak świetne efekty wizualne są ważne, gdy zachęcamy producentów telewizyjnych do rozmowy kwalifikacyjnej, zapewniamy również swobodę rozważenia Twojej propozycji. Zapewnienie producentowi — i sobie — wystarczającej ilości czasu na umówienie się na rozmowę kwalifikacyjną, która zbiegnie się z wydarzeniem lub trasą promocyjną, pomoże osiągnąć te cele i stworzyć pozytywne relacje w przyszłych kontaktach.

„Być może masz nadchodzące wspaniałe wydarzenie, ale niewiele można zrobić, aby umówić się na wywiad, jeśli zaczniesz kontaktować się z talk-show na kilka dni przed tym, jak to się stanie”, mówi Brad Matson, producent Breakfast Television, najpopularniejszego porannego programu w Toronto. „Jeśli wykonasz mnóstwo telefonów [aby pokazać producentom], mając nadzieję, że zmienimy zdanie, wydasz się nachalny i nieprofesjonalny. Zabijesz tylko swoje szanse na rozmowę kwalifikacyjną w przyszłości.

Czas oczekiwania może być postrzegany jako dobre maniery w relacjach z mediami, co jest wyrazem uprzejmości w kontaktach z producentami telewizyjnymi. Powiadomienie o lokalnym talk show na miesiąc przed wydarzeniem, a następnie kilka telefonów rozłożonych na kilka tygodni, będzie mile widzianą interakcją. Daje to producentom czas na przejrzenie Twojego zestawu prasowego, poproszenie o wyjaśnienia i złożenie próśb o dodatkowe informacje.

Idealnie, wymagany czas realizacji powinien zostać określony przed ustaleniem daty wydarzenia lub trasy. Publicysta powinien poinformować o tej potrzebie klienta, personel oraz kierownictwo imprezy/wycieczki. Następnie należy włączyć do planu wydarzenia czas kontynuacji działań medialnych, co prowadzi do ustalenia daty (dat) harmonogramu.

Ponieważ zasięg i format są różne, określenie czasu realizacji wywiadu jest ostatecznie decyzją osądu, wspomaganą badaniami preferencji producentów. Zakładając, że Twoja propozycja ma wartość, codzienne programy z kilkoma gośćmi mogą wymagać tygodni lub miesięcy na zaplanowanie. Producenci cotygodniowych magazynów informacyjnych i programów o specjalnym znaczeniu mogą ustawić kalendarz redakcyjny sezonu na poprzednie lato, wymagając od agentów PR proponowania wywiadów profilowych w tym czasie i obserwacji przez cały rok.

Z drugiej strony, lokalni producenci wiadomości mogą potrzebować mniej więcej tygodniowego wypowiedzenia, ponieważ decyzje dotyczące relacjonowania wydarzeń i wydarzeń zazwyczaj nie są podejmowane przed datą nadawania.

„Kluczem jest zwięzłość. W przypadku wywiadu trwającego pięć minut lub krócej, powinieneś być w stanie przedstawić go podczas jednej rozmowy telefonicznej” – mówi producent nadzorujący BJ DelConte, CablePulse 24 (CP24), kanadyjska sieć kablowa. „Jeśli możesz to zrobić, my [CP24] zwykle możemy zarezerwować Twojego klienta w ciągu kilku dni”.

Zmaganie się z problemami z czasem realizacji nie ogranicza się do początkujących publicystów. Matson mówi, że czasami duże armaty też popełniają błędy z powodu braku zdrowego rozsądku.

„Niektóre agencje PR kontaktują się z nami w styczniu w sprawie wywiadów, które chcą umówić na maj” – mówi. „W międzyczasie zajmę się ponad 1000 materiałów prasowych i propozycjami historii. Jest wysoce nieprawdopodobne, żebym zapamiętał tę tonację [jako szczyt umysłu], kiedy nadejdzie czas”.

Kiedy miejsce na rozmowę kwalifikacyjną jest na wagę złota, czas realizacji może kupić opcje. Na przykład zgoda na rozmowę kwalifikacyjną może znacznie zwiększyć twoje szanse na zasięg.

„Możesz nie być pierwszym wyborem na rozmowę kwalifikacyjną w tym momencie, ale jeśli gość anuluje, najprawdopodobniej będziesz pierwszą osobą, o której myślą producenci, szukając zamienników”, mówi Matson.

Ponieważ daty rozmów kwalifikacyjnych nie są wyryte w kamieniu, czas realizacji może pomóc w utrzymaniu tych, które masz w kolejce. Jeśli codzienny talk show zaplanuje rozmowę kwalifikacyjną na konkretną datę, zachowaj ten sam przedział czasu wolny dzień przed i po. Jeśli producent zadzwoni do Ciebie w ostatniej chwili, aby zmienić termin, nie stracisz szansy na natychmiastową rezerwację i możesz zyskać przysługę, pomagając im wyjść z trudnej sytuacji.

Adam Bello jest publicystą i konsultantem ds. komunikacji w Toronto, Ontario. Jego firma AB Communications & Associates pomaga firmom rozwijać długoterminową strategię medialną.

Ten artykuł został napisany przez Mickie Kennedy, założyciela eReleases (https://www.ereleases.com), internetowego lidera w dystrybucji informacji prasowych w przystępnej cenie. Pobierz bezpłatną kopię 8 Shocking Secrets, firmy zajmujące się dystrybucją komunikatów prasowych, których nie chcą, abyś wiedział tutaj: https://www.ereleases.com/free-offer/secrets-pr-firms-dont-want-you-to-know /