Jak przewodnik po stylu może pomóc Twojemu zespołowi zachować profesjonalizm

Prowadzenie małej firmy lub zespołu może być niezwykle satysfakcjonujące. Cieszysz się elastycznością i brakiem biurokracji oraz możesz podejmować decyzje niezależnie od dużej firmy-matki. Możesz starannie przygotować swój produkt lub spersonalizować swoje usługi, ponieważ wiesz, że liczy się każdy klient. Kompromis jest taki, że małe zespoły nie zawsze mają czas, ludzi i budżet, aby nadzorować i ulepszać każdy aspekt działalności firmy, w tym komunikację. Przewodniki po stylu mogą pomóc małym zespołom w dostarczaniu klientom jasnych i spójnych komunikatów.

Dobrze wykonany przewodnik stylistyczny działa jak kompas dla firm, pozwalający im utrzymać spójną obecność wewnątrz i na zewnątrz. Nie wiesz od czego zacząć? Oto wszystko, co musisz wiedzieć o przewodnikach stylistycznych oraz o tym, jak możesz je utworzyć i wdrożyć w swojej firmie.

Co to jest przewodnik po stylu?

Przewodnik po stylu to dokument zawierający zasady i wytyczne dotyczące pisemnej komunikacji firmy. Przewodnik obejmuje kilka typów reguł, w tym głos, ton, styl i tak dalej. Załóżmy, że członek Twojego zespołu chce tworzyć i publikować treści. Przewodnik po stylu pomaga im osiągnąć spójny ton podczas komunikowania się z każdą osobą współpracującą z firmą.

Dlaczego potrzebujesz przewodnika po stylu dla swojej firmy?

Pomyśl o przewodniku po stylu jako o gwieździe polarnej, na której Twój zespół może polegać we wszelkiej komunikacji z klientami.

Przewodnik po stylu pomoże Twojej firmie zachować spójność, co jest kluczowe z kilku powodów. Dobrze zorganizowany przewodnik po stylu może pomóc Ci wyróżnić się na tle konkurencji , a ujednolicony głos może sprawić, że klienci poczują się, jakby znali Twoją firmę. Jeśli pracownicy są konsekwentni i zgrani, klienci za każdym razem wiedzą, czego mogą oczekiwać od Twojej firmy.

Przewodniki po stylu są również przydatne w małych zespołach, które współpracują z niezależnymi talentami lub agencjami zewnętrznymi. Przewodnik po stylu pomaga freelancerom i wykonawcom zapoznać się z Twoim stylem pisania, aby stworzyć płynną treść, oszczędzając cenny czas na edycję. Dowiedz się, jak ten zespół skrócił czas edycji nawet o 66 procent w porównaniu z poprzednim procesem recenzji.

Jakie elementy powinien zawierać przewodnik stylistyczny?

Stworzenie skutecznego przewodnika po stylu wymaga określonych elementów. Oto siedem kluczowych elementów, które każdy przewodnik stylu musi uwzględnić, aby odnieść sukces.

1 Dostęp w całej firmie

Powszechnym błędnym przekonaniem jest to, że przewodnik stylistyczny jest przeznaczony wyłącznie dla zespołów marketingowych lub pisarskich. Niezupełnie – przewodnik po stylu powinien być udostępniany w całej firmie. W małym zespole każdy odgrywa kluczową rolę w biznesie, w tym w komunikacji między sobą i z klientami, dlatego ważne jest, aby cały zespół miał dostęp do zasad i wytycznych oraz je rozumiał. Liderzy powinni zachęcać swój zespół do korzystania z przewodnika po stylu, wyjaśniać jego znaczenie i informować, gdzie można znaleźć dokument (np. udostępnione dyski plików, dokumenty Google itp.). Zbierz swój zespół wokół przewodnika po stylu, który będzie narzędziem wzbudzającym pewność siebie podczas pisania dla Twojej firmy.

2 zasady gramatyczne

Gramatyka to coś, co od czasu do czasu popełniają błędy nawet najbardziej profesjonalni pisarze. Używaj bardzo zwięzłych akapitów, aby wskazać autorom zasady gramatyczne, które Twoim zdaniem są szczególnie ważne, aby je poprawić. Niezależnie od tego, czy korzystasz z The AP Stylebook, czy z Chicago Manual of Style, załącz od trzech do czterech stron z podstawami wybranego podręcznika. Może to obejmować różnice między powszechnie używanymi słowami, takimi jak afekt i skutek, kto i kto, zły i zły, też i do itd.

3 Interpunkcja

Zasady interpunkcji mogą się różnić w zależności od stylu. Na przykład różne firmy mogą używać słów złożonych z łącznikami lub bez, a oznaczanie dat można uzyskać na kilka poprawnych sposobów. Różni ludzie i firmy mają swój własny styl, więc przewodnik po stylu jest doskonałym miejscem do ustalenia standardów. Upewnij się, że przewodnik po stylu wyjaśnia przecinek oksfordzki, sposób używania cudzysłowów oraz użycie pauzy i pauzy.

4 Głos i ton

Głos i ton to podstawowe zasady profesjonalnej komunikacji. Spójny głos i ton komunikacji mogą pomóc Ci wywrzeć dobre wrażenie na klientach. Niezależnie od tego, czy piszesz stronę docelową, czy tworzysz post na blogu, jasno określone wytyczne dotyczące głosu i tonu mogą połączyć różne elementy treści.

Przewodnik po stylu pomaga zespołom wyraźnie określić, jakie tony są akceptowalne lub preferowane oraz jakiego języka należy unikać. W swoim przewodniku po stylu zdefiniuj swój idealny głos i ton. Może chcesz sprawiać wrażenie przyjaznego, a jednocześnie profesjonalnego lub przyziemnego i dobrze poinformowanego. Nawet jeśli dopiero zaczynasz budować swój zespół, na dłuższą metę korzystne będzie dla Ciebie wcześniejsze zdefiniowanie, jak chcesz, aby Twoja firma brzmiała i sprawiała, że ​​inni się czuli.

5 Wytyczne dotyczące kanałów

W zależności od kanału, dla którego piszesz treści, styl i formatowanie mogą się różnić. Na przykład czasami można wpisać tylko 280 znaków, co może się różnić w zależności od tego, czy wystarczy miejsca na przeliterowanie nazwy organizacji lub skorzystanie z jej akronimu. Jeśli masz wiele kanałów w mediach społecznościowych, upewnij się, że Twój przewodnik po stylu zawiera osobne instrukcje dla każdego z nich. Niezależnie od tego, czy Twoja firma używa nieformalnego języka i emotikonów, czy też jest zawsze dopięta na ostatni guzik i profesjonalna w Internecie, powinno to zostać określone w Twoim przewodniku po stylu.

6 Informacje o docelowych klientach

Małe zespoły zazwyczaj posiadają pewne informacje na temat swojego klienta docelowego, ale mogą również znajdować się w fazie odkrywania, eksperymentowania i udoskonalania swojej podstawowej grupy odbiorców. Zdefiniowanie docelowej grupy odbiorców lub kupującego – kim są, gdzie pracują i jakich kanałów używają – pomaga spersonalizować komunikację tak, aby odpowiadała ich potrzebom. Na przykład niektóre firmy mają tendencję do używania żargonu branżowego w komunikacji z klientami. Zdefiniowanie odbiorców może pomóc Twojemu przewodnikowi po stylu i zachęcić Cię do unikania modnych słów branżowych podczas pisania e-maili lub postów w mediach społecznościowych. Może pomóc autorom i członkom zespołu zrozumieć odbiorców, z którymi rozmawiają. Kiedy zespoły rozumieją swoich odbiorców, mogą tworzyć niestandardowe doświadczenia, aby zaimponować i przyciągnąć nowych klientów.

Jak stworzyć przewodnik po stylu dla swojego zespołu

Teraz, gdy już wiesz, jakie elementy wchodzą w skład przewodnika po stylu, oto przegląd tego, co należy uwzględnić podczas tworzenia przewodnika po stylu.

• Misja i wartości:Zacznij od jasnego zdefiniowania misji swojej firmy i wyznawanych przez Ciebie wartości.

• Odbiorcy:podaj odbiorców, z kim chcesz nawiązać kontakt i dlaczego. Weź pod uwagę swoich docelowych klientów.

• Głos i ton:Wyjaśnij głos i ton swojej firmy i wykorzystaj je do określenia, jak chcesz być postrzegana przez odbiorców.

• Wyróżniki:Podziel się tym, co sprawia, że ​​Twoja firma jest wyjątkowa i dlaczego jesteś najlepszy w tym, co robisz.

• Konkurenci:To może być krótka sekcja. Aby utrzymać wyjątkową propozycję wartości, pomocne jest podstawowe zrozumienie konkurencji.

• Ogólny styl kopiowania:zdefiniuj podręcznik stylu, którego chcesz się trzymać. Niezależnie od tego, czy korzystasz z The Chicago Manual of Style (przecinek prooksfordzki), czy The AP Stylebook (pomijając przecinek Oxford), podręcznik stylu pomaga zespołom poruszać się po użyciu słów, gramatyce i interpunkcji.

Jak Grammarly Business może pomóc

Jak widać, stworzenie przewodnika po stylu od podstaw nie jest łatwym zadaniem. Tworzenie i wdrażanie może być czasochłonne. Jak więc małe zespoły mogą opracować praktyczny i skalowalny przewodnik po stylu, gdy mają mało przepustowości? Wykorzystując inteligentne rozwiązanie, takie jak Grammarly Business, aby wyeliminować kłopoty i domysły.

Grammarly Business oferuje liderom małych firm dynamiczne rozwiązanie w zakresie przewodnika po stylu, które zapewnia pracownikom sugestie w czasie rzeczywistym. Możesz mieć pewność, że Twoja firma będzie reprezentowana profesjonalnie i spójnie, bez konieczności nadzorowania każdej pojedynczej komunikacji kierowanej do klientów lub subskrybentów.

Dostosuj zawartość swojego przewodnika po stylu na platformie Grammarly Business, dodając wybrane słowa, nazwy, znaki towarowe, specyfikacje gramatyczne i nie tylko. Funkcja przewodnika po stylu oferuje pracownikom sugestie dotyczące zachowania spójności, a jednocześnie poprawy przejrzystości, poprawności, zaangażowania i tonu.

Oszczędzaj czas na pisanie i edytowanie podczas zarządzania komunikacją z różnymi kontrahentami. Dzięki przewodnikowi po stylu autorstwa Grammarly Business Twój mały zespół może usprawnić komunikację, a Ty możesz skupić się na osiąganiu celów biznesowych i docieraniu do większej liczby klientów.