Jak przewodnik stylu może pomóc Twojemu zespołowi zachować profesjonalizm

Prowadzenie małej firmy lub zespołu może być niezwykle satysfakcjonujące. Cieszysz się elastycznością i brakiem biurokracji oraz możesz podejmować decyzje niezależnie od dużej firmy macierzystej. Możesz starannie wykonać swój produkt lub spersonalizować swoje usługi, ponieważ wiesz, że liczy się każdy klient. Kompromis polega na tym, że małe zespoły nie zawsze mają czas, ludzi lub budżet, aby nadzorować i ulepszać każdy aspekt działalności — w tym komunikację. Przewodniki stylu mogą pomóc małym zespołom w dostarczaniu jasnych, spójnych komunikatów swoim klientom.

Dobrze wykonany przewodnik stylu działa jak kompas dla firm, aby utrzymać stałą obecność wewnątrz i na zewnątrz. Nie wiesz, od czego zacząć? Oto wszystko, co musisz wiedzieć o przewodnikach stylu oraz o tym, jak możesz je stworzyć i wdrożyć w swojej firmie.

Czym jest przewodnik po stylu?

Przewodnik stylu to dokument zawierający zasady i wytyczne dotyczące pisemnej komunikacji firmy. Przewodnik zawiera kilka rodzajów zasad, w tym głos, ton, styl i tak dalej. Załóżmy, że członek Twojego zespołu chce tworzyć i publikować treści. Przewodnik po stylu pomaga im uzyskać spójny głos podczas komunikowania się z każdym, kto angażuje się w biznes.

Dlaczego potrzebujesz przewodnika po stylu dla swojej firmy?

Pomyśl o przewodniku stylistycznym jako o gwieździe północnej, na której może polegać Twój zespół we wszystkich kontaktach z klientami.

Przewodnik po stylu pomaga utrzymać spójność firmy, co jest kluczowe z kilku powodów. Dobrze skonstruowany przewodnik po stylu może pomóc Ci wyróżnić się na tle konkurencji , a jednolity głos może sprawić, że klienci poczują się tak, jakby znali Twoją firmę. Gdy pracownicy są konsekwentni i zgrani, klienci zawsze wiedzą, czego mogą oczekiwać od Twojej firmy.

Przewodniki stylistyczne są również przydatne dla małych zespołów, które współpracują z niezależnymi talentami lub agencjami zewnętrznymi. Przewodnik po stylu pomaga freelancerom i wykonawcom zapoznać się z Twoim stylem pisania, aby tworzyć płynne treści, oszczędzając cenny czas na edycję. Dowiedz się, jak ten zespół skrócił czas edycji nawet o 66 procent w porównaniu z poprzednim procesem recenzowania.

Jakie elementy powinien zawierać przewodnik po stylu?

Stworzenie skutecznego przewodnika stylu wymaga określonych elementów. Oto siedem kluczowych elementów, które każdy przewodnik stylu musi zawierać, aby odnieść sukces.

1 Dostęp do całej firmy

Powszechnym błędnym przekonaniem jest to, że przewodnik po stylu jest przeznaczony tylko dla zespołów marketingowych lub pisarskich. Niezupełnie — przewodnik po stylu powinien być udostępniany w całej firmie. W małym zespole wszyscy odgrywają kluczową rolę w biznesie, w tym komunikują się między sobą i z klientami, dlatego ważne jest, aby cały zespół miał dostęp i rozumiał zasady i wytyczne. Liderzy powinni zachęcać swój zespół do korzystania z przewodnika stylu, wyjaśniać jego znaczenie i udostępniać, gdzie można znaleźć dokument (tj. współdzielone dyski z plikami, dokumenty Google itp.). Zbierz swój zespół wokół przewodnika po stylu jako narzędzia, które wzbudzi zaufanie podczas pisania dla Twojej firmy.

2 zasady gramatyczne

Gramatyka to coś, co od czasu do czasu nawet najbardziej profesjonalni pisarze się myli. Używaj bardzo zwięzłych akapitów, aby kierować pisarzy do reguł gramatycznych, które według Twojej firmy są bardzo ważne. Niezależnie od tego, czy używasz The AP Stylebook, czy The Chicago Manual of Style, dołącz trzy do czterech stron na temat podstaw wybranego podręcznika. Może to obejmować różnice między często niewłaściwie używanymi słowami, takimi jak afekt i efekt, kto i kto, zły i zły, i do, i tak dalej.

3 Interpunkcja

Zasady interpunkcji mogą się różnić w zależności od stylu. Na przykład różne firmy mogą używać słów złożonych z myślnikami lub bez, a etykietowanie dat można uzyskać na kilka poprawnych sposobów. Różne osoby i firmy mają swój własny styl, więc przewodnik po stylu jest doskonałym miejscem do ustalenia standardu. Upewnij się, że przewodnik po stylu wyjaśnia przecinek Oxford, jak używać cudzysłowów oraz użycie pauzy i pauzy.

4 Głos i ton

Głos i ton to podstawowe zasady profesjonalnej komunikacji. Spójny głos i ton w komunikacji mogą pomóc Ci wywrzeć dobre wrażenie na klientach. Niezależnie od tego, czy piszesz stronę docelową, czy tworzysz post na blogu, jasno określone wytyczne dotyczące głosu i tonu mogą łączyć różne elementy treści.

Przewodnik po stylu pomaga zespołom jednoznacznie określić, jakie tony są akceptowalne lub preferowane, oraz z jakiego języka należy się wystrzegać. W przewodniku po stylu określ swój idealny głos i ton. Może chcesz wyglądać przyjaźnie, a jednocześnie profesjonalnie lub rzeczowo i pouczająco. Nawet jeśli dopiero zaczynasz budować swój zespół, na dłuższą metę przyniesie Ci korzyści, jeśli wcześnie określisz, jak chcesz, aby Twoja firma brzmiała i sprawiała, że ​​inni się czuli.

5 Wytyczne dotyczące kanałów

W zależności od kanału, dla którego piszesz treści, styl i formatowanie są różne. Na przykład zdarza się, że możesz napisać tylko 280 znaków, co może zmienić to, czy masz miejsce na przeliterowanie nazwy organizacji lub użycie jej akronimu. Jeśli masz wiele kanałów mediów społecznościowych, upewnij się, że przewodnik po stylu zawiera odrębne instrukcje dla każdego z nich. Niezależnie od tego, czy Twoja firma używa nieformalnego języka i emotikonów, czy jest zawsze dopięta na ostatni guzik i profesjonalna w Internecie, powinno to być określone w Twoim przewodniku stylistycznym.

6 Informacje o docelowych klientach

Małe zespoły zwykle mają pewne informacje na temat swoich klientów docelowych, ale mogą również znajdować się w fazie odkrywania, eksperymentować i udoskonalać swoją podstawową grupę odbiorców. Zdefiniowanie grupy docelowej lub kupującego — kim są, gdzie pracują i jakich kanałów używają — pomaga dostosować komunikację do ich potrzeb. Na przykład niektóre firmy mają tendencję do używania żargonu branżowego w komunikacji z klientami. Zdefiniowanie odbiorców może pomóc w tworzeniu przewodnika po stylu i zachęcić do unikania branżowych słów modowych podczas pisania e-maili lub postów w mediach społecznościowych. Może umożliwić twoim pisarzom i członkom zespołu zrozumienie odbiorców, z którymi rozmawiają. Gdy zespoły rozumieją swoich odbiorców, mogą tworzyć niestandardowe środowiska, aby zaimponować i przyciągnąć nowych klientów.

Jak stworzyć przewodnik stylu dla swojego zespołu

Teraz, gdy rozumiesz elementy, które znajdują się w przewodniku stylu, oto przegląd tego, co uwzględnić podczas tworzenia przewodnika stylu.

• Misja i wartości: Zacznij od jasnego określenia misji firmy i jej wartości.

• Odbiorcy: określ swoich odbiorców, z kim chcesz się kontaktować i dlaczego. Rozważ swoich docelowych klientów.

• Głos i ton: wyjaśnij głos i ton swojej firmy i użyj ich, aby określić, jak chcesz być postrzegany przez odbiorców.

• Wyróżniki: Podziel się tym, co sprawia, że ​​Twoja firma jest wyjątkowa i dlaczego jesteś najlepszy w tym, co robisz.

• Zawodnicy: To może być krótka sekcja. Pomocne jest posiadanie podstawowej wiedzy na temat konkurencji, aby zachować wyjątkową propozycję wartości.

• Ogólny styl kopiowania: określ, do którego podręcznika stylu chcesz się stosować. Niezależnie od tego, czy czerpiesz z The Chicago Manual of Style (przecinek pro-oxford), czy The AP Stylebook (pomija przecinek Oxford), podręcznik stylu pomaga zespołom poruszać się po użyciu słów, gramatyki i interpunkcji.

Jak Grammarly Business może pomóc

Jak widać, stworzenie przewodnika po stylu od podstaw nie jest łatwym zadaniem. Tworzenie i wdrażanie może być czasochłonne. Jak więc małe zespoły mogą opracować praktyczny i skalowalny przewodnik po stylu, gdy mają niską przepustowość? Wykorzystując inteligentne rozwiązanie, takie jak Grammarly Business, aby wyeliminować kłopoty i zgadywanie.

Grammarly Business oferuje liderom małych firm rozwiązanie dynamicznego przewodnika stylu, które umożliwia pracownikom przekazywanie sugestii w czasie rzeczywistym. Możesz mieć pewność, że Twoja firma będzie reprezentowana profesjonalnie i konsekwentnie, bez nadzorowania każdego elementu komunikacji, który trafia do klientów lub subskrybentów.

Dostosuj zawartość swojego przewodnika stylu na platformie Grammarly Business, dodając określone słowa, nazwy, znaki towarowe, specyfikacje gramatyczne i nie tylko. Funkcja przewodnika stylu oferuje pracownikom sugestie dotyczące zachowania spójności, jednocześnie poprawiając przejrzystość, poprawność, zaangażowanie i ton.

Oszczędź czas na pisanie i edycję podczas zarządzania komunikacją z różnymi kontrahentami. Dzięki przewodnikowi stylu opracowanemu przez Grammarly Business Twój mały zespół może usprawnić działania komunikacyjne, a Ty możesz skupić się na osiąganiu celów biznesowych i docieraniu do większej liczby klientów.