Jak profesjonalnie zakończyć wiadomość e-mail – Najlepsze podpisy e-mail do użycia i zamknięcia, których należy unikać

Ustalenie, jak profesjonalnie zakończyć wiadomość e-mail, może być czasochłonne, ponieważ nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania. Czy „Najlepszy” jest nudny? Czy przesadzam z "Z poważaniem"? Pozostawienie podpisu rozwiąże problem, prawda? Wszyscy tam byliśmy.

Z drugiej strony przeoczenie zamknięcia wiadomości e-mail jest jak upuszczenie piłki przed linią bramkową. To dosłownie ostatnia rzecz, którą czyta odbiorca przed podjęciem decyzji w sprawie odpowiedzi. Mimo to końcówki e-maili są zbyt często traktowane jako refleksja, bez względu na to, jak ważna jest wiadomość. Dlatego nadszedł czas, abyś poznał różne sposoby kończenia wiadomości e-mail.

Najlepszy sposób na podpisanie wiadomości e-mail zawsze zależy od odbiorcy, relacji z nim i wiadomości. Tak więc wyzwaniem jest wybranie zakończenia wiadomości e-mail, które pasuje do właściwego tonu, biorąc pod uwagę kontekst. Aby pomóc, przedstawimy przykłady profesjonalnych podpisów e-mailowych od formalnych do przyjaznych i oznaczymy zamknięcia e-maili, których należy unikać. Zanim skończysz czytać, znasz już wszystkie sposoby podpisywania e-maili, które musisz znać. Więc chcesz się dowiedzieć, jak zakończyć e-mail? Zacznijmy!

Dlaczego korzystanie z profesjonalnych zamknięć wiadomości e-mail jest ważne

Rozmawiając z kimś twarzą w twarz lub przez telefon, na pewno nie odchodzisz ani nie rozłączasz się bez słowa, prawda? Powinieneś podejść do swojego e-maila kończącego się tak samo, jak do zakończenia jakiejkolwiek rozmowy. Niezależnie od tego, czy jest to nowy kontakt na spotkaniu networkingowym, spotkanie Zoom ze współpracownikiem biznesowym, czy menedżerem, zawsze chcesz zrobić dobre wrażenie.

Co więc powiesz na końcu e-maila? Zakończenie profesjonalnej wiadomości e-mail powinno składać się z trzech części.

1. Podpisanie

Słowo lub fraza, np. „Pozdrawiam”, sygnalizująca zakończenie wiadomości e-mail – najlepsze z nich zależy od kontekstu.

2. Twoje imię

‍ Twoje imię i nazwisko, aby Cię zidentyfikować i uniknąć nieporozumień – jeśli z odbiorcą rozmawiasz po imieniu, możesz pominąć nazwisko.

3. Podpis

Twój tytuł, firma i informacje kontaktowe, takie jak numer telefonu, strona internetowa i adres do dalszej identyfikacji i komunikacji, są potrzebne poza pocztą e-mail – często pomijane po pierwszej wiadomości w trwającej wymianie e-maili.

Funkcja identyfikacji zakończenia wiadomości e-mail jest dość prosta, ale diabeł tkwi w szczegółach. To, co może spowodować lub zepsuć Twój e-mail, to podpis. Wybór tego, który przekazuje odpowiedni ton, może znacząco wpłynąć na wrażenie odbiorcy i to, jak szybko otrzymasz od niego odpowiedź. Jeżeli w ogóle.

Jak zakończyć e-mail

Profesjonalne e-maile mają różne kształty i formy, a następnie pokażemy Ci, jak zakończyć e-maile bez naruszania właściwej etykiety e-mail.

Podpisy e-mail dla formalnych firm

Oficjalny e-mail jest najczęściej wysyłany do kogoś, kogo wcześniej nie spotkałeś, osoby, której nie znasz dobrze lub odbiorcy na stanowisku autorytetu. W pracy formalności są sposobem na zrobienie zapytania biznesowego, komunikowanie się z klientem, z którym nie jesteś jeszcze blisko, lub wysyłanie wiadomości do dyrektora. W tych e-mailach zawsze chcesz być uprzejmy aż do ostatniej linii. Oto jak zakończyć e-mail formalną wiadomością e-mail.

Z poważaniem

Nie tak staromodna wersja „Z poważaniem” jest jednym z najbardziej formalnych podpisów i jest często używana w korespondencji zawodowej, zwłaszcza w e-mailach towarzyszących listom motywacyjnym. Kąt

Z szacunkiem

Jeśli musisz zwrócić się do urzędników państwowych, ta opcja jest czymś, co możesz trzymać w tylnej kieszeni, ale pamiętaj, aby zarezerwować „Z poważaniem” dla prezydenta. Kąt

Z poważaniem

Etykieta sugeruje, że jeśli nie możesz zwrócić się do odbiorcy po imieniu, to zamknięcie jest odpowiednią opcją do połączenia z „Szanowny Panie” lub „Szanowna Pani” – chyba że jesteś Amerykaninem i mówisz „Pozdrawiam naprawdę”. Kąt

Serdeczne pozdrowienia

Cieplejsza opcja dla pierwszego e-maila do osoby – badanie wykazało nawet, że bardziej formalna alternatywa „Z pozdrowieniami” jest idealnym sposobem na zakończenie e-maila w pracy. Kąt

Wszystkiego najlepszego

Pomimo ryzyka wywołania skojarzeń kartek urodzinowych, życzenie komuś najlepszego jest jednocześnie uprzejme i przyjazne. Kąt

Przyjazne sposoby na podpisanie profesjonalnego e-maila

Większość biznesowych wiadomości e-mail znajduje się na nieuchwytnym pośrednim polu między formalnym a zwykłym. To jest dokładnie powód, dla którego zawsze chcesz rozważyć opcje przed naciśnięciem przycisku „Wyślij”. Pomimo wielu miejsc pracy skłaniających się w dzisiejszych czasach do bardziej swobodnej korespondencji, chcesz być uprzejmy, przyjazny i profesjonalny w wewnętrznych e-mailach, nie wspominając o komunikacji z kimś spoza Twojej organizacji. Co więc mogę powiedzieć zamiast pozdrawiać? Oto sposoby na zakończenie e-maila

Pozdrowienia

Kiedy nie jesteś jeszcze pewien, jak blisko jesteś z odbiorcą, ale nie chcesz wyglądać na zbyt formalnego, ta opcja trafia na szczęśliwe medium, mimo że jest nieco sztywna.

Najlepsza

Nazwij to nijako, my nazywamy to bezpiecznym – nie możesz się pomylić z tą lub bardziej wystrojoną wersją „Z poważaniem”. Zakończenie wiadomości e-mail „Najlepszy” podczas podpisywania wiadomości e-mail do współpracownika lub klientów i dostawców, z którymi już współpracujesz, jest zawsze bezpiecznym wyborem.

Dziękuję Ci

Małe podziękowania często są bardzo przydatne, ale używaj ich tylko wtedy, gdy naprawdę wyrażasz wdzięczność za coś, co zrobił odbiorca, lub ryzykujesz, że uznasz ją za arogancką.

Jak zawsze

Prawdziwym klasykiem, który zapewnia kogoś, z kim już pracujesz od dłuższego czasu, jest to, że Twój związek jest tak dobry, jak zawsze, gdy dotrą do końca Twojej wiadomości e-mail.

Dzięki

Ten, który dzieli opinie, ale jest całkowicie akceptowalnym sposobem na zakończenie biznesowego e-maila, jeśli jesteś przyjacielski z odbiorcą – zwłaszcza jeśli jesteś Brytyjczykiem lub Australijczykiem.

Jak nie kończyć e-maila

Aby uniknąć faux pas w wiadomościach e-mail, równie ważne jest, aby wiedzieć, jak nie kończyć e-maili, jak mieć właściwe zakończenia w tylnej kieszeni.

Zamykania e-maili, których należy unikać w pracy

Chociaż granice między naszym życiem zawodowym a osobistym coraz bardziej się zacierają, a służbowe wiadomości e-mail mogą czasami składać się z wiadomości tekstowych, niektóre sposoby zakończenia wiadomości e-mail nie należą do biura. Istnieje wiele oczywistych przykładów, od slangu przez „Miłość” i „Później” po mylące skróty. Chcemy jednak pomóc Ci uniknąć pewnych praktyk i konkretnych linii zamykających, które niosą ze sobą bardziej zróżnicowane ryzyko faux pas biznesowej poczty e-mail. W ten sposób nie kończyć e-maila.

Dbać

Pozornie przemyślane zamknięcie, które może wywoływać paranoję, ponieważ odbiorca może poczuć, że wiesz o niebezpieczeństwie, którego jeszcze nie jest świadomy.

W ogóle nie ma linii zamykającej

Mimo że to tylko słowo lub krótka fraza, pominięcie podpisu może wydawać się chłodne lub nawet niegrzeczne, ale jest to zwyczajem, gdy wiadomości zaczynają płynąć, a łańcuch się wydłuża.

Z góry dziękuję

Pomimo tego, że okazała się skuteczna, niesie ze sobą ryzyko, że wydajesz się uprawniona, więc lepiej wyrażaj swoją wdzięczność bez określania oczekiwań.

Błogosławionego dnia

Zawsze bezpieczniej jest oddzielić religię od biznesu, więc nie ryzykuj, bez względu na to, jak nieduchowe byłoby użycie tego podpisu.

Nie mogę się doczekać kontaktu z Tobą

Na pierwszy rzut oka nieszkodliwe, ale może wydawać się pasywno-agresywne i przekładać się na popyt, zwłaszcza jeśli o coś poprosisz odbiorcę.

Chociaż zamknięcie wiadomości e-mail jest czymś, co prawdopodobnie napiszesz na końcu, zasługuje na taką samą uwagę, jak temat, powitanie i treść wiadomości e-mail. Aby profesjonalnie podpisać się z pocztą e-mail, musisz znać kontekst. Następnym razem, gdy będziesz zastanawiać się, jak zakończyć wiadomość e-mail, zastanów się, czy jest ona formalna, przyjazna, czy może coś pomiędzy. Jeśli nadal masz trudności z wybraniem właściwego zakończenia wiadomości e-mail, wróć do tego posta na blogu, aby uzyskać pomoc, gdy następnym razem będziesz się zastanawiać nad sposobami zakończenia wiadomości e-mail.