10 najlepszych i 10 najgorszych sposobów na zakończenie e-maila

Napisałeś świetnego e-maila. Ma solidną linię otwierającą, jasny przekaz e-mailowy i kończy się wezwaniem do działania, które z pewnością spowoduje konwersję. Zanim klikniesz „Wyślij”, pozostaje jeszcze tylko jedna rzecz do zrobienia: napisz świetny e-mail z podpisem.

Co to jest podpisanie e-mailem?

Podpisanie wiadomości e-mail to ostatnia część wiadomości e-mail. Zwykle składa się ze słowa lub krótkiego wyrażenia, po którym następuje imię i nazwisko oraz profesjonalny podpis. Podpisanie wiadomości e-mail następuje bezpośrednio po linii końcowej wiadomości i sygnalizuje, że wiadomość jest kompletna.

Podpisy e-mailowe są stosowane w niemal każdym rodzaju wiadomości e-mail. Stanowią kluczową część korespondencji biznesowej i z tego powodu korzystanie z odpowiedniego podpisu e-mailowego jest dobrą etykietą e-mailową.

Co powinno zawierać każde podpisanie e-maila

Każde podpisanie e-maila powinno zawierać następujące informacje:

• Pożegnanie
• Podpis
• Informacje kontaktowe

Pierwsza część podpisu e-mailowego, czyli pożegnanie, to słowo lub wyrażenie użyte tuż przed nazwiskiem nadawcy. Jest to ważna część tonu wiadomości e-mail i może mieć wpływ na sposób, w jaki czytelnik ją zinterpretuje. Oto kilka przykładów pożegnań e-mailowych:

• Z wyrazami szacunku
• Z poważaniem
• Dzięki
• Porozmawiaj wkrótce

Kolejnym elementem, czyli podpisem, jest imię i nazwisko nadawcy. Jeśli masz profesjonalny podpis w wiadomości e-mail, nie musisz wpisywać swojego imienia i nazwiska po pożegnaniu wiadomości e-mail. Jeśli nie masz podpisu w wiadomości e-mail, pamiętaj o podaniu swojego imienia i nazwiska oraz wszelkich istotnych danych kontaktowych, takich jak numer telefonu lub nick w mediach społecznościowych, aby odbiorca mógł w razie potrzeby skontaktować się z Tobą innymi środkami niż e-mail.

Podpis e-mail to spersonalizowany blok treści, który możesz ustawić tak, aby był automatycznie dołączany do każdego wysyłanego e-maila lub tylko do określonych odbiorców, np. osób spoza Twojej organizacji. Podpis e-mail zazwyczaj zawiera imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu i numer wewnętrzny, profil LinkedIn i adres biura, a także może zawierać dodatkowe informacje, takie jak inspirujący cytat lub zdjęcie głowy.

Różne rodzaje podpisów e-mailowych

Ogólne podpisy e-mailowe

Większość e-maili kończy się ogólnymi podpisami. Są to krótkie stwierdzenia poprzedzające nazwę nadawcy i nie odnoszące się do żadnych konkretnych relacji nadawcy z odbiorcą ani treści wiadomości e-mail. Możliwe podpisy tego rodzaju obejmują:

• Pozdrowienia
• Dziękuję za zainteresowanie
• Miłego dnia/miłego weekendu

Spersonalizowane podpisy e-mailowe

W niektórych przypadkach spersonalizowane potwierdzenie e-mailem jest lepszym wyborem niż ogólne potwierdzenie e-mailem. Zwykle spersonalizowane frazy końcowe wiadomości e-mail są zarezerwowane dla odbiorców wiadomości e-mail, z którymi nadawca ma już relację osobistą lub zawodową. Podpisy te składają się zazwyczaj z jednego zdania i często zastępują frazy końcowe wiadomości e-mail. Oto kilka przykładów:

• Nie mogę się doczekać rozpoczęcia tego projektu z Tobą
• Dziękuję bardzo za tę możliwość
• Dziękuję za Twoją ciężką pracę

Podobnie jak w przypadku ogólnego podpisania wiadomości e-mail, nazwa nadawcy pojawia się natychmiast po spersonalizowanym podpisaniu wiadomości e-mail.

10 najlepszych sposobów na zakończenie e-maila

Podpisy e-mailowe w sprawach formalnych

Odpowiednie podpisanie jest częścią profesjonalnego zamknięcia wiadomości e-mail. Należą do nich:

1 Z poważaniem

To tradycyjne podpisanie jest popularnym wyborem, ponieważ kończy wiadomość e-mail pozytywną, ale formalną notatką.

2 Pozdrawiam

To i jego odmiany serdeczne pozdrowienia, uprzejme pozdrowieniainajlepsze pozdrowienia, wysyłają jasny, pozytywny komunikat bez odchodzenia od wytycznych dotyczących profesjonalnej komunikacji.

3 Najlepsze życzenia

To potwierdzenie, nieco bardziej towarzyskie niż poprzednie wpisy, jasno pokazuje, że życzysz dobrze obdarowanemu.

Użyj tych zwrotów końcowych w wiadomościach e-mail skierowanych do osób spoza organizacji, potencjalnych i obecnych klientów, kontaktu z dostawcami i innymi partnerami oraz współpracownikami, jeśli Twoja branża lub firma ma bardziej formalną kulturę. Idealnie nadają się również do e-maili wysyłanych z podaniami o pracę i listami motywacyjnymi.

Podpisy e-mailowe w przypadku nieformalnych transakcji biznesowych

Kiedy wysyłasz e-maile do współpracowników, z którymi masz bliskie relacje lub prowadzisz mniej formalną działalność biznesową, odpowiednie są następujące podpisy e-mailowe:

4 Pozdrawiam

Podobnie jakz pozdrowieniami,pozdrawiamto konwersacyjny, przyjazny sposób zakończenia wiadomości e-mail.

5 Uważaj

Ten znak oznacza, że ​​macie ciepłe relacje, ale nie jest to przesadne.

6 Najlepszych

Jest prosty, przejrzysty i pasuje do niemal każdego e-maila.

Wysłanie e-mailem podpisów z podziękowaniami i prośbami

Kiedy składasz prośbę lub mówisz „dziękuję” za przysługę, poparcie, polecenie lub możliwość, możesz odzwierciedlić to w e-mailu potwierdzającym podpis. Przykłady tego rodzaju podpisania obejmują:

7 Dziękuję

To proste i na temat.

8 Doceniam twoją [pomoc, wkład, opinie itp.]

Podobnie jak w przypadku poprzedniego wpisu, także i w tym podpisie wyraźnie wyrażasz swoją wdzięczność obdarowanej osobie. W przypadku e-maila uzupełniającego lub przypominającego może to być przydatna strategia zapewniająca odpowiedź.

Potwierdzenia e-mailem w celu swobodnej rozmowy

W przypadku zwykłej wymiany zdań bardziej powszechne są spersonalizowane podpisy e-mailowe. Istnieje jednak wiele ogólnych wyrażeń, które są równie odpowiednie w zwykłych rozmowach, jak na przykład:

9 Porozmawiajmy wkrótce

Jeśli planujesz wkrótce porozmawiać ze znajomym, nie krępuj się i daj mu znać!

10 Do zobaczenia później

Podobnie jak w przypadkurozmowy wkrótce,to potwierdzenie potwierdza, że ​​wkrótce zobaczysz swojego przyjaciela.

10 podpisów e-mailowych, których należy unikać

Ponieważ podpisanie wiadomości e-mail musi wywrzeć dobre wrażenie na odbiorcy, istnieją pewne elementy, których należy unikać. Należą do nich:

1 Czekam na wiadomość od Ciebie [Z góry dziękuję]

To podpisanie może zostać odebrane jako manipulacyjne lub pasywno-agresywne, ponieważ implikuje żądanie, aby odbiorca odpisał.

2 Z poważaniem

Tak naprawdę nie należysz do odbiorcy. To jest nieszczere.

3 —[Nazwa] lub —[Początkowe]

Jeśli nie wysyłasz bardzo krótkiego, nieformalnego e-maila, pominięcie podpisu może wydawać się szorstkie lub nieostrożne.

4 Miłość (lub odmiana, np. XOXO)

O ile nie piszesz e-maila do swojej drugiej połówki lub bliskiego członka rodziny, to podpisanie jest zbyt osobiste.

5 Emoji (️)

Chociaż niektóre emoji są akceptowalne w komunikacji biznesowej, lepiej pominąć je podczas podpisania umowy, co ma na celu komunikację bardziej formalną i mniej dwuznaczną.

6 Z wyrazami szacunku

W przeciwieństwie do poprzedniego wpisu, to podpisanie jest uważane za bardzo formalne, do tego stopnia, że ​​sprawia wrażenie sztywnego i powściągliwego.

7 Błogosławionego dnia

Generalnie najlepiej jest unikać podtekstów religijnych w e-mailach zawodowych i zwykłych.

8 Miłej zabawy

To kolejny przykład zbyt nieformalnego podpisania umowy, które lepiej złożyć osobiście niż e-mailem.

9 Mam nadzieję, że to ma sens

To wyrażenie zgody można również uznać za bierno-agresywne, ponieważ sugeruje, że wszelkie nieporozumienia leżą po stronie odbiorcy, a nie wynikają z twoich umiejętności komunikacyjnych.

10 Powodzenia

To podpisanie pozostawia zbyt wiele do interpretacji – czy sugeruje, że odbiorca potrzebuje szczęścia, że ​​zadanie jest zbyt trudne itp.?

Niewłaściwe podpisanie się to tylko jeden z błędów w e-mailu, który może zaszkodzić Twojej wiadomości. Niezałączenie podpisu jest podobnym faux pas.

Często zadawane pytania dotyczące logowania się e-mailem

Co to jest podpisanie e-mailem?

Podpisanie wiadomości e-mail to krótka linia, zazwyczaj słowo lub fraza, poprzedzająca podpis nadawcy. W niektórych przypadkach nadawcy piszą spersonalizowane podpisy e-mailowe. Zwykle jest to jedno lub mniej pełne zdanie, które odpowiada tonowi wiadomości e-mail i które może zawierać wezwanie do działania.

Co powinno zawierać każde podpisanie umowy?

Każde podpisanie e-maila powinno zawierać:

• Pożegnanie
• Nazwa nadawcy
• Dane kontaktowe nadawcy

Jakie są różne rodzaje podpisów e-mailowych?

Wyróżnia się następujące rodzaje podpisów e-mailowych:

• Ogólne podpisy
• Spersonalizowane podpisy

Jakie są trzy przykłady dobrych podpisów e-mailowych?

• Z wyrazami szacunku
• Z poważaniem
• Dzięki