Jak sformatować informację prasową

Dziennikarz może codziennie mieć na biurku 50-100 komunikatów prasowych. Jeśli chcesz, aby Twoja historia została opisana, ważne jest, aby Twoja informacja prasowa była prawidłowo sformatowana, aby dziennikarze mogli ją łatwo przeczytać.

Ale pisanie informacji prasowej może być trochę mylące, jeśli nigdy wcześniej tego nie robiłeś. Dzieje się tak, ponieważ format komunikatów prasowych zawiera pewne elementy, które nie są zawarte w innych artykułach. Dodatkowo cały utwór ma inną strukturę.

Dzisiaj przyjrzymy się właściwemu formatowi informacji prasowej, abyście mogli podzielić się swoimi ważnymi wiadomościami ze światem.

Cel komunikatu prasowego

Celem komunikatu prasowego jest wydanie oficjalnego oświadczenia lub ogłoszenia czegoś, co jest warte opublikowania. Ponadto daje dziennikarzom informacje, których potrzebują do zbudowania silnej historii.

Komunikat prasowy można również opublikować na stronach internetowych, co może pomóc w zwiększeniu SEO i zwiększeniu ruchu.

Elementy komunikatu prasowego

Komunikat prasowy jest nieco bardziej skomplikowany niż inne teksty pisane. Ponieważ były one tradycyjnie pisane, aby ułatwić dziennikarzom skanowanie informacji, istnieje kilka specjalnych elementów, które należy uwzględnić podczas formatowania komunikatu prasowego.

Przez linię

Byline pojawia się w lewym górnym rogu. Zawiera Twoje imię i nazwisko, tytuł i informacje kontaktowe. Twoje dane kontaktowe to zazwyczaj numer telefonu, adres e-mail i adres pocztowy.

Jeśli piszesz w imieniu dużej firmy, możesz umieścić nazwę działu zamiast swojego imienia i nazwiska.

Data wydania

W prawym górnym rogu, nad tekstem, należy dodać frazę „DO NATYCHMIASTOWEGO UWOLNIENIA” wielkimi literami, jeśli komunikat prasowy jest gotowy do natychmiastowej dystrybucji.

Jeśli chcesz wysłać swoją informację prasową przed terminem, w którym chcesz ją uwzględnić, nazywa się to komunikatem objętym embargiem. W takim przypadku dodaj „EMBARGOED FOR RELEASE” wraz z datą i godziną opublikowania historii.

Nagłówek i podtytuł

Pod bylinem należy dodać nagłówek i podtytuł (jeśli dotyczy).

Twój nagłówek powinien przyciągnąć uwagę czytelników. Jeśli udostępniasz swoją informację prasową online, warto umieścić w nagłówku słowa kluczowe. Może to pomóc w pojawieniu się w większej liczbie wyników wyszukiwania.

Podtytuł jest opcjonalny i można go umieścić bezpośrednio pod nagłówkiem. Pozwala to czytelnikowi lepiej zrozumieć, o czym jest komunikat prasowy, i zachęca do dalszego czytania.

Zarówno nagłówek, jak i podtytuł powinny być zapisane w tytule. Oznacza to, że wszystkie rzeczowniki, zaimki, czasowniki i przysłówki powinny być pisane wielką literą.

Pieczęć miejsca i data

To pokazuje lokalizację, z której pochodzi komunikat prasowy. To zwykle miasto. Ponadto powinien zawierać datę publikacji. Pieczęć miejsca i datę należy oddzielić od reszty akapitu wiodącego myślnikiem.

Postępuj zgodnie z tym formatem: MIASTO, ST. (Miesiąc, Dzień, Rok) -.

Główny akapit

Akapit otwierający daje szybki przegląd historii, aby pomóc dziennikarzom zdecydować, czy jest ona odpowiednia dla ich odbiorców. Pierwszy akapit powinien odpowiadać kto, co, kiedy, gdzie, dlaczego i jak.

Staraj się trzymać podstawowych faktów i unikaj sprzedaży produktów i usług. Powinieneś jednak wspomnieć, co sprawia, że ​​historia jest warta opublikowania.

Ciało

Treść komunikatu prasowego rozwija i dopełnia historię. Zawiera dodatkowe szczegóły, które ułatwiają dziennikarzom relacjonowanie historii. Ponadto powinno wyjaśniać, dlaczego historia jest warta opublikowania.

Pisząc treść komunikatu prasowego, zastosuj podejście odwróconej piramidy. Oznacza to, że najważniejsze artykuły trafiają na początek informacji prasowej. Następnie możesz przejść do dodatkowych informacji.

W kolejnych akapitach pomocne może być zamieszczenie cytatów od interesariuszy. Możesz również użyć wypunktowań, aby uzyskać odpowiednie informacje, aby ułatwić czytanie.

Ponieważ informacje prasowe są często udostępniane cyfrowo, otwiera to drogę do dodawania innych elementów. Możesz dodać hiperłącza lub osadzoną zawartość wizualną. Często dołącza się również załączniki multimedialne do cyfrowych komunikatów prasowych.

Ogólnie rzecz biorąc, w treści komunikatu prasowego należy używać krótkich akapitów. Oznacza to trzymanie się od dwóch do czterech zdań w każdym akapicie. Około trzech do czterech akapitów powinno wystarczyć.

Płyta kotłowa

Szablon idzie po treści twojego komunikatu prasowego. Powinien opisywać Twoją firmę lub organizację, czym się zajmuje i jak pomaga klientom.

Ta sekcja zwykle dotyczy jednego lub dwóch akapitów. Zapewnia reporterom przydatne informacje podstawowe podczas pisania artykułów.

Inne elementy

Po szablonie możesz dodać ostatnią notatkę lub wezwanie do działania. To świetne miejsce, aby zachęcić kogoś do skontaktowania się z Tobą, jeśli chce uzyskać więcej informacji. Na przykład możesz napisać „Aby uzyskać więcej informacji, wyślij e-mail do [imię] na [adres e-mail]”.

Ciekawy cytat może być pomocnym uzupełnieniem informacji prasowej. Daje to pozycję, którą dziennikarze mogą bezpośrednio udostępnić. Ponadto może to być świetny sposób na udostępnienie fragmentu informacji o tym, dlaczego wiadomość jest istotna dla opinii publicznej.

Wybierz jedną lub dwie kluczowe liczby do zacytowania. Powinno to zostać dodane do treści komunikatu prasowego.

Tradycyjnie dodaje się „###” na końcu komunikatu prasowego. Tradycyjnie miało to oznaczać, że nie ma już wiadomości, ponieważ zapracowani dziennikarze często musieli szybko czytać komunikaty prasowe. Robienie tego nadal jest bardzo szanowane.

Jeśli komunikat prasowy zajmuje dwie strony, pierwszą stronę należy zakończyć słowem „-more-”. Oba „###” i „-more” powinny być wyśrodkowane.

Inne wskazówki dotyczące formatowania

Oprócz elementów, które trzeba dodać, format komunikatu prasowego wymaga również kilku innych szczegółów, na które należy zwrócić uwagę. Na przykład całkowita długość informacji prasowej powinna wynosić od 300 do 500 słów.

Jeśli kiedykolwiek będziesz miał wątpliwości, jak sformatować tekst, zawsze postępuj zgodnie ze wskazówkami dotyczącymi stylu AP. Umożliwi to mediom korzystanie z niego bez konieczności zmiany czegokolwiek.

Twój dokument powinien mieć jednocalowe marginesy wokół całego dokumentu. Upewnij się, że używasz pojedynczej spacji i łatwej do odczytania czcionki biznesowej, takiej jak Arial lub Times New Roman.

Postępuj zgodnie z tym przewodnikiem, aby uzyskać prawidłowy format informacji prasowej

Pisanie informacji prasowej może być trochę mylące za pierwszym razem. W końcu istnieje specjalny format informacji prasowej do naśladowania i specjalne elementy, które należy uwzględnić. Ale kiedy zrozumiesz format, będziesz w stanie bez problemu napisać i wysłać informację prasową.

Kiedy będziesz gotowy do wydania informacji prasowej do dystrybucji, złóż zamówienie za pomocą eReleases.