6 wspaniałych wskazówek, jak nadrobić zaległości w wiadomościach e-mail po wakacjach

Strach w skrzynce odbiorczej jest prawdziwy.

Ostatnim razem, gdy byłem na urlopie, prawie nie chciałem wyjeżdżać, bojąc się, jak będzie wyglądać moja skrzynka odbiorcza po powrocie. (Wskazówka: to nie było ładne.) Nie ma nic bardziej wywołującego jęk pierwszego dnia po powrocie do pracy niż otwarcie klienta poczty e-mail, aby zobaczyć, że czeka na Ciebie 1487 e-maili.

Pracowałem na stanowiskach, w których otrzymywanie codziennych wiadomości e-mail było normą, co oznaczało, że tygodniowa nieobecność spowodowała cyfrową lawinę. Oto jak się przygotowałem, a potem wykopałem.

1 Skonfiguruj wiadomość o nieobecności przed wyjazdem.

Posiadanie automatycznej odpowiedzi na wakacje nie zmniejszy liczby osób, które się z Tobą skontaktują, ale zmniejszy liczbę wysyłanych przez nich działań następczych. Jest to również dobra forma informowania ludzi, kiedy nie jesteś w stanie im odpowiedzieć.

Twoja wiadomość poza biurem może być prosta. Po prostu daj innym znać, że jesteś niedostępny, kiedy wrócisz i z kim powinni się skontaktować w razie pilnych potrzeb podczas Twojej nieobecności. Jeśli chcesz, aby Twoja wiadomość była trochę przyjemniejsza, oto kilka opcji.

2 Najpierw usuń reklamy i inne niepotrzebne rzeczy.

Kiedy wracam do skrzynki odbiorczej Gmaila i widzę, że czeka na mnie miliard e-maili, pierwszą rzeczą, którą robię, jest usuwanie niechcianej poczty. Reklama jest oczywiście pierwsza. Ale kiedy próbujesz wrócić do skrzynki odbiorczej zero, nawet subskrybowane biuletyny mogą przeszkadzać.

System kart Gmaila jest przydatny. Gdy moje wiadomości e-mail są już wstępnie posortowane, mogę szybko przejść przez zakładki społecznościowe i promocje i od razu wyeliminować większość tych e-maili, wybierając je wszystkie, przeglądając wiersze tematu, aby upewnić się, że nic nie wygląda na ważne, a następnie otwierając archiwum lub usuń.

3 Użyj filtrów dla nadawców o wysokim priorytecie.

Prawdopodobnie na Twojej liście kontaktów jest kilka osób, których e-maili nie chcesz przegapić. Mam folder Gmaila o nazwie Nadawcy priorytetowi, w którym przechowuję ważne wiadomości, które wymagają natychmiastowego działania.

Możesz użyć filtrów, aby wiadomości były automatycznie sortowane do tego folderu, co robię, gdy jestem poza biurem przez chwilę. Potem, kiedy wracam, wiem, czym zająć się najpierw.

Możesz także filtrować z mocą wsteczną, przenosząc wiadomości do folderu Nadawcy priorytetowi w celu przechowania podczas sortowania reszty skrzynki odbiorczej.

4 Utwórz folder nadrabiania zaległości.

Po posortowaniu wiadomości e-mail o wysokim priorytecie do osobnego folderu możesz zająć się resztą . . . odkładając to. Przynajmniej tymczasowo.

Wpatrywanie się w przepełnioną skrzynkę odbiorczą pierwszego dnia po powrocie do biura może wywołać wystarczająco dużo stresu, aby cofnąć relaksujący efekt wakacji. Pusta skrzynka odbiorcza to jednak błogość! To rozwiązanie może wydawać się oszustwem, ale uwierz mi, to świetny sposób na złagodzenie stresu związanego z przetworzeniem setek e-maili i brakiem czasu na ich przetworzenie.

Utwórz folder nadrabiania zaległości. To takie proste. Możesz go nazwać, jak chcesz, od „E-mail do przetworzenia” do „Porzuć wszelką nadzieję, kto tu wchodzisz”. Następnie po prostu wybierz wszystko i przenieś wiadomość e-mail z wakacji do folderu nadrabiania zaległości. Będzie poza zasięgiem wzroku i zamiast czuć, że skrzynka odbiorcza jest otchłanią bez dna, z której nigdy nie wyjdziesz, będziesz mógł zapuścić się do swojego wirtualnego magazynu i przejrzeć te mniej ważne e-maile, kiedy tylko będziesz miał czas na zapas.

Szanse są dobre, że jeśli już posortowałeś wiadomości e-mail o wysokim priorytecie, nic w folderze nadrabiania zaległości nie będzie miało krytycznego znaczenia. Jeśli przypadkowo przegapiłeś coś ważnego (hej, zdarza się to najlepszym z nas), na pewno otrzymasz e-mail uzupełniający, w którym możesz rozwiązać ten problem. Jeśli po miesiącu jakikolwiek e-mail pozostanie w folderze nadrabiania zaległości, prawdopodobnie można go bezpiecznie usunąć lub zarchiwizować.

5 Ćwicz „ostatnie weszło, pierwsze wyszło”.

Do tej pory Twoja skrzynka odbiorcza powinna wyglądać nieco mniej przytłaczająco. Czas zająć się wiadomościami o wyższym priorytecie. Pomocne może być podejście „ostatni wchodzi, pierwszy wychodzi”.

Niektóre z otrzymanych wiadomości e-mail zostały już rozwiązane podczas Twojej nieobecności. Kiedy najpierw przeczytasz najnowszą wiadomość e-mail, możesz szybko dowiedzieć się, co wymaga natychmiastowej uwagi, a co możesz przefiltrować do folderu nadrabiania zaległości na później. Zacznij więc przeglądać najnowsze otrzymane e-maile i pamiętaj . . .

6 Oprzyj się pokusie opóźniania odpowiedzi.

Po zidentyfikowaniu ważnych e-maili odpowiedz na nie. Jak teraz.

Wszyscy tam byliśmy. Gapisz się na e-mail, który bezwzględnie wymaga odpowiedzi, z wyjątkiem tego, że brakuje Ci energii psychicznej, aby w tej chwili poradzić sobie z nim. Pokusa odkładania tego typu wiadomości e-mail jest silna. Oprzeć się! Kłopotliwe e-maile stają się potężniejszymi potworami, im dłużej je ignorujesz. Kiedy zaczniesz przeglądać pilne e-maile, obiecaj sobie, że poradzisz sobie z każdym z nich, gdy go otworzysz. Podziękujesz sobie na dłuższą metę.

Przy odrobinie przezorności i pewnej organizacji możesz powstrzymać lawinę skrzynki odbiorczej przed pogrzebaniem Cię. Teraz zostaw swój adres e-mail w biurze do powrotu i ciesz się wakacjami. Zasłużyłeś na to!