Oto jak właściwie przedstawić się w wiadomości e-mail

Spotkanie kogoś osobiście jest całkiem proste. Uśmiechasz się, podajesz im rękę, mówisz swoje imię. Ale co, jeśli nie spotkasz się twarzą w twarz? A jeśli przedstawiasz się przez e-mail?

Może chcesz nawiązać nowe kontakty, poprosić o radę, współpracę lub pracę. Jak konkurować z pozostałymi 700 e-mailami w ich skrzynce odbiorczej i przekonać ich, że odpowiedź na Ciebie jest warta zachodu? Pisanie e-maila wprowadzającego może być denerwujące, gdy istnieje tak duża presja, aby uzyskać właściwe sformułowanie.

Miłośnicy gramatyki, przygotujcie się na westchnienie ulgi! Teraz jest idealny czas, aby podzielić się z Tobą naszą ściągawką krok po kroku, aby dokładnie przedstawić się w wiadomości e-mail i zapewnić najlepsze wyniki.

Krok 1: wiersz tematu e-maila

Nie ma znaczenia, jak genialne jest wprowadzenie, które napisałeś, jeśli Twoja wiadomość nigdy nie zostanie otwarta.

Postaraj się, aby wiersz tematu był krótki (poniżej trzydziestu znaków), aby był czytelny na urządzeniach mobilnych. Bądź konkretny i intrygujący. Nigdy nie pisz wielkimi literami ani nie używaj ogólnej linii, takiej jak „Cześć” (może to zostać pomylone ze spamem).

Aby stworzyć świetny temat, możesz…

Wspomnij o wspólnym znajomym „Aisha Mussad zasugerowała, żebym się z tobą skontaktował”

Wspomnij, co Cię łączy „Witam od kolegi blogera!”

Wspomnij swoją firmę „Hello from Grammarly”

Zaproponuj spotkanie „Lunch jest na mnie”

Pokaż, że podziwiasz ich pracę „Uwielbiam Twój artykuł w Wired”

Wyjaśnij, o jaką pracę się ubiegasz „Podanie o pracę: Elizabeth Chen na stanowisko Content Strategist” „Kierowany przez Shauna Williamsa na stanowisko copywritera”

Krok 2: powitanie

Twoim celem jest nawiązanie kontaktu z osobą, więc chcesz, aby Twoje powitanie było osobiste.

Zawsze używaj ich imienia. Upewnij się, że pisownia jest poprawna i unikaj używania pseudonimów.

Możesz użyć słowa „Dear” w sytuacjach formalnych, takich jak ubieganie się o pracę lub pisanie do kogoś o wyższym statusie.

Prowadzenie z „Hello” i „Hi” jest odpowiednie w mniej formalnych sytuacjach, takich jak kontakt z przyjacielem znajomego lub kimś z mniej formalnej branży.

Nigdy nie używaj ogólnych zwrotów, takich jak „Kogo to może dotyczyć” lub „Szanowny Panie lub Pani”.

Krok 3: wprowadzenie

Czas się przedstawić! Jasno i zwięźle określaj, kim jesteś, i pamiętaj, aby podać szczegóły, które będą istotne dla odbiorcy.

Na przykład fakt, że jesteś szaloną kotką, nie jest ważny dla kierownika ds. rekrutacji w tej pracy związanej ze strategią treści, o którą się ubiegasz. Jednak byłoby to istotne dla kolegi bloggera, z którym chciałbyś przeprowadzić wywiad do swojego podcastu.

„Nazywam się Tina, jestem starszym strategiem ds. treści w Hooli”.

„Nazywam się Tina i prowadzę popularny blog „Purrfection”, opisujący moje życie jako szalona kotka”.

„Nazywam się Tina, jestem koleżanką ze Stanford pracującą nad tworzeniem treści”.

Krok 4: połączenie

Pokaż im swoją motywację do nawiązania kontaktu. Wspomnienie o wzajemnym związku jest ogromnym plusem, ponieważ ludzie są o wiele bardziej otwarci, jeśli polecono Ci przez kogoś, kogo znają i szanują.

„Niedawno jadłem lunch z Aishą Mussad, która podzieliła się niektórymi z twoich pomysłów marketingowych. Zwaliło mnie z nóg! Myślę, że twoje podejście idealnie pasowałoby do mojej firmy.”

„Obserwuję Twojego bloga od marca i spodobał mi się Twój artykuł o pielęgnacji upartych kotów. Miałeś wspaniałe spostrzeżenia, które były bardzo pomocne w mojej pracy w schronisku.

„Byłem pod wielkim wrażeniem pracy, jaką Twoja firma wykonuje z zagrożoną młodzieżą i chciałbym być częścią realizacji Twojej misji!”

Krok 5: Zapytaj

Niech wiedzą, czego chcesz. Bądź jednoznaczny i zamieść wyraźne wezwanie do działania.

Im większa korzyść dla nich, tym większa szansa na uzyskanie tego, czego chcesz. Wiadomości ze zbyt dużymi pytaniami lub takie, które są w potrzebie, prawdopodobnie wylądują w koszu.

„Chciałabym postawić ci lunch i usłyszeć więcej o twoich pomysłach, ponieważ myślę, że nasze firmy mają potencjał do współpracy. Czy wtorek czy czwartek będą dla ciebie pracować?

„Chciałbym przeprowadzić z tobą wywiad do mojego podcastu „Poskromienie tygrysa”, który ma ponad 10 000 słuchaczy. Daj mi znać, jeśli jesteś zainteresowany i masz jakieś pytania. W przyszłym tygodniu mam kilka wolnych miejsc na rozmowy kwalifikacyjne”.

„Ubiegam się o stanowisko specjalisty ds. strategii treści podane przez Ciebie w serwisie Indeed. Mam pięcioletnie doświadczenie w tworzeniu treści i uważam, że świetnie bym pasował do Twojej firmy. Załączam moje portfolio i życiorys , proszę o informację, jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji.”

Krok 6: zamknięcie

Zakończ wiadomość e-mail, dziękując im i podpisując się swoim imieniem i nazwiskiem. E-maile, które kończą się wdzięcznością, otrzymują najwyższe wskaźniki odpowiedzi.

Oto kilka świetnych opcji:

"Z góry dziękuję"

"Dziękuję"

"Dziękuję Ci"

"Dziękuje bardzo za Twój czas"

Jak to wszystko razem wygląda?

Cześć Marcus, Nazywam się Tina i prowadzę popularny blog „Purrfection”, opisujący moje życie jako szalona kotka.

Śledzę Twojego bloga od marca i spodobał mi się Twój artykuł o pielęgnacji upartych kotów. Miałeś wspaniałe spostrzeżenia, które były bardzo pomocne w mojej pracy w schronisku.

Chciałbym przeprowadzić z tobą wywiad do mojego podcastu „Poskromienie tygrysa”, który ma ponad 10 000 słuchaczy. Daj mi znać, jeśli jesteś zainteresowany i masz jakieś pytania. W przyszłym tygodniu mam kilka wolnych miejsc na rozmowy kwalifikacyjne.

Dziękuję Ci,

Tina

Ostateczne wskazówki

Utrzymuj krótkie akapity i krótką wiadomość, aby nie przytłoczyć czytelnika.

Zawsze sprawdzaj pisownię i gramatykę przed wysłaniem wiadomości e-mail, aby upewnić się, że nie zawiera błędów.

Bądź uprzejmy!