7 świetnych wskazówek dotyczących korekty wiadomości e-mail

Ta literówka lub głupota gramatyczna, którą właśnie popełniłeś w e-mailu, może zrobić złe wrażenie. Może to oznaczać, że nie zwracasz uwagi na szczegóły. W najgorszym przypadku może sprawić, że będziesz mniej inteligentny, sumienny i godny zaufania.

Chociaż literówki w e-mailach zdarzają się każdemu, rzadziej zdarzają się tym, którzy poświęcają trochę więcej czasu na korektę. Oto niezawodny przewodnik krok po kroku, jak zrobić to dobrze, zanim naciśniesz wyślij.

1 Popraw nazwę kontaktu.

Czy poprawnie przeliterowałeś imię i nazwisko kontaktu? To ważne. A jeśli w to wątpisz, pomyśl o ostatnim e-mailu od kogoś, kto pomylił się z Twoim imieniem. Przynajmniej prawdopodobnie jęknąłeś lub przewróciłeś oczami. Denerwujemy się, gdy ludzie błędnie zapisują nasze imiona, ponieważ zakładamy, że nie dbają o nas na tyle, by zwracać uwagę na ten podstawowy szczegół.

Jeśli nie masz pewności co do pisowni nazwiska kontaktu, poszukaj informacji, aby sprawdzić, czy możesz to wymyślić za pośrednictwem Google lub mediów społecznościowych. Jeśli wszystko inne zawiedzie, użyj ogólnego powitania, takiego jak „Cześć”, które nie zawiera imienia.

2 Sprawdź swój ton.

Czy Twój e-mail brzmi chłodno lub zwięźle? Może. Często to, co brzmi dobrze w naszych głowach, nie trafia do tekstu. Jeśli nie przestaniesz przeglądać i sprawdzać wiadomości e-mail przed jej wysłaniem, ryzykujesz, że zostaniesz źle zinterpretowany.

Sztuczka polega na zastosowaniu pewnej empatii. Oczyść głowę i wyobraź sobie, że otrzymujesz e-mail, a nie go wysyłasz. Czy coś, co napisałeś, brzmi negatywnie, a nawet wrogo? Jest duża różnica między „Nie mogę się doczekać rozmowy z Tobą” a „Będę oczekiwał Twojego telefonu”. Jeden jest przyjazny i pozytywny; drugi brzmi tak, jakbyś mówił „Lepiej zadzwoń albo inaczej”.

3 Upewnij się, że zostaniesz zrozumiany.

Upewnij się, że odbiorca ma wystarczająco dużo szczegółów, aby zrozumieć, co napisałeś. Pamiętaj, że Ty i Twój odbiorca możecie nie mieć wszystkich tych samych informacji — rzeczy, które rozumiesz, niekoniecznie są rzeczami, które Twój odbiorca będzie wiedział. Mając to na uwadze, przeczytaj ponownie swój e-mail i wypełnij puste pola w razie potrzeby.

4 Sprawdź klarowność.

Upewnij się, że to, co napisałeś, czyta się płynnie i przekazuje dokładne znaczenie. Poszukaj niejasnych odniesień do zaimków.

Skanuj swoje e-maile w poszukiwaniu takich słów , a następnie upewnij się, że tekst przekazuje to, do czego te słowa się odnoszą. Jeśli nie, przepisz, aby zastąpić te zaimki czymś konkretnym.

Zatrzymaj co po przemówieniu? Co ma dobrą frekwencję?

Lepszy. Ale możemy przepisać, aby uprościć zdanie i uniknąć powtarzania warsztatu słownego.

Utrzymuj proste i bezpośrednie zdania. Wiadomości e-mail napisane na poziomie czytania trzeciej klasy mają znacznie lepsze wskaźniki odpowiedzi. Długie, złożone zdania i duże słowa mogą sprawić, że Twój tekst będzie trudniejszy do przeczytania dla zapracowanej osoby, która spieszy się z e-mailami. Zastanów się jednak nad swoją publicznością. Jeśli piszesz do doktora socjologii, aby poprosić o wywiad, śmiało używaj bujnego języka i bardziej złożonej struktury. W przeciwnym razie ustaw „proste jest lepsze” jako domyślne.

5 Uważaj na przegadywanie.

Częścią uproszczenia tekstu jest jego uproszczenie. Wyeliminuj słowa i frazy wypełniające. Pozbądź się przysłówków i używaj silniejszych czasowników. (Zamiast niewiarygodnie szczęśliwy , spróbuj rozradowany, podekscytowany lub zachwycony . Zamiast biec szybko , co powiesz na bieganie lub bieganie sprintem ?)

Rozważmy sześć zasad pisania George'a Orwella:

1. Nigdy nie używaj metafor, porównań ani innych figur retorycznych, do których jesteś przyzwyczajony w druku.
2. Nigdy nie używaj długiego słowa tam, gdzie wystarczy krótkie.
3. Jeśli można wyciąć słowo, zawsze je wycinaj.
4. Nigdy nie używaj pasywu tam, gdzie możesz użyć aktywnego.
5. Nigdy nie używaj wyrażenia w języku obcym, słowa naukowego lub słowa żargonowego, jeśli możesz pomyśleć o codziennym angielskim odpowiedniku.
6. Łam którąkolwiek z tych zasad wcześniej, niż powiedz coś wprost barbarzyńskiego.*

*O regule Orwella #6, zobacz naszą regułę #2.

6 Sprawdź dokładnie.

Do tego momentu mówiliśmy o korekcie w szerszym ujęciu edycji rozwojowej. Teraz nadszedł czas, aby przejść do sedna sprawy i dokonać korekty linijka po linijce. Czy wszystko poprawnie przeliterowałeś? Czy użyłeś właściwych homonimów? (Czy wpisałeś „Idę na festiwal”, kiedy chciałeś wpisać Oni ?) Czy twoja interpunkcja jest na miejscu?

Aplikacja taka jak Grammarly pomoże Ci wyłapać i naprawić błędy. Należy jednak pamiętać, że jest to narzędzie zwiększające możliwości korekty, a nie całkowicie zastępujące potrzebę korekty. Zaletą korzystania z aplikacji do korekty jest to, że każdy błąd wykryty przez aplikację nauczy Cię czegoś o pisaniu i ostatecznie sprawi, że staniesz się lepszym pisarzem.

7 Usiądź na nim.

Niektóre e-maile potrzebują trochę czasu na gotowanie, zwłaszcza jeśli są wrażliwe. Załóżmy, że musisz napisać wiadomość e-mail, aby zgłosić nieodpowiednie zachowanie współpracownika, lub sporządzić recenzję wydajności dla kogoś, kto nie był wybitny. Emocje mogą sprawić, że napiszesz rzeczy, których później będziesz żałować.

Przygotuj wiadomość e-mail w edytorze tekstu, a nie w kliencie poczty e-mail, aby nie kusiło Cię wysyłanie jej impulsywnie przed dokładnym sprawdzeniem. Jeśli możesz się trochę wstrzymać, poczekaj jeden dzień na ten e-mail, zanim go wyślesz. Kiedy ponownie przeczytasz e-mail w świetle nowego dnia, często znajdziesz rzeczy do poprawienia, zwłaszcza pod względem tonu i przejrzystości.

Przynajmniej upewnij się, że funkcja cofania wysyłania jest włączona w twoim kliencie poczty e-mail. (Oto, jak to zrobić w Gmailu.) Kilka sekund czasu, które kupi po kliknięciu Wyślij , od czasu do czasu uratuje Cię przed rażącą literówką. Kiedyś otrzymałem e-mail z tematem „Ta zabawka edukacyjna sprawiła, że ​​moje dziecko srało z radości!”

Jestem prawie pewien, że nie to miał na myśli nadawca.