Te 4 wskazówki pozwolą Ci zaoszczędzić czas na spotkaniach

Masz dość nieukierunkowanych, bezproduktywnych spotkań? Przeciętne spotkanie w biurze jest współczesnym narzędziem tortur, ciągnącym się w nieskończoność, podczas gdy wszyscy rozmawiają w kółko, a twój denerwujący współpracownik (tak, jest jeden w każdym tłumie) porywa spotkanie swoimi bełkotami.

Ale nie musi tak być. Dobrze zorganizowane spotkanie potrwa znośną ilość czasu, zrówna wszystkich i będzie na tej samej stronie, a także opracuje jasne dalsze kroki w celu osiągnięcia tego, co razem staracie się osiągnąć.

Jeśli więc chcesz przestać marnować czas i zacząć w pełni wykorzystywać swoje spotkania, oto cztery wskazówki, jak zaoszczędzić czas na spotkaniach i zmaksymalizować produktywność:

1 Zawsze miej plan

Oszczędź czas na spotkaniach i zdobądź wszystkich na tej samej stronie (dosłownie), tworząc z wyprzedzeniem plan spotkania.

Upewnij się, że w Twoim programie jasno określono cel lub cele, które chcesz osiągnąć do końca spotkania — niezależnie od tego, czy chodzi o podjęcie kluczowej decyzji, burzę mózgów, czy o zorganizowanie planu działania.

Wyślij program z wyprzedzeniem, aby uczestnicy spotkania mieli czas na zadawanie pytań, przygotowanie wszelkich materiałów i zastanowienie się nad rozwiązaniami.

Podczas spotkania wykorzystaj swój program jako mapę drogową, aby utrzymać rozmowę na temat, dzięki czemu możesz produktywnie wykorzystać swój czas i osiągnąć swoje cele.

2 Wyznacz moderatora

Połóż kres bezsensownym, chaotycznym przemówieniom, niepotrzebnym dyskusjom i zajęciowym szlakom. Niech uczestnik pełni rolę moderatora odpowiedzialnego za utrzymywanie grupy na zadaniu z programem i ograniczanie nieproduktywnych zachowań.

Dobry moderator uprzejmie, ale stanowczo odetnie się od długiej tyrady Jorge-from-Marketing i zachęci Latifa-from-Design do podzielenia się swoimi przemyśleniami. Najgłośniejszy głos w pomieszczeniu niekoniecznie jest tym, który ma najlepsze pomysły, więc jest to ważne by zrobić miejsce dla nieśmiałych i zamkniętych w sobie wśród nas, którzy czują się mniej pewni dzielenia się.

Posiadanie moderatora jest przydatne do prowadzenia grupy podczas burzy mózgów lub powrotu na właściwe tory, jeśli rozmowa się utknęła. A co najważniejsze, moderator nie tylko zaoszczędzi czas podczas spotkania, ale może również wykorzystać swoją moc, aby spotkanie zakończyło się na czas!

3 Zakończ spotkanie na czas

W tej chwili możesz myśleć, że to niemożliwe. „O tak”, mówisz, „spotkania kończą się na czas – kiedy jednorożce znów tańczą po zalesionych polanach!”

Miej wiarę — to możliwe.

Najpierw zastanów się krytycznie, jak długo powinno trwać spotkanie. Standardem w wielu kalendarzach do planowania jest jedna godzina, ale możesz potrzebować tylko trzydziestu lub czterdziestu pięciu minut, aby wszystko zostało zrobione. Krótsze spotkanie może stworzyć poczucie pilności i skupienia, które zachęca do wydajności.

Zrób zdjęcie, aby rozpocząć spotkanie na czas. Wyślij wiadomość z przypomnieniem trzydzieści minut przed godziną rozpoczęcia pracy i zachęć ludzi do przybycia pięć minut wcześniej, aby mogli złapać kawę i usiąść.

Wyraźnie określ czas zakończenia spotkania w pierwotnym zaproszeniu, przypomnieniu i na początku spotkania. Wyjaśnij, że spotkanie zakończy się o wyznaczonej godzinie, a rozmowy można kontynuować później przez Slack lub e-mail, jeśli to konieczne.

Ustaw zegar odliczający, aby każdy mógł zobaczyć, ile czasu pozostało, i pamiętaj o jego efektywnym wykorzystaniu. (Może to również sprawić, że stanie się oczywiste, że ktoś marnuje czas.)

W swoim programie przeznacz ostatnie pięć do dziesięciu minut na omówienie kolejnych kroków po spotkaniu. Upewnij się, że wychodzisz ze spotkania, wykonując kroki działania. W przeciwnym razie, jaki był sens wchodzenia do pokoju? Moderator może proaktywnie zakończyć spotkanie i upewnić się, że każda osoba wie, za które działania są odpowiedzialne.

A jeśli spotkanie cudem zakończy się wcześnie, nie każ ludziom czekać, niech wszyscy wyruszą w swoją wesołą drogę!

4 Uwzględnij tylko niezbędne osoby

Uwielbiasz zatłoczone spotkania, na których każdy ma swoje zdanie i nic nie może się zdecydować? Nie, nie masz. Nikt tego nie robi.

Okazuje się, że świetnym sposobem na promowanie produktywności i efektywnego wykorzystania czasu jest utrzymywanie małych spotkań. Zaproś tylko te osoby, które odgrywają kluczową rolę w realizacji celu spotkania i mają naprawdę ważny powód, by tam być.

Kuszące może być zaproszenie każdego, kto ma niejasne kontakty („Oczywiście, byłoby dobrze, gdybyś tam był!”), ale jeśli nie są kluczowymi graczami ani decydentami, prawdopodobnie nie mogą wnieść zbyt wiele do spotkanie. W rzeczywistości mogą go nawet wykoleić.

Zachowaj więc swoją listę gości na wyłączność. Im mniej osób w pokoju, tym większą odpowiedzialność wszyscy czują. Spróbuj utrzymać od pięciu do dziesięciu osób do podejmowania decyzji i planowania, i rozszerz tę liczbę, aby uwzględnić dodatkowe głosy, jeśli potrzebujesz sesji burzy mózgów.