Jak grzecznie odmówić – 6 wskazówek dla profesjonalistów
Opublikowany: 2022-03-22Buffet miał rację, twierdząc, że odmawianie jest tym, co sprawia, że odnosisz sukcesy. Odrzucanie małych próśb otwiera Twój harmonogram, aby powiedzieć „tak” właściwym możliwościom. Te, które zmieniają Twoją karierę i są dla Ciebie ważne.
Jeśli zdecydujesz się kliknąć ten artykuł, najprawdopodobniej Twoja skrzynka odbiorcza jest wypełniona wiadomościami od współpracowników, którzy proszą Cię o opinię na temat ich pracy, członków zespołu oczekujących wsparcia w swoim najnowszym projekcie lub zimnych prezentacji od sprzedawców, którzy każą Ci skoczyć na rozmowie z nimi.
Ale od razu odmawianie może być trudne, ponieważ nie chcesz zaszkodzić swojej reputacji. Nikt nie chce być „trudnym szefem”, „niesolidnym współpracownikiem” lub niedostępnym. Taki wizerunek może zaszkodzić twoim perspektywom zawodowym.
Powiedzenie „nie” nie musi być trudne. Zebraliśmy sześć, aby profesjonalnie i grzecznie odrzucić prośbę. Nauczysz się, jak dopracować swój ton, aby zrobić dobre wrażenie, nawet gdy musisz kogoś zawieść.
Kiedy odmówić?
Zanim zagłębimy się w wskazówki, przyjrzyjmy się, kiedy warto odmówić. Adam Grant musiał nauczyć się na własnej skórze, komu oferuje wsparcie – a które oferty wybiera odmówić. Amerykański psycholog napisał książkę o zaskakującym sukcesie ofiarodawców: ludziach, którzy konsekwentnie pomagają innym bez żadnych zobowiązań. Po tym, jak magazyn New York Times opublikował artykuł na okładkę jego książki Give and Take , jego skrzynka e-mail wypełniła się prośbami od ludzi, którzy prosili Granta o wszelkiego rodzaju wsparcie.
Choć Grant mógł chcieć pomóc im wszystkim, musiał nauczyć się na własnej skórze, czego nie może. Zdał sobie sprawę, że bycie dawcą nie oznacza zadowolenia ludzi.
Każde „tak” wiąże się z kosztami odrzucenia innych szans, w tym wolnego czasu i relaksu. Aby osiągnąć równowagę między pracą a życiem prywatnym i być świetnym w swojej pracy, musisz nauczyć się odmawiać zadaniom, projektom, a nawet możliwościom, które mogą nie pasować do twoich krótko- i długoterminowych celów.
Kiedy musisz zdecydować, czy chcesz powiedzieć tak, czy nie, zadaj sobie pytanie: czy zamykam przed czymś drzwi, czy otwieram drzwi dla lepszych możliwości.
Kąt
Jak grzecznie odmówić – 6 wskazówek
1. Bądź zwięzły i jasny
„Jeśli chcesz coś zrobić, zapytaj zajętą osobę”. To słynne przysłowie pokazuje, jak bycie responsywnym pracownikiem, który z łatwością przejmuje zadania, może prowadzić do próśb, które piętrzą się w Twojej skrzynce odbiorczej. Dlatego tak ważne jest czasami odrzucenie zadań i możliwości, które nie znajdują się na szczycie listy priorytetów.
Jeśli musisz odmówić - bądź jasny. Nie chcesz, aby twój partner się zastanawiał, zwłaszcza jeśli zadanie jest czasochłonne. Nawet brak czasu, aby usiąść i odrzucić wiadomość e-mail, może wydawać się bezmyślny i może zamknąć drzwi do przyszłej współpracy (patrz wskazówka 4). Ale jest różnica między byciem zwięzłym a byciem niegrzecznym.
Niestety w tej chwili nie mam czasu, aby pomóc Ci w tym projekcie.
Mam nadzieję, że znajdziesz kogoś innego, kto cię wesprze.
Z poważaniem,
Mikrofon
Czy widzisz różnicę? Jeszcze tylko kilka słów, a ton jest o wiele bardziej pełen szacunku, jednocześnie dając wyraźne „nie”. To prowadzi nas do drugiej wskazówki.
2. Zabij ich życzliwością i bądź uprzejmy
Niektórzy ludzie boją się wydawać „niegrzeczni” lub „nieprzydatni”, kiedy odmawiają. Możesz łatwo zdobyć taką reputację, jeśli odpowiesz tak szybko i krótko, że będzie to trudne. Ale powiedzenie „nie” może być pełne wdzięku, a nawet poczuć siłę, by otrzymać wiadomość, jeśli zabijesz ich życzliwością.
Ludzie chcą czuć się widziani i doceniani, nawet jeśli trzeba im odmówić ich prośby. Niech więc druga osoba czuje się dobrze ze sobą! Mogłeś słyszeć o „gównianej kanapce”, kiedy udzielasz informacji zwrotnej pracownikowi, ale działa to również doskonale, gdy musisz odmówić. Gówniana kanapka działa po prostu: zaczynasz od pozytywnej nuty „To brzmi jak ciekawe wydarzenie”), przekazujesz im złą wiadomość („Ale niestety nie będę mógł uczestniczyć jako mówca”), a kończysz życzliwością („Jestem pewien, że i tak będziesz miał udaną konferencję!”)
Niektóre sformułowania, których chcesz użyć, aby być miłym i uprzejmym:
- Dziękuję za myślenie o mnie.
- Brzmi jak świetny projekt/wydarzenie/pomysł, ale to nie dla nas.
- Nie mam wystarczająco dużo czasu, aby zaoferować wysokiej jakości pomoc.
- „Niestety” lub „niestety”
3. Podaj swoje powody - ale bez ujawniania
Możesz wyjaśnić drugiej osobie, dlaczego ten konkretny weekend lub tydzień nie działa. Krótkie wyjaśnienie może uświadomić drugiej osobie, że nie jest to zaniedbanie, ale że jesteś po prostu niedostępny. Jednak nie musisz czuć się zmuszony do przedstawiania swoich powodów, jeśli dana osoba jest biorcą, czyli kimś, kto bierze cię za ramię, gdy podajesz mu rękę.
Chcesz, aby twoje „nie” było tak proste, jak to tylko możliwe, a nie dawać im okazji do kwestionowania ich drogi do twojego harmonogramu.
Dziękuję bardzo za myślenie o mnie. Biorąc pod uwagę moje obecne obciążenie pracą, nie jestem w stanie wykonać dobrej pracy nad twoim projektem, a moja inna praca ucierpi.
Dziękuję za zrozumienie.
Wszystkiego najlepszego,
Andrzej
W pierwszej wersji ryzykujesz, że druga osoba i tak spróbuje namówić cię do pomocy („Jeśli ten tydzień nie zadziała, zawsze możemy to zrobić w przyszłym”). Natomiast drugi wyraźnie zamyka drzwi. Innym prostym rozwiązaniem jest napisanie: „Dam Ci znać, kiedy i czy będę mógł”. Zmienia dynamikę mocy i pozwala dotrzeć do nich , gdy masz otwór, zamiast pukania do drzwi każdego dnia.
4. Trzymaj drzwi otwarte
Czasami musisz powiedzieć nie, aby móc powiedzieć tak we właściwym czasie. Na przykład, być może będziesz musiał powiedzieć „nie” projektowi, który nie pasuje do twoich obecnych celów zawodowych, dzięki czemu możesz wyrazić mocne „tak”, gdy właściwy projekt trafi na twoje biurko.
Nie chcesz palić mostów odrzucając ofertę. Dobre relacje z Twoją siecią są kluczem do przyspieszenia Twojej kariery, więc od czasu do czasu chcesz, aby drzwi były otwarte, kiedy mówisz „nie”. „W tej chwili jestem niedostępny” lub „W tej chwili nie mam możliwości” to proste wyrażenia wskazujące, że jesteś otwarty na podobne możliwości w przyszłości.
Używaj tych sformułowań z rozwagą, ponieważ nie chcesz dawać drugiej osobie fałszywej nadziei, że Twoje „nie” może w końcu zamienić się w „tak”. Kiedy twoje „nie” jest elastyczne i plastyczne, może wydawać się niewiarygodne lub nieuczciwe. Jednocześnie rozsądne jest stwierdzenie, że chociaż dzisiaj odpowiedź może brzmieć „nie”, w przyszłości sytuacja może się zmienić.
5. Odeślij ich do alternatywy
Proste skierowanie może być ogromną pomocą dla Twojego odpowiednika. Przedstawienie ich innej osobie, która może przejąć pracę lub która jest jeszcze bardziej odpowiednia do zadania, może być warte poświęcenia czasu, szczególnie w przypadku osób, z którymi pracujesz na dłuższą metę.
Nawet sugerowanie innego terminu we własnym kalendarzu może być kompromisem, na który możesz się zgodzić. Jeśli wielokrotnie otrzymujesz te same prośby, możesz zebrać dokument z najczęstszymi skierowaniami (książki, osoby, kursy itp.), aby to ułatwić. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak połączyć dwie osoby, zapoznaj się z naszym wpisem na blogu „Jak przedstawić dwie osoby przez e-mail”.
6. Zrozum strategie ludzi
„Nachalni” zwykle dostają w życiu to, czego chcą. Być może sam tego doświadczyłeś: zatrudniłeś freelancera, który wielokrotnie się sprawdzał, nie dlatego, że jest lepszy, ale dlatego, że był wytrwały. Ludzie mają swoje strategie, aby dostać to, czego chcą. Jeśli chcesz uniknąć zapisywania się na rzeczy, które nie popychają Cię do przodu w Twojej karierze lub biznesie, musisz zdawać sobie sprawę z tych strategii - zwłaszcza jeśli chodzi o sprzedaż.
Oto niektóre z najczęstszych strategii, które skłonią Cię do powiedzenia „tak”:
- Pośpiech: „Ta oferta wygasa o północy i nigdy nie wróci”.
- Presja społeczna: „Inni ludzie przekazali X dużo”.
- Bezpłatne oferty: „Rozpocznij bezpłatny okres próbny”.
Kiedy je zrozumiemy, możemy również odpuścić naszą natychmiastową odpowiedź „no cóż, w takim razie...” i przeanalizować, co jest dla nas naprawdę korzystne.
Kąt
Jak odmówić w każdej sytuacji – 20 fraz
Czasami możesz czuć się zagubiony, gdy myślisz o tym, jak powiedzieć „nie”. Jeśli masz wątpliwości, te zwroty pomogą ci w uprzejmy sposób odrzucić każdą prośbę, więc dobrze jest trzymać je w tylnej kieszeni. Lub dodaj do zakładek ten post na blogu.
Odrzucenie oferty lub zaproszenia
- Doceniam ofertę/zaproszenie, ale nie mogę się zaangażować.
- Jestem zaszczycony ofertą/zaproszeniami, ale nie mogę.
- Pochlebia mi, że mnie rozważyłeś, ale niestety tym razem będę musiał zdać.
- Doceniam ofertę/zaproszenie, ale mam kompletną rezerwację.
- Dziękuję za myślenie o mnie, ale nie mogę.
Mówisz „nie”, gdy nie masz czasu
- Nie dam rady w tym tygodniu/miesiącu/roku.
- W tej chwili naprawdę nie zgadzam się z moimi priorytetami, więc nie mogę.
- Mam teraz za dużo na głowie, po prostu nie mogę tego teraz znieść.
- Jestem na końcu mojej liny, więc muszę wziąć deszcz.
- Niestety mam coś jeszcze.
Mówienie „nie”, gdy twoje zainteresowania nie są zgodne
- To nie brzmi jak dla mnie odpowiedni.
- Przepraszam, ale czuję, że nie pasowałbym do rachunku.
- Uważam, że nie jestem do tego odpowiednią osobą.
- Nie jestem pewien, czy jestem do tego najlepszy.
- Niestety nie tego szukam.
Mówienie „nie” bez konkretnego powodu
- Chciałbym, żeby to zadziałało.
- Niestety to nie jest dobry czas.
- Chciałbym, żeby było mnie dwóch, ale nie mogę.
- Może innym razem.
- Przepraszam, nie mogę
Jak grzecznie odmówić z Flowrite
Bądźmy szczerzy: w ciągu dnia jest tylko tyle godzin, a nie chcesz marnować ich na tworzenie uprzejmych, ale zwięzłych e-maili, pozostawiając otwarte drzwi dla przyszłej współpracy. Tak, możesz wykorzystać wszystkie te wskazówki w swoim codziennym życiu lub możesz efektywniej spędzać czas robiąc to, co naprawdę posuwa Twoją karierę do przodu. Oto jak możesz użyć Flowrite, aby grzecznie odrzucić prośbę.
Czujesz się bardziej komfortowo, jak odmówić? Mamy nadzieję, że dzięki tym wskazówkom i przykładom będziesz w stanie bez obaw odrzucić prośbę. Jeśli uważasz, że przegapiliśmy ważne podejście do grzecznego odmowy, daj nam znać.