Jak wysłać informację prasową do czołowego wydawcy

Chcesz, aby dziennikarze pomogli Ci podzielić się z czytelnikami ważnym ogłoszeniem firmy. Czy komunikaty prasowe są nadal aktualnym rozwiązaniem? Fit Small Business zestawiło najnowsze statystyki dotyczące komunikatów prasowych, z których wynika, że ​​74% dziennikarzy woli komunikaty prasowe od jakiejkolwiek innej formy przesyłanych treści.

Czy to oznacza, że ​​74% dziennikarzy chce Twojego komunikatu prasowego? Nie dokładnie. Aby dotrzeć do czołowych wydawców, potrzebujesz mocnej strategii dotyczącej komunikatów prasowych.

Jesteśmy tutaj, aby podzielić się naszymi najlepszymi wskazówkami, jak wysłać informację prasową i zostać zauważonym przez najlepszych wydawców. Czytaj dalej, aby poznać sekret skutecznych kampanii PR według naszych najlepszych ekspertów ds. komunikatów prasowych w eReleases.

Zacznij od przekonującego komunikatu prasowego

Czy kiedykolwiek widziałeś naprawdę świetny komunikat prasowy i zastanawiałeś się, co sprawiło, że zadziałało? Oto niektóre z trzech najlepszych wskazówek, jak przygotować przekonującą informację prasową, która przyciągnie uwagę dziennikarzy i ich odbiorców.

Zmierz się z pięcioma W

Komunikaty prasowe mają na celu ogłosić klientom lub konsumentom konkretną zmianę lub nadchodzące wydarzenie. Dzieląc się jakąkolwiek wiadomością, musisz dołączyć:

• Kto jest zaangażowany
• Co się dzieje
• Dlaczego to ma znaczenie
• Kiedy to się dzieje
• Gdzie to się dzieje

Powinieneś także ułatwić czytelnikom uzyskanie dodatkowych informacji, których mogą chcieć . Na przykład możesz umieścić link zwrotny do dłuższego fragmentu informacyjnego w swojej witrynie.

Zachowaj zwięzłość

Istnieje duża różnica pomiędzy relacjami redakcyjnymi a relacjami z komunikatów prasowych. Komunikat prasowy nie jest miejscem, w którym można dzielić się wszystkimi szczegółami lub decyzjami związanymi z wydarzeniem, które ogłaszasz.

Ostatecznie czytelnik powinien być w stanie przejrzeć komunikat prasowy i wyjść z niego, wiedząc wszystko, co powinien wiedzieć . Badania przeprowadzone w Science Direct pokazują, że przeciętny czytelnik czyta mniej niż 250 słów na minutę, a mniej więcej tyle czasu można się spodziewać, że czytelnicy będą śledzić Twój artykuł.

Zaznacz każdą skrzynkę z komunikatami prasowymi

Istnieją pewne standardy branżowe, które należy spełnić w każdej pisanej informacji prasowej. Na przykład komunikat prasowy powinien:

• Dołącz informacyjny nagłówek
• Być napisane w formacie AP
• Na końcu dołącz płytę kotłową

Sposób formatowania komunikatu prasowego i to, co w nim zawrzesz, określi możliwość jego publikacji . Dziennikarze nie chcą dokonywać wielu edycji przed udostępnieniem komunikatu prasowego, więc za pierwszym razem dąż do perfekcji.

Utwórz ukierunkowaną listę e-mailową

Następnym krokiem w nauce wysyłania informacji prasowych do najlepszych wydawców jest utworzenie docelowej listy e-mailowej. Łatwiej to powiedzieć niż zrobić, więc nie pomijaj naszych wskazówek, jak dotrzeć do dziennikarzy, którzy najprawdopodobniej udostępnią Twoją informację prasową.

Sprawdź znaczenie branżowe

Musisz zrozumieć cel swojej informacji prasowej, aby określić, do kogo chcesz dotrzeć. Stamtąd możesz wskazać dziennikarzy, których chcesz uwzględnić na swojej liście e-mailowej.

Wysyłaj swoją informację prasową wyłącznie do dziennikarzy, którzy publikują wiadomości związane z Twoją branżą . Na przykład korespondent lifestylowy w lokalnej gazecie nie jest zainteresowany Twoją firmą dostarczającą materiały biurowe B2B.

Znajdź odpowiednie dane kontaktowe

Jeśli chcesz dotrzeć do najlepszych wydawców, musisz zawęzić zakres kontaktów. Jeśli Twoim celem jest udostępnienie informacji prasowej w serwisie Google News, nie wysyłaj po prostu e-maila na adres obsługi klienta.

Najlepszym rozwiązaniem jest nawiązanie współpracy z dystrybutorem informacji prasowych, takim jak eReleases . Mamy już bazę danych zawierającą 1,7 miliona kontaktów branżowych, z których możemy skorzystać.

Nie przeocz mniejszych publikacji

To naturalne, że celujemy w czołowych wydawców wiadomości i komunikatów prasowych w kraju. W końcu będą mieli ogromną publiczność, do której chcesz dotrzeć.

Jednak połączenie dużych i małych publikacji może poszerzyć Twój zasięg . Uwzględnij niszowych wydawców branżowych na liście dystrybucyjnej komunikatów prasowych, aby bezpośrednio dotrzeć do docelowych odbiorców.

Stwórz zauważalną prezentację e-mailową

Czy Twój komunikat prasowy może mówić sam za siebie? Aby zyskać zainteresowanie dziennikarzy, będziesz potrzebować mocnego komunikatu prasowego, ale musisz także przygotować prezentację przyciągającą uwagę.

Użyj chwytliwego tematu

Tworząc wiadomość e-mail z ofertą, nie używaj tylko tytułu komunikatu prasowego jako tematu. Zacznijmy od tego, że Twój tytuł jest prawdopodobnie za długi na skuteczny temat.

Chcesz, aby cały wiersz tematu pojawił się w podglądzie, więc staraj się mieć maksymalnie 50 znaków. Podsumuj kluczowy punkt tytułu komunikatu prasowego, jednocześnie wykazując wartość dla dziennikarza.

Wyjaśnij znaczenie

Treść e-maila to miejsce, w którym opracujesz swoją ofertę. W tym miejscu szczegółowo opisujesz wartość, jaką ma Twoja informacja prasowa dla dziennikarza, z którym się kontaktujesz . Atrakcja:

• Dlaczego odbiorcy dziennikarza skorzystają z informacji zawartych w Twoim komunikacie prasowym?
• Co sprawia, że ​​Twój komunikat prasowy jest warty opublikowania
• Wszelkie dodatkowe wiadomości lub wywiady, których nie ma w komunikacie prasowym, a które mogą być przydatne dla dziennikarza

Chcesz ułatwić dziennikarzowi zrozumienie, jaki może przyjąć punkt widzenia, który byłby odpowiedni dla jego czytelników.

Spersonalizuj swoją ofertę

Jeśli zamierzasz wysyłać masową wiadomość e-mail na swoją listę e-mailową, pamiętaj o wykonaniu BCC każdego kontaktu. Zalecamy jednak podniesienie poziomu przekazu poprzez personalizację go do każdego kontaktu, a przynajmniej tych, którzy są najważniejsi dla powodzenia Twojej kampanii PR.

Coś tak prostego, jak zwrócenie się do dziennikarza po imieniu lub użycie nazwy jego publikacji w swojej ofercie może wykazać, że przeprowadziłeś rozeznanie.

Unikaj typowych błędów w e-mailach z komunikatami prasowymi

Nawet jeśli dotrzesz do odpowiednich dziennikarzy, nadal możesz stracić szansę na publikację. Oto niektóre z najczęstszych błędów w e-mailach z komunikatami prasowymi, których należy unikać.

Skopiuj i wklej swoją informację prasową

Jednym z najczęstszych błędów, jakie widzimy w dystrybucji komunikatów prasowych typu „zrób to sam”, jest dołączenie komunikatu prasowego jako załącznika. Zawsze kopiuj i wklejaj informację prasową w treści wiadomości e-mail bezpośrednio pod prezentacją.

Załączniki mogą powodować problemy u odbiorców, których chcesz uniknąć. Na przykład Twój załącznik może zostać oznaczony przez programy antywirusowe, co uniemożliwi jego otwarcie. Nie licz na to, że dziennikarze skontaktują się z Tobą i wyjaśnią pewne kwestie.

Unikaj folderu spamu

Według Mail Chimp kampanie e-mailowe dość łatwo trafiają do folderu spamu. Do najczęstszych powodów oznaczania wiadomości e-mail jako spam należą tematy pisane wielkimi literami lub wiadomości e-mail zawierające więcej obrazów niż tekstu.

Powinieneś także unikać tworzenia fałszywej pilności w swoim e-mailu . Na przykład nie zaczynaj tematu słowami takimi jak „Ważne”. Najlepiej sprawdza się język naturalny i autentyczny.

Unikaj dolnej części skrzynki odbiorczej

Na koniec upewnij się, że Twój e-mail nie zaginie w walce. Czas jest ważnym elementem każdej oferty , dlatego staraj się unikać wysyłania informacji prasowych:

• W poniedziałek rano lub w piątek po południu
• W weekend
• Po godzinach pracy
• Tuż przed ważnym świętem

Zalecamy przesłanie oferty we wtorek, środę lub czwartek. Staraj się, aby oferta znalazła się w skrzynce e-mail odbiorcy po rozpoczęciu dnia pracy, ale przed lunchem.

Podążaj właściwą drogą

Jeśli nie otrzymałeś odpowiedzi od niektórych ze swoich najlepszych wydawców, możesz skontaktować się z nami. Istnieje jednak dobry i zły sposób, aby to zrobić. Oto, jak nawiązać kontakt po raz drugi, nie powodując frustracji.

Nie bądź niecierpliwy

Nie możesz oczekiwać, że dziennikarz odpowie na Twój komunikat prasowy w ciągu kilku godzin od jego otrzymania. Pamiętaj, że nie jesteś jedyną osobą, która próbuje opublikować informacje.

Jeśli nie otrzymasz odpowiedzi, odczekaj co najmniej 48 godzin, zanim wyślesz kolejną wiadomość . Z drugiej strony, nie czekaj ponad tydzień, bo możesz stracić szansę.

Nie bądź nachalny

Pisząc kolejną wiadomość e-mail, upewnij się, że Twój język pozostaje pozytywny i profesjonalny. Możesz powiedzieć na przykład: „Komentuję komunikat prasowy przesłany przez moją firmę w dniu [wstaw dokładną datę]. Zastanawiałem się, czy masz szansę to przeczytać lub czy masz dodatkowe pytania.

Nie wyolbrzymiaj swojej informacji prasowej ani tego, jak bardzo może ona przynieść korzyści dziennikarzowi . Ostatecznie musisz szanować ich czas i decyzję.

Zaoferuj dodatkowe kąty

Chociaż nie chcesz, aby Twój kolejny e-mail zabrzmiał na siłę, możesz zaproponować dodatkowy punkt widzenia lub dwa. Dzieje się tak zwłaszcza wtedy, gdy na światło dzienne wychodzą inne historie, które mają wpływ na Twój komunikat prasowy lub gdy na światło dzienne wyszły nowe informacje.

Nie wysyłaj listy powodów, dla których dziennikarz powinien opublikować Twoją notatkę prasową. Znają swoich czytelników lepiej niż ktokolwiek inny.

Jak wysłać informację prasową w niezawodny sposób: nawiąż współpracę z eReleases

Czy jesteś gotowy, aby dowiedzieć się, jak wysłać informację prasową do najlepszych wydawców i rzeczywiście zostać zauważonym? eReleases ma wiedzę, która pozwala to osiągnąć.

Posiadamy bazę danych zawierającą ponad 1,7 miliona kontaktów z mediami oraz wyłączną współpracę z PR Newswire, najstarszym i najbardziej zaufanym wydawcą komunikatów prasowych w kraju. Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci przygotować kampanię PR, która zapewni Ci miejsce na czołowych stronach internetowych.